李雪云

宿州學(xué)院人事處，安徽宿州，234200

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高校干部人事檔案開(kāi)發(fā)利用淺析

李雪云

宿州學(xué)院人事處，安徽宿州，234200

從高校干部人事檔案的重要性出發(fā)，指出高校干部人事檔案是人才信息的資源地，是高校選拔培養(yǎng)和使用優(yōu)秀人才的主要資料提供者，能為高校的人事制度改革和各項(xiàng)管理改革提供依據(jù)。分析了部分學(xué)者目前研究高校干部人事檔案開(kāi)發(fā)利用的現(xiàn)狀，提出了高校干部人事檔案開(kāi)發(fā)利用中存在的一系列問(wèn)題，然后從客觀的角度提出了提高人事檔案開(kāi)發(fā)利用的路徑，希望能為今后高校干部人事檔案開(kāi)發(fā)利用工作的順利開(kāi)展提供依據(jù)。

高校；干部人事檔案；開(kāi)發(fā)利用

1 高校人事檔案開(kāi)發(fā)利用研究現(xiàn)狀

高校干部人事檔案是記述和反映教職工個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)、工作表現(xiàn)，以教職工個(gè)人為單位集中保存起來(lái)以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄[1],是高校組織、人事等部門(mén)培養(yǎng)、選拔和使用人才的原始記錄。高校干部人事檔案的完整保管，最終目的是為了利用，也就是開(kāi)發(fā)檔案信息資源[2]。高校組織、人事部門(mén)要挖掘人事檔案內(nèi)在的價(jià)值，并利用它為高校的教學(xué)、科研服務(wù)。目前，學(xué)界已開(kāi)始關(guān)注高校干部人事檔案開(kāi)發(fā)利用的研究，但研究成果較少[3]。鞏霞、汪水英從人事檔案信息和管理等方面著手，探討了高校人事檔案開(kāi)發(fā)利用的途徑；陳美瓊認(rèn)為，高校干部人事檔案的政治性和保密性，在一定程度上影響了人事檔案的開(kāi)發(fā)與利用，并提出了相應(yīng)的開(kāi)發(fā)利用策略。

隨著高等的發(fā)展，高校人事檔案作為高校各項(xiàng)管理與人事改革的重要信息并沒(méi)有引起學(xué)者的廣泛重視，一些檔案專家對(duì)這一領(lǐng)域的研究涉及也很少，為此，本文就這一問(wèn)題作一淺析。

2 高校人事檔案開(kāi)發(fā)利用中存在的問(wèn)題

2.1 人事檔案的管理體制限制了人事檔案的開(kāi)發(fā)利用

在傳統(tǒng)的人事檔案保管制度下，人事檔案是神秘的，并帶有濃厚的政治色彩，很多想利用檔案的人都望而卻步，人事檔案這種固有的保密制度及其政治性，在一定程度上影響了人事檔案的開(kāi)發(fā)利用[7]。高等教育迅猛發(fā)展，高校干部人事檔案管理要適應(yīng)高校的發(fā)展，高校組織、人事部門(mén)要充分挖掘人事檔案內(nèi)在的價(jià)值。但是，在日常管理和利用中，高校干部人事檔案還是處于封閉的管理狀態(tài)。高校干部人事檔案一般是把材料收集整理好以后放在人事檔案室，學(xué)校重視對(duì)人事檔案的保存，但是在查閱、借用等方面卻制定了一系列文件，限制了人事檔案的利用，正由于查、借、閱干部人事檔案手續(xù)復(fù)雜，導(dǎo)致其利用率低下。這樣，造成了嚴(yán)重的資源浪費(fèi)，不利于高校的發(fā)展。如高校普通教職工查閱人事檔案必須要部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、分管校領(lǐng)導(dǎo)同意，然后填寫(xiě)申請(qǐng)表到人事檔案室，分管人事檔案室的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和校領(lǐng)導(dǎo)同意簽字后再可以查閱。

