蔡軍趁

周口市文化市場(chǎng)綜合執(zhí)法支隊(duì) 河南 周口 466000

信息化時(shí)代行政事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理的幾點(diǎn)建議

蔡軍趁

周口市文化市場(chǎng)綜合執(zhí)法支隊(duì) 河南 周口 466000

目前我國(guó)經(jīng)濟(jì)正處在從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)過(guò)渡的過(guò)程中。同時(shí),信息化科技化的高速發(fā)展,時(shí)刻影響著人們的生活、工作。在這樣的環(huán)境下,行政事業(yè)單位遇到很多機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案管理作為行政事業(yè)單位的重要組成部分,應(yīng)注意自身的信息化建設(shè),滿足時(shí)代發(fā)展的需要。

行政事業(yè)單位 信息化 檔案管理

在當(dāng)今信息化高度發(fā)展的時(shí)代,行政事業(yè)單位需要順應(yīng)時(shí)勢(shì),建立民主、科學(xué)的現(xiàn)代化管理制度,適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。檔案管理作為行政事業(yè)單位中重要的組成部分,隨著信息化科技的發(fā)展,也應(yīng)提高檔案管理的信息化程度,更換檔案管理的新面貌,提高工作效率和工作質(zhì)量。檔案管理工作流程包括收集、檢索、編輯、統(tǒng)計(jì)和保管等,極其復(fù)雜,任何一個(gè)環(huán)節(jié)的問(wèn)題,都會(huì)導(dǎo)致相關(guān)檔案資料的損失。在信息化時(shí)代,行政事業(yè)單位必須重視檔案管理工作的發(fā)展。

1 、目前行政事業(yè)單位檔案管理工作的問(wèn)題

由于受觀念等因素的影響,行政事業(yè)單位的檔案管理工作一直存在很多嚴(yán)重的問(wèn)題,嚴(yán)重影響到檔案管理工作的功能實(shí)現(xiàn),更影響了行政事業(yè)單位自身的發(fā)展。首先,檔案管理人員的素質(zhì)較低。檔案管理人員不僅要有過(guò)硬的專業(yè)技術(shù)知識(shí),更要有專業(yè)的工作精神,可是管理制度的不健全、行政事業(yè)單位的不重視,導(dǎo)致了檔案管理人員工作能力過(guò)差、工作積極性不高的現(xiàn)象。其次,檔案管理工作場(chǎng)所、檔案保管場(chǎng)所條件太差。一部分行政事業(yè)單位的檔案保管的防火防盜意識(shí)過(guò)于薄弱,相關(guān)硬件設(shè)施不到位,已經(jīng)造成了檔案的丟失現(xiàn)象。最后,部分行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足,重視度不夠。

2 、信息化時(shí)代行政事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理幾點(diǎn)建議

2.1 提高管理人員素質(zhì)

行政事業(yè)單位必須重視對(duì)檔案管理工作人員的管理技術(shù)、綜合素質(zhì)的培訓(xùn)。管理人員必須充分掌握足夠的信息化技術(shù),擁有足夠的專業(yè)知識(shí),并擁有專業(yè)的工作精神。管理人員除能夠完成平臺(tái)的日常維護(hù)保養(yǎng)工作,還應(yīng)熟練檔案的收集、檢索、編輯、統(tǒng)計(jì)等工作。另外,在科技高速發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì),管理人員應(yīng)該明確自己的社會(huì)定位,時(shí)刻保持自我學(xué)習(xí)、自我提高的覺(jué)悟,跟上信息化發(fā)展的步伐。不僅如此,還要超越局限,擁有超前意識(shí),創(chuàng)新思維,更好的完成檔案管理工作。

2.2 完善信息化平臺(tái)建設(shè)

所謂的信息化平臺(tái)應(yīng)用建設(shè),就是要有一個(gè)專業(yè)的信息化的檔案平臺(tái)。此平臺(tái)是檔案管理的信息化技術(shù)應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的主要功能體現(xiàn)。此平臺(tái)功能包括館藏搜索、庫(kù)房查詢等主要服務(wù)。同時(shí)還應(yīng)有專門的電子化信息,比如文字、錄音、視頻等的數(shù)字化信息的存儲(chǔ)查詢服務(wù)。此平臺(tái)應(yīng)操作簡(jiǎn)單,易學(xué)易懂,并最大限度的實(shí)現(xiàn)權(quán)限內(nèi)信息共享。對(duì)于平臺(tái)的應(yīng)用應(yīng)在全行政事業(yè)單位內(nèi)部展開(kāi)對(duì)員工的展示和相關(guān)培訓(xùn),使員工們熟練使用。管理人員應(yīng)特別培訓(xùn),具備平臺(tái)維護(hù)、信息修改的能力。行政事業(yè)單位應(yīng)定期維護(hù)、檢查、更新檔案管理信息化平臺(tái),做好日常更新,快速有效地查漏補(bǔ)缺,使平臺(tái)出于健康的應(yīng)用狀態(tài)。

