中國(guó)石油四川資陽(yáng)銷(xiāo)售分公司　張周平　任勇　彭前　蘇彬

綜合管理員職能新定位及成效

中國(guó)石油四川資陽(yáng)銷(xiāo)售分公司張周平任勇彭前蘇彬

摘要:綜合管理員是加油站管理工作的關(guān)鍵崗位，但在實(shí)際工作中其職能定位與目前的信息化要求并不匹配，通過(guò)職能重新定位，并提出了新的職能要求及管理辦法，深化職責(zé)轉(zhuǎn)化，有效的優(yōu)化了崗位職能。

關(guān)鍵詞:加油站綜合管理員信息化管理崗位職能

隨著公司信息化系統(tǒng)建設(shè)的不斷完善，及由此給加油站管理工作提出的新要求，加油站綜合管理員的角色及崗位職責(zé)正在發(fā)生顯著變化。為此，需要重新定位加油站綜合管理員的角色及崗位職責(zé)。

一、項(xiàng)目實(shí)施背景

(一)目前綜合管理員職能定位與信息化要求不相匹配

隨著公司信息化建設(shè)的完善，特別是五大信息系統(tǒng)的集成以及加油站商品輔助管理系統(tǒng)取代零管系統(tǒng)上線(xiàn)運(yùn)行，綜合管理員的工作環(huán)境、性質(zhì)、內(nèi)容都發(fā)生了較大的變化。信息化系統(tǒng)的不斷完善，極大程度解決了加油站基礎(chǔ)工作繁瑣、重復(fù)、效率低下等問(wèn)題，降低了綜合管理員的勞動(dòng)強(qiáng)度，以前綜合管理員承擔(dān)的日結(jié)、收油等程序都可以由前庭主管來(lái)操作，綜合管理員職責(zé)更多的向加油站管理者轉(zhuǎn)變。原有綜合管理員決策的主動(dòng)性較弱、沒(méi)有更多的精力實(shí)現(xiàn)最為重要的監(jiān)管職能的弊端逐漸暴露。為此，這就要求公司對(duì)綜合管理員職能進(jìn)行重新定位。

(二)信息化普及要求對(duì)綜合管理員職能重新定位

(1)隨著加管系統(tǒng)資金繳存功能的上線(xiàn)，加油站綜合管理員只需手工登記現(xiàn)金充值的投幣情況，對(duì)銷(xiāo)售款只需要在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行投幣操作，取消了以前手工登記的《加油站營(yíng)業(yè)款交接記錄》，不再需要逐筆登記投幣、交接、上門(mén)收款金額，投幣人、監(jiān)投人、交接人、上門(mén)收款人員不再需要逐筆簽字，既減少了手工簽錄的工作量，也避免了手工記錄差錯(cuò)。

(2)每日由加管系統(tǒng)自動(dòng)生成繳存單，加油站綜合管理員只需核對(duì)數(shù)據(jù)正確無(wú)誤打印即可，取消了手工填制繳存單的工作。

(3)加油站任意時(shí)點(diǎn)進(jìn)行現(xiàn)金盤(pán)點(diǎn)時(shí)，加管系統(tǒng)可以打印適時(shí)的銷(xiāo)售日?qǐng)?bào)表，直接可以核對(duì)現(xiàn)款銷(xiāo)售金額，極大地節(jié)省了現(xiàn)金盤(pán)點(diǎn)時(shí)間，不再需要手工抄錄加油機(jī)泵碼數(shù)再手工計(jì)算當(dāng)日現(xiàn)金銷(xiāo)售。商品盤(pán)點(diǎn)時(shí)，加管系統(tǒng)自動(dòng)采集液位儀讀數(shù)，極大地縮短了盤(pán)點(diǎn)所需計(jì)量時(shí)間和加油站暫停加油的時(shí)間，盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)更為客觀(guān)準(zhǔn)確。

(4)加油站輔助管理系統(tǒng)上線(xiàn)后，系統(tǒng)自動(dòng)采集加管系統(tǒng)數(shù)據(jù)，只需將加管系統(tǒng)無(wú)法識(shí)別的代儲(chǔ)油、自用油等進(jìn)行分類(lèi)選擇，自動(dòng)生成計(jì)量保管賬，取代了以前手工記錄、計(jì)算《計(jì)量保管賬》，減輕了綜合管理員的工作量。

(5)實(shí)物資產(chǎn)管理模塊上線(xiàn)后，可直接使用系統(tǒng)內(nèi)功能實(shí)現(xiàn)對(duì)資產(chǎn)增加、調(diào)撥、報(bào)廢、處置等的全過(guò)程管理，資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)時(shí)也可利用amis系統(tǒng)資產(chǎn)明細(xì)與資產(chǎn)條碼掃描槍進(jìn)行，同時(shí)自動(dòng)生成盤(pán)點(diǎn)結(jié)果及報(bào)告，大大減少了資產(chǎn)管理、盤(pán)點(diǎn)的手工工作量。

