朱榮莉

（湖北省荊州市荊州理工職業(yè)學(xué)院 湖北荊州 434000）

淺議學(xué)校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

朱榮莉

（湖北省荊州市荊州理工職業(yè)學(xué)院 湖北荊州 434000）

文章首先針對(duì)當(dāng)前學(xué)校檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理的過(guò)程中主要存在問(wèn)題進(jìn)行了詳細(xì)的分析和介紹，進(jìn)而結(jié)合現(xiàn)今存在的主要問(wèn)題提出了幾點(diǎn)對(duì)應(yīng)的建議和策略，希望能為一些學(xué)校的檔案網(wǎng)絡(luò)化管理建設(shè)提供有效的借鑒。

學(xué)校檔案 管理 網(wǎng)絡(luò)化

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，越來(lái)越多的行業(yè)開(kāi)始應(yīng)用這項(xiàng)技術(shù)，學(xué)校的檔案管理工作也不例外，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，不僅能夠使學(xué)校的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、高效化的管理，同時(shí)還能夠在很大程度上減輕檔案管理工作人員自身的工作壓力和任務(wù)量，但在現(xiàn)實(shí)情況中，許多學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層忽視了對(duì)檔案管理工作的重視程度，這就使得針對(duì)檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)遇到了許多困難，本文就針對(duì)這一問(wèn)題進(jìn)行如下的論述和分析。

一、對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理主要存在的問(wèn)題

（一）缺乏完善的管理制度

許多學(xué)校在借助多媒體網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案的管理時(shí)往往缺乏一套相對(duì)完備的管理制度，這主要是因?yàn)榻^大多數(shù)的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的管理工作不是十分的重視。但是由于這些管理制度不夠完善，就會(huì)使許多實(shí)際管理工作不能夠真正的落實(shí)到位，沒(méi)有一個(gè)可供參照的工作標(biāo)準(zhǔn)讓從事檔案管理工作的人去遵守，這就造成了管理人員對(duì)工作的松懈和疏忽。實(shí)際上，檔案的管理工作關(guān)乎著一個(gè)學(xué)校的發(fā)展，對(duì)于整個(gè)學(xué)校的管理工作都是非常重要的，如果缺乏一套完善的管理制度和嚴(yán)格的監(jiān)管機(jī)制，就會(huì)讓管理人員在進(jìn)行工作時(shí)流于形式，這在很大程度上就弱化了檔案管理工作應(yīng)有的意義。

（二）管理設(shè)施落后

學(xué)校對(duì)于自身檔案管理的水平都是不同的，這主要是因?yàn)楦鱾€(gè)學(xué)校的管理工作都是相互獨(dú)立的，這也造成了每個(gè)學(xué)校硬件設(shè)備和經(jīng)濟(jì)實(shí)力的水平存在比較大的差異。對(duì)于一些經(jīng)濟(jì)條件好的學(xué)校，他們配備的檔案管理設(shè)備都是一些功能齊全、操作方便的管理程序，而一部分學(xué)校由于受資金限制，應(yīng)用的管理軟件大多功能單一，同時(shí)標(biāo)準(zhǔn)化的水平非常低，一些數(shù)據(jù)并不完整，例如在檔案管理中沒(méi)有對(duì)主題的標(biāo)引，這在很大程度上限制了網(wǎng)絡(luò)化管理作用的發(fā)揮。在這一方面，我國(guó)的教育部門(mén)并沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)定和發(fā)展計(jì)劃，這也使得許多學(xué)校對(duì)于后一種情況不以為然。

（三）數(shù)據(jù)庫(kù)不夠規(guī)范

實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理是建立在一個(gè)完整、規(guī)范的數(shù)據(jù)庫(kù)基礎(chǔ)上的，許多學(xué)校經(jīng)過(guò)了長(zhǎng)期的發(fā)展已經(jīng)建立了屬于他們自己的數(shù)據(jù)庫(kù)，但是這些數(shù)據(jù)庫(kù)大多是管理人員建立的，并不具備很強(qiáng)的規(guī)范性，同時(shí)從規(guī)模上來(lái)看也比較小，類(lèi)型上也比較單一，僅僅能對(duì)校內(nèi)提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)服務(wù)，這在很大程度上造成了數(shù)據(jù)庫(kù)利用率的低下。

（四）管理人才的缺失

實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案的數(shù)據(jù)化管理單一依靠計(jì)算機(jī)多媒體網(wǎng)絡(luò)并不能很好地實(shí)現(xiàn)，還需要借助于管理人員的日常維護(hù)和管理，許多技術(shù)和硬件設(shè)備都需要人去管理和維護(hù)。但是對(duì)于大多數(shù)的學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)講，由于他們并不是十分重視檔案的管理工作，因此這個(gè)崗位反而成為了一些領(lǐng)導(dǎo)親屬工作的安插對(duì)象，認(rèn)為這項(xiàng)工作無(wú)關(guān)緊要，同時(shí)工作量也不大，而這些人本身并不具備很好的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平，同時(shí)對(duì)工作的重視程度也不夠，根本不能實(shí)現(xiàn)檔案的有效網(wǎng)絡(luò)化管理。同時(shí)，也有一些學(xué)校的檔案管理工作是由其他部門(mén)的教師兼任的，如計(jì)算機(jī)教師，這些教師本身將更多的工作重心放在了他們的本職工作上，對(duì)于檔案的管理工作通常不是十分在意，這也會(huì)導(dǎo)致整個(gè)管理工作不能發(fā)揮出應(yīng)有的效果。

