王延勇

摘 要：要想使檔案資源更好地服務于高校的教學管理，需要將檔案管理朝制度化、科學化與流程化的方向不斷邁進。本文通過對高校檔案管理工作現(xiàn)狀進行簡要的分析，就如何做好學校檔案管理工作提出幾項措施，旨在為各高校進行現(xiàn)代化檔案管理提供可行方案。

關鍵詞：高校;檔案管理;現(xiàn)代化

高校的檔案管理工作不僅關系到學校師生的檔案關系，更是記載著學校歷史發(fā)展脈絡的重要憑證。因此，高校的檔案管理工作也是高校日常工作的重要組成部分。隨著時代的發(fā)展，高校檔案管理的弊端逐漸顯露出來，如何改善當前高校管理工作中存在的問題，逐漸成為人們?nèi)找骊P注的話題。

一、高校檔案管理工作現(xiàn)狀

1.檔案管理工作人員知識缺乏。由于檔案管理工作一直以來未受到人們的重視，也缺少相關的專業(yè)知識人員給予正確的指導，使檔案管理工作仍然以傳統(tǒng)的手工方式進行，不但無法提高檔案管理工作的工作效率，也無法帶動檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展。

2.檔案材料收集不全面，誠信度不高。高校的檔案管理通常要經(jīng)過多個環(huán)節(jié)，存在流程復雜、難免失真等問題。但在實際管理過程中，很多管理人員不會針對這一現(xiàn)象進行跟蹤調(diào)查，在檔案收集的過程中，多存在檔案材料缺失，檔案內(nèi)容按照個人意愿隨意修改的現(xiàn)象，降低了檔案的可信度，使檔案的建立失去了原有的價值。

3.缺乏檔案保護意識。檔案的管理是一項非常細致的工作，因此在日后的管理過程中需要定期進行檢查，對于存在的問題及時解決。但是現(xiàn)階段很多檔案管理的工作都是在被動地進行，工作人員多是按照相關的規(guī)章制度辦事，缺少對管理工作的積極思考及對檔案的保護意識，對于問題的處理也存在一定的滯后性。

4.學生檔案不受重視。高校對于檔案的管理工作中，由于學生的檔案材料較多，且隨著每年學生的不斷流動，導致高校對學生檔案管理的重要性沒有提高認識，很多學校缺少相關的管理專員，也沒有對學生的檔案進行定期的監(jiān)督與指導。正是由于沒有認識到對學生檔案管理的重要性，導致學生檔案在收集、整理的工作中缺少標準化的管理方式和檔案的借閱、查閱等服務環(huán)節(jié)，阻礙了檔案管理事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

二、做好學校檔案管理工作的措施

1.推動高校檔案管理工作觀念的創(chuàng)新。隨著知識經(jīng)濟時代的不斷發(fā)展，在帶給檔案管理工作新的發(fā)展機遇的同時，也為其增加了很多挑戰(zhàn)。因此，今后檔案管理的工作過程中不僅要不斷更新管理理念，更要通過創(chuàng)新不斷完善檔案管理方式。高校檔案管理工作理念的創(chuàng)新可以通過以下幾方面得以實現(xiàn)：首先，高校需要提升對檔案管理工作的認識和重視，因為高校是科技研究與創(chuàng)新的集中地，而高校檔案的管理內(nèi)容包括對科研知識的存儲。因此，重新審視檔案管理工作的重心，有利于推動今后檔案管理工作的有效進行。其次，需要開拓進取的發(fā)展觀。在現(xiàn)代經(jīng)濟的不斷發(fā)展過程中，高校的檔案管理工作需要對傳統(tǒng)的管理模式做出改進與創(chuàng)新，以符合時代發(fā)展對檔案管理工作提出的新要求，從而強化高校檔案管理部門的造血能力。最后，需要樹立競爭意識。檔案管理的工作內(nèi)容通常較為單一，很多工作人員在千遍一律的工作中逐漸喪失了工作熱情，也就沒有對檔案管理工作進行創(chuàng)新的動力。以此，需要通過相應的競爭激勵機制，樹立管理人員的競爭意識，有效提高管理人員的工作積極性。

