王靜欣

（金陵科技學(xué)院人文學(xué)院，南京 210001）

模糊語言和精確語言是相對(duì)的，精確語言語義明確，反映的事物具體形象，模糊語言本身語義不夠明確，外延不具體，界限不明晰，所以不能反映具體、形象的事物。但是，在秘書的日常工作活動(dòng)中，模糊語言的使用有別于一般的常態(tài)語言，模糊語能起到委婉達(dá)意、禮貌得體的表達(dá)效果。模糊語言是秘書順利完成溝通任務(wù)的重要保證，在秘書工作中的重要作用是精確語言不可代替的。

一、語言模糊性的含義

語言的模糊性是語言的本質(zhì)屬性之一，語言為什么具有模糊性，語言學(xué)和哲學(xué)領(lǐng)域都在研究，并持有不同的研究結(jié)果。英國哲學(xué)家羅素認(rèn)為宇宙是客觀的，是一個(gè)不斷變化著的整體，這個(gè)整體內(nèi)部是連續(xù)的、不可分割的。他認(rèn)為宇宙也是混沌的，語言反映客觀事物，當(dāng)人類的語言不能精確地描繪混沌的客觀事物時(shí)，語言就呈現(xiàn)出了模糊性這一特點(diǎn)。羅素否認(rèn)客觀世界本身的模糊性，但是語言的普遍特性是模糊性。他認(rèn)為模糊性和精確性一樣，只是語言的特點(diǎn)和表達(dá)手段，而非客觀世界和宇宙的特性。從語言模糊性角度出發(fā)認(rèn)為客觀世界也存在模糊性是錯(cuò)誤的，根源在于混淆了詞的特性與事物的特性。伍鐵平是國內(nèi)較早研究語言模糊性的學(xué)者之一，他主要研究詞語的模糊性，他認(rèn)為詞是表示概念意義的，語言中許多詞語的概念是模糊的，沒有確定的邊緣界限，這種模糊性是由于詞義的外延界限不確定。外延不確定、內(nèi)涵不定指在語言運(yùn)用時(shí)就會(huì)形成模糊語言。張喬認(rèn)為，模糊語言是語言交流必不可少的一種具有彈性的語言，這種彈性不但表現(xiàn)在其詞語不確切的意義所指上，還表現(xiàn)在其隨機(jī)應(yīng)變的語言功能上。這種彈性可以隨著語境的變化以及語言使用者的不同而使得語言表達(dá)和理解富于變化，從而實(shí)現(xiàn)不同的語用功能。模糊語言的語義內(nèi)涵一般是明確的，外延界限卻不太明確，具有不明確性、不精確性和相對(duì)性的特點(diǎn)[1]。例如:“清早”與“傍晚”，“美”與“丑”，“快”與“慢”，再如“好看”“難看”“還好”“還可以”“大概”“過得去”等等，現(xiàn)代漢語中，界限不清晰的詞不多但在工作、日常生活中使用范圍很廣，使用頻率也很高。

二、秘書語言語用特點(diǎn)分析

語言是人類傳遞感情，交流思想的工具，作為職業(yè)語言的一種，秘書工作語言一方面體現(xiàn)了語言的精確性，另一方面又通過模糊語言婉轉(zhuǎn)地表情達(dá)意促進(jìn)了和各個(gè)方面的溝通交流。

