王曉燕

(龍巖學(xué)院 資源工程學(xué)院，福建 龍巖 364012)

高校二級學(xué)院辦公室創(chuàng)新管理研究

王曉燕

(龍巖學(xué)院 資源工程學(xué)院，福建 龍巖 364012)

高校教學(xué)改革的深入細(xì)化了各部門的職能，也讓高校二級學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)的內(nèi)容更多更廣。復(fù)雜繁多的管理工作給高校二級學(xué)院辦公室增加了管理難度，也推動了傳統(tǒng)管理方式的改革和創(chuàng)新。

高校；二級學(xué)院；辦公室管理；創(chuàng)新

作為高校二級學(xué)院的運轉(zhuǎn)調(diào)度指揮，辦公室充分發(fā)揮了其職能多元化、調(diào)度科學(xué)化的職能，通過處理服務(wù)與管理之間的關(guān)系，做好學(xué)生與校方之間的協(xié)調(diào)配合工作，盡量使學(xué)校安排的各項工作在規(guī)定時間內(nèi)高質(zhì)量完成。簡單來說，為滿足復(fù)雜工作的需要，二級學(xué)院辦公室的管理功能必須在不斷創(chuàng)新工作思路、工作方法、提升工作人員綜合素質(zhì)的過程中實現(xiàn)提升。只有這樣，才能更好的適應(yīng)教育發(fā)展的新內(nèi)容與新要求。

一、高校二級學(xué)院辦公室管理的特點

(一)綜合性

新形勢下普遍適用的校、院二級管理方式使高校管理的層次性更強，分工也更為明確。這種情況下，高校二級學(xué)院辦公室不僅要負(fù)責(zé)學(xué)院內(nèi)的日常管理工作，做好院系領(lǐng)導(dǎo)與學(xué)生之間的溝通和協(xié)調(diào)，還要進(jìn)行人事、財務(wù)、后勤、行政管理等方面的工作。換言之，二級學(xué)院辦公室所負(fù)責(zé)的項目是綜合性的。它以學(xué)院工作為核心，聯(lián)系了學(xué)生與學(xué)校，工作范圍基本囊括了高校工作中涉及的每個方面，是一個信息交換量大、組織性強、工作復(fù)雜的辦事機構(gòu)。

(二)協(xié)調(diào)性

二級學(xué)院是高校內(nèi)部管理方式改革造就的產(chǎn)物，也是人力資源組織協(xié)調(diào)的有效手段。學(xué)院是高校管理結(jié)構(gòu)中的重點，也是協(xié)調(diào)各方面運作的重要平臺。在實際工作過程中，二級學(xué)院辦公室首先為學(xué)院工作提供了更大的發(fā)展空間和更好的行政服務(wù)。高效的辦公室管理促進(jìn)了學(xué)院日常教學(xué)與行政工作的分離，協(xié)調(diào)了學(xué)院各項工作的有序開展。其次，二級學(xué)院辦公室還在協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)指揮整體工作，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，與教師協(xié)商有關(guān)行政事宜的過程中發(fā)揮了十分重要的作用。從這方面來看，辦公室并非有關(guān)政策的制定者和實施者，也不在活動中起到?jīng)Q定性作用，但如果缺少了辦公室的調(diào)度協(xié)調(diào)，讓校級領(lǐng)導(dǎo)與學(xué)生、教師進(jìn)行直接溝通交流，就會造成工作效率的減慢以及層次混亂引起的信息傳遞障礙。再次，二級學(xué)院辦公室還起到協(xié)調(diào)校方與學(xué)生之間關(guān)系的作用。學(xué)院辦公室是學(xué)生辦理各項手續(xù)，集中向?qū)W校反映問題的重要場所，也是學(xué)校及時了解學(xué)生動態(tài)的平臺。因此 ，辦公室必須時刻協(xié)調(diào)二者之間的關(guān)系，合理安排各項活動的內(nèi)容和時間，并解決學(xué)生之間、師生之間、學(xué)生與學(xué)校之間的各類問題，保障信息傳遞的效率與管理工作的順利進(jìn)行。