2.2 高校教職工檔案意識(shí)薄弱，對(duì)人事檔案的開(kāi)發(fā)利用不夠

目前，各個(gè)高校的教職工對(duì)人事檔案的利用意識(shí)不強(qiáng)，人事檔案一般是人事處下設(shè)的一個(gè)機(jī)構(gòu)保存的，檔案管理者一般就是收集、整理檔案，把人事檔案裝訂入盒放在庫(kù)房就完成任務(wù)了，檔案人員一般都是被動(dòng)服務(wù)，有需要查閱檔案的，經(jīng)過(guò)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，才能查詢。而對(duì)于大多數(shù)教工來(lái)說(shuō)，檔案利用意識(shí)更是薄弱，如大多數(shù)教職工把個(gè)人進(jìn)修的材料、科研成果、獎(jiǎng)勵(lì)材料一般都是保存在自己手里，對(duì)于移交檔案室的這種意識(shí)幾乎沒(méi)有。也有很多教職工對(duì)年度考核、鑒定材料等填寫(xiě)不認(rèn)真，很難準(zhǔn)確地反映教職工的真實(shí)工作情況，不能給領(lǐng)導(dǎo)提供正確的參考資料，使人事檔案失去了其應(yīng)有的作用。

2.3 人事檔案信息化水平不高，管理落后

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息化時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)應(yīng)用已經(jīng)普及高校，人事檔案也開(kāi)始向信息化時(shí)代邁進(jìn)[5]。但是，對(duì)于很多高校特別是地方應(yīng)用型本科高校來(lái)說(shuō)，人事檔案的信息化只是簡(jiǎn)單的檢索目錄信息化，再加上人事檔案的特殊性、保密性，導(dǎo)致人事檔案信息化管理水平不高，這些因素都直接影響了干部人事檔案的開(kāi)發(fā)利用。

2.4 高校人事檔案材料收集質(zhì)量不高，材料不完整

高校干部人事檔案是隨著高校的發(fā)展、干部個(gè)人情況的變動(dòng)而不斷補(bǔ)充現(xiàn)實(shí)的動(dòng)態(tài)材料，如一份完整的人事檔案應(yīng)該包括教職工的學(xué)習(xí)培訓(xùn)經(jīng)歷、專業(yè)知識(shí)特長(zhǎng)、職稱職務(wù)變動(dòng)、工作科研成果、獎(jiǎng)懲材料、身體健康情況等方面[6]。但是,由于歷史的原因，收集的材料并不齊全，很多高校人事檔案很難準(zhǔn)確反映一個(gè)人的全貌，很多人事檔案一般只有個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工資變動(dòng)等，而對(duì)于個(gè)人專業(yè)特長(zhǎng)、心理素質(zhì)的評(píng)價(jià)、科研水平等材料比較缺乏，特別是反映個(gè)人年度業(yè)績(jī)和心理變化的年度考核表的填寫(xiě)更是千篇一律。此外，一些人事檔案更新速度比較慢，不能及時(shí)、準(zhǔn)確、客觀地反映高校教職工的現(xiàn)狀。這些都影響了人事檔案的開(kāi)發(fā)利用。

3 高校人事檔案開(kāi)發(fā)利用的路徑分析

3.1 宣傳檔案知識(shí)，增強(qiáng)教職工的檔案意識(shí)

在高校，檔案工作人員是收集、整理、保管檔案的管理人員，是從事人事檔案工作的主體，對(duì)人事檔案的開(kāi)發(fā)利用起著關(guān)鍵性的作用[7]。高校要想增強(qiáng)教職工的檔案意識(shí)，得到教職工特別是領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，就必須大力宣傳檔案的專業(yè)知識(shí)，宣傳人事檔案開(kāi)發(fā)利用的作用，讓教職工了解人事檔案對(duì)教職工的績(jī)效工資、職稱評(píng)審、工資待遇、干部提拔等發(fā)揮的作用。通過(guò)宣傳檔案知識(shí)，使全校教職工對(duì)人事檔案有更加深刻的認(rèn)識(shí)，意識(shí)到人事檔案的重要性，使他們能自覺(jué)主動(dòng)支持人事檔案的工作，在人事檔案部門(mén)收集檔案材料時(shí)，能主動(dòng)上交自己手中有參考價(jià)值的材料，保證人事檔案材料的收集齊全完整。樹(shù)立人人重視檔案、人人利用檔案的意識(shí)。

