侯勇英

（河南機電高等專科學校，河南新鄉(xiāng)453000）

人才培養(yǎng)工作評估視野下的高職高專教學檔案工作淺析＊

侯勇英

（河南機電高等?？茖W校，河南新鄉(xiāng)453000）

教學檔案是高職高專院校評估期間全面展示學校辦學實力與特色的信息窗口，是評估的重要基礎和依據(jù)。為了更好發(fā)揮教學檔案在評估中的作用，必須從檔案管理理念、管理制度、管理體制和基礎設施等方面，加強教學檔案工作。

評估；教學檔案；檔案意識；檔案管理

教育部開展的高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作評估，是對高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作的一次綜合檢閱，也是對教學工作的全面評估。通過評估，能有效地促進高職高專院校教學檔案工作的科學化、規(guī)范化。本人長期從事教學管理和服務工作，參與了學校人才培養(yǎng)工作評估工作，就人才培養(yǎng)工作評估視野下的教學檔案工作管理，談談自己粗淺的看法。

1 人才培養(yǎng)工作評估與教學檔案管理的關系

教學檔案是高等職業(yè)院校在教學中積累的綜合檔案、學籍檔案、畢業(yè)生檔案等具有保存價值的文字、圖表、聲像等文件材料。高等職業(yè)院校教學檔案是衡量學校教學工作和人才培養(yǎng)質量的重要尺度，是評估的參考依據(jù)。

1.1 教學檔案是人才培養(yǎng)工作評估的參考依據(jù)

教育部《高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作評估指標體系》7個主要評估指標中的4個評估指標，直接涉及教學檔案。學校的自評報告、分項自評報告、院長（校長）匯報等評估材料，涉及這4個方面的內容時，都以真實的原始教學檔案作為主要客觀依據(jù)。教學檔案能夠提供比較完整、系統(tǒng)真實的教學質量有用證明、各種數(shù)據(jù)等等，是受評學校工作陳述的重要支撐，起到重要的驗證功能。在人才培養(yǎng)工作評估過程中，由于評估時間比較短，專家又要全面了解和掌握學校的人才培養(yǎng)工作運行狀態(tài)，必然對各種佐證材料進行查閱，特別是教學材料。通過對教學檔案材料的查閱，以此對教學質量進行科學分析。齊全完整、科學規(guī)范的教學檔案材料就成了評估工作的重要依據(jù)，就成了評估專家系統(tǒng)準確了解學校教學工作，做出正確評估結論不可少的憑證。

1.2 教學檔案是專家組對教學工作做出客觀評價的依據(jù)

評估期間，專家組除了看、聽和召開座談會之外，大部分時間都是看院（校）長匯報稿、自評報告和分項自評報告，查閱佐證材料。在考察課程建設、實踐教學、特色專業(yè)建設、教學管理等主要評估指標時，專家組就要對教學文件，如教學大綱、專業(yè)規(guī)劃、精品課程、實習大綱、課程安排、教學督導、試題、試卷分析、學生成績、學風建設等等。如果學校能夠提供完整無缺的佐證材料，專家組通過對這些佐證材料進行分析，輔之以調查、走訪、座談等，就可以對這個學校的教學工作做出基本的評價。如果教學檔案管理不完善，歸檔不及時，甚至丟失，專家組就很難做出符合實際的評價。

1.3 評估促進教學檔案管理制度化、規(guī)范化

教學檔案管理工作在人才培養(yǎng)工作評估中全面展示，一定程度上決定評估的效果。因此，人才培養(yǎng)工作評估有助于深化學校對檔案工作的認識，提高教職工的檔案意識；有助于檢閱教學檔案工作的基本情況，提高學校檔案意識；有助于發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的不足，制定相應的規(guī)章制度，完善體制機制，確保歸檔制度、保管制度、開發(fā)利用制度貫徹執(zhí)行，理順教學系（部）、教學管理部門和檔案管理部門之間的體制，使評估與檔案管理統(tǒng)一起來，使教學檔案管理工作實現(xiàn)以評估促改進、以評估促建設、以評估促提高的目的。

2 高等職業(yè)院校教學檔案工作存在的問題

隨著評估工作在全國高等職業(yè)院校的展開，各校充分認識到教學檔案對評估重要性，也都采取相應的措施，教學檔案工作得到了明顯的改善。但從評估工作實踐來看，高等職業(yè)院校教學檔案工作仍然存在著許多需要解決的問題，教學檔案工作有待于進一步制度化、科學化、規(guī)范化。

