□ 李　妍　沭陽縣城建檔案館

城建檔案管理工作問題的分析及解決

□ 李妍沭陽縣城建檔案館

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的不斷提高，行政執(zhí)法檔案的管理工作做的是越來越先進(jìn)和合理，不過由于種種的因素，在進(jìn)行檔案管理工作的時候難免不會存在一定的問題。城建檔案可以說是一個城市得以可持續(xù)發(fā)展的寶貴資源，是一個城市發(fā)展歷程的寶貴記錄。本文主要就城建檔案的管理工作中存在的問題進(jìn)行研究，首先分析在檔案管理中存在的問題，然后根據(jù)這些問題提出了一定的應(yīng)對措施。

城建檔案；管理；問題；對策

城建檔案是保證一個城市可持續(xù)發(fā)展的寶貴資源，對于城市的發(fā)展歷程能夠起到一個很好的記錄。從我國上世紀(jì)八十年代開展全國科技檔案工作會議之后，城建檔案管理工作已經(jīng)滲透到社會的各個領(lǐng)域，并且在檔案的收集、整理、編輯、應(yīng)用等方面都有了非常大的進(jìn)步，不過隨著城市化進(jìn)程的不斷加快，城建檔案管理中也面臨著越來越多新的的問題。結(jié)合某些具有代表性的城市城建檔案管理現(xiàn)狀，分析了城建檔案在管理過程中存在的主要問題，提出了具體的對策與創(chuàng)新，爭取能夠?yàn)槌墙n案管理工作人員提供理論家借鑒。

1.城建檔案管理工作存在的問題

1.1檔案的管理人員缺乏對行政檔案管理的知識

由于檔案管理部門內(nèi)部檔案管理人員通常都是由部門內(nèi)部的管理人員或者是一些相關(guān)人員所兼任的，在檔案管理工作方面并沒有進(jìn)行過專門的培訓(xùn)，缺少檔案管理的一些必要的知識儲備。在對檔案進(jìn)行管理的時候，往往就會出現(xiàn)對文件的鑒定和劃分不夠準(zhǔn)確，在資料的整理中忽視細(xì)節(jié)問題、只注重文件的類別卻忽視檔案文件的日期等問題，不能夠正常發(fā)揮城建檔案所擁有的功效。

1.2在進(jìn)行檔案資源收集以及處理時不夠規(guī)范

首先，檔案的收集來源不夠均衡。從整體上來看的話，城建檔案所收集的資源地下偏少；從城建檔案的管理權(quán)限上面來看，對建設(shè)系統(tǒng)專業(yè)部門的內(nèi)部資料收集的比較多，而對外部收集的資料則會比較少；從城建檔案的大綱上面來說，在針對某些檔案收集方面來看，是存在些許漏項的，甚至有些地方還是空白的。其次，檔案資源的來源比較單一，收集方式不夠多樣。這種問題主要的反映便是，所收集的檔案以紙質(zhì)檔案收集居多，特種載體形式的檔案少之又少，不能夠很好的適應(yīng)當(dāng)前城市建設(shè)發(fā)展需要。最后，在對檔案進(jìn)行處理時，選用的措施不夠規(guī)范。比如說有些檔案管理部門不能夠準(zhǔn)確了解檔案管理工作的側(cè)重點(diǎn)，只是單純重視館藏的數(shù)量，對檔案資料進(jìn)行盲目收集，質(zhì)量不能夠得到有效保證；由于缺乏有效的管理手段，容易出現(xiàn)分類、整理等多個方面的問題，會造成不必要的人力、物力、財力的浪費(fèi)。

