李冰　吳沛山　李璐潞

摘要：隨著信息網絡技術的發(fā)展，辦公自動化已成為現(xiàn)代文秘工作的重要組成部分，對文秘工作產生了深刻的影響。這些影響主要體現(xiàn)在：辦公自動化提高了文秘工作的效率和質量，擴大了信息來源，實現(xiàn)信息共享，但同時也為保密工作增加了難度。文秘工作人員在新形勢下，應提高重視程度，提升操作技能，增強信息敏感度，加強保密意識，更新服務理念，以積極應對辦公自動化的不斷發(fā)展。

關鍵詞：辦公自動化；文秘工作；影響；應對措施

一、引言：信息環(huán)境辦公自動化條件下對文秘工作提出了新的要求

辦公自動化始終圍繞信息收集、交換、處理、存儲的深度進行演變。在信息爆炸時代，信息量成幾何級數增長，信息已實現(xiàn)貨幣化和資產化，信息即財富。而文秘工作的重心正在于對單位內外部各種信息的收集、整理、傳達，通過對信息的處理，進行事務安排，供決策支持等。因此，辦公自動化的發(fā)展無疑給文秘工作帶來了深刻的影響。對于信息的處理已經成為現(xiàn)代文秘工作的一部分，它在減輕傳統(tǒng)文秘工作壓力的同時，對文秘工作提出了更高的要求，促使其順利完成自我升級；計算機信息技術高速更新的特點以及適應文秘工作的要求，又加速了辦公自動化系統(tǒng)更新?lián)Q代，不斷進行自我完善。二者呈現(xiàn)出相互促進，交替上升的態(tài)勢。具體來說，當前信息條件辦公自動化環(huán)境下對文秘工作提出了更新的要求：

（一）需要文秘工作者以更高的工作效率完成更高質量的工作

傳統(tǒng)的辦公環(huán)境下，工作效率和工作質量是一對很難調和的矛盾，需要人為的協(xié)調加以解決。辦公自動化的運行滿足了文秘人員對于效率和質量的雙重追求。在傳統(tǒng)的文秘工作中，文件的起草、修改等都是在紙張上進行，速度難以提升，且整個過程中難免發(fā)生錯漏。利用辦公自動化系統(tǒng)可使辦公過程條理化、系統(tǒng)化，提高速度和準確性；其次，自動化辦公系統(tǒng)借助計算機進行高效準確的數據統(tǒng)計。在上報各種統(tǒng)計分析表時，可以直接利用計算機提供的數據，進行有效地科學分析，并利用傳真迅速上報，達到快速、準確、方便的目的；再次，會務工作方面，借助辦公自動化系統(tǒng)可輕松完成會議安排。由于會務工作極為繁雜，千頭萬緒，傳統(tǒng)辦公環(huán)境下文秘安排會議常常力不從心，而利用辦公自動化系統(tǒng)中的電子日程表安排會議，僅需短短幾分鐘，使得文秘人員能輕松應付大量會議。最后，移動化的辦公方式，使得文秘能夠隨時隨地進行工作，對時間進行有效管理，把瑣碎的時間利用起來，提高工作效率。

（二）需要文秘工作者以更高的專業(yè)素質處理更廣泛的信息

自動化辦公系統(tǒng)適應了大量經濟信息傳播和處理管理的需要，文秘工作人員可以通過網絡接觸更多的信息，通過廣泛涉獵，掌握大量情況，真正做到“眼觀六路，耳聽八方”，思考和解決問題的空間進一步擴展，使得他們有可能在做好一般性的信息處理事務和參謀輔助的同時，參與領導授權范圍之內的決策工作。傳統(tǒng)條件下，由于地理布局的原因，組織內各部門之間交流相對困難，形成一個個封閉的“孤島”。信息“孤島”最直接的危害在于資源的共享和反饋困難，是眾多冗余、重復信息的根源所在，導致文秘的信息傳播工作很難有效展開?！肮聧u”的產生實質上是缺少一個統(tǒng)一、綜合、開放的協(xié)同應用平臺，無法實現(xiàn)信息資源共享。具有協(xié)同作用的自動化辦公系統(tǒng)利用信息集成技術，提供統(tǒng)一有效的辦公溝通平臺，打破信息壁壘，為文秘工作人員與上下級部門工作人員進行實時溝通，破除信息交流上的死點、壞點。在文件的流轉過程中，文秘工作人員可隨時知曉文件的當前狀態(tài)，及時反饋給當前處理人，使各個部門、人員之間真正達到協(xié)同并對流程進行控制和監(jiān)督。另外，在共享信息的自動化辦公平臺上，文秘可輕松發(fā)布大量公共信息，如各部門組織圖、各項規(guī)章制度以及上級領導指示等，省時省力。而這些在傳統(tǒng)辦公方式下，須打印成書面材料張貼或散發(fā)下去，不僅消耗大量的人力和物力，而且往往不能及時更新，影響使用。