二、學(xué)校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和實(shí)施

（一）制定完善的網(wǎng)絡(luò)化管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理工作本身具有非常強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性和科學(xué)性，需要管理人員能夠遵循某一個(gè)具體的操作流程來(lái)執(zhí)行，這也是做好檔案網(wǎng)絡(luò)化管理工作的重要前提。對(duì)此，學(xué)校應(yīng)該針對(duì)檔案管理工作制定出一套統(tǒng)一、科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容應(yīng)該涉及到檔案信息的貯存、檔案信息的管理、檔案信息的采集、檔案信息的管理軟件以及檔案信息的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等多個(gè)方面。只有通過(guò)管理標(biāo)準(zhǔn)的制定，才能夠從根本上保證學(xué)校具有符合其自身發(fā)展特點(diǎn)的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)后續(xù)的信息資源共享以及最終的信息社會(huì)化，為公眾提供有效的服務(wù)?，F(xiàn)如今我國(guó)從事檔案管理程序研發(fā)工作的技術(shù)人員已經(jīng)開(kāi)發(fā)出了許多系統(tǒng)軟件，但這些應(yīng)用程序從整體上來(lái)看都是一些大型的綜合類(lèi)檔案管理應(yīng)用軟件，對(duì)于學(xué)校這種針對(duì)性較強(qiáng)的檔案管理工作并不是十分適用，需要根據(jù)學(xué)校的實(shí)際發(fā)展情況開(kāi)發(fā)出一種配套的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用軟件，而這項(xiàng)工作就不是學(xué)校依靠自身實(shí)力能夠?qū)崿F(xiàn)的，需要相關(guān)的教育主管部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一的組織和管理，或是成立一個(gè)專(zhuān)項(xiàng)的部門(mén)來(lái)針對(duì)學(xué)校檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)展開(kāi)工作。

（二）加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)

學(xué)校檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理主要就是通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)實(shí)現(xiàn)的，數(shù)據(jù)庫(kù)屬于整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中非常重要的信息資源，因此，要想實(shí)現(xiàn)整個(gè)管理系統(tǒng)的有效建設(shè)，首先就需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。在建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，要以國(guó)際上和國(guó)家制定好的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行，集中物力、財(cái)力和人力來(lái)建設(shè)成通用性好、標(biāo)準(zhǔn)化的全文數(shù)據(jù)庫(kù)、條文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。此外，學(xué)校還應(yīng)該充分結(jié)合自身的實(shí)際特點(diǎn)和發(fā)展情況建立屬于自己的數(shù)據(jù)庫(kù)，以此來(lái)改變現(xiàn)有的低水平建設(shè)、重復(fù)性建設(shè)和力量分散的局面。對(duì)于一些學(xué)校數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模比較小的情況，這些學(xué)校還要抓緊對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的改造，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)容量的擴(kuò)大以及數(shù)據(jù)庫(kù)上網(wǎng)率的提升。

（三）加強(qiáng)管理人員的能力培養(yǎng)

針對(duì)當(dāng)前普遍學(xué)校內(nèi)部檔案管理人員自身專(zhuān)業(yè)能力低下的問(wèn)題，學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)管理人員自身綜合能力的有效培養(yǎng)，積極引進(jìn)一些具備專(zhuān)業(yè)能力的人員參與到學(xué)校的檔案管理工作中。與此同時(shí)，對(duì)于學(xué)?，F(xiàn)有的管理人員，可以定期組織專(zhuān)業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，更新工作人員自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，有效提升他們的業(yè)務(wù)能力，使他們能夠盡快地掌握一些先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)用手段，更好地適應(yīng)檔案室的網(wǎng)絡(luò)化工作安排。

結(jié)語(yǔ)：

綜上所述，許多學(xué)校在進(jìn)行檔案管理工作的建設(shè)時(shí)往往忽視其對(duì)于學(xué)校本身發(fā)展的重要程度，對(duì)于學(xué)校的成就、先進(jìn)教師以及教學(xué)改革等內(nèi)容都沒(méi)有一個(gè)有效、詳細(xì)的記錄，這在很大程度上不利于學(xué)校檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。對(duì)此，學(xué)校應(yīng)該重視對(duì)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，制定出一套完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)還要注重管理人員自身綜合能力的有效培養(yǎng)，同時(shí)還要建立健全相關(guān)制度和規(guī)法，這樣才能從根本上實(shí)現(xiàn)學(xué)校管理水平的進(jìn)一步提升。

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