翟春紅, 張萬光, 張 銳, 王滿意

(南開大學(xué) 實驗室設(shè)備處, 天津 300071)

高校實驗材料申購管理系統(tǒng)研究

翟春紅, 張萬光, 張 銳, 王滿意

(南開大學(xué) 實驗室設(shè)備處, 天津 300071)

基于南開大學(xué)實驗材料申購管理系統(tǒng)的設(shè)計優(yōu)化和推廣試用經(jīng)驗,從高校實驗材料申購與管理系統(tǒng)的目標(biāo)定位、核心功能、總體業(yè)務(wù)流程、功能模塊集成、財務(wù)結(jié)算等方面闡述了實驗材料申購與管理系統(tǒng)的建設(shè)思路和解決方案。實驗材料申購與管理系統(tǒng)與校園一卡通管理系統(tǒng)結(jié)合,實現(xiàn)用戶身份認(rèn)證和權(quán)限管理；與財務(wù)系統(tǒng)結(jié)合,實現(xiàn)網(wǎng)上結(jié)算,因而大大提高了服務(wù)水平和采購、管理的效率。

實驗材料； 網(wǎng)絡(luò)管理； 信息系統(tǒng)

本文所指的實驗材料指高校實驗室使用的各種生物化學(xué)試劑、氣瓶,以及燒杯、試管等各種實驗用試劑、器具[1-2]。目前,實驗材料在學(xué)?？蒲薪?jīng)費中所占的比重約為20%,這意味著很多高校的年實驗材料消費會達到上億元。相對于設(shè)備的采購與管理,實驗材料具有品種多、申購頻繁、個體差異大(特別是生物試劑)、來源渠道廣、不入資產(chǎn)賬等特點[3-6]；因此,高校大多由學(xué)院或課題組自行采購和管理實驗材料,學(xué)校實驗室設(shè)備處的管理僅僅是進行階段性專項檢查,無法實現(xiàn)有效監(jiān)管,因而存在較大的安全隱患和廉政風(fēng)險[7]。

南開大學(xué)實驗室設(shè)備處面向全校推廣的實驗材料申購管理系統(tǒng)定名為“南開大學(xué)網(wǎng)上商城”(簡稱網(wǎng)上商城)。本文旨在通過網(wǎng)上商城的實踐經(jīng)驗,闡述高校應(yīng)如何通過信息管理系統(tǒng),在為師生提供方便的同時,也為技術(shù)安全監(jiān)管提供技術(shù)支撐和基礎(chǔ)保障；如何確保實驗材料供應(yīng)商具有合法的生產(chǎn)及銷售資質(zhì),確保學(xué)校采購到的生物化學(xué)試劑是經(jīng)過專業(yè)檢驗檢疫的合格產(chǎn)品；如何有效規(guī)范科研經(jīng)費的使用,避免賬物不相符等情況的發(fā)生等問題[8-13]。

1 實驗材料申購管理系統(tǒng)的建設(shè)原則和定位

1.1 建設(shè)原則

實驗材料申購管理系統(tǒng)的建設(shè)原則和定位,直接關(guān)系到業(yè)務(wù)流程的設(shè)計與核心功能的選定,既不能好高騖遠(yuǎn),也不能過于謹(jǐn)小慎微,要把握好以下原則。

(1) 緊密結(jié)合學(xué)校信息門戶的建設(shè),以校園網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ),充分利用已有的校園卡(一卡通)身份認(rèn)證系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)等功能模塊,使系統(tǒng)功能覆蓋實驗材料申購與管理的全部業(yè)務(wù)流程。

(2) 要為師生和實驗材料供應(yīng)商搭建一個便捷高效的采購平臺,為實驗室技術(shù)安全提供系統(tǒng)保障,而不單純是為職能部門的監(jiān)管和統(tǒng)計提供方便。

(3) 為供需雙方(即師生和合法供應(yīng)商)提供更多的選擇機會和良性競爭的環(huán)境,減少職能部門的審批環(huán)節(jié),提高系統(tǒng)的服務(wù)效能,要對全部交易記錄進行有效留存,便于核查、統(tǒng)計和追溯。

