楊淑慧， 李金華， 趙杭美， 孔利利， 彭 偉

(華東師范大學 設備管理處，上海 200062)

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構建高校儀器設備共享管理系統(tǒng)信息生態(tài)初探

楊淑慧， 李金華， 趙杭美， 孔利利， 彭 偉

(華東師范大學 設備管理處，上海 200062)

目前，多數(shù)高校構建了各具特色的儀器設備共享管理系統(tǒng)，大大提高了儀器設備的利用率和使用效益。盡管儀器設備共享管理系統(tǒng)的建設取得了重要作用，成果卻不盡人意。信息生態(tài)學對信息系統(tǒng)的建設具有重要的指導意義，本文從信息生態(tài)角度提出了儀器設備共享管理系統(tǒng)構建的一些思路，以期為其他高校儀器設備共享管理系統(tǒng)的建設提供借鑒作用。

高校儀器設備； 共享管理系統(tǒng)； 信息生態(tài)

0 引 言

大型儀器設備是教學科研工作的基本手段和重要物質條件。自上世紀80年代起，在科研信息化發(fā)展的環(huán)境下，為有效解決信息的不對稱性和信息壁壘等因素造成的儀器設備利用率低這一窘境，高校采用了以數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為基礎的開放共享管理模式[1-2]，使儀器設備的使用效益和利用率有了大幅度提高，但與預想的目標和效果仍有差距[3-6]。

人們在重視有形物質環(huán)境建設與控制的同時也要重視無形的信息生態(tài)環(huán)境的建設與控制。信息生態(tài)學作為新興的一門學科，信息生態(tài)概念的引入帶來了新的思路和視角。它與片面強調技術不同，信息生態(tài)通過對人、技術、信息和環(huán)境進行綜合考察，重新審視信息技術所導致的諸多問題，為現(xiàn)代資產(chǎn)資源管理提供了一個新的視點。

本文嘗試從信息生態(tài)的角度分析儀器設備共享管理系統(tǒng)的構建，以更好地促進大型儀器設備開放共享的可持續(xù)發(fā)展。

1 儀器設備共享管理系統(tǒng)中的信息生態(tài)闡述

生態(tài)學研究的是生物個體或群體與自然環(huán)境的均衡關系，信息生態(tài)是從生態(tài)科學中移植過來的類比概念，是指在特定的信息空間，信息人與信息環(huán)境之間以信息資源的傳輸和反饋為紐帶、以信息技術為手段，以需求滿足為目標而形成的一種均衡運動狀態(tài)[7]，其目的在于吸取生態(tài)學的精華，為信息化的科學研究提供新的研究視角和研究方法[8]。

儀器設備共享管理系統(tǒng)是以儀器設備為中心的各信息要素及其相互關系的總和，它通過對分散在各實驗室的儀器設備進行有效監(jiān)管，實現(xiàn)集中化、可視化、自動化、智能化管理。基于信息生態(tài)的視角，儀器設備共享管理系統(tǒng)既包括儀器設備管理過程中的組成要素，也包含這些要素在信息管理過程中的相互作用機制。其組成要素包括信息(儀器設備信息、分析項目信息、分析方法信息等)、人(管理員、操作員、用戶等)和信息環(huán)境(信息技術、管理體制、管理制度等)，共享管理系統(tǒng)對這些信息要素之間的關聯(lián)或者所表示的狀態(tài)進行設置，形成一個存在強大相互聯(lián)系和依賴關系的開放、動態(tài)復雜信息生態(tài)系統(tǒng)。

提高儀器設備資源的利用率和使用效益是建立共享管理系統(tǒng)的核心價值，實現(xiàn)這一核心價值是以信息生態(tài)平衡為前提。信息生態(tài)平衡才能確保信息系統(tǒng)功能良好和相對穩(wěn)定，轉化的信息成果才能為領導提供決策依據(jù)，提升、改善學校教學、科研條件，切實滿足各類人員的使用需求[9]。

2 高校儀器設備共享管理系統(tǒng)中的信息生態(tài)失衡

高校盡管已經(jīng)建立了儀器設備共享管理系統(tǒng)，但從目前系統(tǒng)的應用情況分析，更多是對儀器設備信息資源的共享，而非對儀器設備實物資源的共享[10]，雖然調動了一部分機組的積極性，但影響有限。

