滕春娥

摘要：本文從分析大數(shù)據(jù)的時代特征入手，重點(diǎn)論述檔案工作的現(xiàn)狀以及大數(shù)據(jù)給檔案工作在檔案資源、檔案技術(shù)、檔案思維等三個方面帶來的挑戰(zhàn)，并根據(jù)挑戰(zhàn)提出切實(shí)可行的轉(zhuǎn)型策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)檔案工作轉(zhuǎn)型

雖然大數(shù)據(jù)的定義目前尚未統(tǒng)一，但其內(nèi)涵及特征已被人們認(rèn)識和接受并達(dá)成共識。正如有學(xué)者所述，檔案資源符合大數(shù)據(jù)的特征，[1]然而，就目前檔案工作的現(xiàn)狀來看，其并不能完全適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境的要求，為了尋求檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，必須根據(jù)大數(shù)據(jù)的時代特征實(shí)施轉(zhuǎn)型。本文從分析大數(shù)據(jù)時代環(huán)境特征入手，剖析大數(shù)據(jù)環(huán)境給檔案資源、檔案主體思維、檔案工作流程等三個方面帶來的挑戰(zhàn)，從而提出檔案工作轉(zhuǎn)型策略。

一、大數(shù)據(jù)的環(huán)境特征

麥肯錫將大數(shù)據(jù)定義為：無法在一定時間內(nèi)用傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫軟件工具對其內(nèi)容進(jìn)行抓取、管理和處理的數(shù)據(jù)集合。它不單單指龐大規(guī)模的數(shù)據(jù)集合，更昭示著信息技術(shù)的又一次革新，思想觀念的又一次躍進(jìn)，是國家發(fā)展重要的戰(zhàn)略資源和生產(chǎn)要素，為新時代的到來吹響了號角。[2]大數(shù)據(jù)具有以下四個特點(diǎn)：

（一）數(shù)據(jù)量大

數(shù)據(jù)量大是大數(shù)據(jù)的基本屬性，隨著現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，事物的緯度越來越多，用以描述同一事物的數(shù)據(jù)量愈發(fā)龐大。如果采用抽樣數(shù)據(jù)遠(yuǎn)不能描述整個事物，甚至可能漏掉事物的一些方面，還有可能得到相反的結(jié)論。因此，只有分析和處理事物的所有數(shù)據(jù)才能更加接近其本質(zhì)，得到的結(jié)論也更精確和科學(xué)。

（二）數(shù)據(jù)類型多樣

數(shù)據(jù)類型繁多，復(fù)雜多變是大數(shù)據(jù)的重要特性，以往的數(shù)據(jù)通常是結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，它關(guān)注結(jié)構(gòu)化信息，強(qiáng)調(diào)大眾化、標(biāo)準(zhǔn)化的屬性，處理數(shù)據(jù)一般呈線性增長。隨著互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)與傳感器的飛速發(fā)展，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)大量涌現(xiàn)，它沒有統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)屬性，難以用表結(jié)構(gòu)來表示。大數(shù)據(jù)重點(diǎn)關(guān)注非結(jié)構(gòu)化信息，強(qiáng)調(diào)小眾化，體驗(yàn)化。

（三）數(shù)據(jù)處理速度快

數(shù)據(jù)處理速度快，是大數(shù)據(jù)又一重要特性，隨著各種傳感器和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)等信息獲取，傳播技術(shù)的飛速發(fā)展和普及，數(shù)據(jù)的產(chǎn)生、發(fā)布越來越容易，數(shù)據(jù)呈“爆炸式”快速增長，新數(shù)據(jù)不斷涌現(xiàn)，它要求數(shù)據(jù)處理的速度也要相應(yīng)的提升，數(shù)據(jù)的價值是隨著時間的推移而迅速降低的，實(shí)時處理新增的大量數(shù)據(jù)，也是大數(shù)據(jù)與傳統(tǒng)海量數(shù)據(jù)在技術(shù)方面的差別。

（四）數(shù)據(jù)價值密度低

大數(shù)據(jù)為了獲取事物的全部細(xì)節(jié)，直接采用全體數(shù)據(jù)，保留了數(shù)據(jù)的原貌，不對數(shù)據(jù)進(jìn)行采樣，可供分析的信息增多，這樣也就引入了大量沒有意義甚至錯誤的信息，因此數(shù)據(jù)價值密度偏低。一些應(yīng)用是無效的信息，對另外一些應(yīng)用成為關(guān)鍵信息的情況來說，數(shù)據(jù)的價值也是相對的。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案工作轉(zhuǎn)型的挑戰(zhàn)