(4) 真正在業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)、功能實現(xiàn)等方面,充分考慮用戶的需求,充分利用先進的技術(shù)手段,讓用戶切實感受到系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的順暢和各種應(yīng)用的高效、便捷。

1.2 目標(biāo)定位

南開大學(xué)網(wǎng)上商城的目標(biāo)定位是為本校師生和實驗材料供應(yīng)商搭建一個系統(tǒng)平臺,為雙方的合法交易提供技術(shù)支撐和系統(tǒng)服務(wù)。系統(tǒng)的核心功能包括用戶身份認(rèn)證、實驗材料商品信息搜索、實驗材料的線上選購(包括劇毒/易制毒材料)和線下自購、財務(wù)結(jié)算,并通過與實驗室管理系統(tǒng)的無縫整合,實現(xiàn)實驗材料的管理功能。各功能模塊統(tǒng)一認(rèn)證,無縫銜接,為用戶提供從實驗材料的選購到財務(wù)結(jié)算全部業(yè)務(wù)流程的網(wǎng)絡(luò)化管理。

2 實驗材料申購管理系統(tǒng)總體業(yè)務(wù)流程

實驗材料申購管理系統(tǒng)不應(yīng)當(dāng)是孤立存在的系統(tǒng),應(yīng)將其作為綜合管理系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)來構(gòu)建。仍以南開大學(xué)為例,其網(wǎng)上商城覆蓋了實驗材料采購與管理方面的業(yè)務(wù)工作,它與大型科學(xué)儀器共享管理系統(tǒng)、通用設(shè)備競價系統(tǒng)、儀器設(shè)備管理系統(tǒng)等共同構(gòu)成實驗室設(shè)備處的綜合管理系統(tǒng)?？傮w結(jié)構(gòu)如圖1所示:

圖1 南開大學(xué)實驗室設(shè)備處綜合管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖示

綜合管理系統(tǒng)通過與學(xué)校校園卡管理系統(tǒng)以及財務(wù)管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通,支持用戶實現(xiàn)搜索、選購、付款、入財產(chǎn)賬、共享調(diào)劑等全部業(yè)務(wù)流程的網(wǎng)絡(luò)化管理。

3 系統(tǒng)主要功能模塊的集成與實現(xiàn)

網(wǎng)上商城主要業(yè)務(wù)流程如圖2所示。

在圖2所示業(yè)務(wù)流程的“登錄網(wǎng)上商城”環(huán)節(jié)中,集成了校園網(wǎng)的統(tǒng)一身份認(rèn)證模塊,其他功能模塊還包括自購平臺模塊、財務(wù)結(jié)算模塊等。

3.1 統(tǒng)一身份認(rèn)證模塊

很多高校都在使用校園一卡通管理系統(tǒng),這個系統(tǒng)可以作為高校各種系統(tǒng)的身份認(rèn)證模塊,以保證用戶數(shù)據(jù)的統(tǒng)一認(rèn)證、權(quán)限設(shè)定和協(xié)同處理。在網(wǎng)上商城的具體應(yīng)用中,為了體現(xiàn)課題組負(fù)責(zé)人或者教師對實驗材料購買行為的監(jiān)管責(zé)任,可以在嵌入統(tǒng)一身份認(rèn)證模塊時,增加以下設(shè)計:

(1) 設(shè)定系統(tǒng)只識別教師用戶、不識別學(xué)生用戶,保障教師用戶對學(xué)生助理購買行為的知情權(quán)；

(2) 允許成功登錄的教師用戶授權(quán)給其他子用戶,例如,當(dāng)教師希望由學(xué)生助理來協(xié)助完成實驗材料的申購等任務(wù)時,他可以將申購、自購、財務(wù)結(jié)算等單一或組合功能分別賦予不同的子用戶；

(3) 所有子用戶采取實名制登錄,便于申購信息的追溯與核查,子用戶數(shù)量可以根據(jù)實際需要進行限定；

(4) 財務(wù)結(jié)算的授權(quán)相當(dāng)于將教師在學(xué)校財務(wù)報銷系統(tǒng)的密碼授權(quán)給學(xué)生,學(xué)生通過該授權(quán),可以自由使用教師名下各個賬號的資金,雖然教師可以通過系統(tǒng)看到資金使用情況,但仍存在一定風(fēng)險。

