宋曉龍等

摘 要：檔案管理工作是農(nóng)業(yè)科研院所重要的基礎(chǔ)工作，對農(nóng)業(yè)科研院科技創(chuàng)新和跨越式發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義。該文立足于新形勢下農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理工作實際，分析了目前農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理現(xiàn)狀及工作中存在的主要問題，在此基礎(chǔ)上提出了加強(qiáng)檔案管理工作的對策建議。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科研院所；檔案管理；現(xiàn)狀；問題；對策建議

中圖分類號 G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 A 文章編號 1007-7731（2015）20-106-03

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀(jì)錄。檔案工作是黨和國家工作中不可缺少的基礎(chǔ)性工作，做好檔案工作是各地區(qū)各部門各單位的重要職責(zé)。習(xí)近平總書記早在浙江工作時就指出，“檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案，在全面建設(shè)小康社會進(jìn)程中，檔案工作顯得越來越重要”。2014年5月4日，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，進(jìn)一步闡述了做好新形勢下檔案工作的重要意義，指出做好新形勢下檔案工作，對于推動經(jīng)濟(jì)社會科學(xué)發(fā)展、維護(hù)國家安全和社會穩(wěn)定、維護(hù)人民群眾合法權(quán)益、提高黨的執(zhí)政能力和政府管理水平等的重要意義[1]。

農(nóng)業(yè)在我國國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中處于基礎(chǔ)地位，是整個社會賴以生存和發(fā)展的最基本的產(chǎn)業(yè)。農(nóng)業(yè)科研院所作為我國農(nóng)業(yè)科學(xué)研究、推廣的重要機(jī)構(gòu)，其獨特的學(xué)術(shù)地位和工作性質(zhì)在整個國家經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展方面有著極其重要的作用。長久以來，農(nóng)業(yè)科研院所實踐活動形成了大量文字、圖表、影像、數(shù)據(jù)等各種形式和不同載體的材料，這些材料不僅是農(nóng)業(yè)科研院所科技工作和日常工作的真實記錄，而且還蘊藏著豐富的農(nóng)業(yè)科研成果、農(nóng)業(yè)實用技術(shù)和農(nóng)業(yè)科學(xué)知識，對我國農(nóng)業(yè)科技進(jìn)步、農(nóng)業(yè)增產(chǎn)、農(nóng)民增收具有的深遠(yuǎn)意義。檔案管理工作是農(nóng)業(yè)科研院所重要的基礎(chǔ)性工作，也是衡量農(nóng)業(yè)科研院所工作水平的重要尺度，更是農(nóng)業(yè)科研院的科技創(chuàng)新能力提升和跨越式發(fā)展的重要保障。新形勢下，農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理工作既是一項長期工作，又是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程。2012年底召開的全國檔案局長館長會議對國家檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略提出了新要求，即到2020年全國各級綜合檔案館館藏總量比2010年翻一番；同時，隨著農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新的快速發(fā)展和農(nóng)業(yè)科研體制改革的不斷深化，農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理工作也將面臨著新的挑戰(zhàn)[2-5]。

隨著中央對農(nóng)業(yè)戰(zhàn)略基礎(chǔ)地位的重視，以及農(nóng)業(yè)科研學(xué)術(shù)交流活動的日益頻繁，探究農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理工作中存在的問題，探索提出做好農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理工作的政策措施，對積極推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化、制度化、正?；ㄔO(shè)，把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫”，充分發(fā)揮檔案工作在服務(wù)單位發(fā)展中的獨特作用具有重要的現(xiàn)實意義。

1 檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

1.1 缺乏完備的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，檔案管理效率低 受限于農(nóng)業(yè)科研院所體制改革，管理部門精簡壓縮等，許多單位并未專門設(shè)置負(fù)責(zé)檔案管理的部門，檔案管理大多交由單位辦公室負(fù)責(zé)，且往往就是指定一名行政人員負(fù)責(zé)，成為行政部門的附屬品。從縱向來看，沒有形成自上而下、行之有效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，導(dǎo)致在實際的檔案管理過程中，出現(xiàn)部門職責(zé)不明、缺乏溝通等問題，難以實現(xiàn)對整個單位檔案的宏觀管理和指導(dǎo)。

1.2 規(guī)章制度不健全，歸檔不規(guī)范 不少單位的檔案管理制度不夠完善，檔案材料的收集、整理、歸檔、利用和保密等工作缺少強(qiáng)制性的制度要求；有的單位即使制定了制度，大多也都多年未有修訂更新，缺少制度保障，導(dǎo)致歸檔不規(guī)范，無法形成系統(tǒng)。比如，有的檔案以事為單位歸檔成卷，有的檔案以件為單位歸檔成卷，有的檔案材料不全，請示件的材料歸檔中沒有批復(fù)件，檔案借閱使用不履行檔案借閱登記手續(xù)等問題。

