李柱船（中鐵二十四局集團(tuán)福建鐵路建設(shè)有限公司　福建福州）

淺析項(xiàng)目物資采購風(fēng)險(xiǎn)及管控措施

李柱船
（中鐵二十四局集團(tuán)福建鐵路建設(shè)有限公司福建福州）

物資采購是項(xiàng)目經(jīng)營活動(dòng)的重要內(nèi)容，是降低工程成本，提高經(jīng)營管理水平的關(guān)鍵所在。在復(fù)雜多變市場經(jīng)濟(jì)形勢下，項(xiàng)目工程所面臨的物資采購風(fēng)險(xiǎn)不斷增加，如何正確認(rèn)識物資采購風(fēng)險(xiǎn)，本文針對項(xiàng)目物資采購過程中所存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行細(xì)致的分析并提出相應(yīng)的管控措施，以便有效地減少風(fēng)險(xiǎn)。

項(xiàng)目物資；采購風(fēng)險(xiǎn)；管控措施

1　項(xiàng)目物資采購風(fēng)險(xiǎn)管控的重要性

（1）物資采購在項(xiàng)目工程中占據(jù)非常重要的地位，采購工作的完成情況直接關(guān)系到項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益。采購成本是項(xiàng)目成本控制中的主體和核心部分，對于施工企業(yè)來說，采購成本要占工程總成本的55～60%。而物資采購不僅極大地影響著工程的成本，而且與工程質(zhì)量，企業(yè)的信譽(yù)度，企業(yè)的資金利用率息息相關(guān)，而所有這些因素都直接影響到施工企業(yè)在市場中的競爭力。

（2）物資采購：是項(xiàng)目工程從供應(yīng)市場獲取原材料、輔助材料，以保證施工生產(chǎn)正常開展的一項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)。它也是一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，在整個(gè)采購活動(dòng)過程中，采購成本的支出同時(shí)目的獲取最大的利益。因此有效控制物資采購過程各個(gè)環(huán)節(jié)，規(guī)避采購風(fēng)險(xiǎn)使項(xiàng)目工程利益最大化是項(xiàng)目物資采購的核心工作。

（3）采購過程中的諸多不確定性都會直接或間接的影響到采購工作的完成，只有有效地規(guī)避采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)才能更好地促進(jìn)采購工作的完成，從而降低工程成本、提高企業(yè)信譽(yù)度，進(jìn)而有效地提高施工企業(yè)的核心競爭力和經(jīng)濟(jì)效益。因此，物資采購風(fēng)險(xiǎn)管控對于施工企業(yè)發(fā)展有著不容忽視的重要現(xiàn)實(shí)意義。

2　物資采購風(fēng)險(xiǎn)分析

從采購風(fēng)險(xiǎn)來源劃分，常見的采購風(fēng)險(xiǎn)可分為內(nèi)因型風(fēng)險(xiǎn)和外因型風(fēng)險(xiǎn)兩大類。內(nèi)因型風(fēng)險(xiǎn)包括采購計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)、存量風(fēng)險(xiǎn)、驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)、責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)等。外因型風(fēng)險(xiǎn)主要包括意外風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、合同欺詐風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商選擇風(fēng)險(xiǎn)等。本文就與實(shí)際工作相關(guān)的常見的幾種采購風(fēng)險(xiǎn)與之分析，希望能對今后工作有所幫助。

2.1采購計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)

項(xiàng)目物資采購計(jì)劃是工程項(xiàng)目部物資采購部門根據(jù)施工需要提報(bào)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批后進(jìn)行市場采購的工作計(jì)劃。它包含采購價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、需用日期等內(nèi)容。其風(fēng)險(xiǎn)，主要是市場供求變化，預(yù)測不準(zhǔn)確，會影響到編報(bào)采購計(jì)劃的準(zhǔn)確性；到貨時(shí)間安排不合理致使采購數(shù)量增加或減少，造成項(xiàng)目工程資金積壓或工程斷貨；施工現(xiàn)場發(fā)生變化，如，工程進(jìn)度，庫存變動(dòng)、運(yùn)輸條件發(fā)生變化未能及時(shí)跟進(jìn)導(dǎo)致采購計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)。其次人為因素：①采購人員可能為了個(gè)人利益，提出不必要的采購計(jì)劃，對采購內(nèi)容，如，物資型號規(guī)格、需求日期、數(shù)量等采用隱晦的表達(dá)方式避重就輕從而導(dǎo)致欺詐性的或不必要的采購。②違反采購程序，未經(jīng)審批自行采購。④對于金額較大的采購采用化整為零的辦法分批次、分?jǐn)?shù)量采購。

