詹 娜

（清遠(yuǎn)市新能電力工程有限公司，廣東 清遠(yuǎn) 511800）

在業(yè)擴(kuò)的工作過(guò)程中，各項(xiàng)資料相互間存在較大的連貫性，每個(gè)工作過(guò)程都會(huì)產(chǎn)生新的檔案資料，而開(kāi)展下一步工作時(shí)有必要查閱上一環(huán)節(jié)的資料。在此之前，相關(guān)工作間的傳遞方式僅限于書面?zhèn)鬟f以及手工簽收，容易出現(xiàn)差錯(cuò)或造成文件丟失。如何實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理以及辦公無(wú)紙化，將業(yè)擴(kuò)的全程監(jiān)督與統(tǒng)一數(shù)據(jù)的管理變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，成為現(xiàn)階段業(yè)擴(kuò)相關(guān)工作中的首要問(wèn)題。而客戶檔案智能化的管理系統(tǒng)的出現(xiàn)有效地攻破了這道難題。

1 實(shí)現(xiàn)客戶的檔案管理技術(shù)智能化

1.1 客戶檔案智能化的功能設(shè)計(jì)

1.1.1 圖檔的記錄

學(xué)習(xí)、使用高拍儀拍照并登記好相關(guān)的文件，以電子圖檔信息的形式記錄，并與客戶以及相關(guān)工作單位關(guān)聯(lián)，按照業(yè)務(wù)的相關(guān)內(nèi)容系統(tǒng)自動(dòng)生成業(yè)務(wù)圖檔信息。在業(yè)務(wù)進(jìn)入下一個(gè)環(huán)節(jié)之前，對(duì)圖檔是否完整進(jìn)行校驗(yàn)或提示。

1.1.2 圖檔的調(diào)閱

客戶檔案管理相關(guān)技術(shù)的智能化實(shí)現(xiàn)了在業(yè)務(wù)處理過(guò)程中查閱與工作單位相關(guān)的工作環(huán)節(jié)所上傳的電子信息資料，而且可以按照需求的不同和權(quán)限的高低來(lái)完成檔案的下載工作。

1.1.3 圖檔資料的審查

參與審批的相關(guān)工作人員要在業(yè)務(wù)審核時(shí)仔細(xì)檢查相關(guān)電子圖檔的內(nèi)容，查看電子信息圖檔是否存在準(zhǔn)確性低與圖檔不清晰等問(wèn)題。對(duì)發(fā)現(xiàn)的沒(méi)有達(dá)到要求的電子圖檔應(yīng)及時(shí)做好明確標(biāo)記，并由相關(guān)負(fù)責(zé)人員再次上傳。

1.1.4 圖檔信息的補(bǔ)錄

如果一旦發(fā)生不能及時(shí)登記圖檔的情況，相關(guān)業(yè)務(wù)責(zé)任人應(yīng)立刻按照客戶或工作單位的要求重新做好補(bǔ)錄的圖檔，還要明確說(shuō)明產(chǎn)生問(wèn)題的原因。

1.1.5 圖檔信息視圖及檢索

圖檔信息的視圖類型分為卷宗型視圖、客戶型視圖以及工作單位的視圖，支持根據(jù)相關(guān)工作環(huán)節(jié)查看圖檔信息的目錄結(jié)構(gòu)，按照客戶的相關(guān)維度查看圖檔信息的目錄結(jié)構(gòu)，根據(jù)檔案的卷宗結(jié)構(gòu)查看圖檔信息目錄結(jié)構(gòu)，業(yè)擴(kuò)的客戶要求要統(tǒng)一視圖，相關(guān)工作單位查詢視圖時(shí)，準(zhǔn)許他們調(diào)用、查閱相關(guān)的圖檔信息視圖，并為其提供相關(guān)檢索功能。

1.1.6 圖檔信息電子化的監(jiān)控工作

圖檔信息電子化的監(jiān)控工作展示了相關(guān)圖檔的電子化程度，給管理者提供了生動(dòng)的管理視圖，還包括圖檔的總體登記情況，為相關(guān)的圖檔信息監(jiān)控管理提供了關(guān)鍵性數(shù)據(jù)。點(diǎn)擊對(duì)應(yīng)的圖檔柱狀圖，便可對(duì)圖檔的缺失情況或業(yè)務(wù)差錯(cuò)進(jìn)行檢查。