(三)延展性

高校二級學(xué)院辦公室的管理范圍已不局限于學(xué)院日常工作，而開始向更多方面發(fā)展，并表現(xiàn)出了延展性的特點。隨著師生自我管理意識的逐漸增強，二級學(xué)院辦公室的管理內(nèi)容也更加復(fù)雜多變，其具體服務(wù)內(nèi)容、對象也隨之發(fā)生了改變。此時，缺乏內(nèi)部分工的辦公室管理人員進(jìn)行了二次分工，并根據(jù)不同服務(wù)對象與不同的服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行針對性的服務(wù)幫助，采用不同的服務(wù)方法。

二級學(xué)院辦公室還承擔(dān)了教學(xué)、科研、學(xué)生工作安排、人員調(diào)動等多方面的工作，管理內(nèi)容從行政教學(xué)向科研與學(xué)生生活方向轉(zhuǎn)變。換言之，辦公室管理人員既是活動的安排者也是活動的參與者。他們的工作從管理層面下移，向基層生活發(fā)展，從整體上看變得更為細(xì)致、復(fù)雜，工作內(nèi)容也更為延伸。

二、高校二級學(xué)院辦公室管理的作用

高校二級學(xué)院辦公室是院校管理系統(tǒng)中的重要組成和核心調(diào)控環(huán)節(jié)。從工作項目和具體職能來看，辦公室肩負(fù)著幫助院領(lǐng)導(dǎo)處理各項行政事務(wù)，輔助處理學(xué)校各項日常工作，協(xié)調(diào)學(xué)校與師生之間關(guān)系等多種職能。

同時，高校二級學(xué)院辦公室還在學(xué)院管理中發(fā)揮著十分重要的作用。辦公室是信息傳遞、師生交流、學(xué)生尋求幫助的重要平臺，也是校園信息網(wǎng)絡(luò)的中心。從某種方面來說，辦公室的“窗口作用”使其在聯(lián)系人員，安排工作時更加快捷方便，而辦公室管理人員的人際交流能力、綜合處理能力、良好的形象與工作作風(fēng)也為高校行政事務(wù)處理的效率和成果提供了保證。

三、高校二級學(xué)院辦公室管理過程中遇到的主要問題

(一)二級學(xué)院辦公室職能不明確

要發(fā)揮二級學(xué)院辦公室的管理和協(xié)調(diào)功能，首先要對其職能進(jìn)行明確。近幾年，高校改革進(jìn)程的迅速發(fā)展擴大了二級學(xué)院辦公室的管理范疇，也使其承擔(dān)了更多的工作與職能。這使一些二級學(xué)院辦公室對自己的管理范圍認(rèn)識模糊，辦公室成員每天只機械完成日常工作，而缺乏對工作的分類管理與思維創(chuàng)新。對于一些從傳統(tǒng)管理工作中延伸的內(nèi)容，部分管理者依舊抱著傳統(tǒng)工作理念，缺乏對這部分內(nèi)容的關(guān)注與處理，進(jìn)而這部分工作內(nèi)容被長期遺忘。

另外，二級學(xué)院辦公室管理職能的不明確還表現(xiàn)在辦公室成員權(quán)責(zé)不清上。一些高校二級學(xué)院辦公室中缺乏對工作成員的明確分工，這使得一些擴展性的辦公業(yè)務(wù)長期處于無人管理的狀態(tài)，而辦公人員在完成原有工作內(nèi)容時也只是遵循個人工作習(xí)慣，沒有較為明確的分工。當(dāng)日常管理工作中出現(xiàn)問題時，二級學(xué)院辦公室無法快速找出了解事情經(jīng)過并對事件負(fù)責(zé)的人員，這降低了行政工作的效率，使辦公室管理無法更好的發(fā)展。

(二)管理人員專業(yè)水平不高

在高校二級學(xué)院辦公室管理職能尚不十分明確的今天，各學(xué)院很難有意識的對辦公室管理人員的組成進(jìn)行合理調(diào)配。舉例來說，一些從事辦公室管理工作的工作人員學(xué)歷偏低，相關(guān)工作經(jīng)驗不足，管理隊伍整體結(jié)構(gòu)不合理，缺乏必要的團隊協(xié)作與配合意識。

