邸海燕

遼寧慧金會計(jì)師事務(wù)所有限公司 遼寧 沈陽 110003

ERP對企業(yè)內(nèi)部控制體系的整合

邸海燕

遼寧慧金會計(jì)師事務(wù)所有限公司 遼寧 沈陽 110003

由于科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展,通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)全球的普及,全球電子化的發(fā)展,使企業(yè)間的競爭形成了無形的信息科技競爭。根據(jù)時(shí)代要求,企業(yè)資源計(jì)劃（即ERP)系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。EPR系統(tǒng)是指建立在信息技術(shù)上,為企業(yè)做出相關(guān)決策提供平臺,為員工提供有效的管理措施。本文針對ERP系統(tǒng)對于其企業(yè)內(nèi)部控制的具體影響展開了深入的討論。

內(nèi)部控制 ERP 意義

由于經(jīng)濟(jì)國際化的不斷深入,企業(yè)越來越受到來自世界各國的壓力,這就要求企業(yè)提高競爭力,對于企業(yè)提高競爭力最好的辦法就是提高企業(yè)的經(jīng)營效率。因此,ERP系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生,ERP系統(tǒng)的應(yīng)用新企業(yè)內(nèi)部控制所處的環(huán)境帶來了新變化。

一、ERP對企業(yè)內(nèi)部控制的影響

所謂的ERP就是指將企業(yè)所謂的資源充分整合起來,實(shí)現(xiàn)集成管理,并將企業(yè)的物流、資金、信息等內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一化的管理,用于管理的一個平臺。ERP系統(tǒng)可以將客戶方面的具體需求以及企業(yè)內(nèi)部的活動需求,另外包括供應(yīng)商提供的相關(guān)資源有效的整合到一起,進(jìn)而提升企業(yè)整體的運(yùn)作能力。在這種環(huán)境下,企業(yè)的結(jié)構(gòu)日趨扁平化,ERP能夠有效改變企業(yè)原有的生產(chǎn)經(jīng)營結(jié)構(gòu),同時(shí)深度影響了企業(yè)內(nèi)部控制。

ERP系統(tǒng)是一種全新的管理模式,也帶來了一種全新的管理思想,能夠幫助企業(yè)解決諸多以往難以解決的問題。使用ERP系統(tǒng)以后,企業(yè)的會計(jì)人員以及相關(guān)的業(yè)務(wù)人員都從繁重的手工工作中解放了出來,可以花費(fèi)更多的時(shí)間在整理財(cái)務(wù)信息和經(jīng)濟(jì)管理上。ERP的系統(tǒng)下,數(shù)據(jù)完全可以被大眾人所看見,真正實(shí)現(xiàn)共享。同時(shí)ERP也為企業(yè)內(nèi)控帶來新的挑戰(zhàn),在企業(yè)內(nèi)部帶來積極作用的同時(shí)也為企業(yè)內(nèi)部控制帶來了新的風(fēng)險(xiǎn)及挑戰(zhàn)。使用ERP系統(tǒng)需要針對原來的業(yè)務(wù)實(shí)施流程和方法進(jìn)行優(yōu)化改革,從企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)開始整改,其主要目的是將不必要的環(huán)節(jié)去除,完全不同于以往的由手工操作的內(nèi)部控制。

企業(yè)在運(yùn)作期間對于ERP系統(tǒng)非常依賴,這主要是因?yàn)樵撓到y(tǒng)本身存在著明顯的依賴性特點(diǎn),進(jìn)而很容易生成全新的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。例如:使用ERP系統(tǒng)以后,可以將以往需要會計(jì)人員手工處理的審批流程改為自動處理,進(jìn)而各項(xiàng)業(yè)務(wù)的行使效率都能得到有效提升。ERP使用幫助企業(yè)內(nèi)部控制的整個流程實(shí)現(xiàn)了跨職能部門的高效率處理,整個審批過程都能得到有效壓縮和精簡。但是,過度的壓縮也很容易將企業(yè)內(nèi)部的審計(jì)線索隱藏起來,ERP系統(tǒng)使用以后就找不到了。

二、ERP實(shí)施后的不足之處

引入ERP系統(tǒng)以后,企業(yè)的內(nèi)部控制實(shí)現(xiàn)了大規(guī)模的革新,其內(nèi)部控制方法得到了大幅度的改良,對于整個企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)來說,都帶來了很大幫助。特別是某個功能部門,例如采購、銷售、財(cái)務(wù)等系統(tǒng), ERP的實(shí)施能夠全面完成跨職能業(yè)務(wù)處理,將從前的處理流程進(jìn)一步精簡壓縮。

