翟國靜，韓 萍

（河北工程技術高等?？茖W校，河北省滄州市浮陽南大道6號 061001）

美國微軟公司開發(fā)的電子表格軟件，具有強大的數(shù)據(jù)處理功能，可以進行各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析和輔助決策，被廣泛地應用于管理、財經、金融等眾多領域。特別是Excel支持VBA編程，可以通過VBA編程設計電子調查表，實現(xiàn)在線調查和自動統(tǒng)計［1－5］。但是，由于條件的限制而不能進行在線調查而只能采用紙質表格進行調查時，同樣可以利用Excel表進行調查數(shù)據(jù)的統(tǒng)計［6］，以提高工作效率和統(tǒng)計結果的正確性。文中結合某項調查項目探討了將紙質調查表的調查結果轉化為適于Excel表的數(shù)據(jù)的方法。

1 調查表格與調查結果

為了全面了解目前工程建設與管理領域工程技術人員的應用寫作能力與水平，開展了一次問卷調查。在問卷調查中設計了34個調查問題。由于調查問題較多，為了便于調查對象填寫調查問卷，對每個問題都給出了相應的答案選項，如圖1所示。在填寫調查問卷時，調查對象只需在調查表的最后一列填寫相應答案選項所在的列號即可。

圖1 簡化后的調查表

很顯然，如果調查表的數(shù)量較大時靠人工統(tǒng)計不僅工作量很大，而且出現(xiàn)錯誤的幾率也很高。但是，這些數(shù)據(jù)又不能直接利用Excel表來統(tǒng)計，要采用Excel表來進行統(tǒng)計就必須將調查表的形式轉化為Excel表的格式，同時要將數(shù)字進行轉換。

2 表格的轉化

將圖1所示的調查表轉化為Excel表，就是將34個調查問題及其相應的選項全部橫向排列，如圖2所示。由圖2可以看出Excel表的A列為調查問題的序號，B列為調查問卷的結果，即圖1中調查表最后一列的數(shù)據(jù);第1行為與A列相對應的調查問題的序號，第2行為相應的調查問題;第3行為每個問題的答案選項，其中問題1～5是分類信息，因此，沒有答案選項;第4行為轉化后的信息，其中問題1～5的調查數(shù)據(jù)直接轉化為其相應的選項，而問題6～34的數(shù)據(jù)則轉化為“1”和“0”，其中“1”表示選擇了該答案選項，“0”表示未選擇該答案選項。

圖2 將調查表轉化而成的Excel表(部分)

3 數(shù)據(jù)的轉換

調查表的34個調查項目，可分為3類。問題1～5為調查對象的基本信息，其作用是用于分類。問題6～34是真正的調查問題，也是統(tǒng)計分析的核心內容。其中問題6～14為單選項，問題15～34為多選項。

在進行數(shù)據(jù)轉換時，首先將調查結果按序號輸入到Excel表的B列“調查問卷選項結果”單元格的下方(見圖2)，如果是電子版的調查表也可以直接復制、粘貼。為了實現(xiàn)數(shù)據(jù)的轉換，對于多選答案的調查問題需要將調查結果中數(shù)字之間的標點符號去掉，將其作為1個多位數(shù);如果有10，將其以0代替。如問題5的調查結果為1，2，3，5，6，7，9，10，就可表示為12356790。

3.1 分類信息數(shù)據(jù)的轉換

對于分類信息，數(shù)據(jù)轉換的目的就是將數(shù)字還原為相應的屬性。對于“工作單位性質”而言，包括“事業(yè)單位”“國有企業(yè)”“私營企業(yè)”“股份制企業(yè)”選項。若調查對象的選項結果為2(見圖1)，則其工作單位為“國有企業(yè)”。為實現(xiàn)數(shù)字的轉換，在C4單元格中輸入函數(shù):C4=IF(B4=1，“事業(yè)單位”，IF(B4=2，“國有企業(yè)”，IF(B4=3，“私營企業(yè)”，IF(B4=4，“股份制企業(yè)”))))。通過函數(shù)轉化后的結果如圖3所示。同樣地，對于“工作崗位或職務”，則在單元格G4中輸入函數(shù):G4=IF(B8=1，“高層管理者”，IF(B8=2，“中層管理者”，IF(B8=3，“基層管理者”，IF(B8=4，“項目經理或負責人”，IF(B8=5，“項目技術主管或骨干”，IF(B8=6，“技術員”)))。

3.2 單選答案數(shù)據(jù)的轉換

對于問題6～14的調查結果只有1位數(shù)，也就是說，在每一個問題下面的答案中只有一項對應“1”，而其他的均為“0”。例如，對于“對應寫作能力的重視程度”(問題6)包括“很重視”“較重視”“不太重視”“不重視”4個答案選項，某調查對象選擇結果為3，見圖1和圖4，第3個選項“不太重視”對應“1”，而其他的選項對應“0”。在進行數(shù)據(jù)轉換時分別在單元格I4，J4，K4，L4中輸入函數(shù):I4=IF(B9=1，1，0);J4=IF(B9=2，1，0);K4=IF(B9=3，1，0);L4=IF(B9=4，1，0)，如圖4所示。