與此同時，二級學(xué)院辦公室工作壓力的增大與工作內(nèi)容的增多也對管理人員的綜合能力提出了更高要求。由于學(xué)校合并等原因，行政人員的工作崗位被不斷壓縮，一批剛剛加入教師崗位的高學(xué)歷畢業(yè)生逐步取代了原有的辦公室管理人員，成為學(xué)校管理系統(tǒng)中的重要組成部分。另外，辦公室管理人員職能不明確、職稱和工資待遇整體偏低、發(fā)展前景不樂觀的現(xiàn)狀也使現(xiàn)有的工作人員很難保持對工作的熱情，進(jìn)而對他們的工作積極性和工作效果產(chǎn)生不良影響。

(三)二級學(xué)院辦公室管理方式偏舊，缺乏有效運行機制

二級學(xué)院辦公室長期處于被動狀態(tài)，被視為校方相關(guān)通知的傳聲筒與學(xué)生意見反饋的平臺，只在具體指令下達(dá)的情況下依靠會議文件指導(dǎo)工作，工作針對性與權(quán)責(zé)性不強。由于缺乏有效運行機制的指導(dǎo)，學(xué)院辦公室的管理始終處于相對混亂的狀態(tài)。不完整的管理制度很難讓工作人員形成良好的工作習(xí)慣，也使他們無法遵照共同的行為準(zhǔn)則進(jìn)行工作。此時，管理者無法對當(dāng)前的工作狀態(tài)與進(jìn)度進(jìn)行評價，也無法對自己的工作能力進(jìn)行準(zhǔn)確衡量，這使得內(nèi)部監(jiān)管處于一種長期無序的狀態(tài)，整體工作效率不高。

(四)辦公室信息化管理水平不足

計算機與互聯(lián)網(wǎng)已廣泛應(yīng)用到了高校教學(xué)管理中的各個層面，并對教學(xué)方式與管理制度的改革起到了一定促進(jìn)作用。然而，高校二級學(xué)院辦公室的信息化管理還處在起步階段，信息技術(shù)水平高的工作人員相對缺乏，現(xiàn)有的管理方式依然沒有擺脫人工模式的束縛。辦公室已有工作人員缺乏技術(shù)培訓(xùn)與信息化管理知識的學(xué)習(xí)，這降低了辦公室中信息化設(shè)備的利用率，使資源處于長期閑置狀態(tài)，既造成了資源浪費，也導(dǎo)致辦公室的管理水平始終處于較低的狀態(tài)，信息化普及速度較慢。

四、高校二級學(xué)院辦公室創(chuàng)新管理的途徑

(一)提高辦公室管理人員的綜合素質(zhì)

要實現(xiàn)高校二級學(xué)院辦公室的創(chuàng)新管理，就必須從管理人員入手，通過不斷提高他們的綜合素質(zhì)，實現(xiàn)管理效率的提升與管理水平的整體性提高。新時期，辦公室工作的復(fù)雜性與多樣性決定了工作人員只有提高自身管理素質(zhì)，才能提高管理的綜合水平，讓管理更加人性化。首先，在選拔學(xué)院辦公室管理人員時要充分考慮人員組成及專業(yè)配置情況，盡量提高辦公室工作人員的整體學(xué)歷水平，以此確保辦公室管理能力的提高。其次，要對工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)與思想教育，加強對他們政治理論理解能力的培養(yǎng)，使他們具備處理復(fù)雜事務(wù)，解決學(xué)生心理問題的能力，并能在日常工作當(dāng)中具備將理論與實際結(jié)合在一起。再次，學(xué)校應(yīng)定期組織工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)和考核。通過學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理知識，了解國內(nèi)其他高校的院級管理方式，工作人員能不斷吸收先進(jìn)的辦公化知識，提高個人的綜合素質(zhì)，讓辦公室管理能力處于不斷提高的狀態(tài)。定期考核能起到促進(jìn)工作人員學(xué)習(xí)熱情，帶動自主學(xué)習(xí)開展的作用。由于辦公室管理工作相對單調(diào)，缺乏競爭，考核方式少，所以定期考核的方式能很好的起到促進(jìn)作用，讓辦公室內(nèi)部處于一種良性競爭的狀態(tài)，也使工作人員在競爭過程中完成自我提升，并由此積累更多的知識。

(二)創(chuàng)新辦公室管理的基本原則

傳統(tǒng)的辦公室管理工作以協(xié)調(diào)服務(wù)為核心，主要承擔(dān)信息傳遞與意見反饋的工作。然而，由于管理原則較為僵化，多數(shù)負(fù)責(zé)辦公室管理的工作人員只負(fù)責(zé)日常工作的進(jìn)行，而忽視了對擴展內(nèi)容的處理以及對管理方式的創(chuàng)新。