3.2 自購功能模塊

自購功能模塊的設(shè)置是為了彌補線上采購功能的不足。盡管系統(tǒng)可以吸納盡可能多的供應(yīng)商,線上數(shù)據(jù)可以高達數(shù)百萬條,但仍然難以滿足師生的需求。這種需求是對“種類”而非“數(shù)量”的需求,大多是因為有獨特的、個性化的實驗需求。為了保障師生用戶對該類實驗材料的選購,可以設(shè)計如下2種模式:

(1) 將用戶所需的特定材料納入到某供應(yīng)商的產(chǎn)品數(shù)據(jù)中,使之成為線上產(chǎn)品,以后可以長久實現(xiàn)線上采購；

(2) 有些產(chǎn)品不適合納入線上產(chǎn)品(如一些含有特定成分的土壤等),可以單獨設(shè)計自購功能模塊。該模塊的主要功能是記錄自購人、自購時間、材料名稱、材料數(shù)量、材料用途、購買渠道等信息(存檔備查),填寫了上述信息,用戶就可以在系統(tǒng)中自行打印電子簽章,然后憑電子簽章和購物發(fā)票一起到學(xué)校財務(wù)部門報銷。

線上采購和自購模塊同時并行,但前者可以省卻往返學(xué)校財務(wù)部門的繁瑣,只在網(wǎng)上進行財務(wù)結(jié)算即可,不受工作時間的限制。

實驗材料申購管理系統(tǒng)的應(yīng)用,旨在鼓勵更多的師生使用線上產(chǎn)品,因此,可以通過嵌入程序,定期(如每月)對自購產(chǎn)品和線上目錄進行比對,給用戶必要的提示,規(guī)范用戶的使用習(xí)慣。

3.3 財務(wù)結(jié)算模塊

財務(wù)結(jié)算模塊是比較復(fù)雜的模塊,一些高校由于沒有基于學(xué)校的財務(wù)結(jié)算系統(tǒng),或者擔(dān)心網(wǎng)絡(luò)安全問題,未能將財務(wù)結(jié)算模塊納入到各種功能管理系統(tǒng)中。實際上,財務(wù)結(jié)算系統(tǒng)的納入,可以使整個管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)功能更加完整和高效,為用戶提供從實驗材料的申購到結(jié)賬的一站式服務(wù)(如圖3網(wǎng)上商城財務(wù)結(jié)算業(yè)務(wù)流程所示),而不是多種形式服務(wù)的拼接與組合。

為此,在系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程和功能的設(shè)計方面,需要做好2方面的工作。

首先,要與學(xué)校信息化建設(shè)管理中心密切協(xié)作,通過技術(shù)手段保障網(wǎng)絡(luò)順暢及安全。

其次,要與學(xué)校財務(wù)處、科技處等職能部門合作,處理好學(xué)校財務(wù)結(jié)算系統(tǒng)與實驗材料申購管理系統(tǒng)的銜接細(xì)節(jié),重點做好以下幾點。

(1) 方便用戶和加強監(jiān)管,改變原有的采購和財務(wù)結(jié)算模式,即學(xué)校用戶在線上訂購商品后,將經(jīng)費直接轉(zhuǎn)到實驗室設(shè)備處的(虛擬)賬戶,由該賬戶定期與各供應(yīng)商進行財務(wù)結(jié)算。優(yōu)點是學(xué)校用戶只要在系統(tǒng)中執(zhí)行“付款”操作即可,不必排隊預(yù)約報賬；供應(yīng)商定期與學(xué)校結(jié)算該校所有用戶的應(yīng)付款項,只開一張大發(fā)票,并提供含每日流水賬和以用戶(課題組/賬號)為索引的明細(xì)即可。

(2) 為了保障實驗材料申購管理系統(tǒng)的全面推行,在時機成熟的時候,財務(wù)處要在全校范圍內(nèi)停止對實驗材料紙質(zhì)發(fā)票的報銷,即線上采購商品采用數(shù)字發(fā)票,線下自購商品須有實驗室設(shè)備處的電子簽章授權(quán)。

