國測

摘要：合同文檔管理在海外工程項目的實施中，是一項日常工作時容易被疏忽，而關(guān)鍵時刻又被無限依賴的工作。筆者根據(jù)在海外實施工程項目的經(jīng)歷，結(jié)合自身管理海外工程項目合同文檔的實踐，從海外工程項目合同文檔的分類、管理、利用三方面探索合同文檔管理問題。論文將合同文檔的分類劃定為供應(yīng)、分包、服務(wù)、人員四大類，并對此四類合同文檔進行了詳細(xì)的闡述與區(qū)分；根據(jù)這四類合同文檔的特點，分別說明了不同類型的合同文檔所對應(yīng)的管理辦法及利用價值。

關(guān)鍵詞：海外工程項目合同文檔分類合同文檔管理與利用

合同文檔是保證工程順利實施，保護各方權(quán)益，具有最強法律效力的文件，合同文檔的有效管理和應(yīng)用在很大程度上決定了項目的成功與否。根據(jù)項目的進度，合同文檔會在不同時期發(fā)揮不同的作用，有些合同文檔甚至?xí)灤╉椖康氖冀K，并且在項目竣工后依舊發(fā)生效力。本文中所涉及的合同文檔，系在項目開工之后，根據(jù)項目需要簽訂的合同。項目中標(biāo)時，與業(yè)主簽訂的項目承包合同不在本文所述范圍之內(nèi)。本文將從合同文檔的分類、合同文檔的管理、合同文檔的利用三個方面，對合同文檔管理進行全面闡述。

一、合同文檔的分類

一個完整的項目，涉及人員聘用、設(shè)備采購、機械維修、分包單位、營地建設(shè)等方方面面的內(nèi)容。針對每一項內(nèi)容，都會形成不止一份合同文檔。將不同的合同文檔進行分類，不僅有利于項目對合同的有效管理，更有利于項目最大限度地利用合同維護自身利益。根據(jù)海外工程項目的特點，合同文檔可分為供應(yīng)合同文檔、分包合同文檔、服務(wù)合同文檔和人員合同文檔四大類。

（一）供應(yīng)合同文檔

供應(yīng)合同是供方與需方，經(jīng)過雙方談判協(xié)商一致同意而簽訂的“供需關(guān)系”的法律性文件。根據(jù)《中華人民共和國經(jīng)濟合同法》第17、38條和相關(guān)條例規(guī)定，供方的基本義務(wù)是按時、按質(zhì)、按量地在約定的地點將產(chǎn)品交付需方。需方應(yīng)在合同規(guī)定的時間、地點，按規(guī)定驗收方法及時驗收供應(yīng)標(biāo)的物，并按照國家規(guī)定或雙方約定的價格和結(jié)算方式通過立戶銀行進行結(jié)算。

項目上涉及的供應(yīng)合同文檔通常為設(shè)備供應(yīng)和材料供應(yīng)兩種。

設(shè)備供應(yīng)合同，指項目作為需方，與設(shè)備供方之間，通過雙方談判協(xié)商一致而簽訂的關(guān)于機械設(shè)備供應(yīng)的合同。機械設(shè)備以汽車、吊機、挖掘機等為主。在簽訂中，需要注意設(shè)備運輸、到場調(diào)試和保修條款等問題。由于涉及保修，設(shè)備供應(yīng)合同文檔會在很長時間內(nèi)，都將起到重要作用，要注意保存。另外有些設(shè)備，在一個項目結(jié)束后，會轉(zhuǎn)移到其他項目，或者賣給其他單位。設(shè)備合同文檔中的保修卡、完稅證明、清關(guān)證明等，均需妥善保存。

材料供應(yīng)合同，指項目作為需方，與材料供方之間，通過雙方談判協(xié)商一致而簽訂的關(guān)于材料供應(yīng)的合同。項目在施工中所需的材料主要有混凝土、鋼筋、防水材料等。其特點通常是購買量大、對質(zhì)量有明確要求。在合同中會對材料的型號、數(shù)量、質(zhì)量等進行明確的約定。在簽訂合同時，主要是嚴(yán)格按照監(jiān)理公司的要求，采購經(jīng)過批準(zhǔn)的有資質(zhì)的材料。同時，對于需要試驗的材料，做好試驗工作，保存好記錄試驗數(shù)據(jù)的文檔，便于日后的利用和維權(quán)。

