□閆秀杰（中國地震局地球物理研究所 北京100081）

一、引言

現(xiàn)金是流動性最強的資產(chǎn)，承載著資金收付的重要職能，在保證單位財務正常運轉(zhuǎn)中發(fā)揮著不可替代的作用。由于極強的流通特征，現(xiàn)金也是最容易流失的資產(chǎn)。為避免現(xiàn)金收支差錯及舞弊行為，造成國有資產(chǎn)損失，國家對單位現(xiàn)金的使用、會計記錄和控制等事項做出了明確規(guī)定。隨著計算機技術(shù)的普及，以及專業(yè)會計核算軟件的廣泛使用，會計記錄和控制環(huán)境與手工記賬方式相比發(fā)生了較大變化，需要單位主動適應新環(huán)境，并逐步利用會計核算軟件提供的功能完善內(nèi)部管理與控制。雖然近年來，隨著公務卡結(jié)算的推廣使用在一定程度上減少了現(xiàn)金使用量，但是現(xiàn)金收付及其對賬業(yè)務在出納人員的日常工作中仍然占據(jù)著相當重要的份量，更是單位內(nèi)部控制的關(guān)鍵點?；诖?，本文從電算化環(huán)境下與現(xiàn)金收付相關(guān)的會計業(yè)務工作程序分析入手，探討提高現(xiàn)金管理工作效率、確保單位現(xiàn)金資產(chǎn)安全的有效措施。

二、電算化環(huán)境下與現(xiàn)金收付相關(guān)會計業(yè)務流程分析

在電算化系統(tǒng)中，所有賬表數(shù)據(jù)全部以記賬憑證記錄的信息為基礎，通過軟件自動計算、匯總產(chǎn)生，所以編制并錄入記賬憑證成為會計電算化業(yè)務中最基礎、最重要的工作。只有記賬憑證記錄的信息真實準確、及時完整，才能保證各類賬表數(shù)據(jù)的質(zhì)量。手工環(huán)境下，不同單位對現(xiàn)金收付相關(guān)的會計業(yè)務處理程序基本一致，即會計人員審核原始憑證、編制記賬憑證，出納人員根據(jù)記賬憑證收付現(xiàn)金、登記現(xiàn)金日記賬、核對庫存現(xiàn)金，會計人員登記賬簿，稽核人員審核記賬憑證等。然而，電算化環(huán)境下由于記賬憑證錄入系統(tǒng)時間不同，存在著兩種記賬憑證編制方式，一種是會計人員根據(jù)原始憑證在會計核算軟件系統(tǒng)中直接編制并錄入記賬憑證，出納人員根據(jù)機制憑證辦理資金收付（以下簡稱直接編制）；另一種是會計人員先編制手工記賬憑證，出納人員據(jù)以辦理資金收付后，再由會計人員將手工憑證錄入到會計核算軟件中（以下簡稱先編后錄）。具體采取哪種方式，國家政策沒有做出強制要求，一般由單位根據(jù)財務部門人員配備、工作習慣以及內(nèi)部工作和控制程序等情況自行決定。

電算化環(huán)境下兩種記賬憑證編制方式導致憑證核對、出納簽字（章）、現(xiàn)金日記賬登記、庫存現(xiàn)金核對以及會計憑證傳遞等與現(xiàn)金管理相關(guān)的業(yè)務存在較大差異，直接影響出納工作效率和內(nèi)部會計控制水平。本文梳理了兩種工作方式下與現(xiàn)金收付相關(guān)的會計業(yè)務流程及應關(guān)注的具體細節(jié)（見圖1和圖2），文中涉及的會計憑證解釋見下頁表1。

兩種憑證錄入方式對現(xiàn)金管理相關(guān)工作的影響分析見下頁表2。通過對比分析可見，采用直接編制憑證方式更有利于提高現(xiàn)金管理工作效率和內(nèi)部會計控制水平。

三、加強現(xiàn)金管理的具體措施

圖1 直接編制方式下出納相關(guān)業(yè)務流程

圖2 先編后錄方式下出納相關(guān)業(yè)務流程

本文結(jié)合日?，F(xiàn)金管理工作的關(guān)鍵控制點，提出通過系統(tǒng)出納簽字、登記手工日記賬、編制庫存現(xiàn)金余額調(diào)節(jié)表以及規(guī)范記賬憑證差錯更正等具體措施，以強化現(xiàn)金管理，降低內(nèi)部控制風險。