（一）秘書語言的精確性

1.詞義單一性

秘書工作的主要任務(wù)就是溝通上下左右方方面面的關(guān)系，工作的特殊性決定了秘書在使用語言時(shí)需要用簡單的語言解釋說明清楚復(fù)雜的問題。無論是書面語言還是口頭語言，通常情況下只能有一個(gè)意義，幾乎不可能有第二個(gè)意義。因?yàn)槊貢ぷ鞯男再|(zhì)決定秘書語言不能模棱兩可讓對(duì)方捉摸不透，要保證語言傳達(dá)的準(zhǔn)確性，避免因歧義而造成理解的偏差。例如在擬制公文時(shí)要區(qū)別“請(qǐng)示”和“報(bào)告”的適用范圍，不能把兩者混淆，如把“請(qǐng)示”內(nèi)容寫到“報(bào)告”里去，或者把兩個(gè)文種合并為“請(qǐng)示報(bào)告”，那就會(huì)造成緩辦或漏辦。因?yàn)椤皥?bào)告”是向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)匯報(bào)情況的公文，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)一般不需要作出批復(fù)，而“請(qǐng)示”的事項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)必須及時(shí)批復(fù)。秘書在使用語言時(shí)必須要注意詞義的單一性，準(zhǔn)確表達(dá)，以免造成誤解出現(xiàn)工作失誤。

2.表意完整性

秘書的工作離不開領(lǐng)導(dǎo)和群眾，秘書傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖要求內(nèi)容完整、條理清晰，切忌對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意圖一知半解，表達(dá)時(shí)含混不清，語意不明。在公文寫作中，要想表達(dá)準(zhǔn)確，就要使用完整的句子保證語意的完整性。例如秘書傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于某事的態(tài)度時(shí)，必須明確說明，注意語言的完整性，不能給對(duì)方留下遐想的空間，否則，語意不完整，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意圖表達(dá)不清，就會(huì)造成誤解甚至貽誤工作。

（二）秘書語言的模糊性

秘書工作中，既需要精確語言表達(dá)清晰完整的意圖，也需要使用模糊語言構(gòu)建和諧的人際關(guān)系。

1.詞語的模糊

指一個(gè)詞本身所表達(dá)的概念外延不明確，即沒有準(zhǔn)確的范圍和界限[2]，表示不同程度“模糊意義”，給自己及對(duì)方留下回旋的余地。例如，“我明天要去開一個(gè)重要的會(huì)。”“重要”是模糊詞語，帶有強(qiáng)烈主觀性色彩的形容詞，我們無法準(zhǔn)確地表示到底怎樣才“重要”，也就是說“重要”的外延界限不明確。在現(xiàn)代漢語中，“進(jìn)一步、重大、基本、更”等都屬于這類。還有一些詞看似明確，實(shí)際上沒有確切的外延，比如“現(xiàn)在與將來”“大與小”“高與矮”等，它們之間沒有一個(gè)明確的界限，因而它們?cè)谑褂弥卸际悄：摹Ｈ缏毠ふ翌I(lǐng)導(dǎo)為家屬安排工作，領(lǐng)導(dǎo)說:“你這個(gè)雖然屬于特殊情況，但是要經(jīng)過組織討論研究才能決定。”“研究”是個(gè)模糊詞語，意義范圍界限不明確，能研究到什么程度比較模糊，這是常見的一種推脫的方法，利用的是詞語的模糊性。

又如:有位員工要求見經(jīng)理，秘書說“經(jīng)理不在辦公室，和人出去了”，這里并沒有特指什么人，“人”是個(gè)抽象的詞語，具體語境中沒有年齡、性別、職業(yè)等特征的話，它就是一個(gè)模糊詞，例句中的“人”是任指。

2.語義的模糊

是指句子中出現(xiàn)一些表示不確切意義的詞或者短語，也就是說有些句子從單個(gè)詞看，意義的內(nèi)涵和外延都很明確，但是從整個(gè)句子的句意看卻是模糊的，比如“大概、大約、也許、恐怕、未必、不見得、再說、研究研究、考慮考慮”等都屬于這一類。比如:一公司員工為了出國考察名額想找領(lǐng)導(dǎo)弄清楚到底能不能派自己去，秘書說:“這事，領(lǐng)導(dǎo)還要研究研究?！泵貢m然明確說“領(lǐng)導(dǎo)要研究研究”實(shí)際這個(gè)回答就是利用了語義上的模糊，既沒有肯定說名額給他，也沒有否定說不會(huì)給他，這也是一種迂回的回答方式，在秘書工作中經(jīng)常出現(xiàn)。