1.1.7 圖檔信息的總體情況

對(duì)圖檔信息的總體情況進(jìn)行有效統(tǒng)計(jì)，其中包括圖檔卷宗的數(shù)目、圖檔的件數(shù)以及圖檔的頁(yè)數(shù)和統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)的相關(guān)流程、圖檔的覆蓋情況等。

1.1.8 相關(guān)輔助功能

1.1.8.1 圖檔信息的目錄管理

對(duì)已錄入系統(tǒng)的檔案、所掃描的圖片以及影音之類的資料，為方便日后的檢索與日常管理，應(yīng)按照所屬業(yè)務(wù)的類別來(lái)進(jìn)行區(qū)分。

1.1.8.2 圖檔信息的權(quán)限管理

讀權(quán)限是指：查詢的時(shí)候讀取文檔的權(quán)限范圍；寫權(quán)限指的則是：對(duì)圖檔信息建檔與編輯時(shí)，上傳文件的權(quán)限范圍。一般情況下默認(rèn)部門的內(nèi)部相關(guān)人員擁有查閱權(quán)限，外部相關(guān)人員則需根據(jù)業(yè)務(wù)的不同階段自動(dòng)授予相關(guān)權(quán)限，在分配文檔下載與上傳權(quán)限的時(shí)候，則需要指定的授權(quán)。

1.2 系統(tǒng)的功能測(cè)試

1.2.1 改造營(yíng)銷系統(tǒng)

為滿足建設(shè)圖檔信息系統(tǒng)的相關(guān)要求，在對(duì)SG186營(yíng)銷業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行改造時(shí)，所涉及的業(yè)務(wù)囊括了新裝增容與用電變更、合同的管理、用檢的管理、計(jì)量體系的管理和計(jì)量點(diǎn)管理等。

1.2.2 功能的相關(guān)測(cè)試

在各個(gè)工作環(huán)節(jié)中選擇較為復(fù)雜的高壓新裝流程，對(duì)所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)均進(jìn)行嚴(yán)格的測(cè)試及查詢，工作重心在于檢測(cè)每個(gè)工作環(huán)節(jié)當(dāng)中相應(yīng)的圖檔管理模塊的增減情況，以及能不能順利地將其拍入電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，能否實(shí)施查詢等。

1.3 系統(tǒng)的應(yīng)用

依照我國(guó)相關(guān)的電網(wǎng)公司中規(guī)定的業(yè)擴(kuò)過(guò)程存檔資料的目錄，遵循最基本的智能化信息檔案管理要求，規(guī)范好業(yè)擴(kuò)當(dāng)中各個(gè)環(huán)節(jié)所錄入電子資料的情況，將每個(gè)環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人落實(shí)到位。

2 應(yīng)用的成效

2.1 客戶的相關(guān)檔案更完整、更清晰

在營(yíng)銷業(yè)務(wù)相關(guān)系統(tǒng)之中，信息的完整性具有重要作用。越完整地保存客戶檔案的相關(guān)信息，越能清晰地反映客戶相關(guān)用電管理全過(guò)程，進(jìn)而有利于查看對(duì)客戶受理的申請(qǐng)、業(yè)務(wù)的收費(fèi)情況、相關(guān)供電方案、受電工程的設(shè)計(jì)及審查、竣工驗(yàn)收以及送電等各環(huán)節(jié)的內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程的數(shù)字化管理。

2.2 更加方便地查閱檔案

為有效解決業(yè)擴(kuò)報(bào)裝工作中業(yè)務(wù)資料在各個(gè)相關(guān)的部門之間相互轉(zhuǎn)移的問(wèn)題，要實(shí)時(shí)查詢業(yè)擴(kuò)資料，有效提高相關(guān)業(yè)擴(kuò)人員對(duì)全工程的把控程度，提高收集相關(guān)資料的效率，方便資料的查閱與調(diào)取，使資料管理更清晰、更有條理，從而有效降低工作強(qiáng)度，提高工作效率。