（二）分包合同文檔

工程分包合同指承包商為將工程承包合同中某些專業(yè)工程施工交由另一承包商（分包商）完成而與其簽訂的合同。專業(yè)工程分包，是指施工總承包企業(yè)將其所承包工程中的專業(yè)工程分包給具有相應(yīng)資質(zhì)的其他建筑企業(yè)。由此可以看出，分包合同的簽訂，對于分包單位的資質(zhì)有嚴(yán)格的控制和要求。而且分包的工作，通常具有一定的專業(yè)性。分包單位，是項目的下級單位，項目對于分包單位有絕對的指揮權(quán)和否決權(quán)。同時，項目和分包單位也是合作伙伴關(guān)系。分包合同對雙方的權(quán)利義務(wù)要進行公平的約定。

從內(nèi)容上看，分包合同可以是針對某一項具體工程的分包，比如土方分包、防水分包。即項目將工程中的某一個具體工程，分包給專業(yè)從事該項工作的單位，項目的職責(zé)是對其工程質(zhì)量、工作量進行把控。分包合同也可以是針對工作人員的分包，也就是勞務(wù)分包。這時，項目的職責(zé)是根據(jù)項目進度，合理的安排施工人員進場，同時對其人員的專業(yè)素質(zhì)、施工紀(jì)律等方面進行約束。

（三）服務(wù)合同文檔

服務(wù)合同文檔，即項目需要其他單位對于項目的某些方面提供服務(wù)而形成的合同文檔。服務(wù)合同文檔與分包合同文檔有些相近，但與項目的關(guān)系具有本質(zhì)的不同。項目的分包單位對于項目而言，具有上下級關(guān)系，即分包單位服從項目的指揮和安排。而項目的服務(wù)單位，與項目不存在上下級關(guān)系，只是服務(wù)單位根據(jù)項目的需求，提供某項專業(yè)的服務(wù)。

從內(nèi)容上看，服務(wù)合同通常是針對某一項工作，由其他單位提供針對性很強的服務(wù)。例如，項目與垃圾處理單位，通過簽訂服務(wù)合同，維護項目現(xiàn)場的清潔。再如，項目與專業(yè)的運輸公司簽訂設(shè)備物資的轉(zhuǎn)運服務(wù)合同，將大型機械設(shè)備完成從其他地方的調(diào)配工作。在設(shè)備完好運送到目的地之后，該合同也就全部執(zhí)行完畢了。

從簽訂資質(zhì)上看，在金額不大、執(zhí)行時間不長、或是一次性服務(wù)的情況下，可以直接與項目部簽約。這樣既簡化了繁雜的簽約手續(xù)，又有效地避免了法律糾紛。

（四）人員合同文檔

人員合同文檔是項目工作人員的聘用合同。目前，海外工程項目的人員投入，比較推崇強化管理的施工模式：即投入高質(zhì)量的管理團隊，而不是投入大量的施工隊伍。在海外的工程中，屬地化經(jīng)營也是必不可少的。所以，項目上的人員合同，包括中方員工合同和外籍員工合同兩大類。這些合同文檔，是項目正規(guī)人員管理的體現(xiàn)，也是履行雇傭責(zé)任、義務(wù)等工作的依據(jù)。

二、合同文檔的管理

針對項目合同文檔的多樣性、拆分性、持續(xù)性的特點，在合同文檔的管理中，采取編號分類的方法是十分科學(xué)有效的。對供應(yīng)、分包、服務(wù)、人員這四大類合同分類編號之后，針對不同類別的合同，應(yīng)根據(jù)需要，通過編號擴展的方式進行后續(xù)管理。

（一）四大類合同的分類編號方法

根據(jù)海外工程項目合同文檔的分類，可將供應(yīng)合同、分包合同、服務(wù)合同、人員合同分別編號為C1-X、C2-X、C3-X、C4-X。

C代表Contract，即合同；C1、C2等，代表合同的分類；X代表這一合同分類下，根據(jù)合同的簽訂順序編制的流水號。例如，鋼筋供應(yīng)合同文檔，是C1-1；在鋼筋供應(yīng)合同之后簽訂的吊機供應(yīng)合同，就是C1-2。如果項目與同一家供應(yīng)商先后兩次簽訂供應(yīng)合同，也要根據(jù)簽訂的時間，分別編制流水號，兩份合同分別執(zhí)行。這一編號規(guī)則，符合檔案管理中，對于編號的簡單性、可擴展性、唯一性的要求。

