陳玉英　劉冬梅（湖南工業(yè)大學(xué)檔案館　湖南　株洲　412007）

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高校年鑒編纂中數(shù)據(jù)使用的問題分析

陳玉英劉冬梅
（湖南工業(yè)大學(xué)檔案館湖南株洲412007）

摘要：年鑒是逐年編纂、連續(xù)出版的年度性的資料性工具書，編纂中“求實(shí)”是其主要原則，只有“求實(shí)”才能做到“存真”。所以年鑒編纂中就收錄了各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。通過分析在年鑒中使用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)時(shí)的各種問題并加以重視，才能有效提高年鑒編撰的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：高校年鑒；數(shù)據(jù)；問題；分析

高校年鑒屬綜合性年鑒，它匯集學(xué)校各方面重要信息，全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確地反映高校各項(xiàng)教育事業(yè)的發(fā)展情況，如實(shí)記載學(xué)校年度教學(xué)、科研、管理的重大事件、重大成果、重要統(tǒng)計(jì)資料。它系統(tǒng)地總結(jié)學(xué)校的辦學(xué)特色、教學(xué)科研成果、學(xué)校管理的發(fā)展變化、辦學(xué)條件的變化、師生成長的變化等。通過年鑒，可以了解學(xué)校的概況、辦學(xué)目標(biāo)、發(fā)展方向，查找學(xué)校發(fā)生的大事、要事、特事，掌握各部門各學(xué)科各專業(yè)的動(dòng)態(tài)進(jìn)展以及學(xué)校發(fā)布的制度性文件和逐年可比的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)資料。年鑒可為后人提供學(xué)校歷史沿革的真實(shí)記錄，為學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考，為學(xué)校的發(fā)展定位、戰(zhàn)略規(guī)劃、管理改革、學(xué)科建設(shè)等一系列重要問題提供可靠的歷史依據(jù)。所以，高校年鑒的編纂是一項(xiàng)非常重要的工作，應(yīng)懷著高度的責(zé)任感和神圣的歷史感完成這項(xiàng)年度任務(wù)。

一、當(dāng)前高校年鑒的主要問題

我們湖南工業(yè)大學(xué)檔案館從2010年開始編纂《湖南工業(yè)大學(xué)》，回顧從2010—2014年的年鑒編撰情況，發(fā)現(xiàn)在編輯和撰稿方面存在諸多問題?！逗瞎I(yè)大學(xué)年鑒》編撰工作是由各部門、各院系撰稿匯集成書的一項(xiàng)系統(tǒng)工程，參與的部門和人員較多，資料來源廣泛。如，撰稿人員流動(dòng)性較大、缺乏穩(wěn)定性，有些撰稿人對(duì)年鑒的定位和重要性認(rèn)識(shí)不到位、撰寫規(guī)范掌握不夠，致使有些撰稿不夠嚴(yán)謹(jǐn)，或?qū)⑸夏甓饶觇b的文字和數(shù)據(jù)加以改動(dòng)，不能做到規(guī)范中的“常寫常新”；有些部門甚至把年終總結(jié)照搬上來?？偨Y(jié)出在年鑒編撰工作較突出的一些共性問題，供編輯年鑒的各位同仁借鑒。

（一）對(duì)當(dāng)年發(fā)生的大事、要事記述不突出，缺乏連續(xù)性

年鑒的編撰，要突出本年度的特色，針對(duì)年度的一些重大事項(xiàng)、特色事項(xiàng)應(yīng)單獨(dú)提出來處理。例如，湖南工業(yè)大學(xué)新校區(qū)工程建設(shè)，應(yīng)該列為專題，新校區(qū)建設(shè)”作為對(duì)學(xué)校發(fā)展具有重大意義的一項(xiàng)建設(shè)工程，從開始立項(xiàng)建設(shè)到竣工交付使用，在每一年的年鑒中都應(yīng)單獨(dú)列條記載，記述每一項(xiàng)工程進(jìn)展情況，特別是要全面記述新校區(qū)建設(shè)工程從決策、立項(xiàng)、規(guī)劃、開工建設(shè)到全部竣工投入使用的全貌及各項(xiàng)工程的信息，或列表說明新校區(qū)建設(shè)各項(xiàng)工程的全部信息。

（二）撰稿人對(duì)年鑒的文體、規(guī)范了解不夠，稿件質(zhì)量參差不齊

1.綜合性條目內(nèi)容空泛。概況是系統(tǒng)概括一個(gè)部門基本情況及重要信息全貌的綜合性條目，在高校年鑒中，它綜合反映部門性質(zhì)、結(jié)構(gòu)、人員、職責(zé)及當(dāng)年完成的主要工作、成就及存在的問題。要用數(shù)據(jù)說話，沒有實(shí)質(zhì)性數(shù)據(jù)信息，直接影響到年鑒的質(zhì)量。