而對(duì)于檔案工作者來(lái)說(shuō)，要適應(yīng)新形勢(shì)干部人事檔案工作的需要，改變傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)方式，要及時(shí)了解黨和國(guó)家關(guān)于人事檔案制定的新政策，了解本校各級(jí)黨政部門(mén)和科研機(jī)構(gòu)對(duì)人事檔案的需求，能及時(shí)主動(dòng)地提供全面、準(zhǔn)確的人事檔案，為學(xué)校的組織人事部門(mén)以及科研教學(xué)部門(mén)服務(wù)。此外，人事檔案工作人員還要及時(shí)充電，除了掌握本專業(yè)的知識(shí)，還要具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)知識(shí)，適應(yīng)檔案的信息化發(fā)展?？傊?，高校人事檔案管理人員應(yīng)該具有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)和好學(xué)的精神，要敬業(yè)、認(rèn)真、熱情，在人事檔案工作過(guò)程中要嚴(yán)格遵守干部人事檔案管理制度，靈活掌握，做好服務(wù)全校教職工的檔案管理工作。

3.2 加強(qiáng)干部人事檔案的審查和鑒定工作，適度公開(kāi)人事檔案

干部人事檔案涉及到教職工的職稱評(píng)審、工資待遇、干部提拔等問(wèn)題，有些人為了獲取更多的好處就會(huì)對(duì)個(gè)人年齡、學(xué)歷等造假，這樣人事檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性就不能得到保障，因此，就要對(duì)收集的干部人事檔案材料進(jìn)行嚴(yán)格審查，特別要對(duì)檔案中涉及“三齡一歷”的信息進(jìn)行逐項(xiàng)核對(duì)，嚴(yán)格按照有關(guān)政策規(guī)定予以確認(rèn)，保證檔案材料完整、齊全、真實(shí)，保證信息準(zhǔn)確無(wú)誤。根據(jù)干部人事檔案工作條例規(guī)定：任何個(gè)人不得查閱和借閱本人檔案，但是隨著人事檔案開(kāi)發(fā)利用的發(fā)展，對(duì)于個(gè)人檔案中的學(xué)習(xí)成績(jī)、工資等材料可以適度開(kāi)放，允許個(gè)人查閱。

3.3 提高檔案管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化和現(xiàn)代化建設(shè)

進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案開(kāi)發(fā)利用現(xiàn)代化，逐步實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理信息化和現(xiàn)代化，這是高校人事檔案服務(wù)于組織人事工作的需要[8]。也是適應(yīng)目前應(yīng)用型本科高校發(fā)展的需求。高校要進(jìn)一步提高認(rèn)識(shí)，增加軟件的投入，引進(jìn)或者開(kāi)發(fā)比較完善的人事檔案管理軟件，建立高校人事檔案信息庫(kù)，對(duì)高校教職工的基本情況、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等進(jìn)行信息化管理，定期更新教職工的基本資料，方便組織人事部門(mén)更好更快地了解一個(gè)人，從而更好地從中選拔人才、利用人才，提高人事檔案的利用效率。

總之，開(kāi)發(fā)利用是干部人事檔案最終目的，也是干部人事檔案存在價(jià)值的最終體現(xiàn)。高校是人才信息的存儲(chǔ)地，高校干部人事檔案要適應(yīng)高校人事改革和高校各項(xiàng)管理制度改革的需要，為應(yīng)用型本科高校的發(fā)展提供真實(shí)有效的原始證據(jù)。

[1]胡浩媛.淺談高校人事檔案管理工作[J].廣西政法管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2013(3)：126-129

[2]趙金波.高校人事檔案利用現(xiàn)狀分析及其發(fā)展策略[J].黑龍江史志，2012(13)：85-87

[3]刑金榮. 二十年來(lái)高校人事檔案研究論文分析[J].山西師大學(xué)學(xué)報(bào)，2012(1)：154-156

[4]陳美瓊，陳瑞蘭.如何做好高校人事檔案的開(kāi)發(fā)利用[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)，2009(8)：204-205

[5]楊偉.高校人事檔案利用及對(duì)策分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(13)：69-70

[6]葉冠群.淺談高校人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014：(11)153-154

[7]侯忭忭.人事檔案開(kāi)發(fā)利用初探[J].人才資源開(kāi)發(fā),2008(1)：12-14

[8]張藥，胡瑛.新建本科院校人事檔案管理對(duì)策研究[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2013(9)：136-137

(責(zé)任編輯：劉小陽(yáng))

10.3969/j.issn.1673-2006.2015.04.011

2014-11-28

宿州學(xué)院校級(jí)人文社科一般項(xiàng)目“應(yīng)用型本科高校干部人事檔案管理研究”(2012yyb26)。

李雪云(1979-)，女，安徽靈璧人，碩士研究生，館員，主要研究方向：檔案管理、人事檔案管理。

G472.3

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1673-2006(2015)04-0040-03