崔潔

摘要：隨著云計算、云存儲技術(shù)的帶來的數(shù)字信息化建設(shè)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代下對信息高效化、專深化、個性化、多樣化需求日益迫切，高校傳統(tǒng)的檔案資源體系建設(shè)面臨更多挑戰(zhàn)?；诖耍浴按髾n案”、“大服務(wù)”為特征的數(shù)字檔案資源建設(shè)工作更應(yīng)該從適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代要求上來變革和創(chuàng)新，推進(jìn)檔案資源轉(zhuǎn)化為知識資源，為高校決策、教學(xué)、科研利用提供便捷的資訊服務(wù)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高校；檔案資源；構(gòu)建體系

檔案資料的信息化建設(shè)是大數(shù)據(jù)時代面臨的直接挑戰(zhàn)，特別是對海量數(shù)據(jù)的非結(jié)構(gòu)化轉(zhuǎn)變，更需要從大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案信息進(jìn)行整合，使其更好的服務(wù)教學(xué)及學(xué)校管理需要。隨著云計算、云存儲技術(shù)服務(wù)模式的成熟，各高校檔案數(shù)據(jù)信息資源體系建設(shè)更要滿足高效化、多樣化、專深化要求，為此，筆者結(jié)合我校檔案管理實際，從檔案資源體系建設(shè)上來提出應(yīng)對思路和規(guī)劃目標(biāo)。

一、大數(shù)據(jù)時代的管理特點及檔案資源體系建設(shè)的必要性

信息技術(shù)的快速發(fā)展對數(shù)字化傳播方式的變革是突飛猛進(jìn)的。在行業(yè)內(nèi)，以云計算為技術(shù)支撐的大數(shù)據(jù)時代，其概念還未統(tǒng)一，對其所限定的標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)據(jù)集合主要以規(guī)模較大為主。然而，這些數(shù)據(jù)集合并非簡單的堆積或存儲，大數(shù)據(jù)是建立在大規(guī)模數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，并提供數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)性，由此來更好的滿足“大服務(wù)”需要。從技術(shù)視角來看，大數(shù)據(jù)的顯著特點是通過對信息數(shù)據(jù)的集成來獲得價值，特別是對于海量數(shù)據(jù)對象的動態(tài)處理，能夠從中挖掘和提取有價值的數(shù)據(jù)信息。因此，基于大數(shù)據(jù)的應(yīng)用是技術(shù)、數(shù)據(jù)對象和應(yīng)用相統(tǒng)一的，其特點表現(xiàn)在：數(shù)據(jù)總量巨大；數(shù)據(jù)類型繁多；數(shù)據(jù)價值密度較低；數(shù)據(jù)商業(yè)價值較高；數(shù)據(jù)整合提取效率較快等特點。

維托克·邁爾-舍恩伯格在其《大數(shù)據(jù)時代》中提出“大數(shù)據(jù)的核心就是預(yù)測”。從大數(shù)據(jù)中來發(fā)現(xiàn)和整合信息價值，發(fā)揮大數(shù)據(jù)的智慧。高校檔案管理的對象是各類檔案資料，要從大數(shù)據(jù)視角來觀照“大檔案”，結(jié)合大數(shù)據(jù)時代特征來改進(jìn)檔案管理工作思路，增強(qiáng)對海量檔案信息的資源整合和構(gòu)建能力。隨著高校教學(xué)改革工作的深入，面對高校資源合并、機(jī)構(gòu)調(diào)整、聯(lián)合辦學(xué)、產(chǎn)業(yè)化布局的深入等現(xiàn)狀，對于各類文件資料的歸類劃分工作變動更為龐大。信息化技術(shù)下的檔案資源體系規(guī)劃工作，能夠從多層次、多角度的動態(tài)管理上來優(yōu)化高校檔案資源。因此，如何更好的引入云技術(shù)來逐步提升檔案信息資源的服務(wù)能力，如何快速構(gòu)建檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化布局，如何更好的為社會提供檔案信息資源服務(wù)。這些問題的解決迫切需要從大數(shù)據(jù)時代特點及需求上來推進(jìn)檔案工作的現(xiàn)代化水平。

