王韶頻

【摘要】高校民生檔案是民生檔案中的一個重要組成部分。做好高校民生檔案工作是國家政策的要求，能更好的維護師生員工切身利益，促進和諧校園建設(shè)。高校民生檔案資源體系建設(shè)是發(fā)揮高校民生檔案作用的前提，本文從其建設(shè)基礎(chǔ)、主體內(nèi)容、建設(shè)路徑進行了探討。

【關(guān)鍵詞】高校民生檔案；資源體系；建設(shè)

中圖分類號：G279.2 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）03（b）-0000-00

高校民生檔案是民生檔案中的一個重要組成部分，它是高校辦學(xué)管理過程中涉及教職工、學(xué)生切身利益的各類業(yè)務(wù)檔案的總稱，它不是一種專門檔案，而是指涉及高校檔案師生員工民生的各種業(yè)務(wù)檔案的總和。建設(shè)好高校民生檔案是國家政策的要求，是維護師生員工切身利益的途徑之一，能夠促進校園的穩(wěn)定和諧。而做好高校民生檔案資源體系建設(shè)是做好高校民生檔案的前提，是民生檔案發(fā)揮作用的先決條件。

1高校民生檔案資源體系建設(shè)基礎(chǔ)

高校民生檔案資源體系建設(shè)已具備一定基礎(chǔ)，包括宏觀政策層面的支持，微觀師生員工的實際需求及現(xiàn)有的檔案館藏資源基礎(chǔ)。

1.1政策支持

2007年國家檔案局印發(fā)《關(guān)于加強民生檔案工作的意見》：“要求把做好民生檔案工作作為檔案部門貫徹十七大精神和落實科學(xué)發(fā)展觀的戰(zhàn)略舉措來抓，要求各級檔案部門自覺將民生檔案工作納入責(zé)任范疇，并積極探索民生檔案管理和利用的最佳方式和有效途徑?！?014年中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（中辦發(fā)〔2014〕15號）：“重視做好民生檔案工作。各單位檔案機構(gòu)要把與人民群眾切身利益密切相關(guān)的各類文件材料收集歸檔，并按有關(guān)規(guī)定管理、提供利用和移交?！?/p>

1.2主觀需求

高校民生檔案是學(xué)校管理活動中直接產(chǎn)生的歷史記錄，是原始憑證，能解決教職工和學(xué)生最直接的問題，也是高校檔案被需求的集中體現(xiàn)。近年來，公共檔案館的社會服務(wù)功能不斷升級，檔案館功能逐漸由為政府服務(wù)轉(zhuǎn)向為公眾服務(wù)，切實解決人民群眾的實際需求。高校檔案館作為一個永久保管高校檔案的基地，除了為學(xué)校各項教學(xué)管理服務(wù)提供可靠憑證、有用信息外，也應(yīng)承擔(dān)為師生切身利益服務(wù)的責(zé)任。

1.3資源基礎(chǔ)

高校檔案管理辦法中屬于歸檔范圍的檔案，有涉及教職工晉升職稱、工資福利、獎懲記錄、工作業(yè)績、教學(xué)科研等方面材料；學(xué)生學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案等方面材料，而這些材料都能從某一方面滿足教職工和學(xué)生民生需求。因此，在現(xiàn)有的高校檔案機構(gòu)館藏檔案中有民生檔案的資源基礎(chǔ)。

2高校民生檔案資源主體內(nèi)容

高校民生檔案服務(wù)對象應(yīng)該是高校教職工和學(xué)生，因此高校民生檔案資源主體內(nèi)容應(yīng)是滿足高校教職工和學(xué)生民生需求的檔案。民生檔案資源主體內(nèi)容應(yīng)該圍繞教職工和學(xué)生的切身需求來建設(shè)。

2.1以教職工需求為對象的民生檔案

一是教職工個人發(fā)展需求教職工在職稱或職務(wù)晉升時需要準(zhǔn)備科研成果、工作業(yè)績、培訓(xùn)進修、獎勵記錄等材料，這些材料來源于科研類檔案，如科研成果獲獎材料、科研課題開題結(jié)題等材料；來源于黨群類檔案，如表彰先進黨員名單、干部名冊等材料；來源于行政類檔案，如年度考核先進和優(yōu)秀的文件、聘任專業(yè)技術(shù)職稱文件、教職工所擬的發(fā)文、教職工受上級獎勵文件、教職工培訓(xùn)進修等材料。

二是教職工個人待遇需求。不管是在崗還是已離崗教職工在爭取工資福利待遇維護自身權(quán)益時，都可能要依靠民生檔案的憑證作用。如財會類檔案中的工資報表和相關(guān)報銷憑證、行政類檔案中的職稱晉升、進校工作名單、工資變動審批表、工資統(tǒng)計報表。前兩年我省進行的房改補貼政策出臺后，蘇州進行市區(qū)教職工購房補貼工作，學(xué)校需對大批符合補貼條件的教職工進行政策補貼，期間利用庫藏檔案來核實了教職工申請材料，順利完成了此次補貼工作，保證了相關(guān)教職工的待遇。

三是教職工個人權(quán)益需求。教職工在工作中可能會遇到一些問題，可通過正常的申訴渠道來提請申訴，而學(xué)校在處理這些申訴中有時候可利用檔案來充分給予其知情權(quán)。干部離任審計時，也可通過查閱檔案材料維護自身利益。