語言交際過程中，既需要精確的語言，同時(shí)也需要相對(duì)來說模糊的語言[3]。精確語言能夠?qū)陀^事物作出具體準(zhǔn)確地描述，在一定語境中，模糊語言也可以表達(dá)明確的意義，達(dá)到凝練深刻的效果。

三、秘書語言模糊性產(chǎn)生的原因及作用

（一）秘書語言模糊性產(chǎn)生的原因

1.語言本身的模糊性

語言是人類表達(dá)客觀世界的工具，語言的模糊性主要是由于客觀事物本身的界限不清楚。盡管秘書使用語言力求精確規(guī)范，但是仍避免不了外延不清晰、意義豐富的詞語出現(xiàn)。比如“早”“晚”等表示時(shí)間概念的詞在秘書的工作中是經(jīng)常出現(xiàn)的，但是它們的含義是難以明確界定的。員工上午9點(diǎn)去見總經(jīng)理，秘書說，你來早了，總經(jīng)理還沒有來上班。下午5點(diǎn)再去，秘書又說，你來晚了，總經(jīng)理下班了。上午9點(diǎn)和下午5點(diǎn)是正常的上下班時(shí)間，對(duì)于員工來講時(shí)間正好，對(duì)于總經(jīng)理來講時(shí)間范圍不同。

2.秘書人員自身認(rèn)識(shí)不同

客觀世界千變?nèi)f化，客觀事物千差萬別，無論人的主觀認(rèn)識(shí)如何深化，客觀世界永遠(yuǎn)存在模糊不清的界限。由于不同的文化背景和對(duì)同一問題認(rèn)識(shí)上的差異，人們對(duì)語言所表達(dá)的意義也會(huì)有不同的理解。即使是同一個(gè)人，在不同的語境中也會(huì)產(chǎn)生不同的想法，借助較少的語言來表達(dá)更多的語義，從而使語言不受客觀事物或概念的局限，采用抽象概括的方法減少語言單位的使用。

3.語言表達(dá)的規(guī)定性

語言是一個(gè)符號(hào)系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)在表達(dá)上有它自身的局限性。客觀事物是具體的、復(fù)雜的，而語言則是抽象的、概括的?？陀^事物在人腦中的反映是無限的，而語言符號(hào)卻總是有限的，有限的語言符號(hào)只能概括地反映客觀現(xiàn)實(shí)，不可能對(duì)具體的行為、動(dòng)作、性狀都做出精確的在表述，使用模糊語言可以使有限的語言表達(dá)出無限的信息量。

（二）秘書語言模糊性的作用

模糊語言可以起到精確語言所沒有的表達(dá)效果[4]。秘書工作中模糊語言的作用，可以概況為以下3個(gè)方面。

1.可以提高秘書語言表達(dá)的靈活性

模糊語言具有很強(qiáng)的表現(xiàn)力，正是在于它具有很強(qiáng)的包容性，能給聽話者留下一個(gè)彈性空間，這個(gè)空間可以讓聽話者憑借自己的經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)、閱歷、情感等進(jìn)行聯(lián)想與想象、補(bǔ)充，甚至還可以作創(chuàng)造性的還原[5]。秘書在工作中使用模糊語言，可以從不同的角度、不同的方向，表達(dá)不方便直接表達(dá)的態(tài)度和情緒，避免引起、激化矛盾，從而取得良好的溝通效果。如員工找領(lǐng)導(dǎo)想確認(rèn)崗位調(diào)整的結(jié)果，秘書回答:“不確定，過一段時(shí)間可能會(huì)出結(jié)果。”這句話使用的就是模糊詞語，顯然秘書沒有具體說哪一天會(huì)出結(jié)果，但對(duì)方能接受，比生硬回答“不知道”更容易讓人接受，也充分體現(xiàn)了秘書解決問題的能力。

