（江西省商務(wù)學(xué)校 江西南昌330000）

用友T3是一款專門針對我國中小企業(yè)而推出的會計信息系統(tǒng)方面的軟件，它關(guān)注中小企業(yè)會計信息管理的現(xiàn)狀和需求，以及成長型企業(yè)在發(fā)展過程中面臨的種種問題。精細化的管理、卓越化的理財是該軟件的核心理念，財務(wù)核算是核心，業(yè)務(wù)管理是主導(dǎo)，以財務(wù)業(yè)務(wù)一體化作為解決方案，提供企業(yè)實現(xiàn)信息化業(yè)務(wù)運作的過程管理與信息覆蓋，是中小企業(yè)的理財專家。用友T3中的各子系統(tǒng)操作與實務(wù)中業(yè)務(wù)操作基本吻合，且符合《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》和《內(nèi)部會計控制規(guī)范》。本文結(jié)合筆者長期從事用友T3的會計教學(xué)實踐，對軟件操作方面提出一些自己淺顯的看法，以供軟件使用者參考和借鑒。

一、內(nèi)部控制制度方面的改進建議

（一）記賬操作方面

1.問題。在目前的財務(wù)軟件操作中，用友T3也執(zhí)行“總賬-設(shè)置-明細賬權(quán)限”操作，只能控制除財務(wù)主管以外擁有記賬權(quán)限的操作員對賬簿的查詢權(quán)，一旦執(zhí)行“總賬-憑證-記賬”操作，所有賬簿包括總分類賬簿、日記賬、序時賬、明細賬、多欄賬、客戶及供應(yīng)商往來明細賬、部門往來明細賬、個人往來明細賬以及項目明細賬等一呼百應(yīng)，全部登記在冊。

《會計基礎(chǔ)規(guī)范》規(guī)定，會計工作所涉及的崗位，可以一人一個崗位、一個崗位多人承擔或者一人擔任多個崗位，但出納人員不得兼任審核、會計檔案保管和收入、費用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作。在設(shè)置會計崗位時，必須遵循“不相容職務(wù)相分離原則”。不相容職務(wù)主要包括：授權(quán)批準、業(yè)務(wù)經(jīng)辦、會計記錄、財產(chǎn)保管、稽核檢查等職務(wù)。該原則要求單位合理設(shè)置會計及相關(guān)工作崗位，明確職責(zé)權(quán)限，形成相互制衡的機制。因此，根據(jù)這些規(guī)范要求，在實際工作中出納崗位一般的工作內(nèi)容為：辦理貨幣收支業(yè)務(wù)；登記現(xiàn)金和銀行日記賬；定期進行銀行對賬；對出納憑證進行出納簽字等。在會計實務(wù)操作中，無論小企業(yè)還是大中型企業(yè)，記賬人員至少有兩個，出納員登記現(xiàn)金和銀行存款日記賬，總賬、明細賬以及備查賬則須根據(jù)規(guī)模和業(yè)務(wù)的多少設(shè)置記賬員。也就是說，日記賬一般由出納員進行登記。而包括用友T3在內(nèi)的財務(wù)軟件的記賬功能，只是一個按鈕，單擊該按鈕，所有的賬簿全部登記在冊，明顯不符合不相容職務(wù)分離的原則。

2.改進對策。筆者認為，包括用友T3在內(nèi)的財務(wù)軟件在編程中，可以在系統(tǒng)管理的權(quán)限設(shè)置中，將總賬中的記賬操作功能細化，如圖1所示。比如設(shè)置為總賬登記、現(xiàn)金和銀行存款日記賬登記、明細賬登記、輔助賬簿登記等，具體設(shè)置的位置可以通過“系統(tǒng)管理”中的權(quán)限設(shè)置或者通過“總賬-設(shè)置-選項”和“總賬-設(shè)置-明細賬權(quán)限”兩方面進行雙向控制設(shè)置。

（二）無痕修改操作

1.問題。包括用友T3在內(nèi)的多數(shù)財務(wù)軟件在各種系統(tǒng)中都提供了無痕修改操作的功能，如無痕修改憑證、取消記賬、取消審核、取消出納簽字、取消采購結(jié)算、取消核銷等。這些操作的處理，不會留下任何痕跡，容易導(dǎo)致會計人員在授權(quán)范圍內(nèi)隨心所欲地修改所做業(yè)務(wù)，給管理帶來一定困擾。

