鞍山師范學(xué)院商學(xué)院 崔 奇

IILJ公司主營電氣設(shè)備，負(fù)責(zé)為我國許多重大的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目提供電氣設(shè)備與產(chǎn)品。2011年是企業(yè)經(jīng)營最困難的一年，我國的高鐵建設(shè)整體速度放緩，同時(shí)還發(fā)生了動車安全事故，因此行業(yè)的市場行情受到了嚴(yán)重影響，相應(yīng)的IILJ公司各項(xiàng)主營業(yè)務(wù)也出現(xiàn)了大幅下滑。本文首先研究IILJ公司的內(nèi)部控制現(xiàn)狀，在此基礎(chǔ)上找出內(nèi)部控制存在的疏漏，最后給出了完善內(nèi)部控制機(jī)制的建議。

一、IILJ公司內(nèi)部控制現(xiàn)狀

（一）內(nèi)部控制基本組成部分

（1）治理結(jié)構(gòu)。IILJ公司擁有非常完善的治理結(jié)構(gòu)，也有嚴(yán)格的決策規(guī)范，不過，在實(shí)際決策時(shí)，董事會成員與公司高管存在嚴(yán)重重疊，導(dǎo)致治理結(jié)構(gòu)失去了原本的控制意義，董事會無法發(fā)揮自身的決策作用。

（2）機(jī)構(gòu)設(shè)置。IILJ公司按照實(shí)際業(yè)務(wù)類型，安排了組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置，且明確了不同的管理層次以及權(quán)限，將工作職責(zé)具體到人。不過，公司很多部門功能相近，甚至重疊，浪費(fèi)了公司的各項(xiàng)資源（如圖1所示）。此，評估結(jié)果具有一定的說服力。2011年，面對嚴(yán)峻的行業(yè)發(fā)展形勢，公司倡導(dǎo)尋找新的業(yè)務(wù)增長點(diǎn)，在維持原有市場地位的同時(shí)，大力開發(fā)新營銷渠道，收到了不錯的成效。這一年的主營業(yè)務(wù)收入見表1。

表1 IILJ公司主營業(yè)務(wù)分布統(tǒng)計(jì) 單位：人民幣元

圖1 HLJ公司的機(jī)構(gòu)設(shè)置

（3）人事政策。IILJ秉承“任人唯賢”的用人原則，培養(yǎng)了一個高素質(zhì)的專業(yè)人才團(tuán)隊(duì)。不過，公司的高級管理層有必要調(diào)整一下人才結(jié)構(gòu)，畢竟他們在公司的運(yùn)營過程中發(fā)揮著重大作用，當(dāng)前的16名高管人員中，有7名的學(xué)歷在本科以下。

（二）風(fēng)險(xiǎn)評估 IILJ公司風(fēng)險(xiǎn)評估由董事會來負(fù)責(zé)，因

（三）控制活動 具體有：（1）將沒有業(yè)務(wù)連續(xù)性的職務(wù)分開控制。定位核心控制點(diǎn)，將沒有業(yè)務(wù)連續(xù)性的職務(wù)分開，構(gòu)建彼此約束的內(nèi)控機(jī)制。（2）權(quán)限控制。不同工作崗位擁有不同的業(yè)務(wù)權(quán)限，責(zé)權(quán)清晰設(shè)置，合乎規(guī)范；如果有突發(fā)的重大事件，則需要經(jīng)過董事會的決議。（3）財(cái)務(wù)管理控制。IILJ公司的財(cái)務(wù)部門人員必須擁有相應(yīng)的從業(yè)資質(zhì)，并且擁有良好的道德素質(zhì)。（4）資產(chǎn)管理控制。擁有資產(chǎn)管理權(quán)限的人才可以對資產(chǎn)進(jìn)行處理。（5）預(yù)算管理控制。IILJ公司建立了全面預(yù)算管理制度，由總裁管理預(yù)算的編制并提交董事會審批。（6）績效考評控制。IILJ公司為了提升員工的積極性，設(shè)置了員工的績效考評機(jī)制，并以考評結(jié)果對員工進(jìn)行相應(yīng)的獎懲。

