劉 霞

(華能日照電廠，山東 日照 276826)

淺談數(shù)字化時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)

劉 霞

(華能日照電廠，山東 日照 276826)

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是目前我國檔案事業(yè)面臨的一項(xiàng)戰(zhàn)略任務(wù)。從企業(yè)檔案信息化的核心內(nèi)涵著手，分析了我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必然趨勢、發(fā)展模式及存在的問題，探討了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策措施。

數(shù)字化；企業(yè)檔案信息化；大數(shù)據(jù)

隨著新技術(shù)的發(fā)展企業(yè)檔案信息化建設(shè)越來越引起全國各級(jí)檔案部門的重視。其中，檔案數(shù)字化建設(shè)和數(shù)字檔案館成為當(dāng)前國家企業(yè)檔案信息化發(fā)展的重點(diǎn)和必然趨勢。而隨著當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，企業(yè)檔案信息化建設(shè)更有了新機(jī)遇、新挑戰(zhàn)和新使命。在這個(gè)背景下，對(duì)企業(yè)檔案信息化進(jìn)行總結(jié)并準(zhǔn)確界定就顯得尤為重要。

一、企業(yè)檔案信息化辨析

新世紀(jì)初，國家檔案局頒布了《全國企業(yè)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，在《綱要》的指導(dǎo)下，隨著檔案建設(shè)資金、設(shè)備、人力等方面的大力投入，企業(yè)檔案信息化建設(shè)成為一個(gè)熱點(diǎn)。在這個(gè)發(fā)展過程中，逐步暴露出一些問題。在這些問題中，“技術(shù)統(tǒng)治論”成為最顯著的一個(gè)問題，也是最容易誤導(dǎo)檔案信息建設(shè)的一種觀點(diǎn)。所謂“技術(shù)統(tǒng)治論”，即崇拜信息技術(shù)手段，對(duì)其威力深信不疑。為此，國家檔案局曾在文件中稱其是“典型的技術(shù)至上主義”。顯然，這就遠(yuǎn)離了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的道路。為了正本清源，需要在理論上對(duì)“企業(yè)檔案信息化”做一番辨析。

在人類社會(huì)信息資源中，檔案信息資源是一個(gè)重要組成部分。檔案信息資源包括各種各樣的檔案原件、復(fù)制件及針對(duì)檔案信息的開發(fā)成果，比如檔案的文獻(xiàn)匯編、檔案目錄、檔案綜合參考資料等。企業(yè)檔案信息化是一個(gè)高度涵蓋性的概念，其中的“信息”即如前所述的“檔案信息資源”。所以，對(duì)企業(yè)檔案信息化可以做這樣一個(gè)定義：企業(yè)檔案信息化即以檔案信息資源為指向目標(biāo)，并通過技術(shù)手段達(dá)到使用“信息資源”和實(shí)現(xiàn)信息利用的社會(huì)化。

在對(duì)企業(yè)檔案信息化的理解中，難免存在對(duì)技術(shù)的崇拜，而忽視對(duì)“信息”及“信息資源”等本體的認(rèn)識(shí)。所以這需要從根本上進(jìn)行梳理?！靶畔ⅰ币辉~出現(xiàn)的歷史很長，但其高頻次地出現(xiàn)在人們的生活中也只是在計(jì)算機(jī)發(fā)明以后。何謂信息？《中國大百科全書》(簡明版)對(duì)“信息”做了一個(gè)解釋：關(guān)于事物運(yùn)動(dòng)的狀態(tài)和規(guī)律的表征，也是關(guān)于事物運(yùn)動(dòng)的知識(shí)。信息就是用符號(hào)、信號(hào)或消息所包含的內(nèi)容來消除對(duì)客觀事物認(rèn)識(shí)的不確定性。從這個(gè)定義中可以看出，信息作為物質(zhì)的一種固有屬性，可謂存在久遠(yuǎn)，但它又不是物質(zhì)，所以需要借助物質(zhì)載體而存在。