（三）需要文秘工作者轉移工作重心，拓展工作職能

傳統(tǒng)的文秘工作重心在于辦文、辦會、辦事三個方面的內容，具體來說，主要有文書工作、檔案工作、會務工作、信訪工作、協(xié)調工作、保密工作、督查工作等。隨著辦公自動化的發(fā)展，文秘工作應將重心更多地放在智力運用上。新的形勢要求文秘工作人員工作內容比傳統(tǒng)模式下更加廣泛，凡是為領導工作服務的能通過網絡解決的事務都可以納入文秘工作人員的職能范圍。大量新型辦公軟件與設備產生使得文秘工作人員可以借助這些手段來擴展職能，如為了搞好公共關系，擴大企業(yè)的公共影響力，文秘要積極承擔起本單位網站的主管職位，將本單位的簡介和發(fā)展概況等宣傳信息放在網站上供公眾瀏覽，及時有效地收集本單位的最新信息，定期編制簡報和在一定階段所取得的成果并在網上發(fā)布。文秘工作人員工作職能的擴展減輕了領導的負擔，使事務即得到解決，提高了組織辦事效率，加深了文秘工作人員為領導參謀助手的作用，實現(xiàn)了文秘工作人員自身的價值，使組織朝著更加有利的方向發(fā)展。

（四）需要文秘工作者提高安全意識，強化信息保密工作

由于工作性質，文秘工作人員日常接觸大量機密文件，一旦泄露，很可能會給領導甚至整個組織工作造成極大的被動，造成無法估量的損失。辦公自動化的環(huán)境下，文件檔案的傳播渠道日益增多，竊密手段也日益現(xiàn)代化，各種信息載體都可能成為“黑客”攻擊的對象，防不勝防。隨著網絡規(guī)模擴大，數據共享的程度越來越高，單位內部信息交流日益頻繁，一些單位的數據庫要與國家甚至更大范圍的網絡緊密聯(lián)系，使得泄密變得更加容易。其次，對電子形式存儲信息的修改和增刪極為容易，且可進行無痕操作，成為信息安全的又一大隱患。因此，如何更好地保守機密，成為文秘工作人員必須高度重視的一個話題。

二、信息環(huán)境辦公自動化條件下文秘從業(yè)人員的發(fā)展思路

（一）文秘從業(yè)人員要強化學習，提升信息化條件下辦公業(yè)務的操作技能

辦公自動化促進了人們觀念的轉變，以文秘招募這個環(huán)節(jié)來說，以往用人單位可能會傾向于選擇字寫得工整漂亮的人員來擔任相關職位，現(xiàn)在則更A傾向于將工作崗位交給那些辦公自動化人員。一項調查顯示，近80%的企業(yè)十分看重文秘從業(yè)人員的辦公自動化操作能力。對于文秘從業(yè)人員來說，辦公自動化也改變了他們的觀點，能否使用和駕馭辦公自動化操作，使他們首先要考慮的事。作為文秘從業(yè)人員，不僅要學習文秘工作的業(yè)務知識，更要主動加強辦公自動化理論學習，完善自身知識結構。首先，文秘應積極參加辦公自動化方面的培訓，熟練掌握辦公軟件的操作，使其能夠在日常工作中得心應手；其次，應有刻苦鉆研的精神，加強辦公自動化系統(tǒng)中信息管理、決策支持等更高層次的應用學習，并在實際信息工作中加深運用；最后，在條件充裕的情況下，應積極向網絡、計算機技術專業(yè)方向努力，配合實際工作的需要，進一步完善辦公自動化系統(tǒng)，以使系統(tǒng)更加符合日常工作的需要。