2.推動現(xiàn)代信息化管理?？萍嫉倪M步推動著每個行業(yè)的不斷進步，對于檔案管理行業(yè)來說，想要做到與時俱進的發(fā)展主要從以下兩個方面進行：第一，應該提高計算機現(xiàn)代技術在檔案管理工作中的重要作用。在對檔案資料的整理、保管的過程中，通過將計算機現(xiàn)代技術融入到管理工作中，不但可以提高工作效率，還可以不斷優(yōu)化檔案管理的服務功能，如將所有檔案信息存儲在計算機中，可以更好地為師生對檔案資料的查詢和借閱提供方便，并且利用現(xiàn)代化信息處理技術，可以將傳統(tǒng)的手工管理，轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理，將檔案管理中出現(xiàn)的問題，借閱的記錄等做好系統(tǒng)化管理，以便更加快捷、高效地完成好檔案管理的工作。第二，需要推動檔案管理工作的標準化建設。對于高校檔案管理工作進行標準化建設既是行業(yè)發(fā)展的實際需求，更是開展網(wǎng)絡化、智能化管理的先決條件。當前高校檔案管理的標準化工作仍存在很多問題，亟需進一步的完善與改革。如在對高校檔案進行處理過程中，檔案信息的格式、轉(zhuǎn)換標準等方面都沒有統(tǒng)一標準。并且不同的學校之間由于管理標準的不統(tǒng)一，很難實現(xiàn)高校間檔案資料的資源共享。因此，隨著各行業(yè)標準化的不斷完善，高校檔案管理工作的標準化管理也應該逐步實現(xiàn)。對于現(xiàn)有的相關國家規(guī)定與標準要嚴格遵守與貫徹，以便促進高校檔案的現(xiàn)代化管理的進一步發(fā)展。

3. 加強檔案管理人員素質(zhì)建設。檔案管理人員素質(zhì)的高低，直接影響著檔案管理工作質(zhì)量的好壞，對檔案管理工作具有一定的決定性作用。想要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提升高校檔案的管理水平，需要從以下幾個方面著手：第一，需要健全專業(yè)的管理人員隊伍。對于高校的檔案管理工作，不僅需要現(xiàn)代信息化技術，還需要有專業(yè)的管理人員利用專業(yè)知識，提升檔案管理的科學化發(fā)展。通過建立專業(yè)化的管理人員隊伍，簡化檔案的管理流程、明確管理人員的管理職責，確保高校檔案管理工作的穩(wěn)定性。第二，需要加強業(yè)務培訓。要想高校的檔案管理工作高效率、高質(zhì)量地完成，需要對管理人員分階段、分層次地進行專業(yè)化的培訓，在提升管理人員專業(yè)水平的同時，也形成了專業(yè)化的工作氛圍。同時，通過對管理人員進行新技術、新方法的技術培訓，讓管理人員逐漸熟悉先進的管理技術，提升現(xiàn)代化管理意識，促使他們及時轉(zhuǎn)變思想觀念，充分調(diào)動起管理人員的創(chuàng)造性與能動性。第三，完善相關管理制度。對于檔案管理的工作人員需要進行科學化的管理，管理的內(nèi)容不僅包括對管理人員的實際工作情況，還要包括管理人員對現(xiàn)代化管理技術的應用情況，只有通過這種方式，才能不斷促進管理人員的自我提高和自我價值的實現(xiàn)。

三、結語

高校檔案管理工作在信息社會化發(fā)展的過程中具有重要的現(xiàn)實意義，加強檔案的現(xiàn)代化管理，是時代發(fā)展的需要，更是檔案管理事業(yè)發(fā)展的需要。雖然現(xiàn)階段的檔案管理工作仍然存在一定的現(xiàn)實問題，但是可以通過推動高校檔案管理工作觀念的創(chuàng)新、推動現(xiàn)代信息化管理及加強檔案管理人員素質(zhì)建設等方式，不斷推進檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

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