(濰坊學(xué)院 山東濰坊 261061）

一、高校畢業(yè)生檔案管理存在的主要問題

連續(xù)多年來，高校一直在擴(kuò)招和并校，高校的在校生也越來越多，記載高校畢業(yè)生檔案管理也出現(xiàn)許多問題，主要表現(xiàn)在：

1.高校的大而快的發(fā)展，讓高校的知名度得到了擴(kuò)張式的傳播，很多高校只重視改進(jìn)學(xué)校的教學(xué)理念的前瞻性，卻忽視對高校畢業(yè)生檔案管理細(xì)則改進(jìn)，出現(xiàn)了許多畢業(yè)生檔案管理的問題。一是高校沒有對現(xiàn)有檔案管理人員沒有進(jìn)行新培訓(xùn)、業(yè)務(wù)知識和專業(yè)技能沒有提高、畢業(yè)生檔案的監(jiān)管不到位，根本談不上對畢業(yè)生檔的規(guī)范化管理。二是，由于畢業(yè)生檔案的管理領(lǐng)導(dǎo)和具體的工作人員對畢業(yè)生檔案管理的不重視，致使對高校畢業(yè)生的檔案的追蹤管理沒有到位，導(dǎo)致高校畢業(yè)生的招聘、定級、升職及工作調(diào)動等問題不能順利進(jìn)行。

2.高校畢業(yè)生檔案管理中的先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用落后，許多高校由于傳統(tǒng)觀念沒有改變，還是按步就班的管理模式，樂于手工操作和紙質(zhì)檔案整理，配套的現(xiàn)代化的管理設(shè)備，沒有深度開發(fā)，快速應(yīng)用，直接跟本上現(xiàn)代畢業(yè)生檔案的應(yīng)用需求。

3.市場經(jīng)濟(jì)下社會對人才的需求，不同于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，畢業(yè)生檔案隨著去報(bào)道的單位走，而是畢業(yè)生檔案很多都是在人才市場代管或高校代管，以后再轉(zhuǎn)到就業(yè)的單位。這種情形下，個(gè)人會對畢業(yè)后檔案的處置比較隨意或自帶或暫放學(xué)校， 容易丟失， 成為“死檔” ，直接影響著畢業(yè)生的戶口落戶、工作進(jìn)步等問題的發(fā)生。

二、高校畢業(yè)生檔案對畢業(yè)生的重要性

當(dāng)前社會發(fā)展的現(xiàn)實(shí)情況是，表面看起來畢業(yè)生的就業(yè)崗位與檔案的緊密關(guān)系有點(diǎn)弱化，畢業(yè)生個(gè)人覺的只要工作干好了，什么也都有了，不在乎檔案是否存在，也就是只看眼前的利益，沒有長遠(yuǎn)的打算。在現(xiàn)實(shí)生活中，由畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)化來的畢業(yè)生人事檔案作用重大，應(yīng)引起足夠的重視，社會上考公務(wù)員、企事業(yè)單位招聘，都要對檔案進(jìn)行審查，并作為人才是否錄用的重要依據(jù)。如果真忽視了畢業(yè)生檔案的存在，將會對畢業(yè)生后來的發(fā)展造成很多的影響，影響到個(gè)人檔案記錄的工齡、工資、職稱、級別、職務(wù)、留學(xué)、社會保障年限等重要原始依據(jù)的查閱。為避免畢業(yè)生以后工作中帶來不必要的麻煩。高校畢業(yè)生檔案管理必須規(guī)范化，為其后來的人事檔案的完善打下一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

三、做好高校畢業(yè)生檔案管理工作的具體措施

1.強(qiáng)化宣傳，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善高校檔案管理規(guī)范化。高校畢業(yè)生檔案的管理工作，離不開高校領(lǐng)導(dǎo)的支持，高校領(lǐng)導(dǎo)要把畢業(yè)生檔案和學(xué)校其它的重要工作一樣，納入學(xué)校目標(biāo)管理的管理范圍和考評范圍，用實(shí)際性的檔案管理方式，突出畢業(yè)生檔案管理的重要性；高校要把那些政治上強(qiáng)、作風(fēng)上好、業(yè)務(wù)上精的同志選調(diào)到畢業(yè)生檔案管理崗位上；加強(qiáng)宣傳，提高高校畢業(yè)生檔案管理工作者的管理意識，增強(qiáng)責(zé)任心，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，掌握多學(xué)科多領(lǐng)域的技能與知識，把畢業(yè)生檔案從細(xì)節(jié)上做好；健全制度，完善細(xì)則，分清職責(zé)，看抓好畢業(yè)生檔案的建檔質(zhì)量，把畢業(yè)生檔案管理工作真正做到規(guī)范化。

2.普及高校畢業(yè)生檔案管理的先進(jìn)技術(shù)，促進(jìn)畢業(yè)生檔案利用的快捷性，廣大高校在校生的初期檔案向信息化管理技術(shù)的轉(zhuǎn)化，是高校畢業(yè)生檔案管理的一塊即繁鎖又重要的基礎(chǔ)性工作。隨著高校檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化，畢業(yè)生檔案的載體也呈現(xiàn)多樣化，諸如聲像、圖片、掃描文件等材料越來越多。高校檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)，完成在校生檔案的信息化處理，全面推進(jìn)學(xué)生檔案管理數(shù)字化模式的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)高校畢業(yè)生檔案的錄入、統(tǒng)計(jì) 、查閱、交流、利用等統(tǒng)一工作開展，更好地為高校畢業(yè)生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.高校畢生生檔案的嚴(yán)格管理，最終目的就是為畢業(yè)生畢業(yè)后檔案的快速傳遞與利用，因此在高校畢業(yè)生流動的過程中，保全檔案的傳遞，及時(shí)提供檔案信息的到位，就顯的非常重要。面對畢業(yè)生檔案面廣、時(shí)間緊等特點(diǎn)，做好畢業(yè)生的工作地點(diǎn)的定位工作，篩選合理化傳遞流程，以安全快速的方式，保證檔案的完整性，及時(shí)將畢業(yè)生檔案送達(dá)學(xué)生就業(yè)單位或相關(guān)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，最大限度的防范畢業(yè)生檔案的缺失。

4.加大畢業(yè)生檔案的人事代理工作制度。隨著市場就業(yè)機(jī)制的運(yùn)行，畢業(yè)生擇業(yè)時(shí)間、地點(diǎn)都短時(shí)間內(nèi)不能確定。根據(jù)這種情況，政府人事部門所屬的人才服務(wù)中心所開展的人事代理制度，就顯得非常的重要，它是現(xiàn)代多種所有制經(jīng)濟(jì)尤其是非公有制經(jīng)濟(jì)單位及各類人才管理改革新措施。應(yīng)加大為廣大畢業(yè)生提供人事檔案管理、 職稱評定、社會養(yǎng)老保險(xiǎn)金收繳、學(xué)術(shù)交流、深造、調(diào)動、出國政審等全方位服務(wù)，讓人事代理制度真正成為高校畢業(yè)生就業(yè)的最有力保障制度。

總之，做好高校畢業(yè)生檔案的管理工作，對畢業(yè)生離校后的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，必須徹底解決當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案管理中存在的一些主要問題，健全制度、完善領(lǐng)導(dǎo)管理機(jī)制、分清職責(zé)、規(guī)范管理細(xì)節(jié)流程、加快畢業(yè)生檔案信息利用，發(fā)揮畢業(yè)生檔案管理為畢業(yè)生全方位服務(wù)的作用，為高校畢業(yè)生的就業(yè)發(fā)展保駕護(hù)航。

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