□ 楊 波

檔案管理作為一種知識管理，在經(jīng)濟社會的發(fā)展中愈發(fā)重要。面對社會新形勢的發(fā)展、新時期基層檔案工作發(fā)展的需要，應當研究怎樣將檔案管理工作做好，促進檔案事業(yè)與經(jīng)濟社會協(xié)調(diào)發(fā)展，使檔案管理工作更加規(guī)范化、標準化、制度化，并以此來指導檔案管理工作。

檔案和檔案管理的現(xiàn)狀

檔案是國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D像、聲音及其他各種形式的原始記錄。主要分為文書檔案、科技檔案、司法檔案、會計檔案、藝術(shù)檔案、人事檔案、教學檔案和外交檔案等。檔案管理主要包括兩個方面的內(nèi)容：一是對檔案資源的管理，也稱檔案實體管理；二是對檔案中所包含的信息的管理，稱檔案信息組織。檔案實體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內(nèi)容，通過檔案資源建設(shè)來建立科學合理的檔案管理，為檔案的現(xiàn)代化管理打下基礎(chǔ)。檔案管理活動與其它文獻管理活動一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程，是一種信息控制系統(tǒng)。隨著檔案管理受重視程度的提高以及科學技術(shù)的進步，檔案管理的設(shè)施不斷得到完善與更新。但在實際工作中，檔案管理與社會的進步、要求相比，仍然存在很大差距，具體表現(xiàn)為：檔案工作人員素質(zhì)偏低、待遇差、隊伍不穩(wěn)定；領(lǐng)導重視不夠，檔案意識不強、經(jīng)費不足、設(shè)備不全、硬件條件差，管理模式呆板以及宣傳不力，群眾參與意識薄弱等方面。

基層檔案管理中存在的問題

近年來，在少數(shù)基層單位由于收集、整理、歸檔、保管、利用不到位，將歷史的真實材料沒有歸檔或歸檔材料丟失，給領(lǐng)導決策帶來重大難題和人民群眾造成重大經(jīng)濟損失，嚴重影響工作開展和社會快速向前發(fā)展。究其原因是有的單位對檔案工作不夠重視，有的單位對檔案管理意識相當?shù)　?/p>

一是重視程度不夠?；鶎訖n案工作的發(fā)展很不平衡，少數(shù)單位對檔案工作重視不夠，檔案意識薄弱，監(jiān)督力度不強，未能對檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分的保證；雖然有的單位把檔案工作列入年度工作計劃，也有專人負責抓落實，但真正把檔案管理工作作為各單位工作有效機制來抓還存在缺陷。比如，有的單位重要的業(yè)務檔案沒有及時整理、裝訂、歸檔，移交綜合檔案室，而是放置在職能各科室。客觀上講，行政執(zhí)法檔案、重要業(yè)務檔案放置在職能科室可以方便查閱利用，盡管歸入檔案室保管給調(diào)閱利用確實造成不便，但按照相關(guān)檔案管理規(guī)定，及時將重要檔案歸檔入庫非常必要。

二是檔案室保管條件較差。多數(shù)單位還達不到檔案管理要求，與整齊、規(guī)范統(tǒng)一的要求還有一定的差距。少數(shù)單位綜合檔案室變成了雜物室，設(shè)施設(shè)備老化，有的綜合檔案室設(shè)施設(shè)備不齊全，檔案柜也五花八門不統(tǒng)一，比較零亂。個別單位綜合檔案室設(shè)防意識不強，設(shè)施設(shè)備不完善，管理體制不到位，使部分檔案受到損害。檔案室保管條件差的原因，從客觀因素上看，有些單位辦公用房比較緊張，單獨拿出一間房子作為檔案室的確存在困難，而有些相對有條件的單位設(shè)置的綜合檔案室整體上也不規(guī)范，甚至有極個別的單位根本沒有對檔案進行保管，檔案資料像垃圾一樣堆放在某一角落，勢將造成檔案資料的嚴重毀壞和遺失，這些問題的產(chǎn)生，究其根本原因則是對檔案工作認識不足，檔案管理制度落實不到位。