應(yīng)用ERP系統(tǒng)以后,企業(yè)傳遞信息將會承擔(dān)更大的風(fēng)險(xiǎn),因?yàn)閭鹘y(tǒng)的各個部門的信息系統(tǒng)是完全獨(dú)立的,引用ERP系統(tǒng)以后,各個部門能夠有效地聯(lián)系起來,信息處理可以伴隨著物流自動完成,同時(shí),會計(jì)系統(tǒng)還能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,想要保證信息不外漏,難度被大大提升了。所以,實(shí)際應(yīng)用ERP系統(tǒng)之前,企業(yè)自身應(yīng)該先對可能會產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估,并找出針對性的規(guī)避策略,制定出科學(xué)合理且安全的業(yè)務(wù)流程,及時(shí)修正內(nèi)部控制制度,最后充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的作用。

三、內(nèi)部控制的五要素

（一）控制環(huán)境是內(nèi)部控制的基礎(chǔ)

控制論原理,環(huán)境是相對于研究系統(tǒng)外的部分系統(tǒng)和環(huán)境相互影響,不斷進(jìn)行信息交換,拋開環(huán)控制系統(tǒng)無疑是紙上談兵,所以在對內(nèi)部控制系統(tǒng)研究時(shí),必須考慮內(nèi)部控制對環(huán)境的影響。

對于系統(tǒng)來說,環(huán)境就是系統(tǒng)外部,從構(gòu)成要素的角度分析,環(huán)境也可以看成是系統(tǒng)其本身,所以,企業(yè)的經(jīng)營管理也應(yīng)該引進(jìn)內(nèi)部控制系統(tǒng),將其看成是企業(yè)內(nèi)部的組成部分。整個企業(yè)就是ERP系統(tǒng)的環(huán)境,決定了系統(tǒng)的運(yùn)作效果,若是環(huán)境出現(xiàn)問題或是缺陷,很可能導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部控制失效。根據(jù)企業(yè)自身的特點(diǎn)以及區(qū)分于其他行業(yè)的特點(diǎn),企業(yè)應(yīng)該充分考慮其自身經(jīng)營特點(diǎn)構(gòu)建出更加適用于自身的內(nèi)部控制方法,保證應(yīng)用期間能夠伴隨環(huán)境的變化而隨之調(diào)整。

（二）提前進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估

將整個系統(tǒng)從原有的狀態(tài)轉(zhuǎn)變成另外一種狀態(tài),將要承擔(dān)很大的風(fēng)險(xiǎn),根據(jù)整個過程中可能出現(xiàn)的影響因素對發(fā)生具體風(fēng)險(xiǎn)的可能性進(jìn)行判別,就是風(fēng)險(xiǎn)評估。所以進(jìn)行控制之前,務(wù)必對想要采取的方法進(jìn)行評估,判斷可能會出現(xiàn)的問題,以及該方法是否能夠解決已經(jīng)出現(xiàn)的問題。若是會出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn),那么怎樣避免,這些內(nèi)容都需要事先做好評估,保證控制落實(shí)后能夠有利于企業(yè)的經(jīng)營管理。

（三）利用控制活動直接進(jìn)行內(nèi)部控制

企業(yè)管理人員想要將控制方針真正落實(shí)下去,那么最直接的方法就是通過控制活動來實(shí)現(xiàn)?；顒訉?shí)施過程中,可以將企業(yè)組織內(nèi)部想要落實(shí)的政策以及程序徹底落實(shí)下去,保證企業(yè)各個層面都能實(shí)現(xiàn)想要實(shí)現(xiàn)的功能,同時(shí)能夠合理的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

（四）信息與溝通要貫穿內(nèi)部控制

企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)想要準(zhǔn)確落實(shí),必須獲取企業(yè)相關(guān)的實(shí)時(shí)信息以及正確的信息,因此,企業(yè)必須保證其內(nèi)部信息溝通完全暢通,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)控制系統(tǒng)的應(yīng)用。首先,企業(yè)要保證豐富的信息源,能夠?qū)?nèi)部控制系統(tǒng)需要的信息全部收入進(jìn)來;其次,各個部門之間保證信息溝通完全暢通,彼此之間很好的進(jìn)行交流。