二、高校檔案資源體系建設(shè)工作現(xiàn)狀及問題

傳統(tǒng)的高校檔案資源體系建設(shè)是圍繞紙質(zhì)介質(zhì)文件進(jìn)行歸類管理，而面對大數(shù)據(jù)時代下的“大檔案”要求，對傳統(tǒng)檔案資源結(jié)構(gòu)的優(yōu)化問題就更為突出，主要表現(xiàn)在：一是紙質(zhì)資料管理為主，信息化程度缺乏。在高校檔案資源管理現(xiàn)狀中，大多停留在紙質(zhì)資料的實體管理中，而數(shù)字化檔案資源相對不足，結(jié)構(gòu)比重失衡較大。如館藏資源多以結(jié)構(gòu)化方式進(jìn)行存儲，光盤資源、紙質(zhì)文件、數(shù)據(jù)庫資源獨立性較強(qiáng)，而與大數(shù)據(jù)時代所倡導(dǎo)的檔案資源寬泛化趨勢相比還有較大差距。為此，一方面要從紙質(zhì)文件的收集、整理及數(shù)字化上來進(jìn)行歸類重組，另一方面要從數(shù)字檔案信息資源體系建設(shè)上，加強(qiáng)對電子檔案的結(jié)構(gòu)化管理，使之能夠便于組合、體系化、單元固化。二是信息資源相對零散，缺乏共享意識。從高校檔案信息化建設(shè)中，多以部門為主單兵作戰(zhàn)。如在標(biāo)準(zhǔn)上缺乏統(tǒng)一，在規(guī)劃上缺乏統(tǒng)籌，數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)異構(gòu)現(xiàn)象嚴(yán)重，使得信息資源孤立，難以有效共享。大數(shù)據(jù)時代要求從信息資源的整體利用率上來改變現(xiàn)狀，就需要從部門協(xié)調(diào)、合作共享上減少“信息孤島”，充分實現(xiàn)統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，更好的滿足互聯(lián)互通的共享需要。三是重藏輕用，資源信息挖掘深度不夠。盡管高校檔案管理工作獲得了較大提升，但在館藏資料的挖掘上認(rèn)識不夠，只重視接收而忽視其數(shù)字化、應(yīng)用化，很多資源都處于休眠狀態(tài)，這與大數(shù)據(jù)時代的資源信息的深度挖掘相背離。資源的價值在于利用，在構(gòu)建檔案資源體系就要樹立“藏用并重”的思路，真正從大數(shù)據(jù)資源信息管理中發(fā)揮其價值，真正融入到現(xiàn)代信息技術(shù)中，激活檔案資源，創(chuàng)造出更多的有價值信息。

三、構(gòu)建高校檔案資源體系建設(shè)的對策研究

檔案數(shù)據(jù)作為重要的信息資源，要從“大檔案”視角來科學(xué)的規(guī)劃和應(yīng)用。高校檔案管理者，要立足大數(shù)據(jù)、大服務(wù)要求，從當(dāng)前檔案信息管理中提升發(fā)散性思維，積極從校內(nèi)外數(shù)據(jù)資源的銜接和構(gòu)建上增強(qiáng)體系化，著力打造“數(shù)據(jù)-信息-知識-智慧”架構(gòu)。運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段，以檔案信息資源整合為防范，突破當(dāng)前檔案資源“信息孤島”的發(fā)展瓶頸，著力從減少檔案和數(shù)據(jù)兩大資源體系中來適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的挑戰(zhàn)。因此，在構(gòu)建高校檔案信息資源體系中，應(yīng)從以下幾點來著手。

（一）注重數(shù)據(jù)總量的拓寬與延伸

大數(shù)據(jù)時代下的數(shù)據(jù)是決勝的關(guān)鍵，誰擁有了大數(shù)據(jù)，誰就占領(lǐng)了制高點。對于高校檔案信息資源來說，要樹立新的資源觀，從擴(kuò)大和拓寬數(shù)據(jù)總量積累上來構(gòu)建檔案資源體系。一是做好實體資料資源的建設(shè)，要解放思想，打破傳統(tǒng)歸檔結(jié)構(gòu)和時限的限制，從資源的社會需求、收藏價值上來整合資料，增加資源總量；二是做好資源的門類劃分，著力豐富館藏資源，優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)；三是注重數(shù)字化建設(shè)，結(jié)合當(dāng)前高校檔案信息資源的實體化，將數(shù)字化資源整合作為當(dāng)前檔案資源體系建設(shè)的重點，并從數(shù)字化的使用、管理上避免隨意性，部門性，要從實體資源的統(tǒng)一規(guī)劃和管理上，既要發(fā)揮實體資源的資源優(yōu)勢，又要兼顧用戶需求的分類特征，以滿足不同部門、不同需求的廣泛應(yīng)用。如在貫徹數(shù)字化戰(zhàn)略中，要做好紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，豐富檔案資源庫；加大對檔案信息的收集與整理，拓寬網(wǎng)絡(luò)渠道，組建多種形式的數(shù)字資源整合平臺，突顯在線檔案、檔案資源庫、現(xiàn)行文件在線開發(fā)、數(shù)字檔案目錄管理等。

（二）積極營建開放性的檔案數(shù)據(jù)服務(wù)

數(shù)據(jù)的價值貴在應(yīng)用，而開放是大數(shù)據(jù)時代的顯著特征。高校檔案數(shù)據(jù)如何進(jìn)行開放，對于數(shù)據(jù)增值需要來說，檔案數(shù)據(jù)只有在與其他數(shù)據(jù)的整合與應(yīng)用中才能創(chuàng)造新的價值，而整合的前提就是要對數(shù)據(jù)進(jìn)行充分開放。當(dāng)前，“大服務(wù)”的提供是數(shù)據(jù)多元化、開放化、社會化的基礎(chǔ)，隨著用戶需求的個性化發(fā)展，對于網(wǎng)絡(luò)平臺下的數(shù)據(jù)服務(wù)，更應(yīng)該從數(shù)字化檔案信息的開放服務(wù)中來滿足。如利用網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行遠(yuǎn)程查詢檔案，利用開放數(shù)據(jù)庫進(jìn)行下載和瀏覽?？梢姡_放檔案數(shù)據(jù)庫已經(jīng)成為大數(shù)據(jù)時代下的基本要求。同時，在推進(jìn)檔案信息開放化進(jìn)程中，針對用戶的知情權(quán)、以及涉密信息，要從信息公開上進(jìn)行動態(tài)管理，既方便用戶對檔案信息的利用，又切實保護(hù)了用戶的私密性，推進(jìn)了高校檔案資源價值的發(fā)揮。

