李新艷 孫曉如 曹 揚 周培瑩 徐 寧 張 磊 王京玲 許豪勤，＊

1.江蘇省計劃生育科學(xué)技術(shù)研究所（南京，210036）；2.江蘇省衛(wèi)生和計劃生育委員會科技處

江蘇省免費孕前優(yōu)生健康檢查項目（以下簡稱項目）已經(jīng)由2010年5個試點發(fā)展到全省13個地級市全面覆蓋，共有100個縣（市、區(qū)）項目點，2013年參加免費孕前健康檢查人數(shù)＞65萬［1］。在項目實施過程中，基層工作人員除了要完成服務(wù)對象的孕前檢查、檔案填寫外，還要將服務(wù)結(jié)果按月，以固定的格式填寫工作統(tǒng)計報表上報。工作統(tǒng)計報表中涵蓋服務(wù)人群健康檢查主要指標結(jié)果的正?；虍惓Ｐ畔?，為上級部門了解孕前人群的健康情況和孕前健康檢查的服務(wù)情況提供了詳細數(shù)據(jù)［2］。因此孕前健康檢查工作統(tǒng)計報表的準確性和及時性在項目實施中顯得尤為重要。然而，工作統(tǒng)計報表中各數(shù)據(jù)之間存在各種邏輯關(guān)系，數(shù)據(jù)的合理性要求非常高，我們每月收集、審核統(tǒng)計報表的工作量大，任務(wù)繁瑣而復(fù)雜。在實際工作中，我們利用Excel工具通用性強、操作簡單、易學(xué)易用［3］，除了眾所周知的數(shù)據(jù)錄入［4］外，還有大量的工具、函數(shù)可以使用等優(yōu)勢，將其引入到省、市收集、審核項目報表中進行數(shù)據(jù)收集和質(zhì)量控制，節(jié)省了人力，確保了報表數(shù)據(jù)的準確性。

1 資料與方法

1.1 資料

2012年1～8月份江蘇省開展的第3批11個國家試點縣區(qū)的項目報表，包括優(yōu)生項目技術(shù)服務(wù)工作月統(tǒng)計報表和優(yōu)生項目妊娠結(jié)局月統(tǒng)計報表。

1.2 工作統(tǒng)計報表收集整理

1.2.1 利用Excel公式、函數(shù)形成固定模板。使用Excel引用公式，完成下一級所有單位報表在上一級單位的自動匯總。利用Excel中SUM、AVERAGE、IF等函數(shù)工具［5］，對報表中各種邏輯關(guān)系進行校對。所有的公式、函數(shù)完成后形成固定模板發(fā)送給11個項目縣（市、區(qū)）使用。

1.2.2 縣（市、區(qū)）、市、省逐級收集工作統(tǒng)計報表。工作月統(tǒng)計報表是以加密電子郵件的形式自項目點（縣／區(qū)）上報至市，再經(jīng)市級匯總后上報省級。采用將Excel報表置于文件夾內(nèi)即自動匯總的方法，將所有報表的數(shù)據(jù)自動匯總到匯總表中。具體方法為給每縣（市、區(qū)）上報的報表文件指定文件名，并將所有區(qū)縣的報表文件存放在指定命名為“報表自動匯總”文件夾中，建立匯總工作簿和匯總分表與各個縣（市、區(qū)）報表文件的鏈接關(guān)系。通過建立函數(shù)關(guān)系，利用Excel中的“拖拉”功能就可以將表中某單元格中的引用公式填充到數(shù)據(jù)區(qū)的其他單元格。通過模板收取各縣（市、區(qū)）報表，只要報表名稱不改變，就可以使所有報表的數(shù)據(jù)自動匯總。

1.3 工作統(tǒng)計報表審核

1.3.1 運用Excel SUM函數(shù)對免費孕前項目報表中技術(shù)服務(wù)報表和妊娠結(jié)局報表進行合計數(shù)值的驗證。將計算的數(shù)值與合計數(shù)值相減或者利用IF函數(shù)都可以得出合計值是否正確的結(jié)論。在單元格中輸入“＝計算數(shù)值－合計數(shù)值”或者“＝if（計算數(shù)值＝合計數(shù)值，0，－1）”這兩種函數(shù)返回值，若為0即表明報表中合計計算正確，否則需要再次核實合計數(shù)值是否相加錯誤。

1.3.2 運用Excel函數(shù)對項目報表中檢查項目數(shù)值進行邏輯校對。在工作統(tǒng)計報表中易發(fā)生的錯誤有：①某項檢驗人數(shù)大于參加檢查人數(shù)；②只有女性檢查的項目檢查人數(shù)大于參與檢查的女性人數(shù)。通過IF函數(shù)可達到自動檢驗審核的目的。例如核查白帶常規(guī)檢查人數(shù)的方法：在報表后空白列單元格內(nèi)可以輸入“＝女性檢查人數(shù)－白帶常規(guī)檢查人數(shù)正常值－白帶常規(guī)檢查人數(shù)異常值”。在此數(shù)值后一列輸入“＝if（前一列數(shù)值大于或等于0，0，－1）”。當出現(xiàn)異常數(shù)值時，即提示工作統(tǒng)計報表中出現(xiàn)邏輯錯誤。

