畢春明?王新紅

摘 要：隨著社會的進步，科技的發(fā)展，辦公的環(huán)境得以不斷地改善，辦公的設(shè)備也在不斷地更新。辦公自動化是基于電子計算機技術(shù)、信息處理技術(shù)、通訊技術(shù)之上的綜合應(yīng)用技術(shù)。在檔案管理方面，辦公自動化已經(jīng)全面取代傳統(tǒng)的人工管理檔案的方式。辦公自動化的應(yīng)用既順應(yīng)了時代發(fā)展的要求，也促進檔案管理工作的高效、快速、準確開展。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；檔案管理；優(yōu)點；要求

隨著我國信息化的不斷加強，檔案管理已從過去管理的文書檔案不斷發(fā)展為當(dāng)前的綜合檔案，計算機及信息數(shù)字技術(shù)推動了辦公自動化的普及，辦公自動化給檔案管理帶來巨大的便利，我們可以隨時進行調(diào)用的重要資源。因此，實現(xiàn)合理、有效的辦公自動化管理，已成為當(dāng)前檔案工作的重要部分。

一、辦公自動化與檔案的關(guān)系

1.辦公自動化是檔案形成的過程，檔案是辦公自動化的結(jié)果。從檔案學(xué)角度看，文件實質(zhì)上是一種信息，且這種信息需具備真實性和可靠性。而目前的辦公自動化技術(shù)，已經(jīng)可以在信息分散處理過程中，真實記錄和反映文件產(chǎn)生的整個過程，并準確地將文件歸入相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫。這些電子文件經(jīng)過檔案管理人員的整理核對，就形成了電子檔案。辦公與檔案管理自動化，是以滿足機關(guān)各項業(yè)務(wù)工作需要為最終目的，以計算機高新技術(shù)的系統(tǒng)集成為手段，以安全保密為原則，以規(guī)范化、標(biāo)準化的有關(guān)條例為依據(jù)，以文件的運行規(guī)律為導(dǎo)向，以文件、檔案信息一體化管理為主線，構(gòu)成了一個與機關(guān)傳統(tǒng)文件、檔案管理工作并存，外延基本吻合，內(nèi)涵有所擴展，相互融合又相對獨立、完整的電子文件、檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對文件、檔案紙質(zhì)載體、特殊載體及其內(nèi)容信息的三重管理和利用。

2.辦公自動化和檔案管理互為影響。辦公自動化決定檔案的發(fā)展方向，反之，檔案管理也影響著辦公自動化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的進步，使越來越多的單位采用那些不僅能處理和存儲信息，而且能保證掌管文件的辦公自動化系統(tǒng)。正是這些系統(tǒng)的應(yīng)用，使得機關(guān)的電子文件成為全部工作，而不是部分工作的準確依據(jù)。確保電子檔案的完整性和真實性，以及歷史檔案的延續(xù)可讀性，也要求辦公自動化技術(shù)必須不斷適應(yīng)檔案管理的發(fā)展要求。

二、辦公自動化環(huán)境下的檔案管理的優(yōu)點

1.辦公效率大幅提高。計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優(yōu)點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準確無誤，結(jié)果又費時，又費力。在應(yīng)用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

2.文件和文字信息得到充分交流與共享。在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術(shù)對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。

3.電于文件保存的穩(wěn)定性。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性。日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過網(wǎng)絡(luò)工其進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

三、辦公自動化對檔案管理的要求

1.對檔案工作規(guī)范化，標(biāo)準化要求高。利用檔案工作的辦公自動化，要求必須規(guī)范化、標(biāo)準化。只有標(biāo)準的文件信息才能用計算機處理，共享公共網(wǎng)絡(luò)交換。因此，檔案管理的基本工作必須規(guī)范化、科學(xué)化。我國電子文檔的《規(guī)范》提出4項措施：（1）建立電子文件可靠的訪問識別；（2）設(shè)置滿足運行要求的安全日志，隨時自動記錄操作人員、設(shè)備、項目、時間等；（3）通過標(biāo)記避免錯誤和防止交換；（4）電子印章、數(shù)字簽名、數(shù)字加密等措施，都可以防止非法使用。

2.有助于實現(xiàn)文檔一體化管理。辦公自動化公文處理與檔案管理，直接表現(xiàn)為一個連續(xù)的過程。如辦公處理所需的要求、報告、外文文獻。當(dāng)辦公室收到了一份文件，不僅要在計算機上對其的特征描述進行著錄，而且對文件的內(nèi)容和主題進行分析，確定內(nèi)容特征識別，完成了索引的過程，這就是文檔一體化。隨著電子檔案管理模式與以往年第二立卷歸檔，其做法大大降低了工作人員的勞動強度，簡化工作程序，提高工作效率和質(zhì)量，提高查全率和檔案信息的精準度?？梢?，辦公自動化為文件和文件管理一體化提供了客觀條件。

3.對管理人員的素質(zhì)要求更高。辦公自動化要求檔案管理人員不斷提高自身素質(zhì)及科學(xué)文化水平才能勝任本職工作。檔案管理人員憑借原有的管理和保護知識是管理不好新型載體檔案的，只要及時更新自己的知識體系，學(xué)習(xí)新知識、掌握新技術(shù)，了解和熟悉新設(shè)備的工作原理、特點、功能使用芳芳，提供自身的管理水平與業(yè)務(wù)能力，才能適應(yīng)現(xiàn)代管理工作和科學(xué)技術(shù)發(fā)展的需求。

四、結(jié)語

隨著社會的進步和科技的發(fā)展，辦公自動化越來越得到更加廣泛的應(yīng)用。辦公自動化的普遍應(yīng)用和巨大作用已被廣泛的接受，它不僅促進了檔案管理的變革，還促使從事檔案管理的人員素質(zhì)不斷提高，越來越專業(yè)。辦公自動化在檔案管理中應(yīng)用的巨大作用我們已經(jīng)看到，但是它的潛在作用還有待我們繼續(xù)探索和開發(fā)。在不久的將來，檔案管理工作將會變得更加輕松、快捷、高效。

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