張松令

摘 要：隨著時(shí)代的進(jìn)步，檔案的管理也逐漸實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理。檔案的數(shù)字化管理統(tǒng)一規(guī)劃與管理，可以有效提高工作效率，本研究對(duì)現(xiàn)在的數(shù)字化管理的現(xiàn)狀以及推進(jìn)檔案的數(shù)字化管理措施進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：管理檔案；數(shù)字化管理；管理水平

當(dāng)下科技發(fā)展的非常快，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在人們的需求，傳統(tǒng)的檔案管理主要以紙質(zhì)版為主，管理起來(lái)繁瑣費(fèi)事而數(shù)字化管理比較容易輸入以及查找工作，數(shù)字化管理檔案也一定會(huì)一步一步逐漸地完善，但是數(shù)字化管理檔案也并非十全十美也同樣存在著風(fēng)險(xiǎn)，數(shù)字化管理主要依靠計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)功能與記錄功能，在實(shí)際工作中計(jì)算機(jī)也同樣也存在著一些風(fēng)險(xiǎn)，容易出現(xiàn)差錯(cuò)。

一、目前數(shù)字化檔案管理的不足

1.系統(tǒng)更新不及時(shí)。檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的基礎(chǔ)是電腦的強(qiáng)大的功能，檔案被統(tǒng)計(jì)到一起后調(diào)用起來(lái)非常方便，但是檔案會(huì)逐年的增加，每個(gè)人的檔案也是每年都有不同的改變，相關(guān)部門(mén)需要投入相當(dāng)大的人力物力去整理，如果我們不及時(shí)更新系統(tǒng)的話，許多功能不能及時(shí)的跟進(jìn)，會(huì)影響到檔案管理工作的效率，所以及時(shí)更新系統(tǒng)就非常的重要。

2.檔案的管理方式不一致。以前的檔案都是自己的檔案放在一個(gè)檔案袋子里，存放在固定的地方，每次需要的時(shí)候進(jìn)行查找，在實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化之后這種情況可能會(huì)稍稍變得簡(jiǎn)單，但是現(xiàn)在全國(guó)的檔案還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化，私人企業(yè)，國(guó)有企業(yè)的檔案管理方式是不一樣的，在這種情況下傳遞檔案就出現(xiàn)了困難，比如我們從國(guó)企轉(zhuǎn)到私企的話，我們的檔案就可能因?yàn)殡p方管理檔案的方式不同而出現(xiàn)問(wèn)題，所以這也是數(shù)字化管理檔案需要解決的問(wèn)題。

3.管理水平有限。眾所周知的是每個(gè)人的檔案都是絕密的，每個(gè)人都是不能查看自己檔案的，所以要求管理檔案的人員也要有自覺(jué)性，一方面管理好別人檔案的同時(shí)也要注意不要偷看他人的檔案維護(hù)他人的隱私，特別是檔案工作很多都涉及到公司或是單位的機(jī)密，一旦出現(xiàn)管理員受不住金錢(qián)等的誘惑而出賣(mài)公司就會(huì)給公司帶來(lái)巨大的損失。另一方面管理員的技術(shù)水平也需要提高，有時(shí)遇到一些很基本的電腦操作問(wèn)題，就可能會(huì)被難住，不知道怎么操作，還有可能因?yàn)樽约旱囊粫r(shí)疏忽而導(dǎo)致他人檔案出現(xiàn)差錯(cuò)，另外管理員的搜集信息，處理信息的能力也需要提高，因?yàn)闄n案需要分門(mén)別類(lèi)的整理好，所以他們這方面的技術(shù)也是不可欠缺的。

4.病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊。信息技術(shù)的飛速發(fā)展極大地推動(dòng)了計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及，也是檔案的數(shù)字化管理也就因運(yùn)而生，但是數(shù)字化管理只要是基于計(jì)算機(jī)他就不能避免黑客和病毒的威脅。早期的小球病毒到熊貓燒香再到典型的沖擊波振蕩波，計(jì)算機(jī)病毒的種類(lèi)和傳播形式在不斷發(fā)展變化著，已經(jīng)成為計(jì)算機(jī)面臨的主要安全問(wèn)題之一了。同樣的威脅還有網(wǎng)絡(luò)黑客，這些人通過(guò)攻擊系統(tǒng)的漏洞來(lái)竊取他人的信息，他們有些是想通過(guò)破壞他人的電腦來(lái)得到認(rèn)可，有的人是受人指使來(lái)竊取他們信息，可以說(shuō)后人對(duì)檔案的威脅更大，一旦他們竊取了信息還把電腦損壞致癱瘓就可能造成不可預(yù)計(jì)的損害。