（三）注重資源的整合與共享服務(wù)

高校檔案資源體系建設(shè)的目標(biāo)在于實現(xiàn)檔案資源的有效整合，并從資源的共享中來最大化的實現(xiàn)檔案資源效益。大數(shù)據(jù)時代下的資源整合，需要建立科學(xué)的檔案資源空間布局和內(nèi)部結(jié)構(gòu)，并從檔案資源的社會化共享中來強(qiáng)化對館藏實體檔案及電子檔案的統(tǒng)一規(guī)劃，做好檔案資源與學(xué)校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)集成。一是加強(qiáng)對數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，從當(dāng)前數(shù)據(jù)庫異構(gòu)現(xiàn)狀來看，資源整合首先要確立明確的標(biāo)準(zhǔn)，特別是對于高質(zhì)量檔案數(shù)字化來說，標(biāo)準(zhǔn)化是減少“信息孤島”的有效方法，也是避免資源建設(shè)盲目性、各自為政的有效保障，并從數(shù)據(jù)元結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)交換格式、電子文件歸類方法，以及數(shù)字化檔案資料的存儲規(guī)范上進(jìn)行統(tǒng)一。二是加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)庫的共享，大數(shù)據(jù)的開發(fā)就是要從數(shù)據(jù)共享中來創(chuàng)造價值。要從以數(shù)據(jù)的利用微基礎(chǔ)，著力提升檔案資源的整合，充分應(yīng)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、規(guī)劃好檔案信息資源庫的規(guī)范化、集中化，更好的滿足大數(shù)據(jù)時代對高校檔案信息資源的獲取要求，紓解好社會與高校對檔案信息分散性的矛盾。三是注重對結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化檔案信息的整合。從存儲形式的表現(xiàn)來看，不同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)在整合中難以協(xié)同，而對于當(dāng)前存儲結(jié)構(gòu)來說，既有結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化，也有半結(jié)構(gòu)化，而對于數(shù)據(jù)庫來說，各專業(yè)系統(tǒng)之間的差異性，數(shù)據(jù)共享的門檻較大，如財務(wù)系統(tǒng)中的資料與教務(wù)系統(tǒng)中的資料缺乏互通，在使用中缺乏有效銜接和利用。因此在大數(shù)據(jù)體系建設(shè)中，要從數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化特征上進(jìn)行歸類和整合，特別是對于非結(jié)構(gòu)化資源的結(jié)構(gòu)化，要從云技術(shù)上來處理好海量數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化工作，改善檔案信息管理的互通性。四是注重對校際檔案信息的合作與交流。數(shù)據(jù)擁有者之間的合作是大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的必然要求，對于高校檔案信息管理者來說，不同校際間的資源交流是必然的。因此，要從校方管理上加大合作力度，努力從檔案信息系統(tǒng)的內(nèi)部合作和規(guī)范上，增強(qiáng)校際資源的整合與互通，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來構(gòu)建協(xié)作資源體系，打破孤立、實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源共享的價值最大化目標(biāo)。

（四）注重檔案資源管理制度及法規(guī)建設(shè)

信息化時代下的大數(shù)據(jù)整合，必須建立在相關(guān)法律憑證的規(guī)范約束下。如電子檔案的海量生產(chǎn)，對于電子檔案的法律憑證作用就需要規(guī)范，并能夠從法律上加以肯定，以增強(qiáng)電子檔案管理及資源體系建設(shè)的動力及效果。同時，對于電子檔案資源的使用，要建立與立檔單位的協(xié)商基礎(chǔ)上，避免隨意性，以保障檔案資源管理建設(shè)的法律責(zé)任和義務(wù)。對于檔案資源的安全保護(hù)工作要加以完善，尤其是從管理制度和法律法規(guī)上來科學(xué)、全面保護(hù)檔案安全，為大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作創(chuàng)造良好的法律環(huán)境。

【參考文獻(xiàn)】

[1]魏曉明.關(guān)于信息化背景下檔案信息資源共享問題的探討[J].黑龍江檔案，2011（02）.

[2]姜梅，韓妍妍.整合科研檔案資源 給力高校學(xué)科發(fā)展[J].北京電子科技學(xué)院學(xué)報，2012（01）.

[3]李長萍.高校檔案信息資源體系的協(xié)同創(chuàng)新研究[J].蘭臺世界， 2014（29）.

[4]謝王艷.高校檔案資源整合工作探析[J]. 長春教育學(xué)院學(xué)報. 2015（02）.