二、綜合管理員新定位的主要做法

(一)綜合管理員職能重新定位的意義

在現(xiàn)今較高的信息化程度和五大系統(tǒng)集成的大環(huán)境下，通過(guò)對(duì)加油站綜合管理員職能重新定位，提高綜合管理員工作中管理職能所占比重，加強(qiáng)監(jiān)管力度；提高個(gè)人收入，歸屬感更強(qiáng)；企業(yè)減員增效，彰顯實(shí)力。

(二)綜合管理員職能重新定位的原則

1、效益性原則

綜合管理員職能優(yōu)化，從個(gè)人層面來(lái)說(shuō)，承擔(dān)綜合管理員職能的相關(guān)人員收入隨之增加，從企業(yè)層面來(lái)說(shuō)，由于整體人員數(shù)量呈下降趨勢(shì)，公司員工成本總體減少，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)個(gè)人效益雙增。

2、有效性原則

綜合管理員職能新定位，需要以資金、資產(chǎn)、商品安全為前提，優(yōu)化綜合管理員職能后，需保證加油站經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有效、受控運(yùn)行。

3、人本性原則

在工作量相對(duì)減少的情況下實(shí)現(xiàn)基層員工增收，切實(shí)體現(xiàn)企業(yè)“以人為本，關(guān)愛(ài)員工”。

(三)綜合管理員職能重新定位的主要做法

1、梳理流程、完善制度，明確綜合管理員崗位職責(zé)

(1)片區(qū)綜合管理員職能定位

一是加強(qiáng)片區(qū)綜合管理員對(duì)加油站的監(jiān)管職能。公司要求片區(qū)綜合管理員加強(qiáng)對(duì)所屬片區(qū)各加油站的商品和資金管理方面及其相關(guān)的經(jīng)營(yíng)管理情況的監(jiān)管，明確片區(qū)綜合管理員對(duì)所屬網(wǎng)點(diǎn)現(xiàn)場(chǎng)檢查不低于每月一次。

(2)加油站綜合管理員職能定位

綜合管理員需按管理辦法要求對(duì)加油站的財(cái)務(wù)管理和業(yè)務(wù)管理行為加強(qiáng)監(jiān)督，做好加油站管理系統(tǒng)內(nèi)各項(xiàng)工作、銷(xiāo)售貨款和其他款項(xiàng)安全收繳、發(fā)票、商品管理、歸檔各類(lèi)資料。發(fā)卡充值站點(diǎn)的綜合管理員負(fù)責(zé)發(fā)卡充值的日常管理工作，制止并上報(bào)加油站的違規(guī)和舞弊行為。

(3)承包站取消綜合管理員后職能調(diào)整

對(duì)取消綜合管理員的加油站將綜合管理員職責(zé)進(jìn)行了拆分，將對(duì)加油站資金、發(fā)票、商品管理、檔案管理等職能劃歸站經(jīng)理；將銷(xiāo)售貨款和其他款項(xiàng)安全收繳、加油站管理系統(tǒng)等日常操作職能，劃歸前庭主管或當(dāng)班加油員，將對(duì)資金、商品的監(jiān)督職能劃歸片區(qū)綜合管理員。

(4)并站管理綜合管理員職能定位

實(shí)施并站管理的二個(gè)加油站僅保留一名綜合管理員，公司明確并站管理的綜合管理員職能是加強(qiáng)監(jiān)督所管理加油站的財(cái)務(wù)管理和業(yè)務(wù)管理行為，制止并上報(bào)加油站的違規(guī)和舞弊行為，加強(qiáng)資金、發(fā)票、商品管理、歸檔各類(lèi)資料等工作。

2、提高人員素質(zhì)、強(qiáng)化綜合管理員業(yè)務(wù)培訓(xùn)

為真正提高綜合管理員業(yè)務(wù)素質(zhì)，培養(yǎng)后備人才，對(duì)全公司綜合管理員開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，就各種管理細(xì)則、辦法進(jìn)行學(xué)習(xí)。組織參訓(xùn)人員到公司內(nèi)部先進(jìn)加油站現(xiàn)場(chǎng)參觀(guān)學(xué)習(xí)，交流推廣經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)交流學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短。對(duì)綜合管理員上崗形成準(zhǔn)入制，以考試、綜合評(píng)分相結(jié)合的形式，對(duì)擬上崗的綜合管理員進(jìn)行考評(píng)，合格后上崗。

3、多層次、多方位實(shí)行資金監(jiān)控管理，確保資金運(yùn)行受控運(yùn)行

從外部環(huán)境保證貨款運(yùn)行安全。我方與工行密切聯(lián)系，對(duì)公司所有加油站都實(shí)行了上門(mén)收款，做到了當(dāng)日資金及時(shí)入行。