2.可以增強(qiáng)秘書語言表達(dá)的伸縮性

在秘書工作過程中，交際對(duì)象總是想得到具體、準(zhǔn)確的答案，但秘書的工作職責(zé)要求其不能什么都如實(shí)回答，否則容易出現(xiàn)僵局，這時(shí)就需要運(yùn)用模糊語言。比如:單位要評(píng)選先進(jìn)工作者，員工對(duì)此非常關(guān)注，詢問領(lǐng)導(dǎo)評(píng)選結(jié)果，秘書回答說:“大家別心急，結(jié)果總會(huì)公布的，請(qǐng)等公示結(jié)果?！痹u(píng)選工作在進(jìn)行中，秘書當(dāng)然不能透露任何有關(guān)情況，但如果回避這個(gè)問題，交流會(huì)陷入僵局，秘書用“請(qǐng)等公示結(jié)果”這句話，既沒有透露有關(guān)情況，又安撫了員工的情緒。

3.符合秘書語言交際中的禮貌性原則

模糊語言在秘書接待工作中被當(dāng)作一種禮貌語言策略來使用，它常會(huì)起到一種意想不到的積極作用[6]。秘書在工作中，多是面對(duì)面進(jìn)行交談，面對(duì)特定的人和事務(wù)，不可能都做出精確的判斷，不可能每一句話語都作精確的分析，太過精確的語言由于太直白反而讓人難以接受，而模糊語言能避免和減少語言對(duì)人直接的刺激，使交際雙方能理解、明確其特定的含義。模糊語言在秘書工作中起到一種禮貌性的作用。例如:客戶打電話來找老總，想盡早商定關(guān)于雙方合作的條件。秘書說:“老總現(xiàn)在不在公司，請(qǐng)您放心，老總會(huì)在合適的時(shí)候請(qǐng)你們過來?！边@樣回答既給自己留有選擇的余地，又表達(dá)了對(duì)對(duì)方的尊重和禮貌。

四、秘書使用模糊語言的場(chǎng)合

在秘書工作中，模糊語言和精確語言一樣發(fā)揮著重要作用。秘書語言要求表情達(dá)意是清晰明確的，交際的雙方能夠理解特定的內(nèi)涵，因此在使用語言是善于運(yùn)用模糊詞語或者模糊手法產(chǎn)生的話語，具有很強(qiáng)的技巧性，有時(shí)比精確語言更加委婉、靈活，在口語交際中表意更準(zhǔn)確，更能準(zhǔn)確地反映客觀事實(shí)，在公文寫作中行文更簡潔，更符合公文寫作要求。

（一）對(duì)于結(jié)果不明確的事情盡量使用模糊語

秘書工作中不乏需要領(lǐng)導(dǎo)幫助的人，面對(duì)這些人，可以適當(dāng)運(yùn)用模糊語言進(jìn)行溝通交流，抱著安慰勸說的態(tài)度，肯定或否定的答復(fù)都不符合交際的目的，因?yàn)閱栴}不清楚，領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度不清楚，比如“領(lǐng)導(dǎo)會(huì)考慮的”，這個(gè)回答讓來人知道領(lǐng)導(dǎo)了解此事并且有了進(jìn)一步解決的打算，誰也不會(huì)追問考慮的時(shí)間是多久。盡管使用的是模糊語，但是都能理解這句話的意思。

（二）對(duì)于進(jìn)行中的事情使用模糊語

許多事情正在進(jìn)行不方便透露更多的細(xì)節(jié)，這種情況需要保密或自我保護(hù)，比如，某應(yīng)聘者來電詢問前面面試的結(jié)果，秘書回答“經(jīng)理在國外學(xué)習(xí)還沒回來，等結(jié)果出來，我會(huì)及時(shí)通知你，這個(gè)號(hào)碼可以聯(lián)絡(luò)到你嗎?”此例中秘書不便向應(yīng)聘者透露招聘的結(jié)果，但是向來訪者提供了真實(shí)的信息，同時(shí)又使用模糊詞語“等結(jié)果出來”這樣的模糊語使談話順利進(jìn)行下去，避免節(jié)外生枝，對(duì)交際起到了積極的促進(jìn)作用。