1.3.3 運用檢驗項目異常率對項目報表中檢查項目數(shù)值進行核查?；诿赓M孕前健康檢查項目是一項面對健康人群的篩查項目，其篩查出的患有疾病的異常人群比例應(yīng)與體格檢查的數(shù)值相符。因此，可以通過計算檢查項目的異常率來進行數(shù)據(jù)核查。檢查項目異常率計算方法為：在報表后空白列單元格輸入“＝ROUND（常規(guī)體格檢查人數(shù)異常值／（常規(guī)體格檢查人數(shù)異常值＋常規(guī)體格檢查正常值）＊100，2）”。在此數(shù)值后一列輸入“＝if（前一列數(shù)值小于50，0，－1）”。

2 結(jié)果

2.1 效率提高

用該種方法加快了工作統(tǒng)計報表收集的速度，提高了審核的效率。在試行的8個月中，11個項目縣（市、區(qū)）工作報表的上報收集、匯總核查僅需要60分鐘。

2.2 基層上報數(shù)據(jù)質(zhì)量提高［6］

未加入Excel各種公式、函數(shù)進行數(shù)據(jù)質(zhì)控前四個月11個項目縣（市、區(qū)）共收集表格34 713項，其中數(shù)值不一致的1158項，存在邏輯錯誤的46項，合格率為96.53%。加入Excel中各種公式、函數(shù)進行數(shù)據(jù)質(zhì)控后四個月11個項目縣（市、區(qū)）共收集表格36 540項，其中數(shù)值不一致的5項，存在邏輯錯誤的3項，合格率為99.98%。詳見表1。

表1 未加入EXCEL工具核查之前報表錯誤情況

3 討論

作為江蘇省省級信息員，每月需要收集全省100個項目區(qū)縣報表。若同樣采用自動匯總的方法將100個縣（市、區(qū)）Excel報表全部置于文件夾內(nèi)將大大提高工作效率，縮短報表收集匯總時間。存入后若縣（市、區(qū)）報表數(shù)據(jù)有變動，變動后的數(shù)據(jù)仍然會自動更新入?yún)R總表內(nèi)。

因為報表中囊括的信息量特別大，需要邏輯核查的數(shù)值也特別多，靠人力來審核校驗數(shù)值的正確性和邏輯性可能會漏判或錯判，借助Excel條件格式中突出顯示單元格規(guī)則，對所設(shè)定全區(qū)域中有錯誤的數(shù)值突出顯示，可以避免上報中出現(xiàn)的錯誤。

Excel SUM函數(shù)的加入，讓報表中的求和變得更簡單快捷。不僅可以完成一個縣（市、區(qū)）所有檢查人數(shù)的求和，也可以完成各市所有縣（市、區(qū)）所有檢查相關(guān)數(shù)值的求和。孕前檢查項目報表中多次運用求和公式，避免了口算或者計算器計算的失誤，使報表數(shù)值更加準確。此外，在報表中加入各種邏輯核查，也大大減少了錯誤的發(fā)生率。在加入邏輯校驗后，類似“參加婦科超聲常規(guī)檢查人數(shù)大于女性檢查人數(shù)”等常見女性專項檢查數(shù)據(jù)報送錯誤的發(fā)生率均明顯降低，提高了工作統(tǒng)計報表報送的質(zhì)量。

綜上所述，將Excel各種工具、函數(shù)應(yīng)用到項目報表中進行數(shù)據(jù)自動匯總和質(zhì)量控制。不僅可以完成報表所有數(shù)值的準確快速錄入，還能及時反饋質(zhì)控信息、及時改正報表中存在的問題，提高了完成工作統(tǒng)計報表匯總和審核的效率，保證了上報的工作統(tǒng)計報表質(zhì)量。

［1］ 洪浩，王京玲，蔡雋，等.提質(zhì)提速 創(chuàng)新創(chuàng)優(yōu) 推進免費孕前優(yōu)生項目全覆蓋［J］.中國計劃生育學(xué)雜志，2013，21（4）：223－224.

［2］ 辛?xí)阅?，王媛媛，馬立廣，等.孕前優(yōu)生信息化服務(wù)模式的探索研究［J］.中國計劃生育學(xué)雜志，2013，21（4）：227－230.

［3］ 李勇."Excel鏈接"在報表匯總中的應(yīng)用［J］.商業(yè)經(jīng)濟，2004，（3）：123.

［4］ 冉煉志.用Excel建立醫(yī)院日報表和日報數(shù)據(jù)庫［J］.中國醫(yī)院統(tǒng)計，2013，20（3）：213－214.

［5］ 鄒漢華.運用中文Excel的強大數(shù)據(jù)計算功能進行成本費用分攤的嘗試［J］.管理與技術(shù)，2000，（4）：46－49.

［6］ 彭孝武.水梅.方盛.電腦文件夾內(nèi)Excel血防報表自動匯總技巧［J］.熱帶病與寄生蟲學(xué)，2012，10（1）：53－54.