溫常青 邵新蓓 胡 澎 鄭新瑜 李 芽

（江西環(huán)境工程職業(yè)學(xué)院 江西贛州 341000）

《高職院校實訓(xùn)教學(xué)檔案管理的研究與實踐
——以江西環(huán)境工程職業(yè)學(xué)院為例》研究報告

溫常青 邵新蓓 胡 澎 鄭新瑜 李 芽

（江西環(huán)境工程職業(yè)學(xué)院 江西贛州 341000）

一、前言

高職院校以培養(yǎng)高素質(zhì)高級技術(shù)技能型人才為辦學(xué)目標(biāo)，在教學(xué)過程中，實訓(xùn)教學(xué)是教學(xué)各環(huán)節(jié)中的重點和難點，其中實訓(xùn)教學(xué)檔案的管理也是實訓(xùn)教學(xué)的一項重要工作，通過加強實訓(xùn)檔案管理有利于反饋和揭示實訓(xùn)教學(xué)效果，不僅可以改進實訓(xùn)教學(xué)水平，同時為實訓(xùn)教學(xué)提供教學(xué)資料，是深化教學(xué)內(nèi)涵的重要環(huán)節(jié)。隨著高職教育的發(fā)展和現(xiàn)代信息技術(shù)的進步，實訓(xùn)教學(xué)檔案的建設(shè)與管理在高職院校教學(xué)工作中的作用日益突出，相關(guān)研究也提到議程上?；诖?，本項目以江西環(huán)境工程職業(yè)學(xué)院為個案研究，通過制定實訓(xùn)教學(xué)檔案管理制度、分類方法和考核方案，采取校院兩級管理機制，由校檔案室主管、教務(wù)處協(xié)管，明確各二級學(xué)院的實訓(xùn)教學(xué)檔案管理職能，組織校檔案管理人員、專業(yè)教師、實訓(xùn)管理人員進行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，協(xié)同完成實訓(xùn)檔案的開發(fā)和存檔，初步探索出一套實訓(xùn)教學(xué)檔案的管理模式。

二、項目提出的背景

江西環(huán)境工程職業(yè)學(xué)院作為江西南部的一所重點高職院校，近幾年抓住機遇、深化改革，已經(jīng)發(fā)展成為一個以林業(yè)為基礎(chǔ)、生態(tài)環(huán)境為特色、融林農(nóng)文理工經(jīng)管為一體的綜合性省級示范性高職院校，學(xué)院的辦學(xué)實力、辦學(xué)能力、社會影響力也進一步得到提升。學(xué)院現(xiàn)有實驗實訓(xùn)設(shè)備總值6101.292萬元，現(xiàn)有校內(nèi)各類專業(yè)實驗、實訓(xùn)室105個，校外共建實訓(xùn)基地242個。隨著實訓(xùn)教學(xué)的廣泛開展，實訓(xùn)教學(xué)資料日漸增多，實訓(xùn)教學(xué)的檔案管理問題日益突出，如領(lǐng)導(dǎo)及部門人員不重視，缺乏配套制度、人員、經(jīng)費，實訓(xùn)教學(xué)資料散亂等等。為規(guī)范管理，提高學(xué)校實訓(xùn)教學(xué)水平和管理水平，結(jié)合自身學(xué)校實際，開展實訓(xùn)教學(xué)檔案管理的研究及實踐，此為項目提出的背景與目的。

三、項目建設(shè)的目標(biāo)與意義

1.項目建設(shè)的目標(biāo)

目標(biāo)一，探索出規(guī)范化的檔案管理模式，制定相關(guān)制度與標(biāo)準(zhǔn)，建立一套多方聯(lián)動、校院分級管理的高職實訓(xùn)教學(xué)檔案管理機制，實現(xiàn)實訓(xùn)教學(xué)檔案的連續(xù)與有效利用。

目標(biāo)二，依照現(xiàn)有高等學(xué)校檔案實體分類法，并結(jié)合實訓(xùn)教學(xué)復(fù)雜性、多樣性的特點，建立一套科學(xué)的分類方法，以利于資料的完整保存。

