王煥芳 王曉娟 孫樹清

摘 要：在水利事業(yè)的發(fā)展日漸受到國(guó)家重視的現(xiàn)在，水利工程檔案的管理工作卻未能同步受到國(guó)家及各參建單位的同等重視。本文從筆者的工作經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，探討了水利工程檔案管理技術(shù)方面存在的問題，提出了4點(diǎn)解決建議，相信對(duì)從事相關(guān)工作的同行能有所裨益。

關(guān)鍵詞：水利工程，檔案，管理，對(duì)策，建議

中圖分類號(hào)：TV512 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2015）06（a）-0000-00

水利工程檔案是指水利工程從其立項(xiàng)到竣工等各個(gè)建設(shè)階段直接產(chǎn)生的具有重要價(jià)值的各種原始的文件材料，如：建設(shè)項(xiàng)目規(guī)劃立項(xiàng)的各種報(bào)審批復(fù)文件、項(xiàng)目的可行性研究分析報(bào)告、建設(shè)前期地質(zhì)水文氣象環(huán)境勘測(cè)報(bào)告、水利工程的設(shè)計(jì)文件和設(shè)計(jì)圖、水利工程建設(shè)的施工過(guò)程記錄、水利工程梭工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。其內(nèi)容表現(xiàn)形式多種多樣，主要有文字、數(shù)據(jù)、圖紙、相片、錄像、圖表等。它是水利工程項(xiàng)目開展規(guī)劃、管理、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、運(yùn)行、維護(hù)、科研、抗災(zāi)等工作的重要依據(jù)，包含了許多成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)，記載著許多寶貴的信息，是國(guó)家做出相關(guān)水利管理決定和策略的重要依據(jù)和憑證。

在水利事業(yè)的發(fā)展日漸受到國(guó)家重視的現(xiàn)在，水利工程檔案的管理工作卻未能同步受到國(guó)家及各參建單位的同等重視。在水利工程建設(shè)過(guò)程中，各參建單位缺乏規(guī)范化的管理制度，缺少專業(yè)的檔案管理人員，對(duì)待檔案的收集整理工作不認(rèn)真，對(duì)水利工程檔案管理工作沒有創(chuàng)新意識(shí)，在水利工程檔案管理方面不愿意投入太多的資源，認(rèn)為檔案管理工作不值得受到如此的重視，因?yàn)槿鄙賹?duì)水利工程檔案潛在價(jià)值的認(rèn)識(shí)。這些都是導(dǎo)致各參建單位輕視水利工程檔案的管理對(duì)工程管理所起到的作用的原因，是他們看不到規(guī)范的檔案管理對(duì)水利工程日后的使用、維修，以及水利工程建設(shè)科技進(jìn)步的重要作用。

因此，研究并解決這些水利工程檔案管理技術(shù)上的問題，對(duì)水利工程檔案的管理工作，開拓水利事業(yè)，促進(jìn)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展，具有重要意義。

1 水利工程檔案管理技術(shù)方面存在的問題

1.1水利工程檔案收集歸檔不及時(shí)

水利工程檔案管理不同于企事業(yè)單位檔案管理。水利工程檔案絕大部分形成于建設(shè)施工過(guò)程，使其管理工作從文件材料的收集到整理成標(biāo)準(zhǔn)形式的檔案的這段過(guò)程中，都具有太多的不定性因素。小型水利工程大多是施工要求急、建設(shè)周期短、形成的文件材料數(shù)量不多，不易引起各參建單位的足夠重視；大型水利工程建設(shè)工期長(zhǎng)，參與建設(shè)的單位多，形成的文件材料涉及范圍廣、專業(yè)多，內(nèi)容繁雜，稍有疏忽就可能遺漏。再加上建設(shè)施工人員組成復(fù)雜、臨時(shí)機(jī)構(gòu)解散，都是致使文件材料的遺失重要因素。目前，大多數(shù)參建單位都是在水利工程建設(shè)的后期才開始著手文件材料的收集和整理工作，忽視文件材料的及時(shí)收集，從而導(dǎo)致了文件的遺失，造成復(fù)印件多、原件少，原始資料嚴(yán)重缺失等現(xiàn)象。在歸檔時(shí)間方面，我國(guó)《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》（水辦[2005]480號(hào)）第二十三條規(guī)定：“工程檔案的歸檔時(shí)間可由項(xiàng)目法人根據(jù)實(shí)際情況確定。可分階段在單位工程或單項(xiàng)工程完工后向項(xiàng)目法人歸檔，也可在主體工程全部完工后向項(xiàng)目法人歸檔。整個(gè)項(xiàng)目歸檔工作和項(xiàng)目法人向有關(guān)單位的檔案移交工作，應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成？”。但這種規(guī)定，在目前的很多水利工程的建設(shè)過(guò)程中都不可能嚴(yán)格執(zhí)行，大部分的水利工程檔案都是勉強(qiáng)移交。