作為一個復雜的信息系統(tǒng)，從信息生態(tài)的角度分析，共享管理系統(tǒng)中存在如下信息生態(tài)失衡：①信息化建設的投入較大，但是應用效果短期內不明顯。一方面，由于自身的使用水平跟不上信息化的建設水平，信息系統(tǒng)的功能并未得到充分利用。另一方面，許多高校的管理系統(tǒng)成為擺設，只是建立起來，建設結束后就潛入半停頓狀態(tài)[11]，沒有推廣使用。②信息化作為管理的輔助工具，不僅僅是軟件技術開發(fā)人員的事，高校范圍內管理體制不清晰、制度建設不健全、業(yè)務流程隨意性等使落后的管理理念與先進的信息技術無法相適應，成為制約系統(tǒng)發(fā)揮效能的主要因素[12]。③缺乏專業(yè)、專職的實驗技術人員。實驗人員在儀器使用時多以服務本課題組為主，缺乏對外服務的熱情和市場意識，不能積極配合儀器設備的信息化建設及推廣使用，無法滿足儀器設備共享管理系統(tǒng)的信息化需求。④隨著科研信息化的快速發(fā)展，出現(xiàn)了重技術輕應用的現(xiàn)象。很多高校在儀器設備共享管理系統(tǒng)開發(fā)時往往重視采用諸如刷卡開機、電源控制、視頻監(jiān)控等新技術，解決了儀器設備的使用控制問題，但對于提高儀器設備的利用率和使用效益沒有太大幫助[11]。⑤不同高校儀器設備共享管理系統(tǒng)建設水平及普及化程度參差不齊，嚴重制約了整體信息優(yōu)勢的發(fā)揮。⑥由于頂層信息系統(tǒng)缺少動態(tài)更新機制，多重部門管理標準不一，導致各高校在信息規(guī)范方面有較大差異，信息系統(tǒng)在數(shù)據(jù)標準上相互不兼容，造成和頂層信息系統(tǒng)不能形成有效的動態(tài)鏈接，嚴重限制了資源共享系統(tǒng)間的互聯(lián)互通。

3 構建高校儀器設備共享管理系統(tǒng)的良性信息生態(tài)

利用信息化技術構建儀器設備共享管理系統(tǒng)是高校大型儀器設備等硬件條件資源達到一定程度時的必然需求，是建設節(jié)約型社會的客觀需要，它需要我們從體制和制度建設、系統(tǒng)建設、人才隊伍建設、區(qū)域合作等多方面協(xié)同建設和努力。

3.1 理順管理體制和制度，營造高效的信息環(huán)境

儀器設備共享管理系統(tǒng)中的信息流轉暢通、高效是確保管理系統(tǒng)發(fā)揮功效的重要前提。進一步理順、健全和完善管理體制、制度建設，營造良好的信息生態(tài)環(huán)境，能保證信息渠道暢通、信息流動迅速、信息轉化準確。高校儀器設備的管理涉及諸多部門，以我校為例，涉及設備處、科技處、院系、機組等，各部門之間的協(xié)調程度直接影響大型儀器設備效益的發(fā)揮。構建清晰的共享管理體制，相關管理部門職責明確，協(xié)調配合，以此為基礎建立的開放系統(tǒng)才能暢通高效，最大化發(fā)揮功效。完善的制度建設是大型儀器設備開放共享、規(guī)范運行的有效約束和得力保障[13]，是確保開放共享工作的方向正確的重要保證。管理體制和制度建設是開放系統(tǒng)順利運行的根本，以共享機制為核心形成完善的管理體制和制度建設，可提升管理層次，促進信息生態(tài)共同進化。

3.2 完善系統(tǒng)建設，促進信息生態(tài)結構優(yōu)化

信息生態(tài)系統(tǒng)結構優(yōu)化即信息生態(tài)系統(tǒng)各組成部分的相互匹配、相互協(xié)調、相互適應、相互補充。開放信息系統(tǒng)作為由多種要素組成的一個整體，在開發(fā)過程中，必須注意各個要素之間的相互影響，以系統(tǒng)化的觀點統(tǒng)籌兼顧，實現(xiàn)核心價值的最大化。

儀器設備共享管理系統(tǒng)涉及的信息人廣且分散，包括系統(tǒng)管理員、院系管理員、機組操作員、用戶(導師、學生、校外用戶)等角色，需要通過設立工作組、授權角色權限的方式確保信息人之間的合理匹配。另外，人們已經(jīng)習慣了現(xiàn)有的操作模式、對新生事物的排斥和不適應心理、前期需要額外增加工作量(提供錄入系統(tǒng)數(shù)據(jù)、配合技術和管理人員測試)等因素成為共享管理系統(tǒng)大面積推廣的障礙。推廣不易，這就要求技術和管理人員共同努力在推進系統(tǒng)建設中做好頂層設計、注重優(yōu)化業(yè)務流程，進一步優(yōu)化系統(tǒng)結構，促進用戶使用更方便，管理更高效。如在系統(tǒng)開發(fā)中注重反饋機制的建立，確保管理員、操作員、用戶之間能夠順暢的交流與溝通。

3.3 加強人才隊伍建設，培養(yǎng)優(yōu)良的關鍵要素

信息生態(tài)學強調在信息生態(tài)系統(tǒng)中以人為中心，要讓技術服務于人。人是儀器設備共享管理系統(tǒng)中最核心的要素，人的信息素質直接決定了信息技術在儀器設備開放共享中能發(fā)揮多大的作用，直接決定整個系統(tǒng)的核心價值能否實現(xiàn)。