目標(biāo)三，建立一支復(fù)合型、專業(yè)化的高職實訓(xùn)教學(xué)檔案管理隊伍，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。

2.項目建設(shè)的意義

本項目明晰了實訓(xùn)教學(xué)檔案的概念、內(nèi)涵、特點、分類方法，初步構(gòu)建高職院校教學(xué)檔案體系，為教學(xué)、實踐、科研提供必要的技術(shù)資料支持，推動學(xué)校通過檔案深化教育教學(xué)改革。其意義具體表現(xiàn)在：

2.1 有利于深化專業(yè)人才培養(yǎng)模式改革

高職院校專業(yè)人才培養(yǎng)模式改革是從專業(yè)及其師生實際情況出發(fā)，對教學(xué)模式、課程體系、教學(xué)方法、實習(xí)實訓(xùn)等進行系統(tǒng)化變革的教學(xué)改革活動。實訓(xùn)檔案全程記錄了實訓(xùn)教學(xué)活動的真實情況，為人才培養(yǎng)模式改革提供了依據(jù)。同時，實訓(xùn)檔案里學(xué)生在實訓(xùn)教學(xué)中的真實反應(yīng)又是判斷人才培養(yǎng)模式改革成敗的重要標(biāo)準(zhǔn)。

2.2 有利于開展教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控與評估

實訓(xùn)檔案雖然是由點點滴滴的零散文件組成的，但是能夠真實反映學(xué)校實訓(xùn)教學(xué)的真實情況，能夠為學(xué)校開展教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控與評估提供重要依據(jù)。同時，通過對實訓(xùn)檔案進行編研和分析，能夠為學(xué)校在實訓(xùn)教學(xué)環(huán)節(jié)開展教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控與評估的重點和方向提供參考。也可以為教學(xué)部門和教師擬定新的實訓(xùn)教學(xué)方案提供依據(jù)，幫助教師提高業(yè)務(wù)能力。

2.3 有利于規(guī)范實訓(xùn)場所管理，提高利用效率

通過加強實訓(xùn)檔案管理，可以真實了解實訓(xùn)場所的運行管理情況，對實訓(xùn)場所的儀器設(shè)備維修、養(yǎng)護、損耗及有關(guān)耗材使用等進行整體性分析比較，發(fā)現(xiàn)實訓(xùn)場所管理中存在的問題，改革現(xiàn)有管理制度和方法，提高實訓(xùn)場所利用效率，減低運行成本和損耗。

2.4 有利于展示學(xué)校辦學(xué)水平，提升學(xué)校知名度和美譽度

通過對現(xiàn)有實訓(xùn)檔案進行整體和提煉，對學(xué)校實訓(xùn)教學(xué)中的成果進行匯編成畫冊，制作成宣傳牌或加工成電子檔案在各類媒體中展播等途徑宣傳本校實訓(xùn)教學(xué)成果，美化學(xué)校形象，提升學(xué)校知名度和美譽度。

四、項目研究的基本思路和方法

1.研究的指導(dǎo)思想、理論依據(jù)

本項目以《高等學(xué)校檔案實體分類法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等法規(guī)為指導(dǎo)，以高職實訓(xùn)教學(xué)為研究對象，圍繞檔案管理“便于保管和利用”的根本目的，探究高職實訓(xùn)教學(xué)檔案的建設(shè)與管理模式。項目以檔案學(xué)中的文件生命周期理論、全宗原則及系統(tǒng)論為理論依據(jù)，認為實訓(xùn)教學(xué)檔案的管理是一個涉及教學(xué)、檔案、管理等各部門的系統(tǒng)工作，需要協(xié)同合作，而且實訓(xùn)教學(xué)檔案自身又有一個完整的類目系統(tǒng)，應(yīng)進行辨別和分編。同時，引入“過程控制”理論，對檔案的生成直至歸檔進行過程管理，對檔案的形成和維護階段進行有效監(jiān)督，探索前段控制、中端管理、后端監(jiān)控評價的全程管理的具體措施、方法、步驟、原則，以達到有效管理與靈活利用。

