郭曉文

（赤峰學(xué)院　機(jī)關(guān)黨總支，內(nèi)蒙古　赤峰　024000）

分析高校檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新

郭曉文

（赤峰學(xué)院機(jī)關(guān)黨總支，內(nèi)蒙古赤峰024000）

在國家檔案事業(yè)中，高校檔案工作是其重要的組成部分，并在高校的發(fā)展過程中起關(guān)鍵性作用.高校檔案工作的根本宗旨就是為高校的教學(xué)、科研和黨政等各項(xiàng)工作提供檔案材料和信息資源，真實(shí)的反映高校的建設(shè)和發(fā)展方向.但是在目前的高校檔案管理工作中面臨著各種問題，阻礙高校的發(fā)展.因此，針對這檔案管理工作的薄弱環(huán)節(jié)問題，要切實(shí)轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，不斷加強(qiáng)檔案管理力度，提高檔案工作人員的管理水平與職業(yè)素質(zhì)，加大檔案的宣傳力度和運(yùn)用范圍，從而為高校檔案管理工作提供更好的發(fā)展動力.

高校；檔案管理工作；服務(wù)創(chuàng)新；優(yōu)化策略

1　前言

在國家檔案事業(yè)中，高校檔案的管理工作是其工作的重點(diǎn)任務(wù)，也是其必須做好的工作之一.高校檔案是高校發(fā)展過程的存儲工具，這之中包含了高校特有的文化信息和知識信息資源，意義非常的重大.為了更好的為高校教學(xué)、科研和黨政等各項(xiàng)工作服務(wù)，高校檔案管理工作應(yīng)積極的轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，采用最先進(jìn)、最創(chuàng)新的方法解決檔案管理面臨的管理問題，落實(shí)高校檔案管理的工作，從而促進(jìn)高校檔案管理的穩(wěn)步發(fā)展.本文主要從高校檔案管理工作中存在的管理問題出發(fā)，探討出行之有效的解決對策.

2　高校中檔案管理工作存在的問題

2.1過度強(qiáng)調(diào)檔案工作的保密性而形成了半封閉的工作模式

當(dāng)前仍有一部分高校在檔案管理工作中過度的強(qiáng)調(diào)其保密性，久而久之形成了半封閉的工作模式，使得很多高校的檔案管理工作人員在實(shí)際工作中存在著檔案管理觀念落后、缺乏服務(wù)創(chuàng)新意識等問題，檔案管理的工作也只停留在建檔、存檔和查詢的機(jī)械被動服務(wù)中，忽略了檔案信息資源固有的信息開發(fā)利用價值，也忽略了使用多種手段為高校教學(xué)、科研等項(xiàng)目提供更加開放、個性和特色的服務(wù).因此，高校檔案的信息資源開發(fā)利用率低，檔案信息資源特有的服務(wù)也沒有真正發(fā)揮其作用，阻礙了高校檔案管理工作的發(fā)展.

2.2管理模式的落后和重視程度不夠而造成信息丟失

當(dāng)前仍有一部分檔案管理工作人員認(rèn)為檔案管理工作只是簡單的存儲和保管學(xué)校的相關(guān)資料，根本不會給學(xué)校帶來經(jīng)濟(jì)收益.因此，在日常管理工作中只需要保證資料不損壞、不丟失、不泄密、方便學(xué)校內(nèi)部人員查詢和調(diào)出相應(yīng)資料就可以，因此，這些高校對其檔案管理工作的重視程度不夠.部分高校的檔案管理工作人員在上崗前沒有參加專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)、沒有掌握相應(yīng)的管理技能、檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)流程不熟練、缺乏對檔案管理工作重要性的意識、基本的檔案材料如何收集也不清楚，加上對檔案資料的辨別能力相對較差，因此，往往在日常工作中錯過最好的收集時機(jī)而導(dǎo)致信息丟失.

2.3檔案管理投入的資金不充足而形成檔案館的硬件設(shè)施相對落后

大部分高校已經(jīng)在各自學(xué)校的檔案館中使用最新硬件設(shè)置系統(tǒng)，而現(xiàn)實(shí)中，仍存在一部分高校在各校的檔案管理投入的資金不足，使得檔案館的硬件設(shè)施相對落后無法滿足檔案館日常工作的需求，由于投入的檔案建設(shè)資金有限，硬件設(shè)備無法進(jìn)行及時更新，使得日常管理工作中，有些教師要查詢相應(yīng)的資料時，系統(tǒng)出現(xiàn)死機(jī)、卡死狀態(tài)或是當(dāng)調(diào)用的信息過多時系統(tǒng)直接黑屏等現(xiàn)象，甚至有些高校還存在手寫記錄檔案信息的現(xiàn)象，不僅影響了工作的效率，還間接降低了高校檔案館信息資源的使用率.