2.2采購合同風(fēng)險(xiǎn)

采購合同是需方和供方之間明確采購權(quán)利和義務(wù)的協(xié)議。在整個(gè)合同過程中，可能存在以下風(fēng)險(xiǎn)：第一，①合同內(nèi)容即合同條款不明確、模糊不清，雙方責(zé)權(quán)利不對等，比如，在一份供貨合同中，雖然對貨物質(zhì)量有提出要求，但沒有約定出現(xiàn)質(zhì)量問題時(shí)如何處理作詳細(xì)約定，該承擔(dān)什么責(zé)任。這樣給將來合同履行帶來困難。②合同條款前后矛盾，口徑不相一致。④合同條款不規(guī)范，容易給對方留下口實(shí)，如合同中偶有出現(xiàn)“暫定單價(jià)”，“比市場價(jià)低”，物資驗(yàn)收方法為觀察等，這些含糊不清的字眼，容易給合同履行埋下糾紛的隱患。第二，出現(xiàn)欺詐性的合同。如，合同主體虛假：假借其他企業(yè)的名義來簽訂合同或者供貨方本身是“空殼公司”，將騙來的合同轉(zhuǎn)手倒賣從中謀利。虛假注冊資本等。供應(yīng)商設(shè)置合同陷阱，造成締約過失合同、無效合同或可撤銷合同等。第三，代理人的無效代理。賣方為了改變在市場競爭中的不利地位，往往采取一系列不正當(dāng)手段，如對采購人員行賄，套取招標(biāo)人采購標(biāo)底；給予個(gè)人或部門某些好處，所供材料得以以假充真、以次充好。第四，①合同審核、審批不健全，重大合同未按合同規(guī)定上報(bào)審批，規(guī)章制并沒能很好執(zhí)行。②合同簽署不標(biāo)準(zhǔn)，項(xiàng)目部合同簽署時(shí)，重視程度、謹(jǐn)慎態(tài)度不夠，如，合同雙方未加蓋騎縫章或只單方用章；條款修改時(shí)未附修改協(xié)議，合同附件無任何單位或個(gè)人簽章、簽訂合同時(shí)落款日期留下空白等等，不一而足。④合同登記不完備，臺賬登記不夠完整，如，有的登記臺賬在填寫合同金額時(shí)僅注明以需要結(jié)算為準(zhǔn)，這樣容易造成信息模糊，信息失真。第五，沒有建立重大合同披露制度及評估制度。項(xiàng)目部對重大合同的主要供應(yīng)商情況、價(jià)格情況、金額大小、結(jié)算情況，合同的簽訂、履行情況、糾紛及訴訟等情況，沒有給予披露。容易滋生腐敗。

2.3采購質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)

項(xiàng)目工程物資采購過程中的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)主要有兩個(gè)方面：①在原材料、輔助材料材質(zhì)和交貨方面。原材料、輔助材料性能指標(biāo)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不能達(dá)到施工的要求；在貨物交接上，由于運(yùn)輸過程中造成的貨物破損，標(biāo)識無法識別或缺失，貨物錯(cuò)發(fā)或出現(xiàn)混裝等等。這些都有可能給施工帶來采購質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。②供應(yīng)商的供貨。供應(yīng)商不守信，不按采購合同的質(zhì)量要求履行。如貨物品質(zhì)差，質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，交貨時(shí)間無故推遲。供應(yīng)商經(jīng)營不善導(dǎo)致破產(chǎn)，致使施工現(xiàn)場材料供應(yīng)中斷等等。這些都會給采購質(zhì)量上的保證帶來風(fēng)險(xiǎn)。

2.4采購成本風(fēng)險(xiǎn)