2.研究的實踐基礎(chǔ)與實踐方法

本項目的實踐范圍在學(xué)校的檔案館、教學(xué)管理部門、各二級學(xué)院實驗實訓(xùn)室，及校外實訓(xùn)基地。以往校教務(wù)處定期開展教學(xué)檔案收集整理工作，積累了一定的實訓(xùn)教學(xué)資料。同時，實訓(xùn)管理中心對實訓(xùn)場所與儀器設(shè)備的建設(shè)、運行、維護，二級學(xué)院實訓(xùn)教學(xué)活動的開展，都為研究奠定了一定的實踐基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，項目組牽頭制定實訓(xùn)教學(xué)檔案管理制度、考核方案，向校行政提交并頒布，明確規(guī)定，提高重視。對實訓(xùn)教學(xué)檔案管理部門進行職能分割，以校檔案室、教務(wù)處、實訓(xùn)管理中心作為主要管理部門，負責(zé)建章立制、實踐操作過程的指導(dǎo)與控制、宏觀調(diào)控、人才培訓(xùn)、立卷歸檔；二級學(xué)院作為具體實施部門，配合主管，加強對實訓(xùn)教學(xué)檔案形成過程的控制，落實檔案的收集規(guī)整工作；人事處、計財處作為協(xié)同管理部門，負責(zé)年度相關(guān)考核，監(jiān)督并反饋。遵循檔案形成的系統(tǒng)性和過程性，采取業(yè)務(wù)指導(dǎo)、職能劃分、具體執(zhí)行、檢查反饋等實踐方法對二級分院實訓(xùn)教學(xué)檔案進行管理。

3.研究的路徑和方法

本項目研究沿著兩條路徑進行。一條是理論研究的路徑；另一條是行動研究的路徑。理論研究進行研究的假設(shè)、設(shè)計、論證和實驗，側(cè)重于運用檔案學(xué)相關(guān)理論及過程控制論、系統(tǒng)論研究推動實訓(xùn)教學(xué)檔案建設(shè)與管理的制度保障體系及運行機制的研究，走理論——實踐——理論的技術(shù)路線；行動研究指制定實施方案，選擇二級分院試點實驗，在其基礎(chǔ)上，在全校范圍內(nèi)全面推進。該路徑走實踐——理論——實踐的技術(shù)路線。

研究運用檔案學(xué)、教育學(xué)、管理學(xué)等相關(guān)理論成果，采取文獻研究法、調(diào)查研究法、行動研究法、經(jīng)驗總結(jié)法等方法進行研究。

五、項目研究的主要內(nèi)容

1.國內(nèi)外本研究的概況

國外關(guān)于職業(yè)院校檔案的研究不多，因為國外的檔案一般都是存放在當(dāng)?shù)鼗驅(qū)W校，隸屬機構(gòu)所在地的文件中心。國外文件中心是獨立于機關(guān)之外，歸檔案部門管理，屬于檔案系統(tǒng)，是管理半現(xiàn)行文件的過渡機構(gòu)。國外的檔案研究偏重于理論和機構(gòu)，沒有對職業(yè)院校的實訓(xùn)教學(xué)檔案開展直接研究。

國內(nèi)學(xué)者開展高職實訓(xùn)教學(xué)檔案主題研究的較少，有李宏的《淺談如何加強國家示范性高職院校實訓(xùn)技術(shù)資料檔案管理工作》、諶海珍的《論高職院校實習(xí)實訓(xùn)檔案資源的開發(fā)與利用》、謝俊華的《高校實訓(xùn)檔案的管理探析》等，還有針對實踐實習(xí)教學(xué)檔案的研究，如羅長文的《高職高專院校實踐教學(xué)檔案的內(nèi)涵建設(shè)與管理》、連紅、王鑒棋的《實踐教學(xué)檔案系統(tǒng)管理的動態(tài)模式探析》、揭平英的《高職院校頂崗實習(xí)教學(xué)檔案管理體系的構(gòu)建》、韓麗明的《高職高專院校實踐教學(xué)檔案的積累與保存》等，都是較為突出的代表作，其他的大多在高職教學(xué)檔案的研究文獻中略有涉及。以上研究提出了高職院校實習(xí)實訓(xùn)檔案的內(nèi)容、特點、分類，以及管理與利用方面的不足，在一定范圍內(nèi)提出了具體措施，對本研究有積極的參考和引路作用。但研究宏觀性較強，缺乏對實訓(xùn)教學(xué)檔案管理的針對性和可操作性，在檔案編目方面無法與現(xiàn)有高校檔案實體分類很好地融合，更缺乏深厚的理論基礎(chǔ)。此外，對實驗室檔案的研究相對較多，且主要表現(xiàn)為本科高校的經(jīng)驗，缺乏高職院校的研究和實踐。