（一）系統(tǒng)出納簽字

在電算化系統(tǒng)中如果對記賬憑證修改權(quán)限不加限定，制單人可以在系統(tǒng)憑證審核前，隨時修改記賬憑證。即便系統(tǒng)設定不允許修改他人編制的記賬憑證，制單人仍然有權(quán)對本人已錄入、并打印輸出的記賬憑證進行修改。對系統(tǒng)憑證進行修改后，應及時替換原有的機制憑證更正相關(guān)賬表數(shù)據(jù)，涉及現(xiàn)金等資產(chǎn)收付的也應同步調(diào)整，否則修改操作有可能造成證證、賬證、賬賬、賬實不符現(xiàn)象。如果記賬憑證在錄入系統(tǒng)后，能夠被及時鎖定，限制對其進行修改操作，則可有效降低憑證修改帶來的潛在風險。

會計電算化軟件提供的出納簽字功能，是對涉及現(xiàn)金、銀行科目的記賬憑證進行鎖定的便捷工具。系統(tǒng)設定出納簽字，將要求現(xiàn)金、銀行科目憑證必須由出納人員核對、簽字后才能記賬，經(jīng)過出納簽字的記賬憑證只能由出納本人取消簽字后才能被修改。在日常工作中，出納人員應當對通過檢查的現(xiàn)金科目記賬憑證及時進行系統(tǒng)憑證出納簽字和機制憑證出納簽章，以電子和紙質(zhì)兩種形式同時鎖定承辦完成的現(xiàn)金收付業(yè)務憑證，限制未經(jīng)授權(quán)人員對系統(tǒng)憑證進行擅自改動。檢查發(fā)現(xiàn)存在錯誤的記賬憑證，應返回制單人修改。系統(tǒng)出納簽字后發(fā)現(xiàn)錯誤的記賬憑證，符合直接修改條件的，才能由出納人員取消簽字，返回制單人修改。系統(tǒng)憑證出納簽字工作完成得越早，憑證鎖定效果越好。

（二）登記手工現(xiàn)金日記賬與現(xiàn)金對賬

1.登記手工現(xiàn)金日記賬。實行會計電算化后，系統(tǒng)可以根據(jù)現(xiàn)金憑證自動生成現(xiàn)金日記賬，但是作為日常核對現(xiàn)金收付和庫存的重要參考資料，手工日記賬仍然發(fā)揮著不可替代的作用，所以有必要保留手工日記賬登記工作。在直接編制憑證工作方式下，手工現(xiàn)金日記賬依據(jù)系統(tǒng)內(nèi)已經(jīng)完成出納簽字的記賬憑證登記、且與系統(tǒng)憑證號完全一致，所以記錄的信息可以相對簡煉，只需日期、憑證號、金額、領(lǐng)款人等信息即可。在先編后錄憑證工作方式下，手工現(xiàn)金日記賬依據(jù)手工記賬憑證登記，考慮到還需對后續(xù)錄入的系統(tǒng)憑證與手工憑證進行一致性核對且兩種憑證的序號可能不一致，所以記錄的信息應該相對完整，需要日期、手工憑證號、簡化摘要、主要對方科目、金額、領(lǐng)款人等信息。

表1 本文涉及的會計憑證解釋

表2 兩種錄入方式對現(xiàn)金管理工作的影響對比

2.現(xiàn)金對賬?！稌嫽A工作規(guī)范》第六十一條規(guī)定，“實行會計電算化的單位，發(fā)生收款和付款業(yè)務的，在輸入收款憑證和付款憑證的當天，必須打印出現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，并與庫存現(xiàn)金核對無誤”。一般情況下，打印出的現(xiàn)金日記賬應當與手工日記賬記錄的發(fā)生額和余額一致，日記賬余額與庫存現(xiàn)金相符。但實際工作中，一些主觀或客觀因素有可能引起不一致情況，需要按以下程序查明原因、及時處理。

（1）庫存核對。出納人員應在當天現(xiàn)金收付、系統(tǒng)出納簽字工作完成后，核對手工日記賬余額與庫存現(xiàn)金一致性，直至二者相符。出現(xiàn)不符情況時，屬于手工日記賬登記錯誤的，及時更正手工日記賬。屬于收付環(huán)節(jié)錯誤的，應及時追回或補付現(xiàn)金；若當天無法追回、補付，或無法查明原因，應根據(jù)應收應付或責任認定情況進行賬務處理。

（2）賬賬核對。手工日記賬余額與庫存現(xiàn)金核對相符后，再檢查系統(tǒng)與手工現(xiàn)金日記賬一致性。出現(xiàn)不一致情況，屬于現(xiàn)金科目、借貸方向及金額等方面的會計差錯，應由制單人按規(guī)定及時進行差錯更正。

對涉及現(xiàn)金科目的會計差錯事項全部更正完畢后，系統(tǒng)與手工現(xiàn)金日記賬余額仍不一致的，屬于記賬憑證錄入與現(xiàn)金收付時間不同步造成的時間性差異，應編制庫存現(xiàn)金余額調(diào)節(jié)表。

