任曉偉

長慶油田長慶實業(yè)集團有限公司 陜西 西安 710016

淺析如何做好國有企業(yè)內(nèi)控管理工作

任曉偉

長慶油田長慶實業(yè)集團有限公司 陜西 西安 710016

內(nèi)部控制作為完善的企業(yè)風險管理體系已得到廣泛的實踐和認可,也是油田公司對長實集團的重要工作要求。本文從對內(nèi)控理論的解讀入手,對長實集團的內(nèi)控實踐工作進行了提煉,廓清認識上的誤區(qū),為內(nèi)控工作的改進提供了思路。

內(nèi)控理論 內(nèi)控體系 內(nèi)控建設(shè)

1 、選題背景

長慶油田自2004年引入內(nèi)控體系以來,經(jīng)過多年的建設(shè)和運行,已形成了完善的內(nèi)部控制體系,通過推行標準化的業(yè)務流程,實施多批次、高頻率、大規(guī)模的審計測試,全面提高了各級管理人員的規(guī)范意識和崗位員工的工作責任心,切實發(fā)揮了對企業(yè)管理水平和業(yè)務風險控制能力的提升作用。

長實集團的內(nèi)控工作于2008年底正式啟動,一年來,我們圍繞內(nèi)控體系的建設(shè)和監(jiān)督執(zhí)行做了很多工作,搭建了自己的體系框架,崗位員工對內(nèi)控工作也形成了初步的認識。但無論從體系的完整性還是從執(zhí)行的有效性方面,我們都還有很多工作要做,尤其實在執(zhí)行方面,通過與各采油廠的比較,存在的差距是十分明顯的。

要提高長實集團的內(nèi)控工作水平,切實發(fā)揮內(nèi)控對企業(yè)各類管理的規(guī)范和促進作用,就要首先提升內(nèi)控管理人員對內(nèi)控工作的理解,充分掌握內(nèi)控工作的內(nèi)涵和工作方法。因此,本文的目的并不是追求理論創(chuàng)新,而是體現(xiàn)為內(nèi)控管理人員對內(nèi)控理論的學習體會以及對自身工作的反思和設(shè)想,以求能為提升長實集團的內(nèi)控工作水平提供一點建設(shè)思路。

2 、內(nèi)控理論的解讀

2.1 內(nèi)部控制的概念

對內(nèi)部控制的關(guān)注最初源自企業(yè)自身對規(guī)范化管理和股東掌握企業(yè)運營的準確信息的需要。2001年末美國安然、世通等一系列大公司爆出財務丑聞后,美國國會于2002年通過了《薩班斯-奧克斯利法案》,并由反對虛假財務報告委員會（簡稱COSO委員會）發(fā)布的了"COSO內(nèi)部控制框架"得到最廣泛的認可,也成為美國證券市場上市企業(yè)必須遵循的基本制度。根據(jù)COSO委員會的定義,內(nèi)部控制是受企業(yè)董事會、管理層和其他職員共同作用,為實現(xiàn)經(jīng)營效果性和效率性、財務報告的可靠性以及對適用的法律、法規(guī)的遵循性等目標提供合理保證的一種過程。內(nèi)部控制的理論在全世界范圍內(nèi)得到廣泛認可和推廣后,已逐漸延伸了原先的目的,并大大拓展了概念和范圍。從企業(yè)管理的角度,內(nèi)控管理被廣為接受的概念是:內(nèi)部控制是企業(yè)為經(jīng)營目標的實現(xiàn),通過制定一系列的制度、程序和方法,實現(xiàn)對風險的事前防范、事中控制和事后監(jiān)督與糾正的動態(tài)管理過程和機制。