圖4 單選答案數(shù)據(jù)的轉換

3.3 多選答案數(shù)據(jù)的轉換

對于問題15～34而言，答案為多選，也就是經轉化后可能有多個答案選項對應“1”，而其余的對應“0”。比如問題15共有10個答案選項，對于某一調查對象而言其選擇結果為1，2，3，5，6，7，9，10，共計8個選項，見圖1。通過數(shù)據(jù)轉換后應該是選項1，2，3，5，6，7，9，10對應“1”，而選項4，8對應“0”。數(shù)據(jù)轉換就是先將經轉換后的多位數(shù)(12356790)中的單個數(shù)字(答案選項的序號，其中0表示10)分離出來，然后再進行判斷，如果存在相應答案的選項序號，則該答案選項就對應“1”，否則對應“0”。

令調查結果構成的數(shù)字為x，利用取整函數(shù)即可以分離出其中所含的單個數(shù)字(答案選項的序號)，即

式中，n為調查結果數(shù)字x的位數(shù)。

根據(jù)式(1)分離出所選答案選項的序號后就可以進行判斷。

首先，判斷調查結果中是否含有數(shù)字“1”，如果有，就在第一個答案選項的下面填“1”，否則填“0”。對于問題15而言，即在單元格AZ4中應輸入函數(shù):

AZ4=IF(OR(INT(B18/10^9)=1，INT((B18-INT(B18/10^9)*10^9)/10^8)=1，INT((B18-INT(B18/10^8)*10^8)/10^7)=1，INT((B18-INT(B18/10^7)*10^7)/10^6)=1，INT((B18-INT(B18/10^6)*10^6)/10^5)=1，INT((B18-INT(B18/10^5)*10^5)/10^4)=1，INT((B18-INT(B18/10^4)*10^4)/10^3)=1，INT((B18-INT(B18/10^3)*10^3)/10^2)=1，INT((B18-INT(B18/10^2)*10^2)/10^1)=1，B18-INT(B18/10)*10=1)，1，0)，結果見圖5。

圖5 多選答案數(shù)據(jù)的轉換(AZ4單元格)

然后，判斷調查結果中是否含有數(shù)字“2”，即在單元格BA4中應輸入函數(shù):

BA4=IF(OR(INT(B18/10^9)=2，INT((B18-INT(B18/10^9)*10^9)/10^8)=2，INT((B18-INT(B18/10^8)*10^8)/10^7)=2，INT((B18-INT(B18/10^7)*10^7)/10^6)=2，INT((B18-INT(B18/10^6)*10^6)/10^5)=2，INT((B18-INT(B18/10^5)*10^5)/10^4)=2，INT((B18-INT(B18/10^4)*10^4)/10^3)=2，INT((B18-INT(B18/10^3)*10^3)/10^2)=2，INT((B18-INT(B18/10^2)*10^2)/10^1)=2，B18-INT(B18/10)*10=2)，1，0)，結果見圖6。

圖6 多選答案數(shù)據(jù)的轉換(BA4單元格)

依次在單元格BB4～BH4輸入類似函數(shù)，而對于單元格BI4則應輸入函數(shù):BI4=IF((B18-INT(B18/10)*10=0)，1，0)，結果見圖7。

4 轉換結果

對于分類信息數(shù)據(jù)、單選答案數(shù)據(jù)、多選答案數(shù)據(jù)分別按照上述的3種方法，在Excel表的第4行相應的單元格內輸入相應的函數(shù)即可完成對B列調查數(shù)據(jù)的轉換。也就是說只要將任一調查對象的調查結果輸入或復制的Excel表的B列即可自動在第4行產生轉換后的一行數(shù)據(jù)。將所有調查對象的調查結果逐一進行轉換，并逐一復制后利用“選擇性粘貼/數(shù)值”將其粘貼到匯總表中，即完成了調查數(shù)據(jù)的轉換，結果見圖8。很顯然，通過轉換后就可以利用Excel表的分類、匯總等功能對調查數(shù)據(jù)進行分析統(tǒng)計了。

5 結語

利用問卷進行調查是科學研究、行業(yè)分析、環(huán)境評估、市場分析與預測等工作中常用的方法，當調查對象的數(shù)量較大時，如果采用人工的方法對復雜紙質問卷調查結果進行統(tǒng)計，工作量是非常大的。文中結合實例給出了將調查結果轉換為適合用Excel表進行統(tǒng)計的數(shù)據(jù)轉換方法，從而實現(xiàn)了利用Excel表進行調查結果的統(tǒng)計分析，提高了工作效率和結果的準確率。

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