物資采購成本應(yīng)該是指整個(gè)物資采購過程中的成本，而不單單是采購物資的本身價(jià)格。采購成本的風(fēng)險(xiǎn)因素主要有以下方面：①采購價(jià)格的高低。項(xiàng)目物資在采購中，其成本和費(fèi)用（包含運(yùn)費(fèi)、裝車費(fèi)、包裝、稅費(fèi)等）的多少是構(gòu)成采購成本高低的決定因素。這也是決定采購成本的最主要的因素。②采購方式的選擇。招標(biāo)的采購方式給人以客觀、公平、透明的印象，很多企業(yè)管理者認(rèn)為采取招標(biāo)方式，可以引入競爭，降低成本，也就萬事大吉了。其實(shí)采購方式有招標(biāo)采購、競爭性談判、協(xié)議采購、詢價(jià)采購，選擇最有效采購方式，最能使采購成本降低，提高工作效率，合理運(yùn)用多種采購方式，還可以實(shí)現(xiàn)對分包商隊(duì)伍的動(dòng)態(tài)管理和優(yōu)化。④招標(biāo)采購是否符合規(guī)定是造成采購成本風(fēng)險(xiǎn)又一原因：a.招標(biāo)申請的缺失，未對招標(biāo)申請進(jìn)行審批，可能導(dǎo)致招標(biāo)過程的不合法，甚至出現(xiàn)舞弊行為。b.招標(biāo)準(zhǔn)備不充分，缺乏開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)任一流程或未對招標(biāo)過程進(jìn)行控制，可能導(dǎo)致招標(biāo)工作不合法，招標(biāo)舞弊現(xiàn)象，最終導(dǎo)致招標(biāo)失敗。c.未發(fā)布中標(biāo)公告下發(fā)招標(biāo)通知書，可能導(dǎo)致招標(biāo)結(jié)果無法實(shí)施。④采購數(shù)量的合理性。合理的采購數(shù)量，是建立在安全的庫存數(shù)量和限額發(fā)料的基礎(chǔ)上，它既能滿足施工生產(chǎn)需要，又可以減少資金的占用。否則，采購數(shù)量過多，就會造成庫存積壓，增加成本。

2.5供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)

在實(shí)際采購活動(dòng)過程中，項(xiàng)目工程采購都必須選擇供應(yīng)商，貨比三家。其實(shí)，很多企業(yè)負(fù)責(zé)人都可能會發(fā)現(xiàn)“貨比三家”的方法經(jīng)常失靈，由于采購人員的主觀評價(jià)的原因，屏蔽了可能有用的決策支持信息。造成供應(yīng)商的選擇無法公平、公正。因此，如果沒有一套科學(xué)合理的供應(yīng)商評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，并對此標(biāo)準(zhǔn)量化、分值化，選上不合適的供應(yīng)商，會給施工企業(yè)帶來損失是不可預(yù)量的。其風(fēng)險(xiǎn)：①供應(yīng)商準(zhǔn)入選擇不當(dāng)或供應(yīng)商評價(jià)結(jié)果未經(jīng)審批，可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價(jià)高，造成風(fēng)險(xiǎn)，甚至出現(xiàn)舞弊行為。②合格供應(yīng)商名錄未得到及時(shí)評價(jià)與更新，可能導(dǎo)致物資采購風(fēng)險(xiǎn)。④供應(yīng)商選擇不當(dāng)或供應(yīng)商評價(jià)結(jié)果未經(jīng)審批，可能導(dǎo)致對供應(yīng)商的評價(jià)不客觀，不全面，影響供應(yīng)商選擇。

3　物資采購風(fēng)險(xiǎn)的管控措施

3.1強(qiáng)化對物資需求計(jì)劃和物資采購計(jì)劃的管理

項(xiàng)目工程物資采購業(yè)務(wù)必須要嚴(yán)格按照工程項(xiàng)目的需要進(jìn)行，對采購的物資數(shù)量、價(jià)格、型號、規(guī)格和性能、使用日期等進(jìn)行詳細(xì)地記錄，制定出合理的采購計(jì)劃，這樣才能有效地確保工程物資采購有序進(jìn)行，避免采購過程中的盲目性。①建立采購申請制度。項(xiàng)目工程應(yīng)建立采購申請制度，明確項(xiàng)目物資部門根據(jù)項(xiàng)目工程部門提供的物資需用計(jì)劃按相關(guān)規(guī)定和權(quán)限申請上報(bào)采購計(jì)劃和自購計(jì)劃。申請上報(bào)的采購計(jì)劃一般采購金額超100萬元以上的主要材料，由上級單位進(jìn)行集中采購或批復(fù)項(xiàng)目部自行組織邀標(biāo)采購。集中采購面對社會公開招標(biāo)，邀標(biāo)采購主要是以詢比價(jià)采購的方式進(jìn)行。屬于項(xiàng)目部自購的也是采用詢比價(jià)采購的方式。項(xiàng)目物資部門無論是集中采購還是詢比價(jià)采購都應(yīng)嚴(yán)格按照物資需用計(jì)劃，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批后方可組織采購；充分利庫，杜絕錯(cuò)漏、重復(fù)，在平衡利庫的基礎(chǔ)上，制定科學(xué)合理的采購計(jì)劃。同時(shí)強(qiáng)調(diào)先調(diào)劑利用，后采購的原則，降低庫存，減少資金占用。②建立考核機(jī)制。項(xiàng)目工程物資采購應(yīng)建立科學(xué)合理的考核機(jī)制，明確各部門的具體工作范圍和責(zé)任界定。由工程部提報(bào)的需用計(jì)劃必須按總量計(jì)劃、單位工程、分部分項(xiàng)工程，年度計(jì)劃，月度計(jì)劃經(jīng)審核后提交物資部門。少報(bào)、遲報(bào)、不報(bào)計(jì)劃或計(jì)劃不周、錯(cuò)漏、型號規(guī)格等不全，造成停工待料和超儲積壓，其責(zé)任由提報(bào)計(jì)劃部門負(fù)責(zé)；如因物資部門采購錯(cuò)漏，工作失誤造成影響生產(chǎn)、停工待料和超儲積壓，其責(zé)任由物資部門承擔(dān)。物資部門根據(jù)年度物資需求計(jì)劃，結(jié)合消耗定額，限額發(fā)料，確定安全庫存量，降低不良庫存風(fēng)險(xiǎn)。④項(xiàng)目工程還應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部控制，對采購責(zé)任人進(jìn)行獎(jiǎng)懲制度，實(shí)行誰采購誰負(fù)責(zé)。由于采購過程造成的經(jīng)濟(jì)損失，追究當(dāng)事人的責(zé)任，使得內(nèi)部有效控制，提高效率。