3　加強(qiáng)高校檔案管理工作中服務(wù)創(chuàng)新的優(yōu)化策略

3.1改變傳統(tǒng)封閉觀念轉(zhuǎn)化成開放的服務(wù)觀念

高校檔案管理工作要想開創(chuàng)新的工作局面，實(shí)現(xiàn)真正意義上的服務(wù)創(chuàng)新，需要摒棄傳統(tǒng)的常規(guī)管理和思維模式，運(yùn)用最新的模式、觀念和想法參與實(shí)際的檔案管理工作中.首先應(yīng)該從用戶查詢信息資料著手，改變傳統(tǒng)的機(jī)械查詢服務(wù)，應(yīng)采取更積極主動的方式為用戶提供更多的信息資源.因此，應(yīng)充分了解各高校內(nèi)部和社會所有領(lǐng)域?qū)n案工作的實(shí)際需求，開展個別用戶研究和預(yù)測，經(jīng)過統(tǒng)計(jì)和分析，尋找出服務(wù)各所高校和社會的入口處，切實(shí)的為用戶提供最真實(shí)準(zhǔn)確的信息資料.此外也應(yīng)時刻與高校各部門進(jìn)行溝通，通過溝通和分享，及時了解到學(xué)校內(nèi)部對檔案管理工作最新的需求，及時調(diào)整檔案管理系統(tǒng)的查詢服務(wù)，大膽的將檔案信息資源與社會進(jìn)行分享，將為社會和公眾提供檔案信息資源作為高校檔案管理部門的本職工作，促進(jìn)社會的和諧發(fā)展.最后要樹立時刻創(chuàng)新的服務(wù)觀念，結(jié)合服務(wù)范圍、服務(wù)對象和工作職能的變化及時的更新工作模式，采取多樣化的方法，為高校內(nèi)部和社會提供更多、更好的信息服務(wù).可結(jié)合先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，通過搭建多樣化的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，實(shí)現(xiàn)信息在線查詢、傳輸?shù)确?wù).也可通過對現(xiàn)有資源進(jìn)行收集和整理并加工后，挖掘出隱藏的信息，并以專題報告的服務(wù)方式，將挖掘出的新信息與公眾分享，提高高校檔案信息服務(wù)的價值.

3.2提高檔案工作人員的管理水平與職業(yè)素質(zhì)

高校檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化和數(shù)字化對檔案管理工作人員提出了更為嚴(yán)格的要求，從計(jì)算機(jī)操作能力、創(chuàng)新思維能力、信息素養(yǎng)等.因此，高校檔案管理工作人員應(yīng)努力提高自身的計(jì)算機(jī)操作能力，可利用業(yè)余時間觀看視頻教程或是參加對應(yīng)的知識講座等方式來提升，加強(qiáng)閱讀和學(xué)習(xí)，不斷優(yōu)化自身的知識體系，激發(fā)自身潛在的創(chuàng)新能力，努力培養(yǎng)對新知識的敏感程度，將學(xué)到的理論知識全部應(yīng)用到實(shí)際的工作當(dāng)中.另外也應(yīng)該建立檔案管理人員的工作考核制度.針對工作人員的工作能力、態(tài)度、業(yè)務(wù)操作能力等多方面進(jìn)行綜合考評，對表現(xiàn)好的人員給予相應(yīng)的獎勵，可以是物質(zhì)或是精神上的激勵，通過多種鼓勵方式提升檔案工作人員的管理水平與職業(yè)素質(zhì)，充分調(diào)動他們的自主學(xué)習(xí)性，提高整體工作人員的素質(zhì)，提升高校檔案管理的服務(wù)創(chuàng)新能力.

3.3加大檔案的宣傳力度和運(yùn)用范圍

當(dāng)前高校內(nèi)部的行政管理人員、在校生、應(yīng)屆生對高校檔案資源的利用率相對較高，而社會公眾、部分高校教師和研究人員對高校檔案資源的利用率相對較低，導(dǎo)致這一現(xiàn)象的根本原因是因?yàn)楦咝５臋n案管理部門對檔案資源的重要性和服務(wù)內(nèi)容宣傳力度不夠.因此，高校檔案管理部門應(yīng)該加大檔案的宣傳力度和運(yùn)用范圍，可通過檔案專題講座、發(fā)表對應(yīng)學(xué)術(shù)論文、開展檔案展覽主題活動、在高校檔案網(wǎng)站上多加廣告宣傳、公布允許的檔案開放信息等方式，增強(qiáng)高校師生和社會公眾對檔案資源的熱情，意識到檔案資源的重要性，提高檔案資源的利用率，從而拓寬檔案資源的運(yùn)用范圍.