1.3城建檔案的信息化建設(shè)力度不夠

如今社會已經(jīng)步入了信息化時代，在各個領(lǐng)域都需要不斷加大信息化的建設(shè)力度，檔案管理領(lǐng)域同樣也不例外。從當(dāng)前城建檔案的管理來看，硬件的投入存在嚴(yán)重的滯后問題。我們知道城建檔案信息化建設(shè)需要不斷進(jìn)行資源的快速流轉(zhuǎn)，而當(dāng)前檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部的硬件配置以及網(wǎng)絡(luò)組建等多個方面仍然比較滯后，不能夠滿足檔案信息化建設(shè)需要。僅僅依靠傳統(tǒng)的人力方式對城建檔案進(jìn)行管理，完成海量資料的收集、整理、編輯以及利用顯然是不現(xiàn)實(shí)的，也不能夠滿足信息化建設(shè)快讀發(fā)展的要求。在軟件開發(fā)方面，存在系統(tǒng)以及軟件開發(fā)比較緩慢的問題。軟件以及系統(tǒng)的開發(fā)和提升能夠有效提升傳統(tǒng)的檔案管理手段，在具體實(shí)施過程中，需要多步同時開展，也就是從需要從地區(qū)以及整個系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)籌，而從目前的情況看的話，很顯然軟件或著系統(tǒng)的開發(fā)都不夠積極。原有的檔案管理理念已經(jīng)不能夠適應(yīng)當(dāng)前管理工作的需要，在信息化檔案管理手段盛行的今天，和傳統(tǒng)檔案管理是有著質(zhì)的區(qū)別和飛躍的，如果僅僅依靠按部就班的管理思想，是不能夠滿足城市現(xiàn)代化建設(shè)需要的。

2.解決城建檔案管理工作存在的問題的對策

2.1進(jìn)行目標(biāo)管理，對檔案資源的收集、處理各環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范

首先，在進(jìn)行檔案資源收集的時候一定要進(jìn)行統(tǒng)籌安排。要對資源收集工作納入到目標(biāo)管理范圍，對所需要收集的對象進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，理清所需要對象的層次、結(jié)構(gòu)、性質(zhì)，分階段逐步完成；所進(jìn)行的城建檔案管理工作一定要嚴(yán)格按照相關(guān)要求進(jìn)行，不能擅自按照自己的想法進(jìn)行；對檔案所需資源的分布結(jié)構(gòu)要進(jìn)行認(rèn)真仔細(xì)的分析，對資源收集結(jié)構(gòu)當(dāng)中存在的不合理問題分個突破。其次，要逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源收集方式的多元化，努力搭建網(wǎng)絡(luò)化管理平臺對資源進(jìn)行采集，提升檔案管理工作的效率。最后，要對檔案資源進(jìn)行規(guī)范化管理。優(yōu)化檔案資源應(yīng)用的各個流程，提升管理效率；加強(qiáng)對檔案管理工作過程的監(jiān)督檢查工作，保證科學(xué)合理；對檔案資源要進(jìn)行科學(xué)合理的分類，分清層次，杜絕低質(zhì)量資源混入。

2.2順應(yīng)當(dāng)今信息化時代這一形勢，做好網(wǎng)絡(luò)化管理的準(zhǔn)備

隨著我國信息技術(shù)的高速發(fā)展，城建檔案的管理工作現(xiàn)已逐步走向信息化管理的道路，并且隨著現(xiàn)代辦公工具的普及和應(yīng)用，檔案管理最終會走向信息化、現(xiàn)代化以及科學(xué)化。所以檔案部門一定要順應(yīng)當(dāng)今時代的信息化發(fā)展大趨勢，把檔案管理的手段向現(xiàn)代化發(fā)展，在對檔案進(jìn)行收集、整理、規(guī)整、分類、保管的時候要充分考慮計算機(jī)管理的需要，為城建檔案的網(wǎng)絡(luò)信息化管理打好基礎(chǔ)。

2.3加強(qiáng)對執(zhí)法檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)力度

城建檔案管理工作它是一項系統(tǒng)、復(fù)雜并且對專業(yè)性要求非常高的工作，要想保證我國城建檔案管理能夠適應(yīng)信息化這種大環(huán)境，就需要培養(yǎng)這方面的專業(yè)化、復(fù)合型的人才。具體可以通過定期給這些進(jìn)行城建檔案資料規(guī)整的人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)以及相關(guān)知識的教育，提升他們對資料的認(rèn)識，加強(qiáng)他們對城建檔案相關(guān)文件的處理能力，適應(yīng)信息化時代的管理需要。

3.結(jié)語

綜上所述，隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，城建檔案的管理工作一直在不斷的進(jìn)步，但是檔案管理工作仍然是處在發(fā)展變革的道路上，處在摸索階段，難免不會出現(xiàn)一定的問題。針對出現(xiàn)的這些問題相關(guān)的檔案部門一定要進(jìn)行及時的處理，并且找出應(yīng)對措施，確保我國城建檔案管理工作早日完善。

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