（三）編制庫存現(xiàn)金余額調(diào)節(jié)表

直接編制記賬憑證方式下已錄入系統(tǒng)、但因經(jīng)辦或出納人員因素未能辦理現(xiàn)金收付的記賬憑證，或者先編后錄記賬憑證方式下已辦理現(xiàn)金收付、但因憑證錄入人員因素未完成憑證錄入，造成系統(tǒng)與手工現(xiàn)金日記賬余額不一致，但當系統(tǒng)現(xiàn)金科目憑證收付全部辦結(jié)、應錄盡錄時，系統(tǒng)與手工現(xiàn)金日記賬余額將自動恢復一致，這種情況與銀行存款余額調(diào)節(jié)表中的銀行存款未達賬項相似，不屬于會計差錯更正事項，本文稱其為現(xiàn)金未達賬項。存在現(xiàn)金未達賬項時，應以標注未達賬項的手工和系統(tǒng)現(xiàn)金日記賬為依據(jù)，編制庫存現(xiàn)金余額調(diào)節(jié)表，使調(diào)整后的系統(tǒng)與手工現(xiàn)金日記賬余額一致。

直接編制記賬憑證方式下，當系統(tǒng)存在未完成現(xiàn)金收付的記賬憑證時，手工日記賬記載的事項少于系統(tǒng)日記賬，未達賬項全部在系統(tǒng)日記賬中，應標注全部現(xiàn)金未達賬項、匯總借貸方發(fā)生金額填入庫存現(xiàn)金余額調(diào)節(jié)表（見表3）左側(cè)，將手工賬面余額調(diào)整到系統(tǒng)賬面余額。先編后錄記賬憑證方式下，當存在已辦理現(xiàn)金收付、但未錄入系統(tǒng)的手工記賬憑證時，手工日記賬記載的事項多于系統(tǒng)日記賬，未達賬項全部在手工日記賬中，應標注全部現(xiàn)金未達賬項、匯總借貸方發(fā)生金額填入表3右側(cè)，將系統(tǒng)賬面余額調(diào)整到手工賬面余額。

表3 庫存現(xiàn)金余額調(diào)節(jié)表

（四）現(xiàn)金憑證會計差錯更正

電算化環(huán)境下，對未通過審核的憑證錯誤可以采用憑證修改功能直接更正；通過審核的憑證錯誤，可以由原審核人取消審核后直接更正；記賬后發(fā)現(xiàn)的憑證錯誤只能采用紅字沖銷或補充記錄法進行更正。在原記賬憑證上直接修改憑證錯誤簡便易行，但是執(zhí)行修改操作將覆蓋原記賬憑證的相關(guān)信息，如果相關(guān)的憑證替換、現(xiàn)金收付及賬表登記等工作未同步完成，則可能影響會計信息質(zhì)量，甚至會造成現(xiàn)金科目賬實不符情況，應慎重采用。為此，本文提出規(guī)范現(xiàn)金科目憑證會計差錯更正的處理方法。

1.非現(xiàn)金科目的差錯更正。對于摘要失實或需要修改的科目、金額及借貸方向不涉及現(xiàn)金科目的現(xiàn)金憑證，可由出納取消簽字，制單人直接修改后，出納重新簽字（章）。將非現(xiàn)金科目錯用為現(xiàn)金科目且實際未進行現(xiàn)金收付的，由制單人直接修改。已經(jīng)審核的現(xiàn)金憑證發(fā)現(xiàn)非現(xiàn)金科目錯誤，由審核人員取消審核后修改。

2.現(xiàn)金科目的差錯更正。出現(xiàn)現(xiàn)金科目錯誤的現(xiàn)金憑證，現(xiàn)金收付前發(fā)現(xiàn)的，由制單人直接修改，出納人員按修改后的憑證辦理現(xiàn)金收付、登記手工日記賬；現(xiàn)金收付后當日發(fā)現(xiàn)的，由出納取消簽字，制單人直接修改，出納人員根據(jù)修改后的憑證調(diào)整現(xiàn)金收付、登記手工日記賬。已經(jīng)審核的現(xiàn)金科目憑證錯誤，由審核人員取消審核后修改。日后發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金科目錯誤，不能對原記賬憑證直接修改，只能通過紅字沖銷或補充記錄法進行更正。

四、結(jié)語

本文通過對現(xiàn)金相關(guān)的會計業(yè)務程序分析得出直接編制憑證方式效率相對較高、風險較低的結(jié)論。將電算化系統(tǒng)提供的系統(tǒng)出納簽字和憑證修改功能與傳統(tǒng)的手工日記賬、借鑒引入的庫存現(xiàn)金余額調(diào)節(jié)表等控制手段相結(jié)合，探討強化現(xiàn)金管理的措施。