2.改進對策。軟件編程人員可以在設(shè)計軟件時，像銀行密碼口令控制一樣，對操作失誤次數(shù)和操作時間進行嚴格控制，從而有效制止一些不合理現(xiàn)象的產(chǎn)生。

（三）賬套備份

1.問題。財務(wù)軟件均提供了賬套備份功能，以供日后有需要時進行數(shù)據(jù)的恢復(fù)使用，但是備份出來的數(shù)據(jù)，如果沒有必要的加密保護措施，可以在系統(tǒng)內(nèi)外進行一些修改，從而影響了數(shù)據(jù)的準確性，給內(nèi)部控制帶來影響。

2.改進對策。軟件編程人員可以在設(shè)計軟件時，對備份過程增加必要的加密對話框的選擇設(shè)計，從而有效地保護數(shù)據(jù)，以免數(shù)據(jù)被篡改利用。

二、會計管理信息化（ISCA）方面的改進建議

（一）成本核算方面

1.問題。2013年8月16日由財政部頒布的 《企業(yè)產(chǎn)品成本核算制度（試行）》于2014年1月1日起執(zhí)行，該制度的制定適應(yīng)了企業(yè)加強成本管理的需要，適應(yīng)了我國企業(yè)應(yīng)對反傾銷的需要，適應(yīng)了完善會計準則體系的需要，適應(yīng)了管理會計體系建設(shè)的需要。進入管理信息化時代，就應(yīng)該向管理要利潤。會計信息化是指信息技術(shù)與會計有機結(jié)合，企業(yè)會計必須順應(yīng)信息生產(chǎn)力發(fā)展的浪潮，不能成為會計孤島。然而問題是，作為會計信息化先驅(qū)的財務(wù)軟件，卻沒有體現(xiàn)出成本管理的優(yōu)勢，甚至無成本計算的功能。

2.改進對策。為了真正體現(xiàn)軟件作為理財專家，做到會計管理信息化（ISCA），既滿足外部財務(wù)會計的需求，又滿足內(nèi)部管理會計的需求，軟件必須做到兩點：一是必須具備成本核算自動化的功能，這是必須做到的。二是為真正做到精細化管理，實施標準化成本控制，做到成本的事前預(yù)測、事中控制、事后分析總結(jié)差異并提升管理水平，事前在各類存貨檔案中加入 “標準成本”欄目，在工資檔案中加入 “標準成本”欄目，在各系統(tǒng)期初余額中錄入標準成本；事中在領(lǐng)料單、出庫單、工資變動、費用憑證中增加“標準成本”專欄，并核算出實際成本與標準成本的差異；事后分析差異，總結(jié)提高，并改進下一期的標準成本數(shù)額，將現(xiàn)代管理會計下的標準成本管理真正體現(xiàn)在軟件操作中。

（二）采購系統(tǒng)方面

1.問題。眾所周知，企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營活動中，交易或事項主要涉及供產(chǎn)銷活動，在供應(yīng)及采購活動中，發(fā)票等原始憑證的傳遞主要由銷售方或提供勞務(wù)方向采購方或接受勞務(wù)方傳遞，即對采購方而言，購貨發(fā)票及運費發(fā)票屬于外來原始憑證。從仿真的角度來看，采購系統(tǒng)不應(yīng)該提供由系統(tǒng)開具采購發(fā)票和運費發(fā)票的功能，而事實上，目前軟件均提供了由采購方和接受勞務(wù)方開具采購發(fā)票和運費發(fā)票等功能，給軟件使用者帶來很大困擾：發(fā)票究竟由誰來開具，如何傳遞。

圖1 操作員權(quán)限設(shè)置窗口

2.改進對策。會計管理信息化（ISCA）要求信息技術(shù)不是單純的一種技術(shù)，而是計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和信息感測技術(shù)等的有機糅合，信息化要求更多地依賴于網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的支持，諸如使用條碼感測、智能感測等感測技術(shù)來識別采購過程中從企業(yè)以外的單位取得的采購發(fā)票、運費發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)，從而確保軟件的高效、準確、邏輯性。

三、軟件設(shè)計合理化的改進建議

軟件設(shè)計方面，由于設(shè)計與使用存在一定差距，使得軟件操作存在使用不方便等一些不合理現(xiàn)象。

（一）銀行對賬方面

1.問題。軟件操作中，如果首次使用軟件，那么應(yīng)該錄入期初未達賬項。例如企業(yè)某年2月開始使用軟件進行會計電算化，期初銀行存款日記賬余額200 000元，銀行對賬單189 000元，存在一筆期初銀行已付企業(yè)未付的未達賬項：銀行1月31日已代企業(yè)支付自來水公司委托收款的水費11 000元，企業(yè)未收到結(jié)算單據(jù)，尚未記賬；2月2日企業(yè)出納取回支付水費的銀行結(jié)算單方才記賬。很明顯，至2月2日，11 000元的水費已經(jīng)不是未達賬項，而是兩清賬項了，但是軟件無法識別，還默認為未達賬項。