2.1 管理意識淡薄

評估是對學校的教學管理、教學改革、教學效果的綜合考核，教學檔案是考核的主要依據(jù)。但是，在實際工作中，有些學校檔案意識淡薄，認識不到檔案的作用。主要體現(xiàn)在：校黨委會、校長辦公會部討論解決教學檔案工作，領導干部不關心、不重視、不過問檔案工作，不把教學檔案經(jīng)費列入學校年度經(jīng)費預算。導致檔案材料積壓、收集不全、缺失等等。有些學校在迎接評估期間，集中人力、物力、財力收集整理評估所需要的教學佐證材料，結果發(fā)現(xiàn)，許多教學工作都在按部就班地進行，并且在一些方面形成了亮點和特色，但是沒有形成文字材料，或者文字材料不完整，造成無佐證材料可查。為順利通過評估，學校又不得不重新收集、整理、補充佐證材料，造成工作上的很大浪費。

2.2 管理隊伍薄弱

教學檔案管理是一項專業(yè)性、科學性和規(guī)范性較強的工作，需要有一支懂業(yè)務、樂奉獻、專兼職相結合的檔案管理隊伍。目前，高等職業(yè)院校教學檔案管理隊伍明顯薄弱，不適應教學檔案工作快速發(fā)展的需要，突出表現(xiàn)在：專職管理人員偏少，管理任務非常繁重，常常感覺壓力很大；檔案專業(yè)畢業(yè)人員很少，管理人員明顯呈現(xiàn)出知識水平不高，學歷、職稱低的現(xiàn)狀，常常感覺力不從心；各教學院（系）缺少或者沒有專職教學檔案人員，只有身擔數(shù)職的兼職管理人員，無暇顧及檔案的收集整理，有的職務更換頻繁，檔案管理沒有連續(xù)性。

2.3 管理不規(guī)范

在人才培養(yǎng)工作評估中，涉及教學檔案方面的佐證材料，高等職業(yè)院校通常是按照一定的指標體系進行歸檔，供專家查閱。目前，高等職業(yè)院校在歸檔教學檔案的模式有3種：主要評估指標＋關鍵評估要素＋建議重點考察內容；主要評估指標＋關鍵評估要素＋說明；關鍵評估要素＋說明＋建議重點考察內容［1］。這種沒有統(tǒng)一標準和規(guī)范的歸檔現(xiàn)狀，不僅與檔案分類管理體系相脫節(jié)，難以實現(xiàn)有機銜接，也給專家查閱佐證材料帶來很多不便，難以給教學檔案是否完整齊全進行科學的評價。

2.4 后續(xù)管理不到位

很多高等職業(yè)院校沒有系（部）一級檔案管理部門，院（校）成立的評估辦公室也是臨時機構，評估結束后就撤銷了，造成教學檔案不及時移交到對口部門和院（校）檔案部門，出現(xiàn)檔案無人管理，材料丟失嚴重等現(xiàn)象；有些材料是從其他部門抽調過來的，評估結束后材料即被返還；有些教學檔案被牢牢地鎖在文件柜里，使檔案的利用范圍受到限制。上述教學檔案后續(xù)管理無序的現(xiàn)象，必將對高等職業(yè)院校教學檔案管理實現(xiàn)科學化、規(guī)范化產(chǎn)生不利影響，發(fā)揮不了教學檔案在學校教學工作和人才培養(yǎng)工作中應有的作用。

3 做好教學檔案管理的幾點思考

為更好地發(fā)揮教學檔案在評估和人才培養(yǎng)工作中的作用，使評估獲得預期的效果，高等職業(yè)院校需要在思想認識、管理隊伍、制度和基本條件等方面，進一步加強建設。

3.1 提高各級領導和教職工對教學檔案工作重要性的認識

對教學檔案工作重要性的認識程度，直接影響著教學檔案管理質量的好壞，直接影響著教學檔案工作的發(fā)展，直接影響著評估的結果。高等職業(yè)院校必須提高思想認識，通過各種渠道廣泛宣傳教學檔案在學校教學工作和人才培養(yǎng)工作評估中的價值和作用，提高各級領導和教職工對教學檔案工作重要性的認識，充分調動他們保護檔案的積極性和自覺性。各級領導要把教學檔案工作列入工作日程，定期不定期討論解決教學檔案工作出現(xiàn)的新情況新問題，在人、財、物上給予保障。檔案管理人員必須轉變傳統(tǒng)的檔案觀念，增強檔案意識，增強服務觀念，提高服務水平，及時向上級領導請示、匯報教學檔案工作。