比如深圳的愛德發(fā)高科技集團(tuán),漫步者ERP的實(shí)施:首先由上級領(lǐng)導(dǎo)制定ERP項(xiàng)目指導(dǎo)委員會,制定一系列項(xiàng)目的實(shí)施綱要;然后在指導(dǎo)委員會的指導(dǎo)下進(jìn)行分組,企業(yè)主管和智德多項(xiàng)目經(jīng)理為一組。漫步者研發(fā)的副總則為客戶方的項(xiàng)目經(jīng)理。接著智德多項(xiàng)目的經(jīng)理擔(dān)任實(shí)施一方的經(jīng)理并且按照ERP項(xiàng)目的實(shí)施方法進(jìn)行整個項(xiàng)目的實(shí)行;成立關(guān)鍵用戶的小組和普通用戶的小組,實(shí)施顧問結(jié)合實(shí)際系統(tǒng)進(jìn)行演練來實(shí)現(xiàn)知識的擴(kuò)大化。

（五）內(nèi)控需要實(shí)時(shí)監(jiān)督

企業(yè)內(nèi)控要時(shí)時(shí)處于監(jiān)理人員的監(jiān)督之下,這也是對內(nèi)控系統(tǒng)的運(yùn)行評價(jià)。在持續(xù)性的監(jiān)督過程中,要實(shí)行單獨(dú)評估和綜合評估相結(jié)合的評估方式。企業(yè)通過監(jiān)督人員的評估找出內(nèi)部控制系統(tǒng)的存在問題和不足之處,保證監(jiān)督期間能夠?qū)⒄麄€內(nèi)控流程都包含在內(nèi),形成網(wǎng)絡(luò)性的實(shí)時(shí)監(jiān)督。

根據(jù)上面所講,這五個要素相鋪相成,綜合起來可以組成系統(tǒng)對實(shí)時(shí)變化環(huán)境及時(shí)響應(yīng)。內(nèi)部控制與該企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營管理密不可分,存在是由于商業(yè)原因,最有效的方式是內(nèi)部控制嵌入企業(yè)的基本機(jī)構(gòu)中,成為企業(yè)的本性與本能。

四、ERP系統(tǒng)使用期間企業(yè)內(nèi)控制度的構(gòu)建

實(shí)施ERP系統(tǒng)以后,對企業(yè)內(nèi)部控制產(chǎn)生了雙方面的影響,一方面,該系統(tǒng)的應(yīng)用可以有效調(diào)動企業(yè)內(nèi)控管理人員的工作積極性,因?yàn)槠湫劫Y待遇將直接與相應(yīng)的推廣效果相對應(yīng)。科研部門也要加強(qiáng)重要性,不斷學(xué)習(xí),提高管理水平。還要做好成果的轉(zhuǎn)換的環(huán)境條件,加快成果轉(zhuǎn)換的步伐。ERP的建設(shè)過程可以幫助企業(yè)設(shè)置科學(xué)的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu),主要包括企業(yè)如何治理,還有一系列的權(quán)責(zé)分配,比如企業(yè)的文化還有人力資源等等方面。在ERP的運(yùn)行中,首先要解決內(nèi)部控制中信息的傳遞,然后解決業(yè)務(wù)是否流暢。

對于管理層來講,ERP對管理層的評估風(fēng)險(xiǎn)也起到了不可小視的作用。風(fēng)險(xiǎn)評估是實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的重要組成部分,對于外部的風(fēng)險(xiǎn)也能將風(fēng)險(xiǎn)縮到最小,在ERP這個系統(tǒng)中有專門規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的報(bào)表和流程,比如對于企業(yè)盈利能力的分析,還有企業(yè)成本的分析,還有在生活中的一些操作性所帶來的風(fēng)險(xiǎn),對于時(shí)間和還有金錢這方面,ERP可以給出一定的指標(biāo),可以對其中的結(jié)構(gòu)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析,得出一定的參考價(jià)值,讓管理層進(jìn)行決策。企業(yè)還可以用ERP將企業(yè)的內(nèi)部資源進(jìn)行整合,對于采購生產(chǎn)一些資源進(jìn)行一定的優(yōu)化,達(dá)到最好的組合,能夠獲取最好最高的利潤。系,就能夠進(jìn)一步的提高其整個企業(yè)的管理水平。

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結(jié)語

ERP是企業(yè)管理信息化進(jìn)程中非常重要的一點(diǎn),企業(yè)系統(tǒng)中逐漸的得到了廣泛的應(yīng)用,企業(yè)要能夠?qū)W會應(yīng)用這種工具,也要能夠意識到ERP系統(tǒng)所帶來的風(fēng)險(xiǎn),重新建立起有效的,在ERP環(huán)境內(nèi)的內(nèi)部控制體