潘冬梅

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摘要：隨著社會進(jìn)步，信息技術(shù)的不斷更新，檔案也逐漸信息化，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在機(jī)關(guān)單位檔案中的應(yīng)用越來越廣泛，呈現(xiàn)機(jī)關(guān)單位檔案的信息化。如何提高機(jī)關(guān)單位檔案的信息化的管理水平，更好地的利用信息化技術(shù)對機(jī)關(guān)單位檔案高效的管理，是當(dāng)前檔案信息化工作所面臨的重大難題。在我國《檔案法》頒布實(shí)施以來，事業(yè)單位對檔案的管理逐漸走向了科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)展，更好地提升了檔案管理水平，發(fā)揮了檔案信息資源的高效利用，使檔案信息化工作步入新的歷程。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)單位；檔案；信息化管理

檔案是個(gè)人、組織或機(jī)關(guān)在社會中直接的活動表現(xiàn)，它以各種體裁來表現(xiàn)出備查者的歷史記錄，是了解一個(gè)組織和個(gè)人具體情況的重要材料。是呈現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的重要文獻(xiàn)，隨著電子信息全球化，檔案的管理已經(jīng)應(yīng)用了電子信息技術(shù)，使得檔案已經(jīng)開始趨于信息化，檔案保管人員在信息化檔案管理中如何利用豐富的檔案信息資源服務(wù)于社會，是現(xiàn)階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門的一項(xiàng)非常重要的工作，下文就現(xiàn)階段機(jī)關(guān)單位檔案信息化工作中存在的問題進(jìn)行討論，為檔案信息化工作中的問題尋找解決的對策。

一、機(jī)關(guān)單位檔案信息化工作中存在的問題

1、機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化工作不夠重視

在機(jī)關(guān)單位中，首先因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視，所有檔案一般都是由兼職人員代管，一些人員對檔案工作未經(jīng)過上崗培訓(xùn)，根本不懂檔案如何管理，加上檔案管理人員工作責(zé)任心不強(qiáng)，對領(lǐng)導(dǎo)分管的兼職工作不重視，這就導(dǎo)致檔案工作在信息化時(shí)代無法正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

2、機(jī)關(guān)單位檔案信息化工作人員頻繁更換

在機(jī)關(guān)單位中人員的流失和崗位的調(diào)換十分的頻繁，過去人們從事的工作就相當(dāng)自己的鐵飯碗，一干就是幾十年或者終身都只干檔案工作，而現(xiàn)代人對一份工作只干一兩年或者幾個(gè)月，在檔案工作上奮斗近十年的人簡直寥寥無幾，另一方面，檔案管理工作需要業(yè)務(wù)能力非常強(qiáng)和相關(guān)計(jì)算機(jī)專業(yè)的人士去完成，沒有時(shí)間的積累是達(dá)不到管理要求的，由于這種社會現(xiàn)象導(dǎo)致檔案管理信息化工作仍然停滯不前。

3、檔案信息化工作投入的資金和設(shè)備不足

檔案管理工作資金投入嚴(yán)重不足，已成為社會的一種普遍現(xiàn)象，這就造成了檔案工作進(jìn)展的嚴(yán)重差異，資金投入少、設(shè)備陳舊、檔案數(shù)據(jù)庫少、檔案材料收集不全面、檔案安全就會受到威脅、這對信息化檔案管理工作的發(fā)展有嚴(yán)重的阻礙作用，所以，很多單位的檔案管理工作根本無法正常實(shí)施。檔案信息化管理工作也只能在紙上談兵。

4、檔案主管部門對機(jī)關(guān)單位檔案信息化指導(dǎo)較弱

檔案信息化管理隨著信息技術(shù)的普及不斷地趨于完善，但是很多檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不是很強(qiáng)，對信息化技術(shù)的重視程度不高，對現(xiàn)代信息化檔案的管理也比較陌生，這在一定層次上影響了機(jī)關(guān)單位檔案的信息化管理水平。