3.2 加強管理隊伍建設

高等教育實現(xiàn)大眾化以來，高等職業(yè)院校的學生規(guī)模不斷擴大，教學檔案數(shù)量日益增多，用人單位對高技能人才標準要求的不斷提高，教學檔案工作重要性日益顯現(xiàn)，這就要求教學檔案工作與學校各項工作同步發(fā)展。把教學檔案工作做好，必須建立一支業(yè)務精、能力強、作風好、專兼結合的管理隊伍。通過不同形式，采取各種措施有計劃、有步驟地加強管理人員的培訓，幫助他們提高管理知識，正確運用現(xiàn)代化的管理技術和管理方法，提高他們的責任心和服務意識。學校也應為檔案管理人員的工作、生活創(chuàng)造良好條件，提高他們的業(yè)務水平，使他們更安心于本職工作，集中精力做好檔案管理和服務。

3.3 加快教學檔案管理制度化、科學化、規(guī)范化步伐

高等職業(yè)院校要加強檔案制度建設，制定歸檔制度、保管制度、開發(fā)利用制度等，實施統(tǒng)一的管理辦法和分類管理體系。根據(jù)評估指標體系，教學檔案與其他檔案相比，具有很強的專題性，不適合按年度和不同院（系）分類，可以采用按理論教學、實踐教學等不同內容，進行分類歸檔，以方便不同檔案的查閱。在信息化時代，也要加快教學檔案信息化建設步伐，充分利用現(xiàn)代化信息技術，實現(xiàn)教學檔案信息化、網(wǎng)絡化建設步伐。通過校園網(wǎng)，建立院（校）檔案管理部門網(wǎng)站，教學管理部門和教學系（部）也相應建立各自的網(wǎng)站，將教學檔案材料中的信息納入全院（校）信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)教學檔案編目、檢索、輔助立卷、自動轉檔等工作的計算機管理，使教學檔案管理從實體管理向網(wǎng)絡管理轉變，從封閉型轉為開放型，從被動服務轉向主動服務。

要理順教學檔案工作的管理體制，實行院（校）統(tǒng)一領導、教學管理部門和教學系（部）分級管理相結合，以院（校）集中統(tǒng)一管理為主。檔案是一門專業(yè)，檔案管理部門是管理教學檔案的職能部門，對全部教學檔案進行科學管理，確保檔案的齊全、完整和有效使用。各院（系）具體負責本部門檔案的收集、整理、管理，教學文件、教務檔案、教師業(yè)務檔案等的歸檔落實在院（系），同時，院（系）受學校檔案管理部門的行政管理和業(yè)務指導，并列入學校檔案工作的考評范圍。

3.4 加強檔案管理基本條件建設

1989年，原國家教委在《普通高等學校檔案管理辦法》中，對高等學校建立檔案館具體條件進行了規(guī)定，按照這個條件，高職高專院校絕大多數(shù)不符合設置檔案館的條件，檔案室成了主要檔案管理機構［2］。隨著高等教育的擴招，高職高專院校檔案基礎設施已不適應現(xiàn)實需要與發(fā)展需求。突出表現(xiàn)在：檔案管理人員變動頻繁；資金配套不足；院（系）缺乏相對固定的檔案管理人員及場地、設施、器材和裝具?；诖?，高職高專院校要選擇責任心強、業(yè)務素質高的同志負責檔案管理工作，保持隊伍的相對穩(wěn)定，加強檔案知識和法規(guī)的培訓。將檔案基本設施經(jīng)費列入學校年度經(jīng)費預算中，保障院（系）檔案管理場地、設施、器材和裝具的落實。

教學檔案是高等職業(yè)院校教學過程中形成的有價值的文字檔案和電子檔案，是評估的重要依據(jù)。只有不斷地加強教學檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的科學化、規(guī)范化，才能更好地服務于評估，服務于學校的各項工作，為教育教學改革做出更大貢獻。

（責任編輯 楊文忠）

［1］倪慧敏，等.高校評估檔案管理規(guī)范化的探索［J］.檔案學，2006，（5）：17.

［2］朱寶鈞.從高校評估看高校檔案工作中的若干缺失［J］.檔案管理，2007，（6）：82.

The Teaching Archives Work in View of the Assessment of Talents Training in the Higher Vocational College

HOU Yong－ying

（Henan Mechanical and Electrical Engineering College，Xinxiang 453000，China）

Teaching archives，as the basis of the talent assessment，can exhibit the strength and characteristics of the vocational colleges comprehensively during the evaluation period.In order to further exert the functions of teaching archives，it is necessary to perfect teaching archives work from the aspect of archives management philosophy，the managerial system，management institution and the infrastructure and so on.

assessment；teaching archives；archives awareness；archives management

G717

A

1008－2093（2015）01－0063－03

2014－06－11

侯勇英（1971－），女，河南林州人，副研究館員，主要從事高教管理研究。