1.2水利工程檔案質(zhì)量差

根據(jù)《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》（水辦[2005H80號(hào)）第十條規(guī)定：“水利工程檔案的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)，應(yīng)將其納入工程質(zhì)量管理程序？”。在水利工程單項(xiàng)驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收時(shí)，驗(yàn)收小組應(yīng)認(rèn)真對(duì)整理好的水利工程檔案的質(zhì)量進(jìn)行評(píng)定，凡未按要求提交水利工程檔案或提交的水利工程檔案不符合規(guī)定的參建單位，均不得通過(guò)驗(yàn)收或進(jìn)行質(zhì)量評(píng)定。目前多數(shù)水利工程的檔案在質(zhì)量方面存在三個(gè)主要問題：一是在應(yīng)歸檔文件材料整理的責(zé)任上劃分不夠明確。例如，同時(shí)由幾個(gè)參建單位共同形成的資料（如工程驗(yàn)收簽證資料）只需一個(gè)單位提交即可，究竟由誰(shuí)負(fù)責(zé)編制整理應(yīng)有明確規(guī)定，避免出現(xiàn)誰(shuí)都管或誰(shuí)都不管的現(xiàn)象；二是應(yīng)歸檔文件材料整理不符合工程檔案整理辦法，內(nèi)容不夠齊全。如今的現(xiàn)象是，大部分參建單位為節(jié)省人員和開支，沒有設(shè)立專門的檔案管理崗位，文件材料的收集和整理工作，是由非檔案專業(yè)人員負(fù)責(zé)。因?yàn)槠淙狈n案整理方面的專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致整理出來(lái)的檔案沒有按照規(guī)范進(jìn)行組卷，存在書寫不規(guī)范，紙張標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)不完整，分類籠統(tǒng)而不精細(xì)，卷內(nèi)文件聯(lián)系不緊密，組合不合理等問題；三是文件材料的整理工作與移交接收工作嚴(yán)重脫節(jié)，導(dǎo)致整理質(zhì)量較差的案卷無(wú)法補(bǔ)救。

1.3水利工程檔案保管不嚴(yán)格

在水利工程的建設(shè)過(guò)程中，某些文件材料會(huì)經(jīng)常被使用，如設(shè)計(jì)施工圖紙、施工進(jìn)度計(jì)劃、施工工序安排、以及相關(guān)的行政報(bào)審文件和批復(fù)等。這些文件材料在其形成之后的利用中，因?yàn)闆]有相關(guān)利用制度，缺乏規(guī)范化的利用管理，對(duì)借出和歸也缺乏相應(yīng)的管理手續(xù)。

1.4水利工程檔案信息化程度不高

隨著我國(guó)信息化、現(xiàn)代化的建設(shè)，水利工程在建設(shè)管理等方面急需改革。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及，使得越來(lái)越多的文件直接在電腦上產(chǎn)生，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸。面對(duì)無(wú)紙化辦公的提出和發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理顯得相對(duì)滯后和低效，無(wú)法滿足現(xiàn)代化管理的需求，不能適應(yīng)時(shí)代的要求。這就對(duì)水利工程檔案的收集、整理、移交、保管、利用等方面提出了新的要求一一檔案管理信息化。