(3) 多人或多個課題組共同承擔(dān)項目的科研經(jīng)費,可以由項目負(fù)責(zé)人對項目金額進行分配,將付款權(quán)限授予該項目的其他參與人員。

(4) 使用學(xué)校教務(wù)處或?qū)W院教學(xué)經(jīng)費購買實驗材料,由于經(jīng)費不是直接下?lián)艿骄唧w教師的科研賬戶,因此既可以按照自購渠道的模式購買和報銷,也可以由學(xué)院統(tǒng)籌分配額度后,由學(xué)院負(fù)責(zé)人或者會計根據(jù)額度進行授權(quán)。

(5) 通過對比系統(tǒng)中學(xué)校用戶個人賬號的經(jīng)費支出明細(xì)與供應(yīng)商提供的明細(xì)進行課題審計,審計的實施應(yīng)當(dāng)具備3個條件,即:實驗材料管理系統(tǒng)與學(xué)校財務(wù)系統(tǒng)無縫鏈接,學(xué)校用戶可以隨時瀏覽和打印個人賬號的使用明細(xì)；供應(yīng)商定期與實驗室設(shè)備處進行結(jié)算,結(jié)算時提供相應(yīng)時間段內(nèi)學(xué)校總體消費發(fā)票、總流水明細(xì),及用戶科研賬號使用明細(xì)；實驗室設(shè)備處每日將當(dāng)日流水送至學(xué)校財務(wù)處備查。

3.4 其他功能和規(guī)則

為了把網(wǎng)上商城建成產(chǎn)品豐富、服務(wù)優(yōu)良、公平競爭的系統(tǒng),還可以設(shè)定如下功能和規(guī)則：

(1) 對供應(yīng)商不設(shè)門檻。本著為學(xué)校用戶提供盡可能豐富的商品,擴大銷售渠道的原則,供應(yīng)商只要提供營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、銷售許可證,證明其具有合法的經(jīng)營和銷售資質(zhì),就可以加入商城。

(2) 設(shè)置服務(wù)評價功能。為了維護網(wǎng)上商城的良好服務(wù)環(huán)境,允許學(xué)校用戶在收到商品后,進行服務(wù)評價。學(xué)期末服務(wù)差評累計達到3次,就取消該供應(yīng)商的銷售資質(zhì)。

(3) 與實驗室管理系統(tǒng)進行無縫整合。以此延伸網(wǎng)上商城的服務(wù),幫助用戶實現(xiàn)對申購材料的管理,也便于職能部門對實驗室各種材料的監(jiān)管。

4 結(jié)束語

對于學(xué)校用戶、供應(yīng)商和學(xué)校管理職能部門而言,網(wǎng)上商城是一種全新的應(yīng)用、銷售和管理模式。它的應(yīng)用改變了人們傳統(tǒng)的思維定勢和行為方式,會引起一部分人的質(zhì)疑和反對,但它又是大數(shù)據(jù)時代實驗材料申購與管理的必然趨勢,必將在保障實驗室安全、便捷用戶應(yīng)用、提高服務(wù)效能、強化監(jiān)管職能等方面發(fā)揮積極的作用。本文可以為業(yè)界同行提供借鑒,大家在共同的實踐中,不斷優(yōu)化設(shè)計、完善流程,讓網(wǎng)上商城更好地為高校實驗室實驗材料的申購與管理服務(wù)。

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Study on system for acquisition and management of experimental materials in colleges and universities

Zhai Chunhong, Zhang Wanguang, Zhang Rui, Wang Manyi

(Laboratory Equipment Department,Nankai University,Tianjin 300071,China)

Based on the experience in designing,optimizing,and extensively testing an e-commercial city platform at the Nankai University,this article aims to provide the possible guidance and potential solution toward the establishment of an effective acquisition and management system for experimental materials in colleges and universities in several aspects including the targeted goal, the core function, the overall operation flow, the functional module integration, the financial settlement and so on.

experimental materials; network management; information system

2014- 11- 14 修改日期：2014- 12- 08

翟春紅(1971—),女,河北高陽,碩士,副研究館員,主要研究方向為實驗室建設(shè)與技術(shù)安全.

E-mail：zhaichh@nankai.edu.cn

G482

A

1002-4956(2015)6- 0133- 04