（四）信息與溝通 IILJ公司的領(lǐng)導(dǎo)層制定了信息傳遞與共享方面的流程，構(gòu)建了良好的信息控制平臺。領(lǐng)導(dǎo)層負(fù)責(zé)檢查公司的各項(xiàng)信息工作，并定期組織會議檢討工作中的得失。

（五）內(nèi)部監(jiān)督 IILJ公司的審計(jì)部負(fù)責(zé)內(nèi)部監(jiān)督工作，會定期審核公司各部門的業(yè)績報(bào)告，并驗(yàn)證數(shù)據(jù)的真實(shí)性；每個季度都綜合審查各項(xiàng)成本以及支出；定期檢查公司合同的執(zhí)行情況。

二、IILJ公司內(nèi)部控制存在的疏漏

（一）內(nèi)部控制基本組成部分不完善 成立于2004年的IILJ公司，經(jīng)過5年的發(fā)展與成長，2009年成功上市，之后資產(chǎn)規(guī)模幾乎呈幾何級數(shù)式的增長，公司新開拓了多項(xiàng)業(yè)務(wù)，也兼并了不少企業(yè)，因此管理跨度變得很大。這就要求公司的領(lǐng)導(dǎo)層將管理眼光放得更加長遠(yuǎn)，可公司的領(lǐng)導(dǎo)層都是公司成立之初的元老，幾乎沒有現(xiàn)代企業(yè)的管理知識與經(jīng)驗(yàn)，他們進(jìn)行的管理基本上就是依靠自己的直覺，而且只重視公司業(yè)務(wù)的開拓與發(fā)展，沒有將內(nèi)控工作納入自己的工作日程中，使內(nèi)控變?yōu)橐环N形式。

（二）內(nèi)部控制活動不規(guī)范 公司大部分控制活動幾乎都與財(cái)務(wù)管理有關(guān)，但不少部門沒有建立起科學(xué)的內(nèi)控流程，制度也不明確，非常模糊。例如：對于供貨廠家的選擇沒有科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋C(jī)制，主要取決于員工的個人偏好；銷售人員為了實(shí)現(xiàn)公司制定的銷售任務(wù)，根本不詳細(xì)調(diào)查客戶的資信情況，增添了公司經(jīng)營的風(fēng)險(xiǎn)。內(nèi)控活動如果不規(guī)范，那么就根本談不上內(nèi)控成效，公司提升內(nèi)控效率的想法也只能是空想。

（三）風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)未組建 IILJ公司是由董事會負(fù)責(zé)風(fēng)險(xiǎn)評估的，可其并未組建專門的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)。另外，受限于領(lǐng)導(dǎo)者自身對風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識，公司還未建立科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測與防控機(jī)制。

（四）內(nèi)部監(jiān)督作用不全面

（1）監(jiān)督機(jī)構(gòu)設(shè)置方面的問題。雖然IILJ公司有專門的內(nèi)審部，但是該部門只有一名員工，還是臨時(shí)由其它部門調(diào)來的，完全沒有審計(jì)方面的專業(yè)知識與工作經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致內(nèi)審部無法發(fā)揮作用，形同虛設(shè)。

（2）內(nèi)控監(jiān)督手段的問題。IILJ公司的內(nèi)控監(jiān)督一般多是事后監(jiān)督，而且沒有完整的評價(jià)體系，幾乎沒有量化評價(jià)指標(biāo)，所謂的審核結(jié)果就是內(nèi)審人員憑感覺得出的，導(dǎo)致監(jiān)督工作流于形式，不具有說服力。

（3）內(nèi)控監(jiān)督效率的問題。IILJ公司的內(nèi)控監(jiān)督效率極低，主要表現(xiàn)在：許多審核項(xiàng)目并沒有科學(xué)的檢驗(yàn)體系，一般就是內(nèi)審人員實(shí)地觀察一下，然后回去匯總為報(bào)告提交給管理層，報(bào)告中會羅列若干問題，并給出簡單的改善建議，可是完全不影響被查部門繼續(xù)以不正確的方式工作。

