李靜婷

摘要：在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代中，從大數(shù)據(jù)到云數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)變，讓信息化成為了各行各業(yè)工作的重要發(fā)展前景，本文筆者就工程檔案信息化的發(fā)展淺談企在工程檔案的工作中的重要意義。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；工程檔案；意義

在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案信息的收集，加工，保存，傳輸，應(yīng)用越來越凸顯出其巨大作用，“大數(shù)據(jù)”之后是“云數(shù)據(jù)”，讓信息化上了一個(gè)新臺階，對于相對落后的工程建設(shè)單位，科技檔案、文書檔案、會計(jì)檔案的高效收集和高效利用儼然成了一個(gè)不小的課題，如何在有限的資源下加快檔案工作的現(xiàn)代化、電子化、系統(tǒng)化、信息化、自動化、集約化就成為目前建筑工程檔案工作的基本目標(biāo)。

一、什么是檔案信息化

1、檔案信息化，即在不改變檔案原來的真實(shí)內(nèi)容的情況下，對檔案本身內(nèi)容及檔案存在的形式，依靠計(jì)算機(jī)、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化科技技術(shù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換成數(shù)碼形式，以實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息整合，資源共享，充分發(fā)揮檔案的實(shí)用價(jià)值，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平。

2、《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》把檔案信息化建設(shè)作為一項(xiàng)戰(zhàn)略任務(wù)確定下來。檔案的信息化需求成為目前施工單位的一項(xiàng)主要課題以及發(fā)展方向。

二、目前工程檔案信息化面臨的困難

1、立檔單位多，目前檔案信息化建設(shè)在全國施工建設(shè)單位領(lǐng)域中沒有形成一個(gè)統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。造成各單位檔案信息繁復(fù)重疊。工程項(xiàng)目資料一般要移交給建設(shè)單位、業(yè)主單位、地方政府相關(guān)單位、監(jiān)理單位等幾家。沒有統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)致項(xiàng)目在移交資料過程中信息化工作難度增加。

2、對施工單位來說，檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。檔案信息化管理要求一定的物質(zhì)條件，一方面是配置計(jì)算服務(wù)器、掃描攝錄機(jī)、復(fù)印機(jī)等數(shù)碼設(shè)備，一方面要根據(jù)公司實(shí)際情況及服務(wù)對象，建設(shè)配備一定范圍內(nèi)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，從而達(dá)到檔案信息資源充分利用的目的。而部分企業(yè)對檔案工作的不重視，不愿投入過多的人力、物力，使得檔案信息化工作無法得到有效的實(shí)施。

3、數(shù)字化檔案信息資源的建設(shè)也成為一定的障礙。一方面是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化任務(wù)量巨大。一個(gè)成立近60年的施工企業(yè)，庫藏規(guī)模較大，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，高速掃描技術(shù)將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，需要一定的物質(zhì)、資金、人力的支持。

4、現(xiàn)在大多公司使用的OA電子辦公平臺可以直接將電子文件進(jìn)行歸檔，但目前的法律是否承認(rèn)電子文件的合法性是個(gè)問題，所以大部分公司的檔案歸檔均采用電子檔案和紙質(zhì)檔案共同保存的方法進(jìn)行存檔。那樣仍然占用庫存，增加歸檔困難。而工程項(xiàng)目從開工之日起，各類資料隨時(shí)產(chǎn)生，正在形成的電子文件不能夠及時(shí)歸檔，事后再重新對這部分內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化，就是對人力物力的一種直接浪費(fèi)，導(dǎo)致項(xiàng)目對數(shù)字化歸檔的抵觸心理，嚴(yán)重影響數(shù)字化進(jìn)程的開展。

三、傳統(tǒng)科技檔案歸檔模式轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息化歸檔模式的重要意義

1、現(xiàn)代化城市的高速建設(shè)導(dǎo)致無論是高速公路、鐵路、市政各種工程建設(shè)規(guī)模都日益龐大，涉及參建單位多，往往一條線涉及幾家單位甚至幾十家單位。這就要求，項(xiàng)目開工立項(xiàng)和收集檔案要同步進(jìn)行，施工過程中形成的資料要同步保存，工程驗(yàn)收資料和移交檔案同步進(jìn)行。傳統(tǒng)的歸檔模式存在著查詢檢索困難，保管內(nèi)容過多。根據(jù)交通部辦公廳2006年印發(fā)《進(jìn)一步加強(qiáng)交通重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的工作意見》中，要求各建設(shè)項(xiàng)目要積極采用微縮，計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的手段和技術(shù)，探索檔案現(xiàn)代化管理的新途徑和新方法的內(nèi)容要求，工程檔案信息化的發(fā)展不容滯緩。這就對各建設(shè)單位檔案信息化管理提出了新的發(fā)展方向。