水利工程建設(shè)管理與日常的企事業(yè)單位管理不同。水利工程建設(shè)的各參建單位臨時(shí)聚集在一起，隨著水利工程建設(shè)的完工而分散，與具有長(zhǎng)期穩(wěn)定性的企事業(yè)單位在管理上有根本上的差異。是不同性質(zhì)、不同規(guī)模、不同地域的水利工程的建設(shè)，其復(fù)雜程度也不同，一般的項(xiàng)目管理軟件并不適合所有的水利工程，幵發(fā)設(shè)計(jì)適合所有水利工程建設(shè)的項(xiàng)目管理軟件具有一定的難度，開發(fā)設(shè)計(jì)適合特定水利工程建設(shè)的項(xiàng)目管理軟件又大大加大了投資成本。再加上水利工程建設(shè)工期限制，各參建單位項(xiàng)目部?jī)H在建設(shè)期間存在，為避免麻煩，各參建單位各自為陣，在內(nèi)部使用各自的項(xiàng)目管理軟件，對(duì)外依舊以傳統(tǒng)紙質(zhì)文件為主。有信息化意識(shí)的建設(shè)單位也只是把收集到的紙質(zhì)文件材料，掃描轉(zhuǎn)化為電子文件的形式保存。

2 水利工程檔案管理技術(shù)方面的建議

圖1 水利工程檔案管理技術(shù)方面的建議

2.1做好水利工程檔案的收集工作

水利工程檔案的收集主要抓緊工程建設(shè)的三個(gè)階段內(nèi)的檔案收集：第一個(gè)是前期工作階段。水利工程檔案行政管理部門要主動(dòng)與水利工程各參建單位的文件材料管理人員密切溝通，指導(dǎo)他們建立相應(yīng)的文件材料保管利用制度和文件材料的收集工作，掌握工程項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)，督促他們及時(shí)的將有關(guān)批件和資料收集，分類保存，并按制定制度進(jìn)行管理。第二個(gè)是施工階段。水利工程檔案管理部門要經(jīng)常與各參建單位的文件材料管理人員取得聯(lián)系，要求他們按規(guī)定收集整理并保管好各類工程檔案資料，保證各施工環(huán)節(jié)的檔案資料完整。必要時(shí)可對(duì)各參建單位的檔案管理工作進(jìn)行檢查，為梭工時(shí)檔案驗(yàn)收做好準(zhǔn)備。第三個(gè)是竣工驗(yàn)收階段。水利工程檔案行政管理部門要主動(dòng)參與水利工程的驗(yàn)收，認(rèn)真審查歸檔的檔案材料的完整性和真實(shí)性，堅(jiān)持水利工程檔案與水利工程項(xiàng)目同步驗(yàn)收，若檔案驗(yàn)收不合格則不能確認(rèn)水利工程項(xiàng)目梭工，否則不予決算。

大部分水利工程因工程浩大、復(fù)雜程度高，會(huì)產(chǎn)生跨年度建設(shè)的情況。在這種由于其工期時(shí)間長(zhǎng)，施工期間人員變動(dòng)較大的情況下，產(chǎn)生的文件材料雜亂，且十分容易遺失。在管理上一般會(huì)采取分類方法對(duì)文件材料進(jìn)行收集管理，一般將需要收集的文件材料分為四大類：一是建設(shè)前期調(diào)研文件：如：項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告等；二是設(shè)計(jì)類文件，如：項(xiàng)目設(shè)計(jì)書、設(shè)計(jì)圖紙等；三是施工類文件，如：建設(shè)實(shí)施方案、施工報(bào)告、施工日志等；四是梭工驗(yàn)收及資料，如：工程質(zhì)量評(píng)定報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。分類管理能使文件材料歸檔及時(shí)、清晰、完整，為建設(shè)過(guò)程中的利用工作提供方便。