三、IILJ公司內(nèi)部控制完善建議

（一）完善IILJ公司的內(nèi)部控制基本組成部分

（1）培育誠信、嚴(yán)謹(jǐn)、正直的企業(yè)文化。假設(shè)將企業(yè)的內(nèi)控制度定位為硬性的限制手段，企業(yè)文化則能有效促進(jìn)這種限制手段的實(shí)行。IILJ公司大力提倡“高端產(chǎn)品、細(xì)致服務(wù)”的文化理念，關(guān)注員工業(yè)績的同時(shí)也非常關(guān)注他們的道德標(biāo)準(zhǔn)。另外，還需要科學(xué)制定考評機(jī)制，提升員工參與內(nèi)部控制的積極性。

（2）合理調(diào)整公司組織結(jié)構(gòu)。IILJ公司當(dāng)前有些部門存在職責(zé)重疊的現(xiàn)象，應(yīng)該對其進(jìn)行相應(yīng)的合并；另外，IILJ公司需要組建專門的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)，機(jī)構(gòu)職能主要是評估公司經(jīng)營過程中面對的風(fēng)險(xiǎn)，并建立科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)念A(yù)警機(jī)制；優(yōu)化當(dāng)前的業(yè)務(wù)流程，提升員工的工作效率。盡管有些員工在公司屬于老資格，可如果不能勝任自己崗位工作的話，也不應(yīng)該繼續(xù)任用，只有這樣才能提升公司總體的運(yùn)作效率，實(shí)現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)。

（二）加大IILJ公司風(fēng)險(xiǎn)評估力度 因?yàn)镮ILJ公司的核心產(chǎn)品是電力設(shè)備，面對的客戶都是基礎(chǔ)投資非常巨大的行業(yè)，所以，受國家政策變動的影響非常顯著。公司應(yīng)建立如圖2的風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制：

圖2 IILJ公司應(yīng)建立的風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制

（1）風(fēng)險(xiǎn)管理。IILJ公司需要成立專門的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)，并由公司高層任機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人，全權(quán)承擔(dān)公司的風(fēng)險(xiǎn)管理工作；定期組織風(fēng)險(xiǎn)分析評估會，科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)卦u價(jià)公司面對的風(fēng)險(xiǎn)情況，并針對風(fēng)險(xiǎn)情況給出具體的防控措施建議，得到公司高層審批同意之后，就要立即實(shí)施防控措施規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，以保證公司經(jīng)營與資產(chǎn)的安全性。

（2）風(fēng)險(xiǎn)識別。IILJ公司需要將風(fēng)險(xiǎn)分為不同級別，針對不同級別風(fēng)險(xiǎn)采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。分析方法需要借助定量以及定性分析。具體分級方式如表2所示。IILJ公司應(yīng)定期安排各部門搜集與風(fēng)險(xiǎn)有關(guān)的信息，并提交完整的部門風(fēng)險(xiǎn)分析報(bào)告，全面反映在業(yè)務(wù)操作過程中可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。

表2 風(fēng)險(xiǎn)級別劃分方式

（3）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對。在得到了風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)的評估報(bào)告之后，就需要采取應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)的措施，把公司面對的風(fēng)險(xiǎn)盡量降到最小。應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)的措施有很多類型，具體包括：回避、分散、降低等。進(jìn)行應(yīng)對之前，公司的管理層需要明確應(yīng)對的成本與收益，綜合評價(jià)之后選擇最適合的應(yīng)對方案。