從廣義的內(nèi)部控制概念可以看出,內(nèi)控已不僅僅局限于保證企業(yè)財務報表的真實性,而是成為企業(yè)全面風險管理的一個重要的方法和體系,滲透到企業(yè)運行的所有業(yè)務內(nèi)容的各個環(huán)節(jié)。從中石油內(nèi)控體系建設(shè)的目標也可清晰的體現(xiàn)這一理念,中石油將內(nèi)控工作的目標設(shè)定為:一是建立企業(yè)內(nèi)部控制體系,從而滿足國內(nèi)外法律法規(guī)的要求;二是建立企業(yè)內(nèi)部控制體系,從而滿足提升企業(yè)內(nèi)部管理水平的自身需求;三是建立企業(yè)內(nèi)部控制體系,有助于企業(yè)防范經(jīng)營風險,提升國際競爭能力。由此可見,中油集團對內(nèi)控體系的定位已不是對外部法規(guī)要求的被動接受,而是視作提升企業(yè)管理水平的內(nèi)在要求,這也正是長慶油田要求在未上市單位推廣內(nèi)控體系的出發(fā)點。

2.2 內(nèi)部控制的基本作用

各類文獻對內(nèi)部控制管理在企業(yè)中的作用做了大量的闡述,大多集中在對內(nèi)部控制在業(yè)務管理層面的規(guī)范和制約方面,從內(nèi)部控制在管理中的作用原理的角度可總結(jié)為:協(xié)調(diào)作用、制約作用、反映和監(jiān)督作用、促進和激勵作用以及預防和糾正作用五個方面,這樣系統(tǒng)性的概括更有助于內(nèi)控工作者從理論高度去理解內(nèi)控作用的內(nèi)在邏輯,有助于結(jié)合企業(yè)的實際情況,從各自的角度去對內(nèi)控作用進行解讀。

（1）協(xié)調(diào)作用。控制目標可以保證各單位的活動服務于企業(yè)整體目標,并對其進行全面的協(xié)調(diào),以使各組成部分能夠相互配合?？刂颇繕耸且粋€目標體系的概念,他包括但不限于企業(yè)的經(jīng)營目標,由從企業(yè)的整體發(fā)展戰(zhàn)略目標到具體業(yè)務操作細節(jié)的控制要求組成。對長實集團而言,首先是作為一個企業(yè),他的總體目標應該由收入和利潤構(gòu)成,但作為一個原油生產(chǎn)企業(yè),收入由產(chǎn)量和價格決定,而價格是個外部因素,因此我們的總體目標就是長期的產(chǎn)量,就是我們的50萬噸、100萬噸的戰(zhàn)略目標。為了實現(xiàn)總體目標,我們需要一系列目標體系作為支撐,例如我們的分年度投資目標、資金使用的控制目標、各類預算的分解、各類成本的控制目標以及細化到各工作崗位的具體工作目標,從而形成一個金字塔結(jié)構(gòu)的目標體系,只有各目標之間的協(xié)調(diào)統(tǒng)一才能確?？傮w目標的實現(xiàn)。

（2）制約作用。要使企業(yè)的各部分達到總體目標的協(xié)調(diào),必須通過有效的措施使各部門按照既定的行動方案進行,也就是說必須限制和制止影響總目標實現(xiàn)的某些行為,既包括對察覺到的錯誤或舞弊行為采取及時和有效的措施并加以制止,也包括采取預防措施限制某些行為的發(fā)生。這里的制約作用體現(xiàn)在兩個層面,一方面是目標體系之間的制約。企業(yè)的目標是有機協(xié)調(diào)的整體,那么在實施過程中就必然形成相互制約的關(guān)系,例如如果新建產(chǎn)能的投產(chǎn)目標不能及時實現(xiàn)就必然會影響到產(chǎn)量目標的實現(xiàn),如果生產(chǎn)成本未能得到有效控制,在資金總量目標下就必然會影響投資目標的實施;另一方面體現(xiàn)在對執(zhí)行層面的制約。通過對業(yè)務風險的定期評價,發(fā)現(xiàn)可能發(fā)生的行為,從而預先采取防范措施,通過對業(yè)務運行的測試,發(fā)現(xiàn)錯誤的行為加以禁止。

（3）反映和監(jiān)督作用。內(nèi)部控制發(fā)揮作用很多方面是靠信息的反映和監(jiān)督來完成的。例如預算完成的好壞,各項控制指標執(zhí)行情況等都必須通過及時、可靠的會計信息予以反映。通過反映和監(jiān)督,能及時調(diào)整不利的行為,避免企業(yè)蒙受更大的損失,更重要的是通過反饋信息,有利于企業(yè)領(lǐng)導作出正確的決策并采取有效的措施。因此,信息的反饋和確保決策層對信息的準確掌握是內(nèi)控的重要內(nèi)容。