（二）文秘從業(yè)人員要拓展知識面，捕捉對提升信息處理技能的有利要素

網絡的飛速發(fā)展與新型辦公設備與軟件的產生，文秘工作體力勞動大大減少，使得隨時為領導提供更高層次的智力服務成為可能。在辦公自動化條件下，文秘工作范圍的拓展要求文秘從業(yè)人員積極參與各種授權范圍內的決策活動，這就要求文秘從業(yè)人員不能僅僅停留在文秘基本技能的掌握上，還要廣泛涉獵，拓展知識面，加強對各種涉及單位決策信息的敏感度，才能以更快的速度做出反應。首先，文秘從業(yè)人員可以通過網絡接觸更多的信息，掌握大量情況，真正做到“眼觀六路，耳聽八方”，思考和解決問題的空間進一步擴展。其次，在信息搜集工作上，要更新觀念，變消極被動地坐等為積極主動地調查，搶占第一手材料?！伴]門造車”將嚴重影響文秘工作的質量，文秘從業(yè)人員應常常走出辦公室，深入實踐，積極調研，在實踐中捕捉決策有利的信息。要吃透各級文件、指令的精神，一邊進行有效傳達。此外，還應積極參與必要的會議和相關的活動，以便了解情況，搜集有價值的信息、資料、數據。最后，應提高甄別信息的能力，去偽存真，去粗取精，提煉出相關信息，更好地為決策提供有力支持。

（三）文秘從業(yè)人員要增強信息技術條件下統(tǒng)籌全局的能力與協(xié)調能力

辦公自動化系統(tǒng)使單位成為一個緊密聯(lián)系的網絡，文秘在日常工作中與各部門、上下級交流更為頻繁，不僅要求文秘從業(yè)人員具有較強的時間、效率觀念，妥善安排和周密計劃，更應具有更強的全局意識和溝通協(xié)調能力。文秘工作涉及面廣，接觸的人多，具有信息樞紐的功能，應有意識地隨時隨地、隨情隨境轉換角色。一方面，建立開放的信息交流平臺，收集下級員工的意見和情緒及時向領導反映，從而使領導了解下級員工，及時調整與下級員工的關系，采取措施調動員工的積極性；另一方面，做好上情下達的工作。及時向員工傳達上級精神，消除可能產生的誤會的情況，使上至領導下至員工共同擁有一個積極上進、團結協(xié)作的價值觀念。這就要求文秘從業(yè)人員具備較高的情商，雙向溝通能力和應急能力，妥善處理人與人之間的關系。

（四）文秘從業(yè)人員要提升信息技術條件下的安全保衛(wèi)意識，增強辦公自動化工作的謹慎性

保密工作是文秘工作中的重要組成部分，是文秘從業(yè)人員肩負的職責和義務。網絡化加大了信息共享程度，使得保密工作難度大大增加。文秘從業(yè)人員應強化責任意識，適當把握保密與共享的尺度，真正從思想上認識到保密工作的重要性。首先，文秘從業(yè)人員要養(yǎng)成良好的習慣，采取一些必要的防范措施。比如對重要文件加密、備份；各種電子帳戶的帳號和密碼設置成不易被人破譯的形式；保存有重要和機密信息的電腦不得連接互聯(lián)網等。其次，文秘從業(yè)人員應加強網絡知識的學習，識別自動化系統(tǒng)中可能泄密的薄弱環(huán)節(jié)，增強對可能泄密情況的敏感度。最后，要從制度上進行規(guī)范，制定具體合理的管理制度，如對辦公自動化系統(tǒng)及其信息劃分保密等級，設置訪問權限，機密信息禁止在系統(tǒng)里進行加工、存儲和傳遞等。

三、結束語

隨著數據庫技術、計算機技術和網絡通信技術的不斷成熟，自動化辦公系統(tǒng)逐步向集成化、智能化、多媒體化發(fā)展，相應的信息量也急劇膨脹，安全問題也隨之而來。與之相適應，文秘工作的現(xiàn)代化也不是朝夕之功。信息條件下辦公自動化的實現(xiàn)對于文秘工作有著重要的積極意義，只有切實有效地逐步建立辦公自動化體系，才能使文秘工作呈現(xiàn)出快節(jié)奏、高效率的嶄新局面。從廣義概念來講，辦公自動化系統(tǒng)是人、自動化硬件系統(tǒng)、信息資源三個分的有機組成，是一個圍繞信息收集、加工、交流的高效人機交互系統(tǒng)。在這個系統(tǒng)中，具有現(xiàn)代思想和技能的人始終是活動的關鍵因素。辦公自動化只是一種工作手段，其本身不能代替人們主觀能動性的發(fā)揮，因此，文秘從業(yè)人員在工作過程中應該加強自身綜合素質的提高。辦公自動化對于文秘從業(yè)人員的綜合素質和協(xié)調能力提出了更高的要求，需要文秘從業(yè)人員在工作中積極應對，以更好地完成文秘工作。（作者單位：中國水利水電科學研究院）

參考文獻：

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[2] 梅崇金，基于辦公自動化背景下的文書人員業(yè)務素養(yǎng)分析[J].辦公自動化雜志，2009.10