2.2以學(xué)生需求為對象的民生檔案

一是學(xué)生個人檔案需求。這是一種“客觀”需求，大學(xué)生在踏入社會參加工作時都需要畢業(yè)生檔案，與其今后的事業(yè)、生活息息相關(guān)。通常是由學(xué)校的檔案機構(gòu)或是學(xué)工處來進行統(tǒng)一收集整理，包括高考錄取相關(guān)信息、學(xué)生登記表、體檢表、成績單、畢業(yè)生登記表等，學(xué)生畢業(yè)后根據(jù)學(xué)生就業(yè)情況統(tǒng)一寄送，檔案歸屬、材料是否齊全、寄送是否及時都影響學(xué)生的個人前途及相關(guān)利益。

二是學(xué)生學(xué)歷證明需求。如學(xué)生在畢業(yè)后丟失了畢業(yè)證書，需要證明其學(xué)歷學(xué)位時，只有發(fā)揮學(xué)籍檔案的憑證作用來補辦學(xué)歷證明書、畢業(yè)證明書；學(xué)生畢業(yè)后繼續(xù)深造，尤其是去國外深造時，有時需要學(xué)校提供一些所學(xué)過專業(yè)課程的材料，如教學(xué)類檔案里的成績單、專業(yè)人才培養(yǎng)方案、教學(xué)計劃、實習(xí)手冊等；有些高職校前身的中專校畢業(yè)生報考職業(yè)資格考試時需提供入學(xué)信息、畢業(yè)驗印名冊等學(xué)籍材料。

三是學(xué)生聯(lián)絡(luò)感情的需求。學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間，會產(chǎn)生入學(xué)照片、畢業(yè)照片及一些活動的照片檔案，老校友同學(xué)聚會時，經(jīng)常會用這些照片制作相冊來引起大家的共鳴。

3高校民生檔案資源體系建設(shè)路徑

3.1高校民生檔案資源建設(shè)保障——建立相應(yīng)管理制度

制定收集歸檔制度，夯實為師生服務(wù)的根基。結(jié)合實際利用情況認真研究高校民生檔案收集歸檔范圍和接收細則，確定接收內(nèi)容與時間，明確歸檔責(zé)任人及相應(yīng)責(zé)任。

制定利用反饋制度，完善民生檔案館藏。高校民生檔案利用具有規(guī)律性和階段性特點，有些檔案是師生長期需要使用，如學(xué)生成績單等，有些檔案是師生某階段需要使用，如房屋補貼材料。檔案機構(gòu)要對利用的情況進行統(tǒng)計反饋，一般來說對于長期使用的檔案更注重質(zhì)的改進，對于階段性使用的檔案注重量的積累。

3.2高校民生檔案資源收集歸檔——架構(gòu)立體收集格局

高校民生檔案收集歸檔光靠一個部門是難以實現(xiàn)的，應(yīng)各司其責(zé)，實施分層立體的收集格局。檔案機構(gòu)職責(zé)偏重于研究和指導(dǎo)監(jiān)督，可將進館民生檔案進行登記，不斷根據(jù)實情研究確定收集范圍，指導(dǎo)監(jiān)督各單位民生檔案的進館情況，重點聯(lián)系人事、教務(wù)、學(xué)工、財務(wù)等相關(guān)部門做好收集工作；相關(guān)部門應(yīng)側(cè)重基礎(chǔ)材料的平時累積、整理，收集齊全后按移交要求進行移交，并對民生檔案的準(zhǔn)確性要始終保持高度責(zé)任感。

此外需要注意的是，根據(jù)《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局第8號令），涉及個人權(quán)益的檔案必須永久保存。檔案機構(gòu)對于不屬于歸檔范圍但有一定價值的有關(guān)民生的材料整理也要加以正確的指導(dǎo)。

3.3高校民生檔案資源邏輯整合——建立數(shù)據(jù)庫

高校民生檔案量多且分散在各類業(yè)務(wù)檔案里，要打亂原分類方案對其進行實體的組卷歸檔是不可能做到的，即物理式整合不能實現(xiàn)。隨著電子信息時代的到來，計算機管理檔案已普及，在計算機上建立主題式的數(shù)據(jù)庫是檔案利用的一個好方法，即實現(xiàn)邏輯整合。其實質(zhì)就是不改變實體分類現(xiàn)狀，只對涉及某主題的檔案制作相應(yīng)目錄，便于檢索查找，逐步推進全文鏈接瀏覽。

高校民生檔案因為量大且涉及各類業(yè)務(wù)檔案，在建立數(shù)據(jù)庫時應(yīng)注意兩點，一是注重數(shù)據(jù)庫構(gòu)架的頂層設(shè)計，理想狀態(tài)下應(yīng)該是教職工需求和學(xué)生需求兩大類，可根據(jù)本文表1中的內(nèi)容進行再分類列目錄，確使目錄清晰且可操作；二是可分塊逐步推進，在框架設(shè)計好后把師生最需求的檔案目錄優(yōu)先列出，如教師歷年受表彰目錄材料，繼而再逐步完善目錄和全文鏈接。

參考文獻

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