隨著教學(xué)形式的發(fā)展變化，辦公室的職能與工作人員的責(zé)任也不斷變化。由于二級學(xué)院辦公室并不直接參與教學(xué)和行政工作，卻關(guān)系到各工作的整體運行情況，起到綜合協(xié)調(diào)的作用，所以必須通過創(chuàng)新管理原則來明確辦公室的職能范圍，提高管理效果。另一方面，由于辦公室管理的效果直接影響著院系兩級管理系統(tǒng)的正常運行，所以管理理念必須與學(xué)校教學(xué)、行政工作的開展相一致。通過發(fā)揮辦公室管理的綜合性與服務(wù)項目的延展性，將服務(wù)意識與學(xué)校的整體利益結(jié)合到一起，將管理基本原則轉(zhuǎn)化為創(chuàng)新服務(wù)的原則，才能完成辦公室管理創(chuàng)新指導(dǎo)思想的轉(zhuǎn)變。

(三)強化辦公室的服務(wù)意識

高校二級學(xué)院辦公室的主要工作，就是對教學(xué)、行政等工作進(jìn)行安排和協(xié)助，并成為高校師生的服務(wù)者。辦公室服務(wù)意識對其管理方式的影響是直接而深刻的，服務(wù)的好壞直接表現(xiàn)在學(xué)院的運行效率與活動組織水平上，成為衡量一個學(xué)院綜合能力的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。

日常生活中，要向辦公室工作人員灌輸服務(wù)師生的思想，使其管理工作落實到為師生服務(wù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行。通過培養(yǎng)服務(wù)態(tài)度、服務(wù)意識和服務(wù)精神，讓辦公室的職能從轉(zhuǎn)話筒變?yōu)榉?wù)人，不僅能促進(jìn)管理協(xié)調(diào)工作的高校開展，也能帶動管理方式的深化創(chuàng)新。在服務(wù)意識的指導(dǎo)下，辦公室工作人員將主動與師生進(jìn)行溝通和交流，及時了解他們的學(xué)習(xí)和精神狀態(tài)，并將搜集到的信息及時反饋給學(xué)校，從而合理安排和調(diào)整下一階段的工作重心，使其不斷滿足師生的不同要求。

(四)強調(diào)自主管理，充分發(fā)揮辦公室工作人員的主觀能動性

自主管理是一種新型的管理方式。不同于傳統(tǒng)條件下管理的被動接收者，自主管理更多的強調(diào)自我管理與民主管理，即根據(jù)自身的實際情況對管理內(nèi)容和管理方式進(jìn)行調(diào)節(jié)和改進(jìn)，并根據(jù)工作人員的主觀能動性與責(zé)任感來完成辦公室內(nèi)部管理。

主動管理的方式不僅能充分調(diào)動辦公室工作人員的積極性和工作熱情，還能讓管理更加人性化、科學(xué)化。發(fā)揮主觀能動性的管理方式能使辦公室的管理氛圍更加輕松活潑，這種環(huán)境下的工作人員能始終保持積極樂觀的工作態(tài)度，這促進(jìn)了辦公室內(nèi)部的良性循環(huán)和整體辦公效率的明顯提高。在“我要做”，“我可以”這類主觀積極性的指引下，工作人員會主動學(xué)習(xí)和思考相關(guān)內(nèi)容，進(jìn)而完成個人綜合能力的提升與自主學(xué)習(xí)意識的養(yǎng)成。

五、結(jié)語

高校二級學(xué)員辦公室管理工作處于不斷發(fā)展變化的過程當(dāng)中。要適應(yīng)其工作內(nèi)容加大、工作種類復(fù)雜的現(xiàn)狀，就要在創(chuàng)新管理方式、提高服務(wù)意識和管理人員的綜合能力等方面不斷努力。同時，還要通過辦公室的管理創(chuàng)新，來帶動院校兩級管理體系的高效運轉(zhuǎn)，促進(jìn)高校管理工作的高質(zhì)量進(jìn)行。

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文章編號：2095-4654(2015)10-0174-03

2095-4654(2015)10-0171-03

2015-06-09

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