（4）促進和糾正作用?？刂莆幢囟际窍拗菩缘?不一定必須成為員工行為的束縛,而是要幫助企業(yè)實現(xiàn)既定目標。現(xiàn)代管理把控制看做是一種幫助和引導,而不僅僅是一種壓制,控制是一種結(jié)合個人和企業(yè)目標,幫助員工達到各自目的的手段,所以控制還包括設(shè)計恰當?shù)募顧C制,使個人目標與企業(yè)目標更好的融合。體現(xiàn)在管理中就是賦予員工與崗位責任相應的權(quán)限,讓員工體驗價值實現(xiàn)感,設(shè)計良好的晉升機制,將崗位目標的實現(xiàn)程度和個人職業(yè)發(fā)展緊密結(jié)合起來。

（5）預防和糾正作用?？刂品譃轭A防控制和反饋控制兩種類型。預防控制要求內(nèi)部控制具有預見性,熟悉行為特點和業(yè)務執(zhí)行中的控制點,采取預防性的措施使差錯無法產(chǎn)生或者降低差錯出現(xiàn)的可能性,比如我們要求許多也要經(jīng)過必要的審核、一些不兼容崗位要進行適當?shù)姆蛛x。同時內(nèi)部控制體系還應該能夠及時發(fā)現(xiàn)業(yè)務中的錯誤和舞弊行為,更重要的是能夠及時糾正這些差錯和行為。

3 、內(nèi)部控制在長實集團的實踐

長實集團的內(nèi)控工作自2008年底啟動自今已有一年時間,期間經(jīng)歷了5月份之前的體系建設(shè)和之后的執(zhí)行階段。從目前的運行情況來看,對企業(yè)運行發(fā)揮的作用十分有限,值得反思的地方很多。

3.1 內(nèi)控工作中存在的問題

（1）內(nèi)控建設(shè)基礎(chǔ)薄弱。長實集團內(nèi)控體系建設(shè)之初就面臨由原先投資管理型機關(guān)向生產(chǎn)管理型機關(guān)的轉(zhuǎn)變,各項業(yè)務都處于調(diào)整階段,在內(nèi)控建設(shè)最核心的環(huán)節(jié)——流程描述方面也就缺乏最基礎(chǔ)性的依據(jù)。因此內(nèi)控流程的描述只能是建立在對油田公司流程的模仿和設(shè)想上,經(jīng)過半年多的運行和不斷的調(diào)整還是存在諸多不完善和無法協(xié)調(diào)的問題。

（2）內(nèi)控體系不完善。長實集團內(nèi)控體系建設(shè)前期由于一直在等待機構(gòu)職能調(diào)整到位,同時與內(nèi)控處溝通不夠充分,所以在體系建設(shè)中時間十分倉促,也由于我們對內(nèi)控工作的認識不夠深入,滿足于完成內(nèi)控處的相關(guān)要求,主動性工作不夠,在組織形式上涉及面不夠充分,也未能引起公司各個層面以及各部門的重視,因此體系文件難免出現(xiàn)結(jié)構(gòu)上的缺陷和形式上與實際的脫節(jié),主要表現(xiàn)在以下幾點。

一是內(nèi)控環(huán)境方面,內(nèi)控環(huán)境的核心內(nèi)容是完善的組織機構(gòu)和崗位職責,清晰的權(quán)利和責任分配體系。到目前為止,我們的內(nèi)控體系中還存在部分職能無法清晰界定的業(yè)務,各部門的崗位和職能設(shè)置也未得到清晰的梳理。

二是控制活動方面,首先是我們的業(yè)務管理制度上還存在很多缺項,部分業(yè)務仍處于無章可循或者現(xiàn)有的制度和實際運行已嚴重脫節(jié)的狀態(tài);其次,部分業(yè)務仍停留在所屬單位層面,機關(guān)主管部門并沒有切實發(fā)揮管理和控制作用;第三,還有部分業(yè)務仍處于無法清晰的界定主管部門,或者流程雖已制定但并未得到執(zhí)行。

