陶凌燕

[摘要]隨著信息時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)得到了普及，成為人們不可缺少的實(shí)用工具。計(jì)算機(jī)中的文檔編輯工具Word被廣泛運(yùn)用在學(xué)生的學(xué)習(xí)中。為了讓學(xué)生能夠熟練地使用Word，著重介紹Word的幾種應(yīng)用技巧。

[關(guān)鍵詞]Word應(yīng)用技巧文檔

[中圖分類號(hào)]G633.67[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]16746058（2015）290127

Word是由微軟公司出版的一個(gè)文字處理器應(yīng)用程序，它能夠?yàn)槲覀兲峁I(yè)而便捷的文檔工具，幫助我們節(jié)省時(shí)間，并且得到美觀優(yōu)雅的效果。學(xué)生使用Word來完成一些較多文字性的功課，學(xué)習(xí)的質(zhì)量和效率都能夠得到提高。結(jié)合多年的使用經(jīng)驗(yàn)，筆者談?wù)刉ord在學(xué)習(xí)上的一些應(yīng)用技巧，以使學(xué)生運(yùn)用Word更加順手。

一、利用“編輯和選擇性粘貼”功能，更加方便地編輯已經(jīng)復(fù)制的文本

我們有時(shí)會(huì)在相關(guān)的軟件界面復(fù)制想要選擇的選區(qū)，然后在Word中使用“粘貼”這項(xiàng)功能，一般情況下都會(huì)將其原來所具有的格式一并復(fù)制過來。如在Excel中復(fù)制了幾列或者幾行文字之后，轉(zhuǎn)移到Word中進(jìn)行“粘貼”，就會(huì)將表格的格式也一并復(fù)制到Word中來，而并不是純文本的形式；在瀏覽網(wǎng)頁時(shí)選好區(qū)域，進(jìn)行文字復(fù)制，再轉(zhuǎn)移到Word中進(jìn)行“粘貼”，就會(huì)將整個(gè)網(wǎng)頁一并復(fù)制下來，這樣的話就無法進(jìn)行文字的修改。對(duì)此，可采用“編輯”中的“選擇性粘貼”功能，再選擇“無格式文本”，這樣問題就可以得到解決，而且復(fù)制到Word里的文本也是純粹的文本格式，可以對(duì)其加以編輯和修改。

二、靈活運(yùn)用“版本”功能，保留修改前后的原始面貌

在進(jìn)行報(bào)告文字審計(jì)時(shí)，需要經(jīng)過多次的審計(jì)和修改，而Word中雖然可以為“修訂”提供一些適當(dāng)?shù)膸椭?，但是這樣不能保留每一次修改的記錄。為了保證Word文檔修改的真實(shí)性，審計(jì)人員在每次修改后都要另外保存一個(gè)文件，而且要注明修改的時(shí)間和人物等，非常的繁瑣。而Word中的“版本”功能，可有效解決上述問題。建立一個(gè)Word文件，選擇“文件”中的“版本”，然后點(diǎn)擊“現(xiàn)在保存”，再將撰稿人、建檔時(shí)間輸入到文檔里面，當(dāng)審稿人要進(jìn)行修改時(shí)，我們打開文檔后可首先打開“文件”選項(xiàng)，點(diǎn)擊“版本”，然后再點(diǎn)擊“保存”，我們?cè)佥斎胄薷牡娜撕蜁r(shí)間，最后文件的處理和保存就完成了，此時(shí)一個(gè)完整而全面的審計(jì)報(bào)告就會(huì)集中在這個(gè)文檔中，我們就可以打開和查看修改好的稿件了。

三、靈活使用快捷鍵“Ctrl+Z”，取消Word的自動(dòng)編號(hào)

在沒改變Word缺省設(shè)置的情況下，當(dāng)在Word中輸入“一、大概情況”，然后再進(jìn)行換行時(shí)，電腦就會(huì)自動(dòng)按照編號(hào)的形式來進(jìn)行編輯，而且還會(huì)在下一行自動(dòng)添加“二、”的字樣。那么我們?nèi)绾稳コ詣?dòng)編號(hào)呢？輸入“一、大概情況”之后敲擊回車鍵，這時(shí)我們順手按一下鍵盤“Ctrl+Z”，那么這個(gè)問題就自然解決了，第一行還是原來的樣子，沒有任何的變化。其原因就是Word中有“自動(dòng)更正”的功能，我們可以按約定把編輯的內(nèi)容自動(dòng)更正過來。如我們?cè)赪ord中輸入“一、電腦應(yīng)用”然后敲擊回車鍵后，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)做兩個(gè)動(dòng)作：一是換到下一行；二是自動(dòng)編號(hào)?？旖萱I“Ctrl+Z”的作用就是撤消上一個(gè)操作的命令，恢復(fù)到前一步動(dòng)作。我們按一下“Ctrl+Z”，也就取消第二個(gè)動(dòng)作了，這樣系統(tǒng)就會(huì)默認(rèn)只做了一個(gè)動(dòng)作，而沒有自動(dòng)編號(hào)，所以在之后的動(dòng)作中，系統(tǒng)就不會(huì)自動(dòng)編號(hào)了，那么你就可以按照你需要的編制段落來標(biāo)記題號(hào)了。

四、巧用圖片處理軟件處理數(shù)碼相機(jī)的取證材料

我們現(xiàn)在普遍使用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行原始資料的取證，其取證的隱蔽性較好，在審計(jì)時(shí)發(fā)現(xiàn)的問題未最后確定時(shí)，往往不被審計(jì)單位所發(fā)現(xiàn)，但是對(duì)于后續(xù)的一些圖片處理就太過麻煩了，不管是用Acdsee還是用Photoshp，都需要用時(shí)間去學(xué)習(xí)。其實(shí)Office2000中就有非常實(shí)用的圖片處理和圖片美化的軟件Microsoft Photo Editor，我們只要利用它就能非常快捷方便地處理圖片資料。方法：一是安裝所需要的軟件（具體過程略）；二是打開所有需要美化的圖片，然后再對(duì)每張圖片都進(jìn)行“裁切”，然后“復(fù)制”這個(gè)圖片，隨后粘貼在Word文檔中；三是在Word文檔中選擇“工具”選項(xiàng)，從選項(xiàng)中選擇所需要美化的“圖片”格式選項(xiàng)，然后對(duì)每張圖片的大小進(jìn)行調(diào)整和處理，要將憑證的全部附件結(jié)合在一頁上，最后將圖片全部打印出來，這樣一方面可以節(jié)約紙張，另一方面也自動(dòng)地形成電子文檔。

總而言之，Word的應(yīng)用技巧需要學(xué)生不斷地去運(yùn)用并摸索，這樣才能發(fā)現(xiàn)它更多的便捷方式和好用的功能。Word在學(xué)習(xí)運(yùn)用中占有不可忽視的地位，學(xué)生應(yīng)該好好利用它，充分發(fā)揮它的使用價(jià)值，讓它給我們的學(xué)習(xí)帶來便利。

（特約編輯安平）