（三）優(yōu)化IILJ公司內(nèi)控流程

（1）貨幣資金：公司需要建立規(guī)范的貨幣資金使用審批流程，讓部門內(nèi)的工作人員彼此監(jiān)督。

（2）銷售以及收款：按照IILJ公司的具體情況，設(shè)計(jì)具有針對性的銷售制度，并明確銷售部門各個崗位工作人員的職責(zé)。保證公司每項(xiàng)銷售業(yè)務(wù)都經(jīng)過規(guī)范的審批流程，并嚴(yán)格遵守公司的相關(guān)規(guī)章。因?yàn)闃I(yè)務(wù)對象的特殊性，所以有時(shí)公司的應(yīng)收賬款甚至?xí)哌_(dá)總資產(chǎn)的一半以上，盡管業(yè)務(wù)對象都是國家控股的大型集團(tuán)，但I(xiàn)ILJ公司還是應(yīng)該加強(qiáng)對這部分貨款的管理，保證公司銷售收入安全收回。

（3）采購以及付款：IILJ公司應(yīng)該優(yōu)化當(dāng)前的原材料采購流程，設(shè)置專門的釆購崗位；并保證每筆合同操作都符合公司的規(guī)定程序。

以銷售以及收款的內(nèi)控為例進(jìn)行流程設(shè)計(jì)：IILJ公司的銷售收款業(yè)務(wù)非常頻繁，而且涉及的金額巨大，附帶的工作量也很大，還需要同時(shí)控制好資金流與實(shí)物流，如果沒有嚴(yán)格的內(nèi)控流程，極易出現(xiàn)舞弊行為。當(dāng)然，在控制銷售收款業(yè)務(wù)之前，IILJ公司首先需要清楚具體的控制目的與風(fēng)險(xiǎn)。如表3所示：

表3 銷售收款業(yè)務(wù)的控制目的與風(fēng)險(xiǎn)

一是業(yè)務(wù)操作過程。具體見圖3。并采取相應(yīng)的催賬措施。

對于任何公司的應(yīng)收賬款管理來說，壞賬準(zhǔn)備與核銷都是最為困難的一點(diǎn)。想要管理好應(yīng)收賬款，就應(yīng)該由源頭上加強(qiáng)控制，要求銷售人員必須在充分評價(jià)客戶資信的基礎(chǔ)上才能簽訂合同，并將應(yīng)收賬款的數(shù)額作為銷售人員績效考評的一項(xiàng)重要指標(biāo)，從而防止他們?yōu)榱送瓿晒镜匿N售任務(wù)而盲目簽合同。那些數(shù)額比較小的應(yīng)收賬款以及那些相對安全的應(yīng)收賬款，公司可以采用聯(lián)動計(jì)算法，計(jì)算可能產(chǎn)生損失的幾率，并制定科學(xué)的應(yīng)收賬款組合，從而計(jì)提壞賬。具體的方法如表4所示。時(shí)限組合要根據(jù)表5的標(biāo)準(zhǔn)計(jì)提壞賬。

表4 應(yīng)收賬款組合確定依據(jù)

圖3 IILJ公司銷售業(yè)務(wù)操作過程

二是核心控制點(diǎn)。包括：

控制點(diǎn)一：訂單與銷售合同。IILJ公司的任何一筆銷售收入，都是以接受客戶訂單為起點(diǎn)的，按照公司內(nèi)部的職責(zé)分明要求，必須有不同的兩人負(fù)責(zé)審核訂單并將訂單歸檔。銷售部應(yīng)該設(shè)計(jì)訂單檔案簿，逐筆記錄公司的所有訂單詳情，這樣能夠全面了解客戶的各項(xiàng)信息，從而掌握他們的支付能力。IILJ公司接受客戶的訂單之后，就需要和客戶確定合同的細(xì)節(jié)，并在雙方協(xié)商確認(rèn)之后簽訂銷售合同。公司負(fù)責(zé)銷售的業(yè)務(wù)人員要和客戶談判的項(xiàng)目很多，例如：貨品單價(jià)、交貨日期、交貨方式、貨款交收等，談判過程至少要有兩人以上參與，同時(shí)做好談判記錄。IILJ公司應(yīng)該在一定程度上給談判人員磋商的權(quán)限，不過，如果談判時(shí)涉及的項(xiàng)目超出了公司的授權(quán)，那么談判人員必須向銷售部經(jīng)理申請。另外，公司還應(yīng)抓好對合同的審查工作，保證合同給按照約定嚴(yán)格執(zhí)行，從而降低違約的風(fēng)險(xiǎn)，保證公司銷售活動正常進(jìn)行。