2、緩解各單位的館藏壓力是檔案信息化管理的要求。 科技檔案的信息化發(fā)展，可以合理的了利用公司的館藏空間，減少相應(yīng)的空間浪費(fèi)。近些年，工程檔案移交內(nèi)容范圍越來越廣，收集范圍包括綜合、設(shè)計(jì)、施工、竣工圖、竣工驗(yàn)收、圖文影像等文件，例如西寶高速公路其中一個(gè)標(biāo)段施工單位，所移交給本公司的全套項(xiàng)目檔案共有659卷之多，那么西寶高速公路建設(shè)方所需要?dú)w檔的科技檔案數(shù)量可想而知。而項(xiàng)目工程檔案經(jīng)過信息化技術(shù)進(jìn)行整理，利用圖像掃描或微拍等方式將項(xiàng)目檔案原件進(jìn)行電子化，那么就大大降低了各級保管單位的庫藏壓力。

3、檔案的宗旨在于利用，檔案信息化的單位，可以建立一個(gè)基于局域網(wǎng)的內(nèi)部檔案信息化管理系統(tǒng)，設(shè)置相應(yīng)查閱權(quán)限，可以讓公司內(nèi)部職工自行查閱其所需要的信息，如需借閱，也可以事先向檔案管理人員提供相應(yīng)的檔案編號，這樣將大大減輕檔案管理人員的工作量，也提高了查閱、借閱檔案的工作效率。為借閱者提供更為方便和快捷、優(yōu)質(zhì)的檔案信息化服務(wù)。

4、現(xiàn)代化科技檔案的載體日益豐富，包括現(xiàn)場施工過程中的視頻、錄音、數(shù)碼照片等載體，種類繁多，形式日益多樣新穎。這部分檔案對工程施工中的技術(shù)水平、施工手段、企業(yè)宣傳、科學(xué)及經(jīng)濟(jì)方面的活動都是及其珍貴的內(nèi)容。檔案信息化管理對這部分重要的檔案載體有著更為鮮明的管理優(yōu)勢。

四、如何有效的改進(jìn)傳統(tǒng)工程檔案向工程檔案信息化發(fā)展的方式

1、工程建設(shè)的過程就應(yīng)該是工程檔案的形成過程，項(xiàng)目部從項(xiàng)目進(jìn)場開始，主管領(lǐng)導(dǎo)就應(yīng)該對項(xiàng)目的文件、圖紙、聲像記錄等各方面資料指定專人負(fù)責(zé)收集，整理，管理，并將各類文件、圖紙的電子化進(jìn)行有效保存，建立切合項(xiàng)目部實(shí)際情況的檔案工作管理程序。

2、建設(shè)單位要有綜合檔案室機(jī)構(gòu)，并對公司承建的各項(xiàng)目部檔案資料工作進(jìn)行有效的指導(dǎo)。首先要制定全公司范圍內(nèi)的檔案信息化管理的體制和檔案工作管理手冊。而且必須細(xì)化到讓項(xiàng)目資料員一看就明白應(yīng)該收集哪些文件、不同格式存儲的數(shù)碼格式應(yīng)該如何歸類、存儲。避免工程資料在形成的過程中遺漏、丟失，保證了項(xiàng)目檔案信息化工作歸檔質(zhì)量。同時(shí)要求檔案工作者積極主動與在建工程項(xiàng)目進(jìn)行溝通，及時(shí)了解項(xiàng)目的在建情況、施工進(jìn)度、獲得各種榮譽(yù)，并做出指導(dǎo)、收集等工作。

3、加強(qiáng)檔案信息化的宣傳工作。檔案工作人員要主動向主管領(lǐng)導(dǎo)宣貫檔案信息化的先進(jìn)性、必要性、重要性。同時(shí)向項(xiàng)目其他管理人員進(jìn)行宣貫檔案信息化的具體操作方法和注意事項(xiàng)，要讓工程管理人員對工程檔案的電子版的制作、收集、移交有明確的意識。

4、提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。首先檔案工作人員要有扎實(shí)的檔案專業(yè)知識，和實(shí)踐技能。要熟悉掌握工程檔案的收集范圍，提高科學(xué)的整理、保管的技能，要有高水平編研和利用的能力。同時(shí)要學(xué)習(xí)掌握計(jì)算機(jī)信息等管理知識、提高對檔案管理軟件的工作能力和對局域網(wǎng)和服務(wù)器的認(rèn)識，對如何保證數(shù)字檔案的安全保密、如何增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施進(jìn)行系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)。

五、結(jié)論

檔案信息化管理是全國檔案事業(yè)正在發(fā)展的一項(xiàng)重要工程，檔案管理模式的轉(zhuǎn)變是目前檔案形式的重要發(fā)展機(jī)遇，利用信息技術(shù)手段提高檔案工作效率，提高檔案的利用價(jià)值，更好的為企業(yè)、為社會服務(wù)。檔案信息化管理的建設(shè)為檔案工作人員提供了機(jī)遇，也提出了挑戰(zhàn)。如何能夠在有限的人力和物力的支持下，將工程檔案進(jìn)行信息化管理，是值得深入的課題，如何提高工程檔案的利用率是檔案工作者新的工作追求。路漫漫其修遠(yuǎn)兮，吾將上下而求索。新形勢下的檔案工作任重道遠(yuǎn)。（作者單位：中鐵一局集團(tuán)第二工程有限公司檔案室）

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