（二）訂單文檔及開工指令文檔的編號擴展方法

人員合同和服務(wù)合同，采用上述分類編號方法即可，即一份合同一個編號。供應(yīng)合同和分包合同，因在履行中會分別產(chǎn)生訂單文檔和開工指令文檔，還需在四大類合同的分類編號方法的基礎(chǔ)上進行擴展。

1.供應(yīng)合同簽訂中，同一種物資，有可能分兩次或者三次和同一供應(yīng)商簽訂，也可能和不同的供應(yīng)商簽訂。由此，在生成訂單文檔時，要格外區(qū)分到底履行的是哪一份合同。這時，將訂單編號繼承合同編號，編輯為C1-X-Y，則可以有效地對訂單文檔進行區(qū)分。并且，在合同管理中，要注意將同一份合同的訂單文檔收集在一起。

2.分包合同履行中，無論是土方分包還是勞務(wù)分包，都不能一次將分包的內(nèi)容全部完成，而是要根據(jù)項目的進展、單體的實施情況，由項目部逐步下發(fā)開工指令文檔。在實際工作中，要注意開工指令文檔的內(nèi)容不能重復(fù)。同時，開工指令文檔也是對分包工作進展的重要記錄。對開工指令文檔的編號，亦應(yīng)采取例如C2-X-Y的形式，將彼此有效的區(qū)分與聯(lián)系。

三、合同文檔的利用

合同文檔的充分利用對整個項目組織實施起到保障、支持的作用。合同文檔在與分包商、供應(yīng)商及服務(wù)商的合作實施過程中，是對其工作范圍、進度、質(zhì)量、安全、支付等方面進行約束和催促的強有力的依據(jù)；在人力資源管理中又是對項目團隊及實施隊伍人員自身權(quán)益保障的具有法律效益的文檔。合同文檔的利用是一個長期的、復(fù)雜的、需要管理和控制的過程。

（一）供應(yīng)合同文檔的利用

供應(yīng)合同文檔對項目的作用巨大。特別是鋼筋、混凝土等項目主要材料的供應(yīng)合同，因為需要分批購買的原因，具有涉及金額大、履行時間長、履行次數(shù)多等特點。比如項目與鋼筋供應(yīng)商簽訂一份完整的鋼筋供應(yīng)合同。合同中會明確所需的鋼筋型號、鋼筋數(shù)量、鋼筋等級等指標(biāo)。同時，項目的鋼筋，不會一次性全部采購?fù)戤叄菚鶕?jù)項目的進度情況分批進場。這時，一個合同文檔，可能要拆分成若干個訂單文檔來完成。在全部訂單文檔履行完畢后，這份鋼筋合同則徹底履行完畢。

（二）分包合同文檔的利用

分包合同文檔，會貫穿分包完成其分包任務(wù)的始終。項目根據(jù)工作面的推進，按照分包合同中的約定，為分包安排相應(yīng)的工作，即向分包下發(fā)開工指令文檔。進而通過開工指令文檔中的開工時間、預(yù)計工作量等方面的內(nèi)容，對分包進行約束和控制。所有的開工指令文檔匯集在一起，就是一份分包合同的完整履行記錄。

（三）服務(wù)合同文檔的利用

服務(wù)合同文檔，是服務(wù)商向項目部提供服務(wù)時的參照，也是項目部對服務(wù)商提出要求的依據(jù)。除具有保修條款的服務(wù)之外，服務(wù)合同文檔在服務(wù)結(jié)束時，即宣告完成，僅具有查考價值。如有保修條款，則需要保存至保修期結(jié)束。

（四）人員合同文檔的利用

因為海外工程項目的特殊性，人員合同文檔中對于人身意外、國內(nèi)五險一金繳納等方面的約定，對于項目的作用格外重要。比如海外工程項目在施工中，安全工作是重中之重。但是一旦出現(xiàn)工傷甚至死亡的事故，人員合同文檔中對于事故的處理辦法、賠償標(biāo)準(zhǔn)的約定就是項目進行安全事故處理的重要依據(jù)。

海外工程是一條漫長的、充滿困難的，但同時具有無限機遇的道路。中國企業(yè)在過去的探索中，因為合同文檔管理的不健全，有過無奈接受，也經(jīng)歷過劫后余生。可見海外工程項目的合同文檔管理仍是一個需要理論結(jié)合實踐，進行深入研究的重要課題。

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