2.國內(nèi)外本領(lǐng)域的實踐探索

在實踐探索方面，廣州番禺職業(yè)技術(shù)學(xué)院在“五三三”頂崗實習(xí)管理框架上構(gòu)建了“校企兩條主線”的高職頂崗實習(xí)教學(xué)檔案管理體系，該管理框架內(nèi)主要有五個不同參與層面、三個不同參與主體和三方頂崗實習(xí)考核等要素組成。五個參與層面主要是指學(xué)校、系（院）、專業(yè)教研室、企業(yè)、企業(yè)班小組；三個不同參與主體主要是指校內(nèi)指導(dǎo)教師、學(xué)生本人、企業(yè)指導(dǎo)教師；三方頂崗實習(xí)考核是三個不同參與主體即校內(nèi)指導(dǎo)教師、企業(yè)指導(dǎo)教師、學(xué)生對頂崗實習(xí)進行的考核。建立學(xué)校為主導(dǎo)、企業(yè)、學(xué)生三方聯(lián)動、分工協(xié)作的高職頂崗實習(xí)教學(xué)檔案管理機制。該校的這種頂崗實習(xí)教學(xué)檔案管理體系和方式方法值得借鑒，對本項目啟發(fā)較大。

3.本項目研究的主要內(nèi)容

對實訓(xùn)教學(xué)和實訓(xùn)教學(xué)檔案進行概念界定和內(nèi)涵解讀，把高職實訓(xùn)教學(xué)的各個環(huán)節(jié)和要素進行細分，研究高職實訓(xùn)教學(xué)檔案的形成過程，明確高職實訓(xùn)教學(xué)檔案內(nèi)容、歸檔范圍及其作用，探索操作性強的實體分類方法。

著重解決高職實訓(xùn)教學(xué)檔案的管理模式，從鑒定、分類、整理、信息開發(fā)等環(huán)節(jié)，研究高職實訓(xùn)教學(xué)檔案的實體管理；制定檔案資源體系建設(shè)的有關(guān)規(guī)定和制度并監(jiān)督執(zhí)行；開展檔案管理人員的培訓(xùn)活動的實施，培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人才；編制執(zhí)行高職院校實訓(xùn)教學(xué)檔案資源體系建設(shè)的計劃、制度、管理辦法并監(jiān)督完善等；挖掘?qū)嵱?xùn)教學(xué)檔案的內(nèi)在價值，開展編研。

建立校檔案室為主導(dǎo)、教學(xué)管理部門協(xié)管、二級學(xué)院具體落實、人事部門監(jiān)督反饋的實訓(xùn)教學(xué)檔案管理體制。

六、項目建設(shè)的成果

1.理論成果

從過程入手，探索了用過程方法建立和完善高職實訓(xùn)教學(xué)檔案管理體系，形成“前端控制—中端管理—后端監(jiān)控反饋”的管理模式，依據(jù)檔案形成規(guī)律按四大類別分“學(xué)校管理層、二級學(xué)院執(zhí)行層”兩條主線進行檔案收集。四大類別包括：

1.1 實訓(xùn)教學(xué)管理檔案

包括專業(yè)教學(xué)標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)人才培養(yǎng)方案、課程標(biāo)準(zhǔn)、實訓(xùn)教學(xué)改革方案、國家職業(yè)資格標(biāo)準(zhǔn)、職業(yè)技能考核鑒定制度與辦法等。