企業(yè)檔案信息化中的“檔案”正是“信息”的物質(zhì)載體。何謂檔案？在國家發(fā)布的《檔案工作基本術(shù)語》中對(duì)檔案的定義是：“國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人，在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的、有價(jià)值的，各種形式的歷史記錄。”這些形式包括文字、圖像、錄音及其他各種形式的原始記錄。檔案是一筆人類社會(huì)的寶貴財(cái)富，是無價(jià)的原始資源和歷史資源。通過“信息”和“檔案”各自內(nèi)涵的分析，檔案的本質(zhì)即信息，檔案和信息在內(nèi)在性、聯(lián)系性上都是很緊密的。這也是企業(yè)檔案信息化建設(shè)中值得注意的一個(gè)特點(diǎn)。

據(jù)上所述，在談?wù)撈髽I(yè)檔案信息化時(shí)，對(duì)于“檔案信息”就可以從兩個(gè)方面去理解：其一是指來自于檔案的、檔案所承載的信息；其二是指關(guān)于檔案本身的信息，也即檔案作為物質(zhì)的信息屬性。在一般情況下，人們所說的“檔案信息”更多指的是檔案所承載的信息。因此，從這個(gè)意義上說，將“檔案信息”和“檔案”這兩個(gè)詞混淆使用，顯然是錯(cuò)誤的。“檔案信息”和“檔案”二者之間既有聯(lián)系也有區(qū)別。在外在表現(xiàn)上，檔案是檔案信息的殼，檔案信息是檔案的核。在實(shí)質(zhì)利用上，檔案固有物質(zhì)屬性，是需要開發(fā)的原料；而檔案信息則可以突破檔案的限制，能與檔案以外的其他社會(huì)信息相融合。

根據(jù)對(duì)“信息資源”、“信息”、“檔案”、“檔案信息”這樣幾個(gè)相關(guān)聯(lián)但又有本質(zhì)區(qū)別的概念的區(qū)分，我們可以對(duì)“企業(yè)檔案信息化”做一個(gè)全面概括。企業(yè)檔案信息化是以檔案現(xiàn)代信息技術(shù)為基礎(chǔ)和手段，開發(fā)檔案信息資源，使檔案信息成為可與其他社會(huì)信息想融合的檔案信息資源化、公共化的過程。企業(yè)檔案信息化是人們處理和利用檔案信息資源一種便捷而又先進(jìn)的方式，是檔案信息建設(shè)的現(xiàn)代化。

二、企業(yè)檔案信息化的歷程和必然趨勢

計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展催生了信息時(shí)代的到來，政府及各級(jí)部門對(duì)信息化建設(shè)的重視為信息化建設(shè)提供了實(shí)際支持，在這樣的背景下，企業(yè)信息化也迎來的良好的發(fā)展機(jī)遇。

企業(yè)信息化做的先進(jìn)，企業(yè)的發(fā)展必然有足夠的動(dòng)力。而在企業(yè)信息化過程中，必不可缺的一環(huán)即是推動(dòng)企業(yè)檔案信息化。企業(yè)檔案信息化的發(fā)展是隨著新技術(shù)的發(fā)展起步并逐步完善的，這個(gè)過程大致可分為三個(gè)階段。

第一階段，上世紀(jì)90年代初步信息化。在這個(gè)階段，我國的計(jì)算機(jī)技術(shù)經(jīng)過上世紀(jì)80年代的突破，計(jì)算機(jī)初步得到應(yīng)用。在企業(yè)，檔案的管理也從計(jì)算機(jī)文檔目錄信息一體化的管理階段逐步發(fā)展到電子檔案與電子文件一體化管理階段。隨著計(jì)算機(jī)硬件的發(fā)展，各種軟件系統(tǒng)也不斷開發(fā)，在檔案管理上，各種信息管理系統(tǒng)不斷被研發(fā)出來，并被用在企業(yè)的日常管理中。但這個(gè)階段沒有解決的難題是，隨著電子文件的海量巨增，電子文件的管理成為企業(yè)檔案信息化的難題。也就是說，這個(gè)階段還難以完全實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化。