2.改進對策。筆者認為，包括用友T3在內(nèi)的財務(wù)軟件在編程中，可以在對賬窗口中的“兩清”欄目（如圖2），分解為兩項 “期初兩清”和 “本月兩清”，以實現(xiàn)軟件具有手動或自動識別期初未達賬項是否已經(jīng)兩清的功能。

圖2 銀行對賬窗口

（二）購銷存系統(tǒng)中的供應(yīng)商往來期初或客戶往來期初錄入方面

1.問題。軟件操作中，如果首次使用軟件，假設(shè)啟用供應(yīng)鏈即采購、銷售、庫存及核算系統(tǒng)，在錄入供應(yīng)商或客戶往來期初，可根據(jù)實際情況錄入發(fā)票、應(yīng)付單或預(yù)收單。例如以企業(yè)某年2月開始使用財務(wù)軟件進行會計電算化為例，假設(shè)客戶往來期初數(shù)據(jù)如下：1月份企業(yè)向A客戶銷售甲產(chǎn)品，1月5日預(yù)收貨款30 000元；1月8日銷售發(fā)出甲產(chǎn)品50 000元，增值稅銷項稅額8 500元，以支票支付代墊運費1 500元；1月12日因部分產(chǎn)品質(zhì)量有瑕疵，退貨10 000元，增值稅1 700元；此時該客戶應(yīng)收款余額為18300元（58500+1500-11700-30 000）。上述業(yè)務(wù)中，對此18300元的余款，在錄入客戶往來期初時，原始數(shù)據(jù)是：一張預(yù)收單30 000元；一張增值稅專用發(fā)票（正項）58 500元；一張其他應(yīng)收單1 500元；一張增值稅專用發(fā)票（負項）11 700元；如果這樣錄入的話，軟件無法把這4張單據(jù)無縫對接，在日后對應(yīng)收款核銷收款時，軟件彈出的應(yīng)收款為 60 000 元（58 500+1 500=30 000），而不是18 300元。顯然，這與實際應(yīng)收款不相符。當然，變通的方法一是期初直接錄入一張18 300元的其他應(yīng)收單，但是該方法無法反映單據(jù)的原始面貌；變通的方法二是按原始數(shù)據(jù)錄入，但進行一次“紅票對沖”和“預(yù)收沖應(yīng)收”的操作。但是該方法又不符合業(yè)務(wù)發(fā)生原理，因為“紅票對沖”和“預(yù)收沖應(yīng)收”并不是2月初發(fā)生的業(yè)務(wù)。供應(yīng)商往來也同樣存在對應(yīng)的問題。

2.改進對策。筆者認為，包括用友T3在內(nèi)的財務(wù)軟件在編程中，可以在銷售系統(tǒng)的期初發(fā)票、預(yù)收單、應(yīng)收單以及采購系統(tǒng)的期初發(fā)票、預(yù)付、應(yīng)付單單據(jù)的表頭或表體部分增加對應(yīng)的欄目：期初發(fā)票增加“紅票對沖”欄目，預(yù)收單增加“預(yù)收沖應(yīng)收”欄目，應(yīng)收單增加“應(yīng)收沖應(yīng)收”和“應(yīng)收沖應(yīng)付”欄目，預(yù)付單增加“預(yù)付沖應(yīng)付”欄目，應(yīng)收單增加“應(yīng)付沖應(yīng)付”和“應(yīng)付沖應(yīng)收”欄目，以實現(xiàn)軟件能手動或自動識別同一客戶、或供應(yīng)商往來單位的款項或單據(jù)，以及不同客戶、供應(yīng)商，或者客戶與供應(yīng)商之間的兩清款項，并進行兩清。

綜上，在用友T3財務(wù)軟件中，對相關(guān)業(yè)務(wù)的操作，筆者發(fā)現(xiàn)了一些問題并提出了一些改進建議，以期更加符合不相容職務(wù)分離的原則，強化內(nèi)部控制制度；體現(xiàn)會計管理信息化（ISCA）的優(yōu)勢；貼近實務(wù)操作。