1.2 實訓(xùn)教學(xué)過程檔案

包括實訓(xùn)指導(dǎo)書、實訓(xùn)手冊、實訓(xùn)記錄表、實訓(xùn)報告、實訓(xùn)軟件、實訓(xùn)光盤、實訓(xùn)課件、實訓(xùn)作業(yè)、實訓(xùn)試題、實訓(xùn)成果、實訓(xùn)教學(xué)效果分析材料、技能競賽實訓(xùn)資料、服務(wù)科研與技術(shù)開發(fā)材料、社會服務(wù)材料等。

1.3 實訓(xùn)場所管理檔案

包括實訓(xùn)日志；實訓(xùn)室規(guī)章制度匯編；實訓(xùn)室合并分立材料；實訓(xùn)室建設(shè)材料；固定資產(chǎn)臺帳；年度工作計劃與總結(jié)；實訓(xùn)室隊伍建設(shè)材料；實訓(xùn)室利用統(tǒng)計分析材料；實訓(xùn)室內(nèi)部裝修圖紙；室內(nèi)設(shè)施情況說明；消防與安保制度；有毒、危險品管理規(guī)定；“三廢”處理措施等。

1.4 實訓(xùn)儀器設(shè)備檔案

儀器設(shè)備管理制度；儀器設(shè)備購置材料；儀器設(shè)備驗收材料；儀器設(shè)備安裝調(diào)試說明書；儀器設(shè)備使用說明書；儀器設(shè)備領(lǐng)用記錄表；儀器設(shè)備賠償記錄表；儀器設(shè)備使用維修記錄表；儀器設(shè)備配件損壞及更新記錄表、儀器設(shè)備保養(yǎng)記錄表、儀器設(shè)備保養(yǎng)記錄表；儀器設(shè)備報廢記錄表。

始終堅持將系統(tǒng)論融入研究中，以系統(tǒng)方法為指導(dǎo)，系統(tǒng)地識別實訓(xùn)教學(xué)檔案形成及管理過程，特別是這些過程之間的相互作用。

在檔案整理中發(fā)掘材料，據(jù)此寫出論文《森林采伐管理改革之我見》，《高校開展競爭情報教育的意義和策略研究》為教學(xué)改革、專業(yè)建設(shè)提供借鑒。

研究論文《高職院校實訓(xùn)檔案管理探析》被《贛南師范學(xué)院學(xué)報》（社會科學(xué)版）錄用，擬于2015年第五期發(fā)表。

2.應(yīng)用成果

項目組建立了實訓(xùn)教學(xué)檔案主要的工作制度，包括：《實訓(xùn)教學(xué)檔案管理方案》、《實訓(xùn)教學(xué)檔案分類方法》、《教學(xué)實訓(xùn)檔案管理考核辦法》，對實訓(xùn)教學(xué)檔案的分類編目、保管借閱、各級檔案管理人員的職責(zé)與獎勵都進行了詳細的規(guī)定。通過這些制度的貫徹執(zhí)行，規(guī)范實訓(xùn)教學(xué)檔案工作行為，建立室藏，使教學(xué)檔案管理工作逐步步入制度化軌道。

比如，在分類歸檔上，采用“年度—問題—保管期限分類法”，先由二級學(xué)院根據(jù)分類方案及工作進展分階段收集材料，準(zhǔn)備不同檔案盒，分別存放已歸檔但未整理的文件材料和已按事由整理完畢的文件材料，并標(biāo)識年度、問題、保管期限，以便實訓(xùn)教學(xué)活動結(jié)束后，按事由形成將文件集中排列在一起。實訓(xùn)教學(xué)檔案收集以一個學(xué)年為限，在學(xué)年結(jié)束后立卷歸檔交給校檔案室，校檔案室核對編目，按照不同年度、不同實訓(xùn)基地進行規(guī)整排架。

3.社會效應(yīng)

項目研究成果暫時在校內(nèi)范圍試行，效果較好，雖然未向其他兄弟學(xué)校推廣，但兄弟院校的到訪交流對現(xiàn)有成果給予了一定的肯定。

七、項目具有的推廣價值

1.校內(nèi)應(yīng)用前景

從試點二級學(xué)院開始向全校逐步推廣，初步構(gòu)建了校內(nèi)實訓(xùn)教學(xué)檔案管理體系。下一步，在完善管理制度的同時，突破對檔案的實體管理，加強檔案電子信息化管理，更加關(guān)注過程管理，以更好地服務(wù)高職教育教學(xué)改革，提升人才培養(yǎng)質(zhì)量，