第二階段，新世紀(jì)初期信息化的飛躍。新世紀(jì)初期，互聯(lián)網(wǎng)迅速發(fā)展，各種新技術(shù)更是帶來了計(jì)算機(jī)軟硬件的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)和處理功能已經(jīng)非上世紀(jì)90年代的計(jì)算機(jī)所能比。新技術(shù)解決了各種檔案室收藏檔案的數(shù)字化問題，辦公自動(dòng)化和文檔一體化管理系統(tǒng)讓數(shù)字檔案的批量引入成為可能。隨著軟件系統(tǒng)的升級(jí)和應(yīng)用軟件的推廣，檔案信息的全文檢索、用戶查詢情況自動(dòng)實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)分析、跨平臺(tái)的模糊檢索及全文瀏覽等都成為可能，這大大方便了檔案信息的管理，企業(yè)檔案信息化得到進(jìn)一步加強(qiáng)。

第三階段，最近五年大數(shù)據(jù)時(shí)代中的廣義數(shù)字檔案館。最近幾年，在互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)信息處理方面，體現(xiàn)出了新技術(shù)不可比擬的優(yōu)越性。在云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等信息化的大環(huán)境下，企業(yè)檔案信息處理已經(jīng)今非昔比。如今，作為企業(yè)信息的核心之一——企業(yè)檔案信息，它與整個(gè)企業(yè)的信息系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了無縫鏈接、相互融合，并能相互促進(jìn)，從而達(dá)到共建共享。但應(yīng)該看到的是，受到企業(yè)自身發(fā)展需求的限制，企業(yè)檔案信息化的進(jìn)程并沒有隨著新技術(shù)達(dá)到理想狀態(tài)。這是企業(yè)檔案信息化建設(shè)需要突破的一個(gè)方面。

在當(dāng)今數(shù)字時(shí)代的背景下，企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)以數(shù)字化為主，檔案信息的收集和傳遞亦應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然趨勢。如果固守原有的模式，或者忽視企業(yè)檔案信息化建設(shè)，將會(huì)阻礙企業(yè)檔案管理的進(jìn)步，影響檔案信息的處理，從而讓企業(yè)在信息搜集、工作決策，各方面事業(yè)的發(fā)展上受到影響。

企業(yè)檔案信息化，從小處看是企業(yè)檔案工作的目標(biāo)和根本追求，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案價(jià)值，發(fā)揮其作用的重要方式；從大處著眼，則會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮重要作用，對(duì)企業(yè)管理思路和管理模式的更新都有著不可估量的影響。

我們國家的社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)，講求企業(yè)的效率和發(fā)展動(dòng)力。而市場經(jīng)濟(jì)的信息千變?nèi)f化，這也就要求企業(yè)在處理信息方面要做到快速、靈活。企業(yè)內(nèi)部信息與外部信息能相互融合和吸納。在這個(gè)背景下，企業(yè)檔案信息化就成為企業(yè)信息建設(shè)尤其重視的環(huán)節(jié)。檔案信息處理包含著大量的人工勞動(dòng)和價(jià)值，這里面包含的不僅是企業(yè)的經(jīng)營狀況和發(fā)展前景和從企業(yè)的某個(gè)角度對(duì)信息資源的篩選，還有檔案管理者、研究者對(duì)企業(yè)的獨(dú)特思考。企業(yè)要充分利用企業(yè)檔案信息化，掌握自身內(nèi)部建設(shè)的豐富數(shù)據(jù)，從而在信息化浪潮下，提高企業(yè)自身的競爭力和生存力，更好地服務(wù)社會(huì)。

可以說，企業(yè)檔案信息化建設(shè)有豐富的內(nèi)容和深刻的內(nèi)涵，企業(yè)檔案信息化不是簡單的計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用，不是唯“技術(shù)至上主義”，同時(shí)，也并非簡單的電子文件的收集與管理，或?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。這些觀念和工作都是企業(yè)檔案信息化表面和膚淺的表現(xiàn)。企業(yè)檔案信息化最終要實(shí)現(xiàn)的是檔案信息資源的高度公共性和網(wǎng)絡(luò)化，從而服務(wù)企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展。