（3）內(nèi)控宣貫不到位。對內(nèi)控工作認識不夠充分是長實集團內(nèi)控管理中存在的突出問題,從公司領(lǐng)導到員工對內(nèi)控都存在很多認識上的誤區(qū)。就長實集團而言,內(nèi)部控制對所有的員工都是一個新的課題,我們作為內(nèi)控管理者也處于熟悉和深入的階段,對內(nèi)控宣傳和培訓的缺乏直接導致員工內(nèi)控意識薄弱,內(nèi)控執(zhí)行浮于表面。

3.2 對內(nèi)部控制認識上的誤區(qū)

“內(nèi)控要求”是我們內(nèi)控中所聽到的頻率最高的詞匯,但這恰恰是對內(nèi)控工作最大的誤解。嚴格意義上說,內(nèi)控是一種管理方法,他為企業(yè)的管理體系搭建了一個框架,將企業(yè)的各類管理制度分門別類的進行歸納整理,用規(guī)范的內(nèi)控語言加以表述,本身對企業(yè)的各類業(yè)務運行沒有任何附加的要求,如果說內(nèi)控有要求也是限于對內(nèi)控工作本身的要求,體現(xiàn)在對內(nèi)控體系建設(shè)的完善性、對內(nèi)控執(zhí)行情況監(jiān)督的有效性、對錯誤行為糾正的及時性等方面。但我們實際工作中內(nèi)控卻表現(xiàn)為很多方面的要求,這是基于以下原因。

（1）管理體系的不完善。完整的內(nèi)控體系從機構(gòu)方面包括公司的治理結(jié)構(gòu)到職能設(shè)置、崗位分配,從管理環(huán)境方面包括從職業(yè)道德、管理理念的宣貫到員工能力的培訓和人力資源的管理,從業(yè)務方面包括從生產(chǎn)組織到經(jīng)營管理的各個環(huán)節(jié)。這些都是基于完整科學的風險評估而形成的體系框架,例如內(nèi)控的理念認為員工的企業(yè)職業(yè)道德和管理理念的認可程度將對企業(yè)相關(guān)制度和程序的執(zhí)行力產(chǎn)生直接的影響,而在實際工作中,我們的員工缺乏這種層面的認識,把這類的工作當作是內(nèi)控的要求,而沒有認識到這應該是企業(yè)管理內(nèi)在的要求,即使沒有內(nèi)控這些工作也是應該執(zhí)行的。

（2）管理制度的缺失。雖然2008年底的制度修訂工作對長實集團制度體系的完善起到了重大的促進作用,但不可否認的是我們在制度的更新上,在制度對業(yè)務運行的覆蓋程度上還有較大的差距,而另一方面,我們的內(nèi)控體系建設(shè)是按照油田公司相對完整的框架和要求進行的,這就在實際工作中表現(xiàn)為一些業(yè)務的缺乏應有的管理制度,但油田公司有相應的管理要求,我們在內(nèi)控體系的宣貫過程中崗位員工會認為這是內(nèi)控工作的要求,而沒有意識到這是本應建立的管理制度。

（3）制度執(zhí)行意識薄弱。有章不依、有規(guī)不循,工作中憑經(jīng)驗、憑慣例是實際工作中經(jīng)常出現(xiàn)的問題,而這正是內(nèi)控工作控制的重點,也是內(nèi)控對具體工作的唯一要求,就是必須按照規(guī)章制度辦事,但這也是企業(yè)管理最基本的準則,但由于問題通過內(nèi)控的監(jiān)督測試發(fā)現(xiàn)出來,崗位員工就片面的認為是內(nèi)控的要求,而沒有意識到他的行為是違背了企業(yè)的基本管理制度,這應是管理制度的要求。

3.3 長實集團內(nèi)控工作的改進

基于上述問題,長實集團的內(nèi)控體系還有很多基礎(chǔ)性的工作需要完善,要切實發(fā)揮內(nèi)部控制對企業(yè)管理的規(guī)范和促進作用,需要公司上下的共同努力。