3.2強(qiáng)化合同全過程管理，規(guī)范合同審批制度

合同全過程管理包括對合同訂立、執(zhí)行和結(jié)果的審查和監(jiān)督。合同簽訂過程中應(yīng)實(shí)行合同會簽，合同會簽可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正合同訂立過程中不合理、不合法的現(xiàn)象。①項(xiàng)目部各部門應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限簽署采購合同，對于重大合同（指物資采購合同金額50萬元以上），實(shí)行上報(bào)制度，經(jīng)上級專業(yè)職能部門會同法律事務(wù)部門審定后報(bào)請分管領(lǐng)審批；一般合同由項(xiàng)目部各專業(yè)部門會簽后報(bào)請項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批復(fù)。以最大限度地規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)。②項(xiàng)目工程應(yīng)建立嚴(yán)格的采購合同跟蹤制度，依據(jù)合同主要條款跟蹤檢查合同履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常情況并提出解決方案。對合同實(shí)行信息化管理，進(jìn)行合同登記匯總，向相關(guān)部門提供及時(shí)、準(zhǔn)確、真實(shí)的反饋信息。a.審查簽訂經(jīng)濟(jì)合同當(dāng)事人是否具有主體資格，是否具有民事權(quán)利能力和行為能力。b.審查經(jīng)濟(jì)合同當(dāng)事人意思表示是否真實(shí)。c.審查經(jīng)濟(jì)合同主要條款是否符合國家的法律和行政法規(guī)的要求。d.審查經(jīng)濟(jì)合同主要條款是否完備，文字表述是否準(zhǔn)確，合同簽訂是否符合法定程序。通過審計(jì)鑒證，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正在合同訂立過程中出現(xiàn)的不合理、不合法現(xiàn)象；提請當(dāng)事人對缺少的必備條款予以補(bǔ)充；對顯失公平的內(nèi)容予以修改；對利用經(jīng)濟(jì)合同的違法活動(dòng)予以制止，從而減少和避免經(jīng)濟(jì)合同糾紛的發(fā)生。④加強(qiáng)對物資采購合同執(zhí)行中的審計(jì)。a.審查合同的內(nèi)容和交貨期執(zhí)行情況，是否做好物資到貨驗(yàn)收工作和原始記錄，是否嚴(yán)格按合同規(guī)定付款。b.審查物資驗(yàn)收工作執(zhí)行情況，是否對物資進(jìn)貨、入庫、發(fā)放過程中，都要對物資進(jìn)行驗(yàn)收控制。c.對不合格品控制執(zhí)行情況審計(jì)，發(fā)現(xiàn)不合格應(yīng)及時(shí)記錄，并采取措施。d.重視對合同履行違約糾紛的處理。合同履行過程中違約糾紛客觀存在，若不及時(shí)處理，不僅企業(yè)的合法權(quán)益得不到保護(hù)，而且有可能使合同風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)重化。