2.有些稿件的綜合性條目內(nèi)容空泛，沒有實(shí)質(zhì)性信息也無明確主題，把指導(dǎo)思想、工作目標(biāo)、工作思路和工作要點(diǎn)等套話和空話進(jìn)行羅列，通常會(huì)見到“在……正確領(lǐng)導(dǎo)下”“堅(jiān)持以……為指導(dǎo)”“XX工作又上了一個(gè)新臺(tái)階”“……取得優(yōu)異（可喜）成績”“貫徹學(xué)習(xí)（落實(shí)）……精神”等缺乏具體實(shí)質(zhì)內(nèi)容的文字和總結(jié)式的語言。例如：【概況】2013年，XX部門堅(jiān)持以黨的十七大精神為指導(dǎo)，認(rèn)真貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，緊緊圍繞學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略，廣開言路、廣求良策、廣謀善舉，以和諧發(fā)展為主題，大力推進(jìn)管理規(guī)范化、服務(wù)人性化、全力打造服務(wù)型、產(chǎn)業(yè)型、學(xué)習(xí)型、文化型、節(jié)約型XX部，圓滿完成了學(xué)院下達(dá)的各項(xiàng)任務(wù)。整個(gè)條目內(nèi)容空洞，缺乏實(shí)際有效的信息，反映不出關(guān)于該部門的年度全貌，也不符合年鑒的“寫實(shí)”原則。

3.條目標(biāo)題提煉不準(zhǔn)確。條目標(biāo)題是查閱信息的根據(jù)，是條目的窗口，是條目內(nèi)容的高度概括，標(biāo)題的確定，必須著眼于年鑒的基本性質(zhì)，通過標(biāo)題可以知道條目的內(nèi)容。條目標(biāo)題不準(zhǔn)確會(huì)直接影響讀者的閱讀和信息查找。其特點(diǎn)是望題知意，遵循客觀準(zhǔn)確、貼切樸實(shí)、簡(jiǎn)明扼要的原則。

4.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)有出入，缺乏連續(xù)可比性。年鑒的工具書性質(zhì)決定了年鑒既要反映存在或發(fā)生的事情，也要反映事物的數(shù)量程度、數(shù)量關(guān)系和數(shù)量界限。數(shù)據(jù)是年鑒中不可缺少的組成部分，準(zhǔn)確運(yùn)用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，才能體現(xiàn)年鑒的全面性、系統(tǒng)性。數(shù)據(jù)收錄中的主要問題有：一是本部門的數(shù)據(jù)：概況中教授XX人,博士XX人，再到科研情況中博士XX人，與前不付；二是由于是部門撰稿，參與撰稿的人員較多，對(duì)各類信息掌握不夠全面，再加上數(shù)據(jù)的出處不同、統(tǒng)計(jì)口徑不同，因此在統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的運(yùn)用上，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)誤差。不同部門對(duì)同一事件表述的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)不一致。經(jīng)常出現(xiàn)的，學(xué)校年度工作總結(jié)中科研情況與科技處的數(shù)據(jù)不符；三是個(gè)別教學(xué)單位在科研成果表述上模糊，不是記述當(dāng)年的東西，而經(jīng)常寫近三年或近五年的取得的教學(xué)科研成果或獎(jiǎng)勵(lì)；四是文字表述的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)與統(tǒng)計(jì)表格中的不一致。五是電子稿件環(huán)節(jié)，及時(shí)對(duì)提交的電子稿件進(jìn)行全方位的審核校對(duì)，電子稿與紙質(zhì)稿有出入。檔案館編纂統(tǒng)稿時(shí)基本使用電子稿，紙質(zhì)稿是存檔用，表明該稿已經(jīng)通過部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字審核的。

“求實(shí)”則是由年鑒的科學(xué)性、權(quán)威性決定的。年鑒編纂要求直書其意，擠干所有“水分”，避免大話、空話和套話。尤其是年鑒收錄的各類數(shù)據(jù)，如學(xué)生數(shù)，教職工數(shù)，科研經(jīng)費(fèi)、項(xiàng)目數(shù)等等，更是來不得絲毫訛錯(cuò)和虛假。

如何提高高校年鑒的編撰水平，是一項(xiàng)非常重要的任務(wù)。因此準(zhǔn)確把握和解決編撰工作中存在的問題，才能有效提高編撰質(zhì)量，更好地發(fā)揮高校年鑒存史、資政、育人的作用，才能使它真正成為展現(xiàn)學(xué)校改革發(fā)展的軌跡、展示學(xué)校形象的“窗口”和向社會(huì)展示學(xué)校實(shí)力、擴(kuò)大影響、提高知名度的重要工具。