三是業(yè)務素質(zhì)還相對薄弱。檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，還是一項專業(yè)性技術(shù)性很強的工作，檔案人員要有較好的專業(yè)素質(zhì)，才能勝任檔案管理工作。有的單位檔案人員因一崗兼多職疲于應付日常事務，沒有時間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要變動頻繁和業(yè)務素質(zhì)欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。首先，檔案人員因業(yè)務不精，導致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準確，檔案不按時立卷歸檔和未及時移交綜合檔案室等情況時有發(fā)生。其次，有個別領(lǐng)導和檔案人員對檔案工作重要性和責任性認識還不夠，存在隨意應付了事思想，對各科室必須要形成的檔案資料及時整理歸檔監(jiān)督指導力度不夠，思想上存在著畏難情緒。此外，有的單位領(lǐng)導對檔案人員思想、工作、生活上的關(guān)心、支持、了解不夠，使檔案人員對本職崗位工作熱情降低，給檔案工作發(fā)展造成了許多制約因素。上述問題在不同程度上影響了檔案工作循序漸進地開展，影響了檔案工作為經(jīng)濟和社會服務功能的發(fā)揮。

檔案管理作為一種知識管理，在經(jīng)濟社會的發(fā)展中愈發(fā)重要。創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。新時期，移動互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作提出了新要求、新標準。

檔案管理工作的發(fā)展關(guān)鍵在于創(chuàng)新

創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。新時期，移動互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作提出了新要求、新標準。為適應這個要求，檔案管理人員必須解放思想，與時俱進，具備新思維，樹立服務理念，在發(fā)展文化事業(yè)的大環(huán)境中發(fā)展自己。

思想觀念上的創(chuàng)新。思想觀念是各方面創(chuàng)新的基礎(chǔ)。檔案管理工作是一項民生工程，是歷史的一面鏡子，檔案管理終究是人的工作?；鶎訖n案工作要創(chuàng)新發(fā)展，關(guān)鍵在于領(lǐng)導在思想觀念上的創(chuàng)新。領(lǐng)導干部要提高認識，正確認識到基層檔案工作的重要性，意識到基層檔案工作是一項以人為本、服務為民的工作。一方面，領(lǐng)導干部要提高檔案管理人員的待遇，對檔案人員的思想、工作和生活上給予關(guān)心與支持；另一方面，要重視檔案管理工作，建立健全檔案管理制度建設(shè)，加大檔案管理的建設(shè)投入。

檔案管理方法上的創(chuàng)新。作為基層檔案管理人員，除了具有一定的教育背景、較強的專業(yè)素質(zhì)外，要有高度的責任心，要更新觀念，具有開拓精神。在信息化時代，需要檔案管理人員能運用互聯(lián)網(wǎng)思維，在掌握傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式的基礎(chǔ)上，學會運用計算機技術(shù)、聲像技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行現(xiàn)代電子檔案、聲像檔案的管理，把單一的檔案管理變?yōu)樾畔①Y源，成為地方經(jīng)濟服務的大數(shù)據(jù)庫，更好地為地方社會經(jīng)濟發(fā)展服務。

檔案管理手段上的創(chuàng)新?；鶎訖n案管理是檔案管理工作的重中之重。信息化時代改變了人們工作、學習和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準確地獲得多種信息。因此，過去被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務方式所代替。最近，一些單位，尤其是對于對外服務的檔案管理單位，通過網(wǎng)絡(luò)對檔案進行歸檔，實現(xiàn)了檔案信息的網(wǎng)上檢索，通過檔案在線服務，為用戶提供更好的服務方式。

總之，基層檔案工作是一項讓人看不起眼，但工作繁瑣而冗雜的工作，需要投入大量的人力、物力和財力。在實際工作當中，需要基層檔案管理人員的不懈努力，創(chuàng)新發(fā)展最終讓基層檔案工作更好地服務于經(jīng)濟和社會建設(shè)、服務于民生。