簡小東

摘 要：醫(yī)院文書檔案是主要包括醫(yī)院的基建資料、黨建工作、管理制度、財務(wù)費用等資料，是醫(yī)院重要的史料，是醫(yī)院發(fā)展變化的見證。醫(yī)院文書檔案管理工作的主要工作職責(zé)是負(fù)責(zé)醫(yī)院文書檔案的記錄、收集、編輯、歸檔、存儲、借閱以及銷毀等。醫(yī)院文書檔案管理是醫(yī)院加強(qiáng)規(guī)范管理的基礎(chǔ)工作，能為醫(yī)院的制度化、流程化、規(guī)范化提供依據(jù)。醫(yī)院文書檔案管理能力是醫(yī)院綜合實力的重要組成部分，標(biāo)志著一個醫(yī)院的現(xiàn)代化水平。本文從醫(yī)院文書檔案管理的重要性入手，分析了醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)狀，提出了解決有關(guān)問題的措施和方法。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書檔案管理；制度；規(guī)范

1 加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理的重要性

加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理是檔案自身屬性的本質(zhì)要求。檔案是指國家機(jī)構(gòu)，社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，或組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。從檔案的存儲介質(zhì)上可以分為紙質(zhì)檔案和電子檔案，從檔案存在的形態(tài)上可以分為聲音、照片、文字、影像等等，檔案具有自然性、客觀性，能夠真實地反映事件發(fā)生當(dāng)時的環(huán)境、情境，是查閱事件既往事實的真憑實據(jù)。醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院建設(shè)發(fā)展過程中形成的，真實地記錄了醫(yī)院的發(fā)展軌跡，反映了醫(yī)院在加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、加強(qiáng)財務(wù)管理、人力資源管理、加強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)提升等方面所走過的道路，對于總結(jié)成功經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)，不斷推動醫(yī)院的健康長久穩(wěn)定發(fā)展具有重要的指導(dǎo)作用。

2 醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)狀

1、思想意識上對文書檔案管理不夠重視。在很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的思想意識中普遍存在“重業(yè)務(wù)、輕管理”的問題，特別是基礎(chǔ)的文書檔案管理工作的重視程度不夠，認(rèn)為文書檔案管理不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，短時期內(nèi)對醫(yī)院的管理也起不了多大的提升作用。甚至，有人認(rèn)為文書檔案管理工作是綜合辦公室的事情，沒什么太大的價值和意義，在檔案的記錄和歸檔中存在抵觸情緒。由于思想意識上的輕視，導(dǎo)致基礎(chǔ)的文書檔案資料不健全，文書檔案保管不妥善，借閱和登記工作流于形式，文書檔案的利用率被大大降低，失去了存在的價值。

2、文書檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。由于思想意識上沒有真正重視文書檔案管理，因此，一般醫(yī)院也就不太重視文書檔案管理人員的培訓(xùn)和培養(yǎng)。很多文書檔案管理人員并不是專業(yè)學(xué)習(xí)和從事文書檔案管理專業(yè)的，而是從行政管理、人力資源管理、計算機(jī)管理等不同專業(yè)和崗位調(diào)整過來的。他們?nèi)狈I(yè)的知識和能力，導(dǎo)致了文書檔案管理工作的不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范。醫(yī)院將大部分的培訓(xùn)經(jīng)費和精力都投給了醫(yī)護(hù)人員的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)培養(yǎng)，所以，文書檔案管理人員的后續(xù)學(xué)習(xí)充電的機(jī)會被大大削減，崗位的勝任度不能適應(yīng)醫(yī)院的快速發(fā)展。

3、文書檔案管理的制度不健全或執(zhí)行不嚴(yán)格。很多醫(yī)院制定了完善的醫(yī)院管理制度，但制度制定的出發(fā)點和落腳點，主要是針對醫(yī)院的日常管理，如考勤管理制度、報銷制度、醫(yī)護(hù)人員守則等。對于醫(yī)院基建檔案、財務(wù)收支數(shù)據(jù)、會議記錄紀(jì)要、各類采購合同等方面都未全面覆蓋，制度死角普遍存在。由于文書檔案管理相關(guān)制度的不完善，文書檔案收集、整理、歸檔等缺乏制度依據(jù)和保障，導(dǎo)致文書檔案的缺失率居高不下。部分醫(yī)院對檔案管理有完善的制度流程，然而，在資料歸檔、檔案借閱等過程中，未嚴(yán)格執(zhí)行制度，導(dǎo)致文書檔案丟失、遺失、損毀等現(xiàn)象時有發(fā)生，文書檔案管理工作的完整性遭到破壞。