3.3項(xiàng)目工程必須建立供應(yīng)商評估、準(zhǔn)入和淘汰體制

在激烈的市場經(jīng)濟(jì)不斷加劇的條件下，供應(yīng)商的管理已經(jīng)成為施工企業(yè)提高競爭力的重要手段。建立一套合理的供應(yīng)商評價(jià)體系是非常重要的。合格的供應(yīng)商對保證產(chǎn)品質(zhì)量，規(guī)避采購風(fēng)險(xiǎn)，降低采購成本，提高企業(yè)信譽(yù)起著關(guān)鍵作用。①建立科學(xué)的供應(yīng)商評估和準(zhǔn)入制度，對供應(yīng)商資質(zhì)、信譽(yù)情況的真實(shí)性和合法性進(jìn)行審查確定合格的供應(yīng)商名錄。新增供應(yīng)商由物資部門根據(jù)需要提出申請，并按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徍伺鷾?zhǔn)后，納入供應(yīng)商管理系統(tǒng)并實(shí)現(xiàn)資源共享。②建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)和供應(yīng)商淘汰制度。每年進(jìn)行一次對合格供應(yīng)商年審，對供應(yīng)商提供的物資的質(zhì)量、價(jià)格、供貨及時(shí)性、售后服務(wù)及經(jīng)營狀況等方面對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價(jià)，根據(jù)考評結(jié)果適時(shí)更新和淘汰供應(yīng)商。并在供應(yīng)商管理系統(tǒng)中作出相應(yīng)記錄和公告。

3.4加強(qiáng)采購流程環(huán)節(jié)中的防范措施

采購流程主要包括物資請購、采購、貨物和服務(wù)的驗(yàn)收、審核、付款五個(gè)環(huán)節(jié)。五個(gè)環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，并實(shí)行請購、采購、驗(yàn)收、審核、付款五種權(quán)限分離法。明確責(zé)任人的崗位分工，有效控制采購流程各個(gè)環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。①建立項(xiàng)目工程物資請購制度，該項(xiàng)工作由項(xiàng)目物資部門歸口執(zhí)行，并授予相應(yīng)的請購權(quán)。請購部門在提出請購時(shí)應(yīng)根據(jù)施工生產(chǎn)需要制定科學(xué)、規(guī)范、明確的物資請購計(jì)劃，其他相關(guān)部門應(yīng)該相互協(xié)調(diào)和監(jiān)督，杜絕或避免不必要采購。②采購環(huán)節(jié)：a.制定供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，從供應(yīng)商的資質(zhì)、信用情況、價(jià)格、供貨時(shí)間及服務(wù)情況等方面綜合考慮選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。b.對采購報(bào)價(jià)輪次、比價(jià)方法、價(jià)格批準(zhǔn)權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定。c.采購合同編制，要注意合同特別條款的提出和設(shè)定，做到訂貨條件、報(bào)價(jià)及其技術(shù)規(guī)格、型號相符合，從而避免物資采購合同的風(fēng)險(xiǎn)。④驗(yàn)收環(huán)節(jié)，施工現(xiàn)場應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的驗(yàn)收制度，按合同標(biāo)明的要求確定驗(yàn)收方式，對進(jìn)場物資進(jìn)行驗(yàn)收，出具驗(yàn)收證明。驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)向物資部門報(bào)告，并查明原因及時(shí)處理。對不合格品及時(shí)清退出場。④審核環(huán)節(jié)：應(yīng)注意對收貨憑證、采購合同和發(fā)票的核對。確保付款的準(zhǔn)確性。⑤付款環(huán)節(jié)：對貨物和服務(wù)的所有付款，都必須附有收貨清單、服務(wù)提供確認(rèn)單或付款批準(zhǔn)單原件，在付款前，審核發(fā)票、貨物的驗(yàn)收證明和采購合同，確保付款已獲得批準(zhǔn)、貨物已收到、價(jià)格和數(shù)量準(zhǔn)確無誤、在限額內(nèi)支出以及使用的會計(jì)科目正確無誤。這樣就可以有效地防止和避免重復(fù)付款及付款金額錯(cuò)誤。

4　結(jié)束語

項(xiàng)目部物資部門在整個(gè)項(xiàng)目施工過程中，肩負(fù)著保供應(yīng)，降低工程成本的重任。對現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)競爭趨勢的日益嚴(yán)峻，由于市場環(huán)境因素及采購過程的特點(diǎn)，使得物資采購風(fēng)險(xiǎn)問題的產(chǎn)生更加頻繁，給施工企業(yè)的生存和發(fā)展提出了挑戰(zhàn)。因此如何有效控制采購風(fēng)險(xiǎn)，這就要求必須建立嚴(yán)格的物資采購管理機(jī)制，提高相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和道德水平，嚴(yán)格采購程序，從而規(guī)避物資采購風(fēng)險(xiǎn)、降低采購成本，不斷促進(jìn)施工企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益水平的提高。

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1673-0038（2015）06-0121-03

2015-1-18