孟曉鵬

摘 要：在我國社會經(jīng)濟發(fā)展的過程中，檔案管理工作有著十分重要的作用，所以必須對企業(yè)重要的檔案信息進行控制管理。由于檔案信息量的不斷增大，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)無法滿足企業(yè)檔案管理的需求。因此為了提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量，增強檔案信息的安全管理工作，我們就對其檔案管理的方法進行適當(dāng)?shù)母倪M和完善，并且將信息化技術(shù)應(yīng)用到其中，從而使其檔案管理信息化技術(shù)得到了有效的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；發(fā)展趨勢；信息化；

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-08-00-02

檔案是社會發(fā)展的“記錄儀”，是社會信息的“儲存庫”。檔案管理實現(xiàn)計算機化是大勢所趨。作為檔案工作者，必須認清檔案管理信息化的趨向，認真學(xué)習(xí)微機使用與操作、信息與管理知識，以實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。

一、檔案信息化管理的必要性

檔案信息化是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行管理、處置并提供利用服務(wù)。檔案信息化，首先要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；其次，要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；再次，要實現(xiàn)檔案信息高度共享；第四，要引發(fā)檔案管理模式的變革。

由于檔案需長期保存，為提高存儲環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費已在所難免。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢。無論是從政治、經(jīng)濟、文化、科技、軍事等多個領(lǐng)域還是到人類生活的各個角落，信息技術(shù)無不顯示其獨特的魅力，成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代生活不可缺少的工具?？梢哉f，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

二、推進檔案信息化的策略

（一）樹立信息意識

檔案工作人員要樹立檔案信息意識.一定的社會意識就具有一定的社會能動作用。那么社會檔案意識在檔案信息化建設(shè)中必然有能動的影響，成為檔案信息化建設(shè)的基本推動力。所以，檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”。檔案工作人員是檔案信息化建設(shè)的基本力量，他們的能動性事關(guān)信息化建設(shè)的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識，認識到檔案信息化建設(shè)的重要性，檔案工作人員才會具有強烈的使命感和責(zé)任心，才會主動關(guān)心檔案信息化建設(shè)事業(yè)，認真做好信息化過程中的各項工作。

（二）提高信息化水平

在配備計算機、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備的同時，系統(tǒng)軟件的開發(fā)應(yīng)用或完善，也要通過計算機系統(tǒng)軟件的操作進行培訓(xùn)及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準(zhǔn)備工作。檔案中心目錄及全文的數(shù)字化，要求對各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，實施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復(fù)勞動，不但能節(jié)約人力和財力，而且也會大大加快了檔案信息數(shù)字化的進程。

（三）提高管理水平

信息技術(shù)的廣泛采用和電子政務(wù)的加快推進，使檔案基礎(chǔ)建設(shè)的重心向檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變。檔案部門建立自己的局域網(wǎng)，添置計算機、光盤刻錄機、掃描儀等，在系統(tǒng)開發(fā)和檔案利用過程中發(fā)揮著重要作用。檔案管理軟件的對象是電子文件，通過選取合適的檔案管理軟件，不但可以達到科學(xué)、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經(jīng)過軟件的整合和開發(fā)，既是電子文件形成單位的有益積累，又是經(jīng)濟社會發(fā)展過程中的一筆巨大的文化財富。從安全角度來說，優(yōu)良的檔案管理軟件自身的安全設(shè)置，如訪問授權(quán)、用戶安全級別、密碼設(shè)置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅實屏障，能有效地確保檔案信息安全。

（四）提高技術(shù)支撐。技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的生命，沒有過硬的技術(shù)支撐，檔案信息化形同空話。首先，要配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的硬件設(shè)備并添置相應(yīng)的配套設(shè)備，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率。其次，要設(shè)計開發(fā)出通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設(shè)與辦公自動化系統(tǒng)融合貫通。其三，要采取有效措施保證軟、硬件安全運行。

（五）加強人才建設(shè)。作為信息化社會的檔案工作者必須具備一定的計算機和電子文件管理知識。這就要求我們檔案人員不斷更新觀念，學(xué)習(xí)新知識，掌握新技能?，F(xiàn)代過程管理，不再是簡單的過程監(jiān)督和控制，它是一個四環(huán)節(jié)的人性化管理過程：有序化、目的化、自動化、合理化，充分調(diào)動人的積極性和主動性，最大程度地實現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。

三、檔案信息化發(fā)展

（一）趨勢分析

信息化對傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)工作的變革影響。信息化條件下，檔案工作的載體對象發(fā)生了變化，使得傳統(tǒng)檔案的載體形態(tài)開始向數(shù)字化形態(tài)過渡，檔案管理的主要環(huán)境開始逐漸向數(shù)字環(huán)境遷移。因而檔案工作的管理方法、管理理念、管理流程等多方面都發(fā)生了明顯的變化。

信息化催生了新的檔案業(yè)務(wù)工作模式。在信息化環(huán)境中，電子文件的出現(xiàn)及其管理給檔案工作帶來巨大的挑戰(zhàn)，以往以載體管理為主線進行的業(yè)務(wù)活動難于滿足管理需求，檔案管理工作必須隨之變化和調(diào)整，由此形成了一些新型的檔案業(yè)務(wù)活動，如各類檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)、信息安全管理業(yè)務(wù)、電子文件的長久保存管理、信息系統(tǒng)開發(fā)等業(yè)務(wù)活動，都體現(xiàn)出強烈的信息化特點。

（二）檔案信息化將促進檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的完善

信息化建設(shè)是一項涵蓋基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、信息資源、安全管理、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和人才培養(yǎng)的系統(tǒng)性工程，檔案信息化也不例外。大量的經(jīng)驗和教訓(xùn)已經(jīng)表明，檔案信息化需要尤其關(guān)注檔案業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，檔案信息化工作的開展有賴于檔案管理乃至電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系的建立與完善，這是檔案信息化工作的重點內(nèi)容之一。

四、結(jié)束語

總之，在當(dāng)前檔案信息化管理的過程中，其信息技術(shù)的應(yīng)用，有效的提高了檔案信息管理工作的安全性、效率以及質(zhì)量，解決了在傳統(tǒng)檔案管理過程中存在的問題。從檔案管理信息化的發(fā)展趨勢來看，雖然檔案信息化在實際用于的過程中，其信息技術(shù)應(yīng)用得還不夠成熟，并且大多數(shù)人們對其并不重視，但是它有著良好的發(fā)展前景，相信在為了檔案信息化將會得到更加廣泛的應(yīng)用。

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