1.3 對檔案工作的認(rèn)識有待提高，重視程度不夠 農(nóng)業(yè)科研院所以科研為主，就目前來看，評價研究所實力的指標(biāo)往往也都是項目、論文、專利等硬性產(chǎn)出，各級領(lǐng)導(dǎo)把主要精力大都放在了科研工作和事業(yè)發(fā)展上，對檔案工作鮮有問津，檔案員對做好檔案管理工作更是沒有信心。對檔案認(rèn)識存在誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付查檔就行，沒有認(rèn)識到檔案工作對促進(jìn)單位長遠(yuǎn)發(fā)展的后續(xù)效應(yīng)。

1.4 材料收集歸檔難度大，歸檔率低 農(nóng)業(yè)科研院所材料收集歸檔難是檔案管理工作的一個老大難問題，尤其是科技材料歸檔。許多材料分散在各個部門或相關(guān)科研人員手中，由各部門的兼職檔案員負(fù)責(zé)收集整理，在移交過程中存在歸檔不及時、材料不完整等問題，專職檔案員及其所屬部門除了一再催促，沒有形成有效的制約措施。農(nóng)業(yè)科研過程的周期性和不可逆轉(zhuǎn)性、延續(xù)性與不可分割性，導(dǎo)致難以實現(xiàn)對課題檔案質(zhì)量進(jìn)行全過程控制，這是客觀因素。從主觀角度看，科研院所科研為主的性質(zhì)導(dǎo)致科研人員重視最終的成果產(chǎn)出和現(xiàn)實需求，忽略原始材料和過程材料的積累保存，以及部分科研人員因擔(dān)心自己的科研成果被泄密或者直接將科研成果視為個人成果而拒絕歸檔等都是主要原因。

1.5 檔案管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)不高，從事檔案工作的積極性不高 雖然很多單位都建有檔案室，但很少有單位能夠設(shè)置專職檔案員，即使指定相關(guān)人員負(fù)責(zé)檔案工作，往往也是身兼數(shù)職，且缺乏系統(tǒng)、規(guī)范、專業(yè)的知識和技能，無法保證歸檔的有效性和規(guī)范化。檔案管理工作需要有時間保證，僅檔案材料的收集、整理、裝訂等流程就需要投入很多精力，而負(fù)責(zé)檔案工作的兼職人員往往還要從事繁雜的行政事務(wù)，僅靠利用正常的工作時間難以保證檔案管理的連續(xù)和質(zhì)量。此外，很多單位在進(jìn)行績效考評時并未將檔案管理工作納入考核范疇考慮，更進(jìn)一步挫傷了兼職人員從事檔案工作的積極性。

1.6 檔案信息化建設(shè)薄弱，電子材料歸檔困難 隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，各行各業(yè)都產(chǎn)生了海量數(shù)據(jù)。目前，科研單位在申報項目時大多采用網(wǎng)上申報，期刊投稿和審稿也均是網(wǎng)上在線處理等。但是大多農(nóng)業(yè)科研院所的檔案還是以手工管理為主，檔案信息化建設(shè)相對滯后，電子文件材料缺乏有效的歸檔管理方式[6]。在互聯(lián)網(wǎng)+、大數(shù)據(jù)深刻變革的新形勢下，緊靠傳統(tǒng)的檔案管理方式，難以有效管理這些龐大的信息量。

2 加強(qiáng)檔案管理工作的對策建議

2.1 完善檔案工作管理體系，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo) 單位領(lǐng)導(dǎo)首先要帶好頭、好做表率，加大對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和支持力度，推動檔案工作和單位事業(yè)協(xié)調(diào)同步發(fā)展。建立單位領(lǐng)導(dǎo)牽頭、檔案歸口部門負(fù)責(zé)、各部門共同參與的檔案工作管理機(jī)制，確保分工明確、各司其職，密切配合、形成合力。比如，成立包括單位領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人、各部門職工在內(nèi)的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組組長由單位領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，成員由各部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任，還要指定單位專職檔案員和部門兼職檔案員，以點帶面形成檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，從組織上、人員上保證檔案工作的順利開展。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組要認(rèn)真研究解決檔案管理工作中存在的各項問題，切實發(fā)揮對檔案工作的宏觀管理和組織領(lǐng)導(dǎo)。