目前在實驗技術人才隊伍中，相當一部人具有碩士、博士學歷，甚至海外留學經(jīng)歷，要轉變實驗技術人員只是教學、科研輔助人員的思想觀念，認識到他們是高校教學、科研工作中理論與實踐相結合的重要組成部分[14]。無論儀器設備多么貴重和先進，無論管理系統(tǒng)多么暢通高效，沒有技術嫻熟的實驗技術人員操作，就發(fā)揮不出應有的功效。在實驗技術人員隊伍的培養(yǎng)過程中，應鼓勵他們積極參與教學、科研活動，加強業(yè)務培訓和交流，全面提升業(yè)務素質，配合后續(xù)的考核激勵機制，充分調動他們的責任心和積極性，充分發(fā)揮主觀能動性。打造一支具有信息化理念、市場意識，既懂現(xiàn)代信息技術又有先進管理理念的人才隊伍，是充分發(fā)揮系統(tǒng)功效、實現(xiàn)開放共享核心價值的保障。

3.4 推進區(qū)域合作，建立循環(huán)的信息生態(tài)圈

信息只有在循環(huán)中才會發(fā)揮作用，信息生態(tài)圈旨在在更高層次和更大范圍內整合資源優(yōu)勢，圈內的信息渠道越暢通高效，循環(huán)越強、越快速，越能提供全方位的信息資源。對儀器設備共享管理系統(tǒng)而言，信息生態(tài)圈：①指高校內部不同系統(tǒng)對接，為儀器設備開放共享提供電子化、智能化、標準化的管理方式，②指不同區(qū)域甚至全國范圍內的高校廣泛融合，提供多層次的信息服務。每一所高校的儀器設備開放管理系統(tǒng)可視為一個小的信息生態(tài)系統(tǒng)，具有自己獨特的內容信息，不同高校的小信息生態(tài)系統(tǒng)構成大的信息生態(tài)圈，相互影響、制約、融合，可有助于儀器設備資源最大限度的共享。2005年，國家發(fā)改委、財政部、教育部推出的“高等學校儀器設備和優(yōu)質資源共享系統(tǒng)(英文縮寫：CERS)”，在全國高校層面上整合儀器資源，探索共享機制，即是對構建儀器開放共享信息生態(tài)圈的嘗試。但是，由于高校內部的儀器設備共享管理工作與CERS的開放共享服務工作目標和任務缺乏緊密的聯(lián)系，沒有形成長期有效的動態(tài)連接，工作脫節(jié)，遠沒有達到預期效果[15]。積極推進區(qū)域合作，鼓勵更多用戶應用系統(tǒng)，是建立循環(huán)的信息生態(tài)圈并發(fā)揮效益的重要手段。

4 結 語

利用信息化技術促進大型儀器設備開放共享、提高利用率、提升管理水平，已成為各高校多年來研究探索的重要課題[16]。儀器設備共享管理系統(tǒng)的建設是一項具有長期性、艱巨性和復雜性的系統(tǒng)工程，信息技術的迅猛發(fā)展提供了強有力的支撐環(huán)境。在引入信息化技術實現(xiàn)開放系統(tǒng)核心價值的過程中，從信息生態(tài)的研究視角出發(fā)理順管理體制和制度、完善系統(tǒng)建設、加強人才隊伍建設、推進區(qū)域合作十分重要，可促進系統(tǒng)構建過程中的生態(tài)平衡，為發(fā)揮資源效益、支撐高水平教學和研究作出貢獻。

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Studies on Information Ecological of the Construction of Open-sharing Management System for Instruments in Universities

YANGShu-hui,LIJin-hua,ZHAOHang-mei,KONGLi-li,PENGWei

(Equipment Department, East China Normal University, Shanghai 200062, China)

Now, many universities have established open-sharing management system of large-scale instruments, use efficiency have been greatly improved. Although, the construction of the open-sharing management system have obtained important achievements, the results are unsatisfactory. Information ecological has an important instructive significance for construction of information system. This paper, in view of information ecological, some ideas on the construction of the open-sharing management system for the university’s large-scale instruments are put forward, furthermore, it provides reference to the construction of the open-sharing management system for other universities.

universities’ large-scale instruments; open-sharing management system; information ecological

2014-12-25

楊淑慧(1987-)，女，河南商丘人，碩士，職員，主要從事實驗室管理。

Tel.：021-24284240；E-mail：shyang@admin.ecnu.edu.cn

彭 偉(1972-)，男， 湖南南縣人，碩士，高級工程師， 副處長，主要從事計算機網(wǎng)絡與實驗室管理。

Tel.：021-62232441；E-mail：wpeng@ecnu.edu.cn

G 482

A

1006-7167(2015)11-0271-03