2.校外推廣可能性

高職院校實訓(xùn)教學(xué)既有共性又有個性，區(qū)別在于各自的專業(yè)體系、實訓(xùn)基地規(guī)模、實訓(xùn)教學(xué)內(nèi)容等等。通過與外校交流，可以將研究的理論與實踐經(jīng)驗進行推廣，并為其他高職院校實訓(xùn)教學(xué)檔案提供一定的借鑒。反過來，也可以補充理論與實證研究體系，從而豐富項目內(nèi)容。

八、有待深入研究的相關(guān)問題

高職實訓(xùn)教學(xué)檔案產(chǎn)生于學(xué)校各二級學(xué)院的教學(xué)及管理實踐，形成主體的多元性決定了建設(shè)的廣泛性與復(fù)雜性，其管理是一項長久工作。當(dāng)前，項目研究只是剛打開局面，初步建章立制，還需深入研究以下問題：

二級分院如何有效地實現(xiàn)對實訓(xùn)教學(xué)檔案的收集與歸檔，如何解決專業(yè)人員的配備、經(jīng)費的配套等問題。

實訓(xùn)教學(xué)檔案來源繁雜，如何保障每個部門、每個教學(xué)環(huán)節(jié)、每個參與主體、每種形態(tài)的文件與資料能得到完整的保護和歸檔

如何聯(lián)合檔案管理人員、專業(yè)教師、實訓(xùn)管理人員根據(jù)不同專業(yè)特點開發(fā)專業(yè)性的實訓(xùn)教學(xué)檔案。

如何實現(xiàn)實訓(xùn)教學(xué)檔案信息化管理，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體信息數(shù)據(jù)庫并提供網(wǎng)絡(luò)在線查詢，為師生提供實訓(xùn)信息服務(wù)。

［1］李宏.《淺談如何加強國家示范性高職院校實訓(xùn)技術(shù)資料檔案管理工作》，《黑龍江科技信息》2012年第1期；

［2］諶海珍.《論高職院校實習(xí)實訓(xùn)檔案資源的開發(fā)與利用》，《企業(yè)家天地》（理論版）2011年第1期；

［3］謝俊華.《高校實訓(xùn)檔案的管理探析》，《辦公室業(yè)務(wù)》2014年第7期；

［4］羅長文.《高職高專院校實踐教學(xué)檔案的內(nèi)涵建設(shè)與管理》，《機電兵船檔案》2010年第5期；

［5］連紅、王鑒棋.《實踐教學(xué)檔案系統(tǒng)管理的動態(tài)模式探析》，《四川檔案》2008年第4期；

［6］揭平英.《高職院校頂崗實習(xí)教學(xué)檔案管理體系的構(gòu)建》，《中國職業(yè)技術(shù)教育》2012年第2期；

［7］韓麗明.《高職高專院校實踐教學(xué)檔案的積累與保存》，《中國成人教育》2010年第14期；

［8］畢曉平.《高校實踐教學(xué)檔案動態(tài)化管理析論》，《科技信息》2013年第21期。

［9］丁華東.《檔案學(xué)理論范式研究》，世界圖書出版公司2011年7月出版。

［10］安小米等.《基于ISO15489的文件檔案管理核心標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)解析》，中國標(biāo)準(zhǔn)出版社2013年9月出版。

［11］梁建梅、陳少慧.《教學(xué)檔案的管理與信息化建設(shè)》，中國書籍出版社2013年1月出版。

［12］牟陽春.《高等學(xué)校檔案管理辦法解讀》，高等教育出版社2010年9月出版。

［13］趙屹.《數(shù)字時代的文件與檔案管理》，世界圖書出版公司2014年2月出版。

項目類別：江西省高等學(xué)校檔案科研一般課題 項目編號：jxgxdakt-2012055