5、對機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

信息化管理部門只會對自己檔案信息化工作進(jìn)行簡單的規(guī)劃，但沒有一個(gè)嚴(yán)格的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，國家檔案信息局推出的法律規(guī)定，明確指出檔案信息化工作要認(rèn)真規(guī)劃、科學(xué)發(fā)展、嚴(yán)明標(biāo)準(zhǔn)。因此，在檔案信息化管理必須做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，同時(shí)在信息化檔案的管理中也要實(shí)行監(jiān)督和指引，讓機(jī)關(guān)單位重視這項(xiàng)工作。認(rèn)真按照標(biāo)準(zhǔn)去實(shí)施，這樣才能使機(jī)關(guān)單位檔案信息化的工作能夠有效開展。

二、應(yīng)對機(jī)關(guān)單位檔案信息化工作存在問題的對策

面對機(jī)關(guān)單位檔案工作中存在的問題，我們研究發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致問題出現(xiàn)的原因有很多，現(xiàn)在我們就抓住問題的關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行突破，從而使檔案信息化工作得到長遠(yuǎn)的發(fā)展。

1、建立良好的可行性目標(biāo)，提高檔案信息化管理水平

做任何事都要有一個(gè)明確的目標(biāo)，這樣才能對事情的發(fā)展起到指導(dǎo)性作用，檔案信息化管理工作同樣也要建立一個(gè)適合自己發(fā)展的目標(biāo)，建立目標(biāo)時(shí)，一定要全方面的去考慮，要做到檔案信息化管理目標(biāo)的切實(shí)可行。同時(shí)在實(shí)施管理的過程中，一定要突顯出權(quán)威性，建立嚴(yán)格的獎(jiǎng)罰制度，設(shè)立專門的監(jiān)督小組，讓管理人員對這項(xiàng)工作從心底上重視起來，同時(shí)建立完善的管理工作考核制度和質(zhì)量評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，這樣有利于提高檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化管理。從而提高檔案信息化的管理水平。

2、完善管理配套設(shè)施，加大資金的投入

要想具有良好的檔案管理水平，就必須加強(qiáng)硬件設(shè)備的配套，在信息化檔案管理中，對硬件設(shè)施的要求越來越嚴(yán)格，因此，加強(qiáng)和完善硬件設(shè)施的配套和資金的投入有利于管理工作的順利開展，從而提高檔案管理效率。

3、不斷加強(qiáng)對檔案工作人員的培訓(xùn)

科技的進(jìn)步將我們的工作方式從紙質(zhì)為載體轉(zhuǎn)化成了以媒介為載體的信息化檔案管理，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)在不斷地更新，這就要求我們要不斷地提升自己的業(yè)務(wù)能力，是自己的能力適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，機(jī)關(guān)單位在招聘人才時(shí)同樣要注重人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，這樣才可能是員工的業(yè)務(wù)能力越來越強(qiáng)，達(dá)到檔案信息化管理的要求。

4、制定檔案信息化長遠(yuǎn)規(guī)劃和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

在檔案信息化的總體規(guī)劃中，我們不僅要明確發(fā)展戰(zhàn)略，結(jié)合自身實(shí)際情況，深入科學(xué)研究與實(shí)驗(yàn)論證，為檔案信息化管理工作制定一個(gè)長遠(yuǎn)的規(guī)劃以及近期目標(biāo)，逐步形成信息化管理模式，推動檔案信息化的和諧發(fā)展。檔案管理人員在長遠(yuǎn)的規(guī)劃下，要不斷適應(yīng)社會的快速發(fā)展，不斷創(chuàng)新學(xué)習(xí)新的理論，并且加強(qiáng)自己網(wǎng)絡(luò)知識，積極地投入到檔案的信息化管理中，不斷提升檔案信息化的管理水平。

三、結(jié)束語：

雖然當(dāng)前社會我國的檔案信息化管理還存在著不少問題，這就要求機(jī)關(guān)單位對檔案部門加大監(jiān)管力度，從機(jī)關(guān)單位自身重視檔案信息化管理工作，同時(shí)，為檔案部門配備專業(yè)的檔案管理人員，加大資金的投入，在社會經(jīng)濟(jì)不斷地發(fā)展下，檔案工作必須更上時(shí)代的發(fā)展潮流，緊密結(jié)合先進(jìn)的檔案管理工作需求和需要，結(jié)合本機(jī)關(guān)的實(shí)際情況，積極地投入到檔案信息化管理工作中去，發(fā)揮自己的專業(yè)優(yōu)勢，從而提高檔案的信息化管理水平，促進(jìn)本單位檔案事業(yè)的快速發(fā)展。

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