（一）檔案資源方面

當(dāng)前部分地區(qū)檔案部門的檔案載體仍然以紙質(zhì)為主，館藏檔案數(shù)字化程度不高，一些偏遠(yuǎn)地區(qū)的檔案工作甚至仍停留在手工查找階段，很難滿足用戶個性化的需求。另外，有些檔案部門雖然已經(jīng)以電子檔案為主要保管形態(tài)，但檔案部門由于缺乏統(tǒng)一的收藏標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案資源保管上的重復(fù)和遺漏，檔案保管部門各自使用不同的存儲管理系統(tǒng)，也使得電子檔案資源在共建共享方面難以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)對接，異構(gòu)數(shù)據(jù)資源無法互通有無，難以形成檔案資源整體效益。[3]大數(shù)據(jù)時代，理想狀態(tài)的檔案信息資源應(yīng)該數(shù)量眾多，類型多樣，并且具備基于數(shù)據(jù)信息的數(shù)字形式，不僅可以供利用者查閱，更應(yīng)該成為可供隨機(jī)選取的數(shù)據(jù)樣本，為用戶提供個性化信息服務(wù)。但目前檔案工作現(xiàn)實(shí)的狀況與這一理想目標(biāo)還存在較大差距，檔案數(shù)據(jù)資源建設(shè)仍是檔案工作的重點(diǎn)。

（二）檔案工作流程方面

長期以來檔案管理工作自文件歸檔移交檔案部門開始，包括收集、整理、保管、檢索、提供利用、編研共同構(gòu)成一個完整的工作流程。紙質(zhì)時代這一工作流程完全適應(yīng)檔案工作的需要，而隨著社會的向前發(fā)展，電子檔案大量出現(xiàn)，大數(shù)據(jù)環(huán)境下其管理的重心將由整理和保管向收集和利用轉(zhuǎn)移，該進(jìn)程也將大大加快。借助于信息技術(shù)和一體化信息管理系統(tǒng)，檔案收集的方式和方法將轉(zhuǎn)變?yōu)樵诰€實(shí)時提供。檔案資源的類型將逐漸多樣，由紙質(zhì)到電子，由結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)到非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。接收、鑒定和保存檔案的技術(shù)條件和成本將逐漸增加，借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)和各種智能手段進(jìn)行科學(xué)管理，管理的觸角向檔案產(chǎn)生部門延伸，實(shí)行前端控制。[4]檔案利用方式將發(fā)生變革，利用效率將大幅提升。檔案服務(wù)也將不同于傳統(tǒng)的被動式檢索，更多地開展主動推介式服務(wù)。而現(xiàn)有的檔案工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足大數(shù)據(jù)時代的要求。

（三）檔案工作思維方面

未來檔案工作主體將扮演信息專家的角色，所承擔(dān)的工作不再簡簡單單的是裝訂和維護(hù)，提供的服務(wù)也不是簡單的查閱，而應(yīng)該是在眾多的檔案數(shù)據(jù)群中，根據(jù)用戶的需求快速挖掘出有價值的檔案提供給用戶。目前部分檔案工作者在思想觀念上仍存在著“重藏輕用”的保管理念，認(rèn)為檔案是國家的寶貴財(cái)產(chǎn)，不應(yīng)該廣泛利用，甚至對利用者提供服務(wù)的態(tài)度也是消極被動的。電子檔案的出現(xiàn)，使得一些檔案工作者出現(xiàn)了排斥態(tài)度，一些老同志拒絕學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)，由于能力及態(tài)度的原因，導(dǎo)致電子檔案收集不全、保管不利，極大地阻礙了檔案工作的開展。另外，一些檔案工作者在工作中墨守成規(guī)，不求新求變，缺乏社會責(zé)任和擔(dān)當(dāng)，不能將檔案工作置于社會大環(huán)境中去思考，這些都成為束縛檔案工作發(fā)展的重要因素。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案工作的轉(zhuǎn)型策略

所謂轉(zhuǎn)型，是指事物的結(jié)構(gòu)形態(tài)、運(yùn)轉(zhuǎn)模型和人們觀念的根本性轉(zhuǎn)變過程。不同轉(zhuǎn)型主體的狀態(tài)及其與客觀環(huán)境的適應(yīng)程度，決定了轉(zhuǎn)型內(nèi)容和方向的多樣性。轉(zhuǎn)型是主動求新求變的過程，是一個創(chuàng)新的過程。在大數(shù)據(jù)背景下檔案事業(yè)若想發(fā)展必須轉(zhuǎn)型，若想順利完成轉(zhuǎn)型也必將在檔案管理體制、運(yùn)行模式、發(fā)展戰(zhàn)略等方面進(jìn)行調(diào)整。

（一）檔案管理體制方面

管理體制即采用怎樣的組織形式來實(shí)現(xiàn)管理的任務(wù)和目的。對于檔案管理體制來說，其核心是檔案各管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置，管理體制的設(shè)置決定了檔案資源建設(shè)、檔案資源利用的程度。