3.4營造活躍的創(chuàng)新服務(wù)氛圍

工作氛圍不對、工作條件受限、工作思路固定沒有創(chuàng)新等現(xiàn)象都會影響高校檔案管理工作人員的主動性和創(chuàng)造性.因此要真正實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新，應(yīng)從營造活躍的創(chuàng)新服務(wù)氛圍出發(fā)，改善工作人員的工作積極性.因此，在營造工作環(huán)境氛圍中，要注重檔案管理部門的外部環(huán)境建設(shè)，通過考察其他學(xué)校的檔案館環(huán)境建設(shè)、參加檔案管理方面的學(xué)術(shù)論壇交流和參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)等多種形式，及時掌握和了解最新的檔案管理方法和技巧，掌握檔案管理發(fā)展的最新動向，以掌握到的最新信息和資源作為活躍氣氛的資本，以溝通交流的方式分享，營造良好的創(chuàng)新服務(wù)氣氛.

3.5加強(qiáng)檔案管理力度

新時期國家對高校檔案管理工作提出了更高的要求，既要保證信息完整和安全，同時也要對高校檔案內(nèi)部進(jìn)行業(yè)務(wù)方面的指導(dǎo)和監(jiān)督.因此實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的服務(wù)創(chuàng)新要從加強(qiáng)檔案管理力度出發(fā).首先要建立健全完善的檔案收集制度.這就需要高校內(nèi)部各部門明確自身的收集職責(zé)，并在收集過程中進(jìn)行監(jiān)督和控制，切實(shí)保證各部門收集好的資料能及時完整的交到檔案館.其次要制定相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)制度.具體實(shí)施方式為定期對所有檔案管理的收集、保存、查詢等業(yè)務(wù)操作進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，確保所有工作人員按照統(tǒng)一規(guī)范的材料整理模式操作，保證檔案館所有材料的規(guī)范和質(zhì)量.再次要制定相應(yīng)的檔案保存制度.具體做法是建立檔案管理責(zé)任小組，由組長進(jìn)行專門的檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，排除存在的安全問題，使各類檔案資料處在最好的保存模式，隨時提供有效的查詢和運(yùn)用服務(wù).最后要制定相應(yīng)的使用和借閱權(quán)限制度.結(jié)合每一類檔案的管理要求，分清檔案資源的開放和保密性質(zhì)，能提供給用戶使用的要及時給予服務(wù)，不能提供的資源要跟用戶做好相應(yīng)的解釋說明，處理好兩者之間的關(guān)系.

3.6努力實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化服務(wù)

應(yīng)結(jié)合計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，擴(kuò)大檔案館的服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化服務(wù).通過建設(shè)高校檔案網(wǎng)站，以網(wǎng)頁的形式為用戶提供更多個性化的服務(wù).網(wǎng)站的內(nèi)容包括可提供的信息查詢服務(wù)、使用檔案資料的相關(guān)規(guī)則和工作流程、檔案館的所有服務(wù)項(xiàng)目等，通過網(wǎng)站查閱資料的用戶可根據(jù)網(wǎng)站提供的相關(guān)流程有步驟的查閱資料，遇到問題可通過網(wǎng)站上的在線客服或是郵件的方式得到處理.需要提醒的是，應(yīng)將可查閱的資料進(jìn)行分類，根據(jù)登錄用戶的權(quán)限提供對應(yīng)服務(wù).也可通過提高硬件設(shè)施條件加速檔案館的數(shù)字化建設(shè).加大檔案館的資金投入，為檔案館配備高性能計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，并積極開發(fā)檔案管理軟件或購買管理系統(tǒng)，通過手工電腦錄入、直接掃描等方式，有計(jì)劃的分批將紙質(zhì)材料、照片等數(shù)字化，將信息組合并更新到現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫中.檔案管理軟件應(yīng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上上傳、存儲、接收新資源、查詢等功能，通過與高校校內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行連接，能及時的將高校的新資源歸入到統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中.

4　結(jié)束語

綜上所述，在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的時期中，高校檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新是當(dāng)今時期社會對高校提出的最新要求，因此高校檔案管理工作人員要從轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念出發(fā)，將檔案管理工作中存在的問題及時改善和解決，加強(qiáng)檔案管理工作的力度，提高自身的管理水平與職業(yè)素質(zhì)，拓寬檔案管理的宣傳途徑和運(yùn)用范圍等多種切實(shí)有效的解決對策，讓高校的檔案管理工作更加的現(xiàn)代化、專業(yè)化與信息化，從而適應(yīng)社會的發(fā)展節(jié)奏，在最大范圍內(nèi)促進(jìn)高校檔案的管理，從而為高校檔案管理工作提供更好的發(fā)展動力.

〔1〕劉碩.論當(dāng)前檔案管理工作存在的問題與對策并做出創(chuàng)新的建議［J］.黑龍江史志，2013，10（11）：128-129.

〔2〕張巖，叢日麗.高校檔案管理工作的創(chuàng)新對策分析［J］.赤峰學(xué)院學(xué)報（自然科學(xué)版），2015，08（15）：177-178.

〔3〕劉燕.高校檔案管理中存在的問題及對策［J］.長春大學(xué)學(xué)報，2011，21（2）：121-123.

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