（三）挽救僵局可以使用模糊語

秘書接待客戶時(shí)，可以使用一些彈性很大的詞語比如“大概”“不太清楚等，巧妙地避免了直接拒絕對(duì)方而產(chǎn)生的尷尬感，可以減輕對(duì)方的挫折感，給對(duì)方留下回旋的空間及緩沖機(jī)會(huì)，不直接拒絕，能避免矛盾沖突，所以秘書說話更需要站在別人的立場(chǎng)去思考，給他人也給自己留下可以回旋、補(bǔ)救的余地[7]。例如秘書拒絕客戶“謝謝您對(duì)我們公司的信任，合適的時(shí)候我們?cè)龠M(jìn)一步洽談好么?”秘書沒有直接說“不行”，生硬拒絕客戶，而是用了模糊語言“合適的時(shí)候我們?cè)龠M(jìn)一步洽談”，此時(shí)客戶不至于因?yàn)闆]有面子而發(fā)生不愉快，從而可能失去一個(gè)潛在的合作對(duì)象。再如下屬單位來請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)出席活動(dòng)，如果秘書直接拒絕“領(lǐng)導(dǎo)今天有要事，不去了”，就顯得生硬，讓人感覺領(lǐng)導(dǎo)在擺架子。假如秘書換一種說法“領(lǐng)導(dǎo)今天有要事，可能去不了了”，模糊詞語“可能”表達(dá)起來比較委婉柔和，不生硬，容易讓人接受。

總的來說，模糊語言在秘書工作中起到了重要作用，充分體現(xiàn)了秘書的交際能力，有利于開展工作，建立和諧的人際關(guān)系。在工作中靈活使用模糊語言，可以化解工作中遇到的矛盾，促進(jìn)工作順利進(jìn)行。

五、結(jié)束語

秘書工作要求語言表述準(zhǔn)確，但在一些特殊情況下，模糊語的使用能夠增強(qiáng)語言表達(dá)的靈活性，提高語言的表達(dá)效果。秘書在溝通交流中，使用模糊語言是一種比較重要的溝通技巧，在合適的場(chǎng)合正確地使用模糊語能夠推動(dòng)工作，如果使用不當(dāng)或者表述含混不清就會(huì)造成溝通不暢，影響工作，容易使對(duì)方誤認(rèn)為秘書在推卸責(zé)任?？傊?，模糊語言和精確語言一樣可以傳達(dá)出各種信息，與秘書工作環(huán)境中的人和事務(wù)密切相關(guān)，所以要充分認(rèn)識(shí)和利用模糊語言，通過模糊語言建立一種新的溝通策略，同時(shí)與自己的知識(shí)文化相協(xié)調(diào)，這是秘書取得良好交際效應(yīng)的需要。

[1] 鐘小安.秘書在接待工作中要善用模糊語言[J].秘書之友，2011（6）:37－39.

[2] 陳韻.論秘書擋駕工作中的模糊語言[J].文學(xué)教育（上），2008（11）:112－113.

[3] 朱宇丹.模糊語言語用功能芻議[J].文學(xué)教育（下），2010（11）:14－15.

[4] 李清華.淺談模糊語言在秘書工作中的運(yùn)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（15）.

[5] 莫春姣.口語交際中的模糊語言[J].柳州職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2005（3）:72－76.

[6] 鐘小安.秘書應(yīng)巧用模糊語言[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（2）:29－31.

[7] 吳佳佳.秘書如何說話[J].秘書，2011（4）:14.