4、文書檔案管理的資金保障不夠。部分醫(yī)院的文書檔案管理室資金投入不夠，未嚴(yán)格按國家強(qiáng)制標(biāo)準(zhǔn)裝修，消防設(shè)施設(shè)備不達(dá)標(biāo)，文書檔案的保管環(huán)境存在安全隱患，防火、防水、防盜工作還存在很多薄弱環(huán)節(jié)。此外，很多醫(yī)院文書檔案保管仍然沿用過去的技術(shù)和設(shè)備，電子化的辦公平臺未充分利用，信息化步伐緩慢，一定程度上影響了文書檔案的收集、編輯、歸檔、查閱的效率，制約了文書檔案管理工作的現(xiàn)代化。

3 加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理的對策

1、領(lǐng)導(dǎo)干部要切實重視醫(yī)院文書檔案管理工作。領(lǐng)導(dǎo)重視是加強(qiáng)文書檔案管理的重要條件，是組織保障。只有領(lǐng)導(dǎo)從思想意識上高度重視了，才能加大檔案管理的人力、物力、財力的投入，才能加強(qiáng)日常管理，推動此項工作更高效的發(fā)展。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要帶頭加強(qiáng)與檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，定期組織普法培訓(xùn)和普法宣傳活動，增強(qiáng)全體干部特別是醫(yī)院一把手的法制意識、文書檔案管理意識，使得全體干部職工都能真正認(rèn)識到文書檔案管理的重要意義。檔案管理工作絕不僅僅是檔案管理部門的事情，與各部門都息息相關(guān)，特別是在檔案資料的前期收集和后期查閱階段。因此，領(lǐng)導(dǎo)重視、全員參與是保證醫(yī)院文書檔案管理工作順利推進(jìn)的必要條件。

2、提升文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)。文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)直接決定著此項工作的質(zhì)量，因此，提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)是加強(qiáng)文書檔案管理的重要措施。首先要引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員，讓專業(yè)的人去影響和幫助非專業(yè)的人員提升工作技巧和方法，積極推動檔案管理的專業(yè)化。其次，要加強(qiáng)文書檔案管理人員的培訓(xùn)。采用“走出去”的方式，讓醫(yī)院內(nèi)部的人員到兄弟單位學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗，參加專業(yè)培訓(xùn)提升專業(yè)素養(yǎng)；采取“請進(jìn)來”，讓專家、教授，有豐富經(jīng)驗的實干家走進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)場教學(xué)，以身示范，提高文書檔案管理人員的實戰(zhàn)技能。

3、實行績效考核，將醫(yī)院文書檔案管理與經(jīng)濟(jì)收入掛鉤，加強(qiáng)文書檔案管理人員的績效管理。實行績效考核，不僅能夠增強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理人員的工作責(zé)任心和責(zé)任感，確保本職工作保質(zhì)保量完成，而且能夠調(diào)動檔案管理人員的積極性，創(chuàng)新檔案管理的方式和方法，使檔案管理與日常管理更好銜接，建立起一個完善的管理體系。

4、建立健全醫(yī)院文書檔案管理制度和流程。首先，建立檔案管理的崗位責(zé)任制。明確檔案管理的組織架構(gòu)，指定檔案管理的專門人員，明確相關(guān)崗位的工作職責(zé)及承擔(dān)的義務(wù)責(zé)任，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識、服務(wù)意識和管理意識。其次，要根據(jù)醫(yī)院建設(shè)發(fā)展需要，實現(xiàn)制度建設(shè)全覆蓋，不留制度死角，切實增強(qiáng)制度的可操作性和可行性，讓制度成為文書檔案管理的寶劍利器，而不是花瓶擺設(shè)。

5、改善醫(yī)院文書檔案管理的硬件和軟件設(shè)施。及時更新醫(yī)院文書檔案管理硬件和軟件設(shè)施。定期對醫(yī)院文書檔案存放場所的硬件設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查，實現(xiàn)對存放環(huán)境的實時監(jiān)測，確保檔案存放地點的消防安全；升級辦公管理系統(tǒng)軟件，方便管理人員及時、快速處理大量數(shù)據(jù)，優(yōu)化工作要素，提高工作效率。做好醫(yī)院文書檔案管理，要注重創(chuàng)新創(chuàng)造。開發(fā)多種檢索工具，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檢索，提高調(diào)檔的效率，以便用戶能及時查到所需的信息；定期對檔案進(jìn)行更新維護(hù)，確保檔案資料的真實性和可靠性，讓死檔變成活檔，提高建檔和存檔的質(zhì)量；要從檔案管理的角度研究，提出醫(yī)院文書檔案管理的建設(shè)性意見和建議，不斷提升醫(yī)院文書檔案管理水平。

總之，醫(yī)院文書檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，但長期以來，由于各種原因?qū)е箩t(yī)院文書檔案管理粗放，不成系統(tǒng)。只有抓住醫(yī)院文書檔案管理的核心要素，采取針對性的改進(jìn)措施，不斷提高醫(yī)院文書檔案管理的水平，才能實現(xiàn)真正意義上的醫(yī)院文書檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。