控制點(diǎn)二：銷售發(fā)票。發(fā)票是重要的銷售以及收款依據(jù)，因此，對IILJ公司來說，必須重視銷售發(fā)票的管理工作，應(yīng)該安排專人開具以及保管，沒有受到公司授權(quán)的人絕對不可以接觸發(fā)票。公司必須嚴(yán)格控制開具發(fā)票的詳情，從而避免出現(xiàn)徇私的行為，真實(shí)反映出公司的銷售情況。另外，為了便于管理發(fā)票，公司負(fù)責(zé)開具發(fā)票的人員必須查看發(fā)票的編號是否連續(xù)。

控制點(diǎn)三：應(yīng)收賬款。因?yàn)镮ILJ公司屬于非常特殊的行業(yè)，其應(yīng)收賬款有時(shí)甚至?xí)^總資產(chǎn)的一半，因此，管理好應(yīng)收賬款對IILJ公司來說意義非同小可。公司應(yīng)該安排專人負(fù)責(zé)記錄以及核查應(yīng)收賬款，并由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)記錄產(chǎn)品的銷售收入實(shí)收比例。另外，還應(yīng)列明應(yīng)收賬款清單給銷售業(yè)務(wù)員，讓他們了解自己負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的貨款回收情況，

（四）完善內(nèi)控監(jiān)督機(jī)制

（1）內(nèi)部審計(jì)。IILJ公司必須完善內(nèi)部審計(jì)組織，保證內(nèi)審人員工作的獨(dú)立性與權(quán)威性；另外，公司高層必須認(rèn)識到內(nèi)部審計(jì)的重要性，加大對內(nèi)部審計(jì)工作的支持力度；還要為內(nèi)審人員提供良好的工作環(huán)境與條件。如果公司內(nèi)部的管理機(jī)制影響到了內(nèi)部審計(jì)工作的正常進(jìn)行，內(nèi)審組織必須向公司的審計(jì)委員會匯報(bào)；如果審計(jì)過程中涉及到內(nèi)審人員的部分工作，那么其必須回避，由其他同事繼續(xù)跟進(jìn)。

IILJ公司應(yīng)完善內(nèi)審部門的組織結(jié)構(gòu)，合理調(diào)配內(nèi)審人員，并監(jiān)督他們的工作，定期對他們進(jìn)行工作考評，以評價(jià)內(nèi)審人員的綜合業(yè)務(wù)技能與職業(yè)素質(zhì)；每年應(yīng)該組織內(nèi)審人員進(jìn)行幾次審計(jì)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從而提升他們的綜合業(yè)務(wù)技能，保證公司內(nèi)審工作的順利進(jìn)行，提升內(nèi)審工作的效率；另外，公司還應(yīng)該提升內(nèi)審人員的工作責(zé)任意識，引導(dǎo)他們在工作過程中嚴(yán)格按照公司的規(guī)范開展相關(guān)工作。

（2）外部審計(jì)。為了保證審計(jì)的客觀性，IILJ公司還應(yīng)該開展外部審計(jì)，聘請注冊會計(jì)師審計(jì)公司的財(cái)務(wù)記錄，因?yàn)樗麄兊墓ぷ魇墙^對獨(dú)立的，能夠最真實(shí)客觀地報(bào)告公司的財(cái)務(wù)狀況；外部審計(jì)人員具有很好的身份優(yōu)勢，因此，在審計(jì)的過程中能保證絕對的客觀，對任何賬目和記錄一視同仁，如果發(fā)現(xiàn)問題就及時(shí)記錄，并提交完整的審計(jì)報(bào)告，同時(shí)給出具體的改善建議。

［1］王惠芳：《內(nèi)部控制缺陷認(rèn)定：現(xiàn)狀、困境及基本框架重構(gòu)》，《會計(jì)研究》2011年第8期。