二、檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵

1.安裝先進(jìn)的系統(tǒng)。在時(shí)期的檔案數(shù)字化管理工作中，定期的進(jìn)行更新數(shù)字管理系統(tǒng)是非常重要的，不能存在僥幸心理覺(jué)得現(xiàn)在的系統(tǒng)不需要更新也能管理檔案就不去更新，系統(tǒng)更新就會(huì)更有利于數(shù)字管理的長(zhǎng)期正常的運(yùn)行，目前數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的更新主要包括硬件配置的檢查與更換，開(kāi)發(fā)更新管理系統(tǒng)還有合適的軟件的更新，只有在硬件與軟件這些基礎(chǔ)上做好工作才能做到對(duì)檔案的負(fù)責(zé)，也從根本上保護(hù)了檔案和數(shù)據(jù)的安全。

2.相關(guān)部門(mén)制定規(guī)定同一系統(tǒng)。目前檔案電子化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，雖然現(xiàn)在在調(diào)度檔案方面的困難較以前相比有了很大的改善，但是全國(guó)暫時(shí)還沒(méi)有做到完全的統(tǒng)一，如若相關(guān)部門(mén)可以根據(jù)檔案管理的自身特點(diǎn)，從單位檔案管理的實(shí)際需求角度出發(fā)，建立符合單位辦公并與單位需求相符的檔案管理機(jī)制，就可以大大的提高檔案辦事的工作效率， 如果有一個(gè)從檔案的工作制度、檔案的保密機(jī)制、檔案安全機(jī)制及檔案使用機(jī)制出發(fā)的檔案管理體系，那么檔案數(shù)字化檔案就到達(dá)了前雖未有的高度。

3.招聘專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行工作。檔案的數(shù)字化管理離不開(kāi)計(jì)算機(jī)，但是運(yùn)用計(jì)算機(jī)卻是離不開(kāi)人的，所以想要管理好檔案還是離不開(kāi)優(yōu)秀的人員管理，在數(shù)字化檔案管理工作中，必須注意的是要加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)，對(duì)于信息檔案的直接接觸者就是檔案的管理人員，如果他們安全意識(shí)太低的話單一的管理能力是不足以使檔案處于一個(gè)安全的環(huán)境當(dāng)中的，因此，加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)是檔案管理的重要組成部分，公司再招募管理員時(shí)就應(yīng)該注意這個(gè)問(wèn)題，或者對(duì)他們進(jìn)行有效的培訓(xùn)，提高他們的安全防范意識(shí)。除了做好檔案的保密性工作之外，還要提高檔案人員的自身素質(zhì)，首先提高他們的專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能，這要求他們?cè)诖髮W(xué)期間，要認(rèn)真學(xué)習(xí)課本上的這部分知識(shí)，除了這些知識(shí)之外，還有一些在實(shí)際工作中運(yùn)用到的技術(shù)，這些都是數(shù)字化管理必須要做好的。

4. 及時(shí)維護(hù)信息的安全。如今的病毒和黑客對(duì)計(jì)算機(jī)的威脅都很大，但是只要我們能夠提前做好準(zhǔn)備工作就可以在一定程度上避免災(zāi)難的發(fā)生，首先是長(zhǎng)期性的對(duì)電腦進(jìn)行殺毒工作，有時(shí)候我們不小心打開(kāi)的網(wǎng)頁(yè)都有可能是攜帶病毒的，所以一定要常殺毒才能確保電腦的安全，還有就是防火墻技術(shù)的使用，防火墻在一定程度上可以有效的抵制黑客的攻擊，檔案的管理工作涉及到我們的隱私，管理人員必須有非常高的安全意識(shí)，減少意外的情況發(fā)生，有時(shí)候看似不起眼的小準(zhǔn)備就可以起到大作用，把黑客和病毒的問(wèn)題解決了，我們就能維護(hù)好檔案的信息安全，數(shù)字化管理檔案就能更安全。

三、結(jié)語(yǔ)

從當(dāng)今的情勢(shì)來(lái)看，數(shù)字化管理檔案一定會(huì)成為今后檔案管理的主要方式，被越來(lái)越廣泛的應(yīng)用，雖然電子化管理工作已經(jīng)得到了很大的發(fā)展，但是還是有許多的問(wèn)題需要注意，電子化管理面臨的威脅還有病毒、黑客等因素沒(méi)有得到很好的解決，我們也不能因?yàn)楣ぷ鞯玫搅诉M(jìn)步就停止下來(lái)，我們?nèi)稳恍枰陔娮踊芾硇畔⑸侠^續(xù)努力，一步步的提高數(shù)字化管理檔案的安全性，我也相信我們國(guó)家在數(shù)字化管理檔案在將來(lái)一定會(huì)有很高的成就，也真心希望數(shù)字化管理能越來(lái)越好。

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