2.2做好水利工程檔案的整理工作

具體整理過(guò)程可按以下幾部分著手：一是水利工程建設(shè)前期階段。需要特別注意的是一些報(bào)批文件材料，應(yīng)按照?qǐng)?bào)批程序，文字材料在前，報(bào)批圖紙?jiān)诤?；正式批件在前，?qǐng)示報(bào)告在后的順序排列。二是水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)階段。主要以勘測(cè)、設(shè)計(jì)單位形成的水文、地址、氣象等基礎(chǔ)性資料和水利工程各種設(shè)計(jì)文件材料為主，應(yīng)按專業(yè)整理。三是水利工程建設(shè)施工階段。主要是施工技術(shù)文件材料和竣工驗(yàn)收文件材料，施工技術(shù)文件材料按照單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程結(jié)合施工程序和專業(yè)進(jìn)行整理；質(zhì)量評(píng)定材料和驗(yàn)收記錄，按單項(xiàng)工程進(jìn)行聱理，檢查件按單位工程整理。在各階段的各類文件材料整理的同時(shí)，要注意把握好文件材料之間的內(nèi)在聯(lián)系性，注意前后關(guān)系不要混亂，把整理好地材料分別按規(guī)范裝訂成冊(cè)，構(gòu)成完整的工程檔案。

雖然水利工程建設(shè)過(guò)程中的文件材料管理一般由產(chǎn)生文件材料的單位負(fù)貴，但鑒于目前實(shí)際情況，大部分參建單位配備檔案管理人員非檔案專業(yè)人員，對(duì)文件材料的收集整理工作了解不全面。因此，水利工程檔案行政管理部門不能坐等其成，應(yīng)在水利工程檔案的形成過(guò)程中，對(duì)歸檔責(zé)任部門的文件材料收集整理工作進(jìn)行協(xié)助，全面指導(dǎo)檔案管理人員做好文件材料的整理歸檔工作，為日后整理水利工程案卷打下基礎(chǔ)。

2.3堅(jiān)持水利工程檔案管理與工程建設(shè)同步

水利工程文件材料收集不及時(shí)是導(dǎo)致水利工程檔案不完整的最主要原因。堅(jiān)持水利工程文件材料收集管理與工程建設(shè)同步是解決這一問題的有效措施。

首先，在水利工程建設(shè)過(guò)程全階段建立檔案管理機(jī)構(gòu)，配備專兼職檔案管理人員；在編制水利工程項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃中，將健全的檔案管理制度，檔案庫(kù)房，檔案裝具均列入其中；在水利工程建設(shè)施工階段，簽訂的合同條款內(nèi)應(yīng)包含檔案管理相關(guān)內(nèi)容，如制定檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)和切實(shí)可行的、落到實(shí)處的檔案管理工作職責(zé)。保證在水利工程建設(shè)施工正式開始前，做好水利工程文件材料收集管理的準(zhǔn)備工作，為水利工程建設(shè)施工過(guò)程中的文件材料收集管理工作打下良好扎實(shí)的基礎(chǔ)。

其次，做好水利工程建設(shè)各個(gè)階段的文件材料與建設(shè)進(jìn)度同步收集，齊全、完整的文件材料是水利工程檔案管理的基礎(chǔ)。從水利工程項(xiàng)目的提出，建檔工作即應(yīng)開始，完整的建設(shè)前期文件很重要，特別是在維護(hù)各參建單位合法權(quán)益方面，是很重要的依據(jù)憑證，對(duì)劃定責(zé)任具有重要作用，在水利工程竣工驗(yàn)收時(shí)也是必查的內(nèi)容之一；在水利工程建設(shè)準(zhǔn)備階段，形成的文件材料相對(duì)較少，利用與傳遞也不多，其收集、整理要與之形成同步；在水利工程建設(shè)施工階段，文件材料利用較為頻繁，難以做到像建設(shè)準(zhǔn)備階段那樣與文件材料的形成同步收集，因此，就要進(jìn)行文件材料的同步跟蹤管理。

2.4加強(qiáng)水利工程檔案管理的信息化建設(shè)