（1）完善內(nèi)控體系。內(nèi)控體系的持續(xù)完善是內(nèi)控管理者的基本職責,但同時需要公司各部門的積極配合。內(nèi)控體系的獨立性原則要求內(nèi)控體系建設(shè)部門和監(jiān)督執(zhí)行部門必須進行分離,體系的構(gòu)建要由各業(yè)務管理部門進行,而監(jiān)督部門充分保持獨立性才能確保監(jiān)督的客觀和有效。實際工作中,我們可能無法實現(xiàn)充分的獨立性,但無論從保證管理上的專業(yè)性還是從保障執(zhí)行的有效性來看,確保業(yè)務主管部門對體系建設(shè)的充分參與都是十分必要的。

（2）提高管理層對內(nèi)控工作的認識。領(lǐng)導重視是內(nèi)控工作能夠順利推進的前提和基礎(chǔ),而要讓領(lǐng)導充分認識到內(nèi)控工作的內(nèi)涵和重要性需要兩方面的共同努力。一方面需要領(lǐng)導自身加強內(nèi)控知識的學習,強化內(nèi)控執(zhí)行意識,為員工樹立執(zhí)行流程、遵守制度的榜樣和標桿。另一方面要求內(nèi)控人員加強自身的業(yè)務能力,做出工作實效,讓公司領(lǐng)導能夠切實感受到內(nèi)控對企業(yè)管理水平的提升,從而提升領(lǐng)導對內(nèi)控工作的重視程度,努力促成內(nèi)控工作的良性循環(huán)。

（3）提升員工的內(nèi)控執(zhí)行力。員工內(nèi)控執(zhí)行力的提升有賴于深入的開展內(nèi)控宣傳和培訓工作,強化員工的內(nèi)控意識;有賴于形成有效的內(nèi)控激勵機制,讓內(nèi)控執(zhí)行成為員工的內(nèi)在動力;有賴于建立完善的內(nèi)控監(jiān)督考核機制,讓內(nèi)控成為日常管理制度的一部分。

一是要注重宣傳的多樣性和培訓的全面性。宣傳的多樣性是指不僅要注重通過公司網(wǎng)站、宣傳欄等形式進行內(nèi)控知識的宣傳,而且要通過會議、文件等形式對公司內(nèi)控體系執(zhí)行的情況進行通報,讓員工充分掌握內(nèi)控工作動態(tài),并積極參與到內(nèi)控管理的進程中來。培訓全面性要求培訓工作要覆蓋公司全體員工,要針對從公司領(lǐng)導到基層員工構(gòu)建立體的培訓體系,確保所有員工能從實際工作出發(fā)加深對內(nèi)控的理解。

二是引導和幫助員工自覺的執(zhí)行內(nèi)控制度。激勵不等于是獎勵,有效的激勵機制更重要的是調(diào)動員工內(nèi)在的積極性,可以通過清晰和完善的業(yè)務流程讓日常工作更加簡化和順暢,提高員工內(nèi)控的主動性;通過嚴格的內(nèi)控制度執(zhí)行,賦予員工與崗位責任相應的權(quán)限,讓員工體驗價值實現(xiàn)感,增強員工內(nèi)控的積極性;通過將內(nèi)控考核指標納入員工業(yè)績考核體系,將崗位目標的實現(xiàn)程度和個人職業(yè)發(fā)展緊密結(jié)合起來,加大員工內(nèi)控的激勵性。

三是完善內(nèi)控監(jiān)督體系,明確各部門的內(nèi)控責任。內(nèi)控測試是監(jiān)督工作的主要形式,通過與各部門內(nèi)控兼職人員的日常溝通、各部門內(nèi)部月度測試、長實集團季度測試以及內(nèi)控部門的隨機測試等形式,著力構(gòu)建多層次的監(jiān)督體系,借助多批次、高頻率的測試工作,確保內(nèi)控體系的有效執(zhí)行。

長實集團作為綜合性的集團公司,在管理的廣度與深度上和采油單位相比都更為復雜,對管理和風險控制的要求也更加嚴格,所以建立內(nèi)控這樣嚴密的風險管理制度也就顯得更為重要。但內(nèi)控的執(zhí)行依賴于公司上下對內(nèi)控的認識,依賴于崗位人員的內(nèi)控意識,依賴于內(nèi)控的監(jiān)督考核力度,積極主動、謹慎務實應該是長實集團進一步提升內(nèi)控工作的基本原則。

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