內(nèi)部管理中通過(guò)財(cái)務(wù)零售核算人員、片區(qū)綜合管理員、財(cái)務(wù)稽查人員的三重稽核保證資金安全運(yùn)行——財(cái)務(wù)部門(mén)零售核算員每天對(duì)加油站收入、資金入行情況進(jìn)行核對(duì)；片區(qū)綜合管理員不定時(shí)的到加油站對(duì)資金進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)盤(pán)點(diǎn)，檢查貨款有無(wú)長(zhǎng)短款，有無(wú)賒銷(xiāo)情況；財(cái)務(wù)稽查人員通過(guò)資金平臺(tái)和財(cái)務(wù)稽查平臺(tái)每天對(duì)加油站繳存單進(jìn)行勾對(duì)，關(guān)注資金的繳存是否及時(shí)，有無(wú)異常，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中問(wèn)題，同時(shí)每月到加油站進(jìn)行稽查。

4、加強(qiáng)商品精細(xì)化管理

公司明文規(guī)定加油站商品管理責(zé)任人為站經(jīng)理，將原綜合管理人員的商品管理職責(zé)進(jìn)行了調(diào)整，并通過(guò)以下措施保證商品的完整性。

(1)公司通過(guò)地罐交接與手工計(jì)量進(jìn)行比對(duì)后，對(duì)加油站的液位儀進(jìn)行調(diào)試，使液位儀讀數(shù)更準(zhǔn)確，商品計(jì)量有依據(jù)。同時(shí)加快信息化建設(shè)，新建了營(yíng)銷(xiāo)指揮大廳，開(kāi)發(fā)了新的綜合業(yè)務(wù)管理平臺(tái)，運(yùn)用遠(yuǎn)程視頻對(duì)加油站實(shí)行24小時(shí)監(jiān)控，為強(qiáng)管理、提效率、堵漏洞提供了強(qiáng)有力的技術(shù)保障。

(2)在綜合業(yè)務(wù)信息平臺(tái)中，數(shù)質(zhì)量辦公室專(zhuān)人進(jìn)行監(jiān)控加油站的商品，隨時(shí)讀取加油站油品庫(kù)存數(shù)據(jù)。

5、以信息化為依托，降低基礎(chǔ)工作強(qiáng)度

原加油站各類(lèi)紙質(zhì)資料較多，綜合管理員需花費(fèi)很多時(shí)間對(duì)日?qǐng)?bào)、交接班記錄等內(nèi)控資料進(jìn)行裝訂?，F(xiàn)隨著各類(lèi)系統(tǒng)的上線(xiàn)后取消了部分手工登記的實(shí)施證據(jù)，很多資料不需人工打印裝訂大大減少了綜合管理員的工作量。即使有少量的資料，也由加油站經(jīng)理進(jìn)行整理和保管。

6、優(yōu)化工資薪酬分配，提高基層員工工資待遇

承包站綜合管理員由公司按配齊崗位所需的工資核到各站，由站經(jīng)理根據(jù)站內(nèi)各員工的工作情況進(jìn)行二次分配，可將公司核定的綜合管理員崗位工資在行使綜合管理員部分職能的前庭主管和站經(jīng)理間進(jìn)行分配，切實(shí)體現(xiàn)多勞多得。

三、綜合管理員新定位成效

公司通過(guò)對(duì)綜合管理員職能的轉(zhuǎn)變，崗位的優(yōu)化，取得了一定的成果。

(1)依托信息化，使加油站數(shù)據(jù)的傳遞更加快速，財(cái)務(wù)核算更加及時(shí)、準(zhǔn)確；依托信息化，大大減少了加油站日常的工作量，有了更多的經(jīng)營(yíng)管理時(shí)間。

(2)資金安全受控，高效運(yùn)轉(zhuǎn)，全年未發(fā)生一項(xiàng)資金風(fēng)險(xiǎn)，未出現(xiàn)一例資金異常。

(3)商品管理得到加強(qiáng)，全年未出現(xiàn)“奇升異損”，未出現(xiàn)“跑”、“冒”、“漏”、“滴”現(xiàn)象。

(4)對(duì)綜合管理員崗位實(shí)行優(yōu)化，降低了加油站營(yíng)運(yùn)成本，減少了員工人數(shù)，節(jié)約了人員工資。通過(guò)此舉一方面公司效益得到提升，另一方面員工收入得到提高，公司與員工實(shí)現(xiàn)了雙贏(yíng)局面。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜合管理員職責(zé)調(diào)整后有以下兩點(diǎn)思考：

(1)承包站取消綜合管理員后，權(quán)力監(jiān)督有所減弱，由于承包站人員配置少，站經(jīng)理一人就承擔(dān)了綜合管理員、計(jì)量員、安全員等多重管理責(zé)任，存在站經(jīng)理“一人說(shuō)了算”的情況，不適合內(nèi)控審計(jì)“三崗位分離”的要求。

(2)下一步繼續(xù)推行綜合管理員職責(zé)的轉(zhuǎn)變，促進(jìn)崗位優(yōu)化。在非充值網(wǎng)點(diǎn)加油站或地理位置相鄰的加油站，推行“N（座站）=1（名綜管員）”，即“幾個(gè)加油站一個(gè)綜合管理員”的管理模式。建立完善的綜合管理員履職考核體系，提高片區(qū)綜合管理員薪酬，對(duì)多站管理的綜合管理員提高薪酬，持續(xù)深化綜合管理員職責(zé)的轉(zhuǎn)變，為公司加油站管理探索新的思路。