2.2 建立健全檔案工作規(guī)章制度，確保依法依規(guī)治檔 認(rèn)真履行職責(zé)，建立健全檔案管理辦法、預(yù)立卷制度、歸檔細(xì)則、借閱制度、庫房規(guī)章制度、入庫檔案驗收標(biāo)準(zhǔn)、保密安全制度等一系列管理制度。同時，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)的最新規(guī)定和單位工作實際，對已經(jīng)出臺的制度辦法實時修訂，完善制度建設(shè)，形成制度合力，確保檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用和保密等環(huán)節(jié)的連續(xù)性，使檔案從形成到入檔使用有一整套的制度，工作起來有章可循、有法可依，從制度上保證檔案工作安全有效開展。

2.3 提高對檔案工作的重視程度，努力實現(xiàn)全員參與 關(guān)于檔案工作，統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識是關(guān)鍵。通過會議傳達(dá)、專欄墻報宣傳、知識問答競賽等多種形式向全體干部職工宣傳檔案工作的重要性，逐步形成人人關(guān)心檔案工作、人人參與檔案工作的良好氛圍，使全體干部職工轉(zhuǎn)變觀念，克服檔案管理工作中的落后思想，真正認(rèn)識到檔案管理工作不是行政雜事，認(rèn)真抓好在日常工作中自然形成的檔案資料。每個人都做好自己的檔案管理，部門檔案就好管理了，進(jìn)而單位的檔案管理也就提升了。

2.4 建立檔案工作責(zé)任制，把檔案工作納入年度績效考核 實行單位主管領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人、檔案員3級責(zé)任連帶責(zé)任制，明確工作目標(biāo)，落實領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，建立單位領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)本部門檔案工作，檔案員具體負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理、保管、預(yù)立卷、移交歸檔等工作，一級抓一級、層層抓落實的檔案工作責(zé)任運行機(jī)制。把檔案工作各項任務(wù)落到實處，對檔案工作進(jìn)行監(jiān)督考核，并與年終考核掛鉤，提高檔案管理人員的工作責(zé)任感和積極性。

2.5 加強(qiáng)檔案隊伍建設(shè)，努力提升檔案管理水平 做好檔案工作，人才隊伍是基礎(chǔ)。只有不斷提高專兼職檔案員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，檔案管理水平才會相應(yīng)提升。通過“走出去”和“引進(jìn)來”相結(jié)合的方式，支持鼓勵專兼職檔案員參加相關(guān)培訓(xùn)，或到兄弟單位和檔案工作先進(jìn)單位學(xué)習(xí)取經(jīng)，同時也可定期邀請檔案工作專家來單位作專題講座等，為檔案工作人員廣泛開辟進(jìn)修業(yè)務(wù)、更新知識和擴(kuò)展視野等方面的機(jī)會，不斷提升檔案員的工作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)，為單位檔案管理工作上檔升級奠定基礎(chǔ)。

2.6 加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立紙質(zhì)檔案與電子檔案雙套管理機(jī)制 檔案信息化服務(wù)將成為檔案工作的發(fā)展趨勢，農(nóng)業(yè)科研院所要主動適應(yīng)新常態(tài)，在確保保密安全的情況下，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。檔案信息化管理不僅可以提高檔案管理的工作效率，降低管理人員的工作強(qiáng)度，更有助于實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享，為科研工作提供大容量、高效快捷的數(shù)字化信息服務(wù)。在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的同時，也不能忽視紙質(zhì)檔案的管理，要在單位內(nèi)部探索建立紙質(zhì)材料與電子材料“雙套制”保存機(jī)制，融合發(fā)揮紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)勢，實現(xiàn)既可以高效存取檢索，又可以保障檔案的憑證價值作用，使檔案工作更好地為農(nóng)業(yè)科研院所科技創(chuàng)新和跨越式發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]楊東權(quán).做好新形勢下檔案工作、建設(shè)檔案強(qiáng)國的綱領(lǐng)性指導(dǎo)文獻(xiàn)——學(xué)習(xí)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》體會[N].中國檔案報，2014-05-08（001）.

[2]郭秀萍.規(guī)范農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案管理的探討[J].農(nóng)業(yè)科技管理，2015，34（4）：39-41.

[3]張汛.知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)視角下的農(nóng)業(yè)科研檔案管理存在的問題及對策[J].現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技，2013，21：371.

[4]郭金瑞，欒天浩，翟季，等.吉林省農(nóng)業(yè)科技檔案現(xiàn)狀及信息化發(fā)展的主要措施[J].農(nóng)業(yè)科技管理，2015，34（1）：33-35.

[5]韓千紅，陸明珊.農(nóng)業(yè)科研院所學(xué)術(shù)檔案的開發(fā)與利用[J].安徽農(nóng)業(yè)科學(xué)，2004，32（2）：371-372.

[6]趙丹丹.農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理信息化建設(shè)研究[J].農(nóng)業(yè)圖書情報學(xué)刊，2015，27（4）：52-54.

（責(zé)編：張宏民）