大數(shù)據(jù)環(huán)境下將借助于信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理鏈條上數(shù)量眾多的不同部門之間進(jìn)行即時通信、互聯(lián)互通以及一體化管理，即每個部門產(chǎn)生的檔案可以通過在線的方式，及時地提交給檔案部門進(jìn)行管理，這就要求現(xiàn)階段檔案工作變革目前的檔案管理體制，[5]首先，建立至上而下的扁平式檔案管理系統(tǒng)，擺脫由于受制于不同的體制，造成眾多的部門分隔管理和獨(dú)立運(yùn)營的體制弊端，改變檔案的產(chǎn)生環(huán)節(jié)與檔案的保管、利用環(huán)節(jié)分離的運(yùn)行模式，實(shí)現(xiàn)檔案的產(chǎn)生部門與檔案管理部門的密切協(xié)作和配合，在統(tǒng)一平臺上實(shí)現(xiàn)檔案的產(chǎn)生、處理、移交、保存、利用等環(huán)節(jié)的有機(jī)銜接，提高檔案管理的效率和效果。其次，建立檔案運(yùn)行監(jiān)督機(jī)構(gòu)，平行于檔案管理系統(tǒng)，保證隨時跟蹤檔案各部門運(yùn)轉(zhuǎn)情況，最終使檔案管理的各部門朝著一體化、大協(xié)作、全過程、高效率的方向發(fā)展。

（二）檔案工作運(yùn)行模式

運(yùn)作模式是指一個事物進(jìn)行中的工作狀態(tài)，各個學(xué)科和行業(yè)均有自身的固定模式。任何模式都在不斷地發(fā)展和創(chuàng)新，檔案管理模式也在不斷地發(fā)展和創(chuàng)新。

檔案管理整個流程也可以看作一個完整的檔案管理鏈，大數(shù)據(jù)時代檔案工作將實(shí)現(xiàn)基于統(tǒng)一存儲標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案全程控制、一站式服務(wù)、一體化管理新的運(yùn)作模式。[6]這就要求目前檔案部門首先要加強(qiáng)各檔案部門自身的資源建設(shè)，豐富館藏，做好檔案資源數(shù)字化建設(shè)；其次，進(jìn)行門戶網(wǎng)站建設(shè)，將本部門數(shù)字化的檔案資源進(jìn)行深入加工，將開放的、可利用的檔案發(fā)布到門戶網(wǎng)站，采用規(guī)范的檔案管理軟件進(jìn)行管理；再次，依靠先進(jìn)的信息技術(shù)，對本部門檔案實(shí)施科學(xué)保管和鑒定。最后，建立全國檔案資源網(wǎng)，使所有檔案資源都可以按照不同的檢索方式為用戶所利用，真正做到一站式服務(wù)和一體化管理。

（三）檔案工作發(fā)展戰(zhàn)略

發(fā)展戰(zhàn)略是一定時期內(nèi)對組織發(fā)展方向的選擇、規(guī)劃，可以為組織指引發(fā)展方向，實(shí)現(xiàn)組織快速、健康、持續(xù)發(fā)展。針對檔案工作主體表現(xiàn)出的檔案思維現(xiàn)狀，必須注重加強(qiáng)檔案工作發(fā)展戰(zhàn)略，從職業(yè)規(guī)劃高度引領(lǐng)檔案工作思維。首先，檔案部門必須通過加大培訓(xùn)力度，提高檔案工作者的技能和職業(yè)道德。其次，重視跨界合作，打破專業(yè)界限，走開放、多元、社會化的發(fā)展道路。最后，檔案工作者必須積極參與社會活動，承擔(dān)社會責(zé)任，讓檔案事業(yè)充分融入到社會發(fā)展中，利用自身的獨(dú)特資源優(yōu)勢，借鑒其他學(xué)科的優(yōu)勢，創(chuàng)新檔案產(chǎn)品，為社會提供多樣化的服務(wù)。

大數(shù)據(jù)正影響社會生活的方方面面，這是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，檔案工作應(yīng)正視這一新的變革，檔案工作者亦應(yīng)在大數(shù)據(jù)時代的背景下去思考檔案工作的未來，以大數(shù)據(jù)為支撐點(diǎn)，不斷加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，建立新的檔案管理體制，調(diào)整檔案發(fā)展戰(zhàn)略，最終讓檔案工作在新的時代下找到更大的發(fā)展空間，讓檔案事業(yè)更有作為。

*本文為牡丹江師范學(xué)院2014年度人文社科研究（青年學(xué)術(shù)骨干）項(xiàng)目“基于校園文化建設(shè)的高校檔案信息資源開發(fā)利用研究”（項(xiàng)目編號：QG2014009）的階段性成果。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]劉國華，李澤鋒.檔案工作中大數(shù)據(jù)框架構(gòu)建及應(yīng)用思考[J].檔案管理，2014（2）：32.

[2]大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的發(fā)展[EB/OL].[2012-05-16]. http：//tech.ccidnet.com/art/32963/20120516/3859799_1. html.

[3]王玲，張妍妍.大數(shù)據(jù)時代檔案工作面臨的大機(jī)遇和大挑戰(zhàn)[J].蘭臺世界，2014（6）：15.

[4]張建銘.大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理方式變革分析[J].蘭臺世界，2014（6）：151.

[5]丁國勇，大數(shù)據(jù)時代對檔案工作影響及應(yīng)對策略研究[J].蘭臺世界，2014（6）：43.

[6]歸吉官.我國檔案工作轉(zhuǎn)型發(fā)展中的新現(xiàn)象[J].檔案，2013（9）：5-6.