李晨光
摘 要:文中結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)在高校行政事務(wù)工作中的應(yīng)用,對(duì)其在高校行政事務(wù)工作中的重要作用進(jìn)行了闡述,進(jìn)而對(duì)存在問(wèn)題進(jìn)行了探討。
關(guān)鍵詞:計(jì)算機(jī);高校行政事務(wù);效率
隨著計(jì)算機(jī)的普及,高校中越來(lái)越多的傳統(tǒng)行政事務(wù)由人類手工操作變?yōu)橛?jì)算機(jī)半自動(dòng)化處理。在信息的采集、整理和統(tǒng)計(jì)分析中,計(jì)算機(jī)無(wú)疑擁有人類無(wú)法比擬的高效率。這種高效率主要體現(xiàn)在哪些方面,具體可以“高”到何種程度,都是值得關(guān)注的問(wèn)題。
一、計(jì)算機(jī)讓高校行政事務(wù)高效的體現(xiàn)
1.計(jì)算機(jī)的高效率體現(xiàn)在日常具有一定重復(fù)性的以量為主的數(shù)據(jù)工作中。拿高校人事工作中的勞資工作舉例,在不用計(jì)算機(jī)的年代,一個(gè)300人規(guī)模的高職院校由勞資員手動(dòng)計(jì)算諸如課時(shí)費(fèi)等工作時(shí),一個(gè)學(xué)期計(jì)算一次已經(jīng)是很大的工作強(qiáng)度。由此造成的結(jié)果是任課教師的課時(shí)費(fèi)一次性發(fā)放,當(dāng)月達(dá)到的稅點(diǎn)要遠(yuǎn)高于正常按月發(fā)放的納稅點(diǎn),這種不合理的稅負(fù)全要由勞動(dòng)者本人負(fù)擔(dān)。手工計(jì)算還有一個(gè)很大的缺點(diǎn),即計(jì)算過(guò)程中的失誤很難被還原,出現(xiàn)錯(cuò)誤之后難以清查。用計(jì)算機(jī)處理這種重復(fù)性的事務(wù)時(shí),只需要設(shè)定好每個(gè)職工的課時(shí)標(biāo)準(zhǔn),然后錄入工作量就能夠很快計(jì)算出每學(xué)期的課時(shí)費(fèi)總量,在此基礎(chǔ)上除學(xué)期月數(shù)就能夠?qū)崿F(xiàn)按月發(fā)放課時(shí)費(fèi)。一些高校的課時(shí)費(fèi)和工作量考核掛鉤,有如限定額度等條件制約,用計(jì)算機(jī)可以依照具體情況自動(dòng)判斷額度的不同,這種優(yōu)勢(shì)幾乎是手工操作無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。
2.計(jì)算機(jī)的高效率體現(xiàn)在統(tǒng)計(jì)工作中。隨著教育制度改革的不斷深化,教育信息統(tǒng)計(jì)正在逐步向規(guī)范化、常態(tài)化方向發(fā)展,統(tǒng)計(jì)的種類也在不斷增多,難度也在逐漸加大。現(xiàn)在的統(tǒng)計(jì)工作不再是傳統(tǒng)意義上的“查數(shù)”形式,而是在統(tǒng)計(jì)時(shí)就具備一定的自動(dòng)校驗(yàn)功能,在這種情況下遇到數(shù)據(jù)量稍微大些的統(tǒng)計(jì),手工統(tǒng)計(jì)方式就會(huì)陷入“崩潰”的情況中。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)時(shí),需要做好前期的準(zhǔn)備工作。在日常工作中建立一套有效的數(shù)據(jù)采集制度,盡可能做到數(shù)據(jù)的及時(shí)更新,這樣就為統(tǒng)計(jì)工作打好了基礎(chǔ),計(jì)算機(jī)可靠的存儲(chǔ)能力和強(qiáng)大的數(shù)據(jù)組織能力是做好這一工作的重要保障。很多應(yīng)用軟件具有非常強(qiáng)大的數(shù)據(jù)檢索功能,能夠很方便地完成各類信息統(tǒng)計(jì)工作。