2.3 建立科學(xué)有效地管理體系

檔案管理作為一項(xiàng)服務(wù)性質(zhì)的工作,其根本宗旨應(yīng)是為檔案查詢者提供相應(yīng)的檔案信息提供服務(wù)。傳統(tǒng)觀念上的檔案管理工作,由于受時(shí)代、觀念等方面的局限,一直保持著比較低級(jí)的狀況,給人以溝通困難、態(tài)度惡劣、服務(wù)差等印象,難以滿足檔案查詢者的需求。與此同時(shí),檔案管理人員卻面臨著檔案信息繁多、檔案信息種類各異等困難的問(wèn)題,影響著檔案管理人員的工作效率及工作熱情。所以,搭建科學(xué)的信息化的檔案管理平臺(tái),建立科學(xué)的檔案管理體系,是刻不容緩的事情。信息化平臺(tái)的應(yīng)用,正是簡(jiǎn)化檔案搜索的合理途徑。行政事業(yè)單位出臺(tái)具體操作流程,規(guī)范平臺(tái)信息查詢的過(guò)程,節(jié)省時(shí)間提高效率。

2.4 重視檔案管理個(gè)性化的建設(shè)

行政事業(yè)單位所處的行業(yè)、發(fā)展階段的不同,所需要的信息化檔案管理的側(cè)重點(diǎn)也不相同。因此對(duì)于不同的行政事業(yè)單位,選擇合理的檔案管理建設(shè)方向,實(shí)現(xiàn)適合自己的檔案管理個(gè)性化的建設(shè)很重要。行政事業(yè)單位應(yīng)充分了解對(duì)檔案管理的特別需求,做好完整的檔案管理個(gè)性化的建設(shè)。首先,信息顯示個(gè)性化的建設(shè)。檔案管理應(yīng)同時(shí)滿足檔案管理人員和檔案查詢者兩個(gè)角度的需求,應(yīng)明確顯示各自常用的重要的主要信息。其次,平臺(tái)個(gè)性化的建設(shè)。行政事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)檔案管理人員和檔案查詢者兩個(gè)角度的需求,選擇對(duì)雙方都比較方便的平臺(tái)。最后,信息分類個(gè)性化的建設(shè)。行政事業(yè)單位根據(jù)自身不同的分類需求,比如功能、時(shí)間等的不同側(cè)重,完成適合自身的分類建設(shè)。

2.5 領(lǐng)導(dǎo)層次的重視

檔案管理作為行政事業(yè)單位中重要的組成部分,提高檔案管理的信息化程度,不僅可以提高檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量,直接影響到行政事業(yè)單位自身的發(fā)展,而且和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的效益都有著緊密的關(guān)聯(lián)。行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理的信息化平臺(tái)建設(shè)、科學(xué)的管理體系建設(shè)等方面的工作應(yīng)給予足夠的重視。其一,行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)監(jiān)督行政事業(yè)單位中檔案管理的科學(xué)的管理體系的實(shí)施,利用制度的規(guī)范來(lái)推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)的順利完成。其二,行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)注意檔案管理在信息化建設(shè)中的安全保密問(wèn)題,選擇安全的、比較隱蔽的地方作為檔案管理工作的辦公場(chǎng)所,對(duì)辦公場(chǎng)所的門窗通風(fēng)防火都應(yīng)做好防盜、防火等一應(yīng)俱全的安全應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于出入檔案管理辦公區(qū)域的人員,應(yīng)做好權(quán)限管理和身份核對(duì)工作,最大限度的保證檔案的安全。其三,行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層在督促相關(guān)工作時(shí),一定要理論聯(lián)系實(shí)際,不可與實(shí)際工作情況相悖,應(yīng)充分站在實(shí)際情況的基礎(chǔ)上,制定相關(guān)工作。其四,行政事業(yè)單位的管理層應(yīng)將檔案管理工作歸入議事日程,制定定期工作計(jì)劃,制定考核機(jī)制,對(duì)檔案管理工作及信息化平臺(tái)應(yīng)用等展開(kāi)定期檢查、考核,督促等工作。行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層一定要盡心盡力促成檔案管理信息化建設(shè)的完成。

3 、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作是行政事業(yè)單位長(zhǎng)期發(fā)展的歷史積累,對(duì)行政事業(yè)單位在當(dāng)今信息化科技化的時(shí)代中健康的發(fā)展有至關(guān)重要的作用。在信息化時(shí)代的今天,行政事業(yè)單位應(yīng)給予檔案管理足夠的重視,抓住科學(xué)發(fā)展的時(shí)機(jī),通過(guò)提高工作人員素質(zhì)、把檔案管理信息化、管理體系科學(xué)化,跟上信息化發(fā)展的潮流,滿足時(shí)代發(fā)展的需求。行政事業(yè)單位的檔案管理工作的信息化建設(shè)具有深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義。

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