三、企業(yè)檔案信息化的問題與對(duì)策

總體上看，我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)隨著新技術(shù)的革新在最近幾年取得了很大的發(fā)展。但需要看到的是，除了前面提到的一些需要檔案界繼續(xù)深入研究的學(xué)術(shù)觀點(diǎn)和問題外，當(dāng)下企業(yè)信息化建設(shè)還存在很多的問題需要解決。

企業(yè)檔案信息化建設(shè)需要有標(biāo)準(zhǔn)化的保障、技術(shù)的支持以及數(shù)據(jù)的支撐。而在這些方面，我國的企業(yè)檔案信息化建設(shè)還有待提高。比如，現(xiàn)在在很多傳統(tǒng)企業(yè)的檔案管理部門，手工操作還是一種重要方式。這種作坊式的操作嚴(yán)重制約了企業(yè)效率的提高，相對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營管理方式是落后的，同時(shí)也阻礙了企業(yè)長期的健康發(fā)展。

企業(yè)檔案信息化是一套規(guī)范系統(tǒng)。可以說，檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化使企業(yè)檔案集成性有了依據(jù)和保障。但在現(xiàn)實(shí)中，企業(yè)檔案信息化的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是缺乏的，是當(dāng)下企業(yè)檔案信息化的一大阻礙。企業(yè)檔案信息化建設(shè)和發(fā)展離不開一套相關(guān)的制度保駕護(hù)航。只有規(guī)范化的制度制定出來、推廣開來，才能使得檔案行業(yè)的發(fā)展有規(guī)可循、有法可依。標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范化還意味著實(shí)際操作中的具體落實(shí)要規(guī)范。此前，我國相關(guān)部門已出臺(tái)國家標(biāo)準(zhǔn)的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，但是現(xiàn)實(shí)中卻屢有沒嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作的現(xiàn)象。這是應(yīng)該避免的，企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)該在統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行，以實(shí)現(xiàn)檔案信息管理有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，要避免出現(xiàn)互不兼容、各自為政、重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象的發(fā)生。

此外，企業(yè)檔案信息的安全也有待提高。檔案信息安全是非常重要的，也是企業(yè)檔案信息化過程中一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)。在這個(gè)環(huán)節(jié)中，檔案信息管理者要注意和防范病毒入侵、黑客入侵，防止它們對(duì)檔案信息造成損毀或泄密，并制定出相應(yīng)的預(yù)防和應(yīng)對(duì)措施。在安全措施的防備中，除了硬件設(shè)備方面的周全檢查和考慮，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜性應(yīng)當(dāng)引起充分的重視。這個(gè)方面比設(shè)備安全更加重要，當(dāng)然技術(shù)要求也更高。

在當(dāng)今數(shù)字化時(shí)代，對(duì)于一個(gè)現(xiàn)代企業(yè)來說，只要企業(yè)的高層管理人員和決策人員充分意識(shí)到企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益以及工作效率需要企業(yè)檔案信息化的支持，企業(yè)信息化必將得到發(fā)展和發(fā)揮重要作用。對(duì)于企業(yè)檔案部門來說，應(yīng)該緊扣檔案信息的核心價(jià)值，在企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，將檔案信息資源轉(zhuǎn)化成企業(yè)所需要的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，為企業(yè)乃至社會(huì)提供參考。企業(yè)檔案管理者要讓企業(yè)決策者從觀念上發(fā)生改變，讓管理層認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要潛在價(jià)值。而企業(yè)管理層也要意識(shí)到這一點(diǎn)，并深入挖掘企業(yè)檔案的信息資源，推動(dòng)檔案信息數(shù)字化的發(fā)展，同時(shí)，培養(yǎng)一批高素質(zhì)的信息數(shù)字化人才隊(duì)伍。這樣企業(yè)才能在信息社會(huì)和數(shù)字化浪潮中得到企業(yè)發(fā)展所需要的最有價(jià)值的信息，企業(yè)才能取得更長久地進(jìn)步和發(fā)展。

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2014-12-03

劉霞(1969-)，女，華能日照電廠檔案館員。

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