檔案管理手段的現(xiàn)代化，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基本標(biāo)志。要實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的數(shù)據(jù)化管理及網(wǎng)絡(luò)化報(bào)送和傳遞，滿足水利工程建設(shè)者在多方位、多區(qū)域?qū)λこ虣n案利用的需求，為資源所需者提供方便、快捷且高效的擋案利用服務(wù)，一是實(shí)施采用科學(xué)的“流程控制”管理模式。根據(jù)水利工程建設(shè)活動(dòng)的內(nèi)容進(jìn)行分類、編制檔案號(hào)（工程代號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)），使水利工程檔案管理在水利建設(shè)過(guò)程之初就反映在設(shè)計(jì)文件和設(shè)計(jì)圖紙上（包括紙質(zhì)和電子文檔）；二是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化是對(duì)檔案工作科學(xué)管理的一種手段和要求，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提，也是提高檔案管理工作水平的必經(jīng)之路。

實(shí)現(xiàn)檔案資源信息化，就要在檔案管理的總體規(guī)劃、分類設(shè)置、材料收集整理以及掃描、建立目錄等方面形成一個(gè)集成化的系統(tǒng)。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，水利工程檔案管理信息化建設(shè)要從服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式、服務(wù)手段三個(gè)方面進(jìn)行創(chuàng)新。由被動(dòng)的服務(wù)向主動(dòng)地提供服務(wù)轉(zhuǎn)變；由傳統(tǒng)人工管理檔案的模式向計(jì)算機(jī)信息化管理模式的轉(zhuǎn)變。利用計(jì)算機(jī)特有的運(yùn)算速度快、存儲(chǔ)信息量大、精確度高、自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算以及邏輯判斷能力強(qiáng)等特點(diǎn)，在文件材料的收集整理階段，可運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件材料的收集、整理、編制檢索目錄和編制內(nèi)容介紹；在整理成了檔案之后，可通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的接收、查找、借閱和歸還工作，同時(shí)，對(duì)于到期應(yīng)銷毀的文件自動(dòng)給予判定和提示；在檔案管理上，可對(duì)于檔案庫(kù)房進(jìn)行管理，以及其他工作，如檔案統(tǒng)計(jì)以及為檔案的編研工作提供服務(wù)等工作。通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理，可以進(jìn)行數(shù)據(jù)的輸入、輸出、插入、修改、檢索、查詢、統(tǒng)計(jì)、打印、刪除等功能；同時(shí)還具有判別、篩選的功能。利用這些功能可對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作。運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理具有占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、查詢檢索方便、對(duì)檔案的利用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點(diǎn)，能快速地、大量地提供所需的檔案信息，提高了檔案利用的工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。

隨著電子文件作為一種新形式的信息載體運(yùn)用在檔案領(lǐng)域，其特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)將使它逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。根據(jù)水利工程建設(shè)的實(shí)際及水利工程檔案管理的模式，由網(wǎng)絡(luò)部門開發(fā)了電子檔案管理應(yīng)用軟件，為水利工程檔案管理部門提供電子檔案的儲(chǔ)存、保密及查詢等服務(wù)。建立的檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)站，形成了以電子檔案管理為核心的信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，在達(dá)到了資源共享目的的同時(shí)，也極大方便了檔案的利用，提高了檔案所需人員自助利用檔案的問題，使其在最短的時(shí)間內(nèi)查詢到自己所需的信息。

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給水利工程檔案管理工作帶來(lái)了前所未有的深淵影響。要大力推行對(duì)各種多媒體形式的檔案，如縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在水利工程檔案中的運(yùn)用。要重視在水利工程建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的各類電子文件。將水利工程建設(shè)期間的工程照片檔案、聲像檔案、紙質(zhì)檔案制成多媒體并刻錄保存，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在對(duì)水利工程檔案信息保存管理的同時(shí)，加大對(duì)信息的加工和開發(fā)利用，拓寬水利工程檔案利用的深度，充分做到資源共享。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案的生命在于利用，做好檔案資料的收集、歸檔、保存、管理工作也是為了利用。只有對(duì)水利工程檔案的開發(fā)利用，才能真正體現(xiàn)其價(jià)值，從而更好地開發(fā)利用水利工程檔案信息。

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