3.計(jì)算機(jī)在需要各部門、機(jī)構(gòu)協(xié)同合作的工作中起到重要作用?,F(xiàn)如今,很多高校事務(wù)需要在一個(gè)機(jī)構(gòu)或部門的領(lǐng)導(dǎo)下集中若干個(gè)機(jī)構(gòu)或部門才能夠做成一件事。這樣看似達(dá)到了責(zé)任共擔(dān)的目的,但協(xié)調(diào)工作本身就是復(fù)雜而低效率的,并且在協(xié)調(diào)過(guò)程中也容易產(chǎn)生資源的浪費(fèi)。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及和相關(guān)軟、硬件設(shè)施的不斷完善,在需要不同部門協(xié)同合作的工作中,計(jì)算機(jī)能夠?yàn)橹笓]者提供一系列方便、高效的平臺(tái)。利用各種通訊軟件可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)、非實(shí)時(shí)、雙工、半雙工、一對(duì)一、多人同時(shí)等通訊模式,這為任務(wù)下達(dá)、合作交流提供了重要的通訊保障。愈加成熟的分布式應(yīng)用還提供了良好的工作平臺(tái),在合理的項(xiàng)目管理策略指導(dǎo)下,能夠使工作人員充分利用起零散時(shí)間完成大額的業(yè)務(wù)工作量。
綜上所述,計(jì)算機(jī)在行政事務(wù)中起到的效率提升作用是顯而易見(jiàn)的?;旧现灰龊们捌诠ぷ鳎敲垂ぷ髁吭酱?,重復(fù)度越高,用計(jì)算機(jī)做工作的效率就越高。
二、再高校行政事務(wù)中應(yīng)用計(jì)算機(jī)存在的問(wèn)題
首先,對(duì)于專職行政人員來(lái)說(shuō),計(jì)算機(jī)能力是一個(gè)很重要的方面。不單是基礎(chǔ)操作能力,用計(jì)算機(jī)提升工作效率,需要工作人員具備較高的計(jì)算機(jī)綜合應(yīng)用能力,特別是邏輯分析和算法設(shè)計(jì)能力,這在財(cái)務(wù)、人事、科研等部門尤為重要。所以,人才的選拔和培養(yǎng)需要向技術(shù)能力方面?zhèn)戎亍?/p>
其次,計(jì)算機(jī)軟、硬件平臺(tái)的搭建是一筆不小的開(kāi)銷,特別是某些專業(yè)領(lǐng)域軟件(例如財(cái)務(wù)軟件)的開(kāi)發(fā)費(fèi)用和版權(quán)費(fèi)、使用費(fèi)。對(duì)于經(jīng)濟(jì)能力比較差的高校,有限的資金必然需要優(yōu)先保障教學(xué)工作。
此外,在具體事務(wù)中,每一項(xiàng)工作的前期準(zhǔn)備工作都是較為復(fù)雜地。比如,可以用計(jì)算器簡(jiǎn)單計(jì)算一個(gè)教師一個(gè)學(xué)期的課時(shí)量,但是要計(jì)算整個(gè)學(xué)校所有教師的課時(shí)量,就需要一個(gè)前期過(guò)程,包括數(shù)據(jù)采集、邏輯開(kāi)發(fā)、校驗(yàn),以及為后續(xù)的微調(diào)整和特殊情況處理做準(zhǔn)備等。這些工作都需要在前期準(zhǔn)備工作中盡可能實(shí)現(xiàn),這比用計(jì)算器計(jì)算一個(gè)或若干個(gè)教師課時(shí)量的工作要復(fù)雜的多。平臺(tái)一旦建立完成,以后的工作就會(huì)體現(xiàn)高效性,但這種“先苦后甜”的工作模式可能并不容易得到一些思想傳統(tǒng)工作人員的接受。
要想充分利用計(jì)算機(jī)提高高校行政事務(wù)工作效率,可以充分利用高校高素質(zhì)的人才資源,讓計(jì)算機(jī)水平較高的專業(yè)教師作為技術(shù)支持,將一些專業(yè)性較強(qiáng)的行政事務(wù)集中起來(lái),成立類似信息中心的事務(wù)處理專門機(jī)構(gòu)。這樣不僅可以將行政部門從繁雜的事務(wù)處理中解放出來(lái),從而集中力量處理業(yè)務(wù),而且可以調(diào)動(dòng)專業(yè)教師的工作積極性就,還能夠使教師一定程度上接觸到學(xué)校管理事務(wù),有利于上下級(jí)溝通和政策的普及,從而使學(xué)校建設(shè)向積極、健康的方向發(fā)展。