二、“求實(shí)”是年鑒編纂的指導(dǎo)原則

“求實(shí)”原則,是我們檔案文獻(xiàn)編纂工作總的指導(dǎo)原則，只有遵循這一原則,才能忠于史實(shí),才能維護(hù)歷史的真實(shí),才能編纂出較高水平的檔案文獻(xiàn)出版物,才能為社會(huì)各方面的研究提供準(zhǔn)確的檔案史料。

所謂“求實(shí)”就是要從實(shí)際出發(fā),對(duì)客觀事物進(jìn)行由近及遠(yuǎn)、由表及里的深入的研究,掌握事物發(fā)展的規(guī)律及其內(nèi)在的聯(lián)系,尊重歷史事實(shí),去偽存真,不歪曲歷史真象?！扒髮?shí)”也包括兩種意思:一是求作者的寫作本意之實(shí);二是求文件反映的客觀歷史事物之實(shí)。只有“求實(shí)”才能做到“存真”。常見的年鑒中不實(shí)內(nèi)容主要表現(xiàn)有：盲目擴(kuò)大的數(shù)據(jù)與事實(shí)真相不符，會(huì)議記錄的內(nèi)容不能都作憑證，工作上的差錯(cuò)使某些檔案內(nèi)容失實(shí)等等。我們應(yīng)本著為歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度,認(rèn)真考證、核實(shí)，以維護(hù)國家、集體和個(gè)人合法權(quán)益,保證年鑒檔案的公正性、權(quán)威性、史料性。

三、提升高校年鑒質(zhì)量的措施

（一）建立文責(zé)自負(fù)的纂、審署名制

年鑒編纂必須實(shí)行部門供稿、文責(zé)自負(fù)原則，只有防守好了這道底線，才能有效保證年鑒收錄數(shù)據(jù)、信息的準(zhǔn)確與正確，畢竟，各職能部處、學(xué)院是各大事件、事實(shí)的直接參與者，他們掌握著最全面的一手信息，來源自然真實(shí)并能準(zhǔn)確把握重點(diǎn)和亮點(diǎn)。年鑒的編纂人員，說到底，只能負(fù)責(zé)統(tǒng)稿與校對(duì)。所以，為了責(zé)任分明，必須直接標(biāo)注部門供稿人及核稿人姓名，一般來講，供稿人是辦公室主任，核稿人是部門負(fù)責(zé)人。

（二）建立嚴(yán)格的層級(jí)審校制

“三審三?！笔俏覈霭婀ぷ鞯幕局贫??！叭龑彙敝傅氖且黄寮?jīng)過從責(zé)任編輯初審加工、部門負(fù)責(zé)人復(fù)審把關(guān)到總編（主編）終審簽發(fā)三個(gè)環(huán)節(jié)。嚴(yán)格初審、復(fù)審、終審及校對(duì)等各環(huán)節(jié)，才能確保年鑒編纂質(zhì)量。“三?！敝傅氖菑母寮庉嫷阶詈蠛灠l(fā)，最少要經(jīng)過專職校對(duì)人員三次校對(duì)。年鑒因?yàn)椴块T供稿，文出多處，雖然不一定公開發(fā)行，但也必須遵循該制度，要明確編纂過程中審、復(fù)審、終審和校對(duì)等各環(huán)節(jié)的工作任務(wù)和崗位職責(zé)，做到職責(zé)具體，責(zé)任明確。實(shí)際工作中，因各高校一般均有專職編纂人員，“三?！笨梢暂p松落實(shí)，“三審”則往往被簡(jiǎn)化，甚至落至“采編合一”的地步。此時(shí)，考量的不僅是專職編纂人員的文字功底，更是其綜合素養(yǎng)。要通過聯(lián)系、溝通，獲得領(lǐng)導(dǎo)、主管部門的支持以及其他部門的配合，將審校制嚴(yán)格執(zhí)行下去。

（三）突出高校年鑒特色

一是突出高校年鑒與其他年鑒的區(qū)別,彰顯高校特色。年鑒是匯輯一年內(nèi)的重要時(shí)事、文獻(xiàn)和統(tǒng)計(jì)資料，按年度連續(xù)出版的工具書，這是各種年鑒都應(yīng)該遵循的。但是高校年鑒與其他行業(yè)或地方綜合年鑒相比，在許多方面都有著較大的不同，高校年鑒突出了服務(wù)教育這個(gè)主題，反映了教育思想、教育水平、教育狀態(tài)。所以，高校年鑒更多的是為學(xué)校的教育事業(yè)服務(wù)，應(yīng)該彰顯“服務(wù)教育”這一主題,把上一年度的教學(xué)基本情況、反映學(xué)校教育改革和發(fā)展的突出成績及基本經(jīng)驗(yàn)作為一個(gè)側(cè)重點(diǎn),客觀如實(shí)地記載下來。二是突出本校年鑒與外校年鑒的區(qū)別,彰顯本校特色。俗話說:龍生九子,各有不同。每一個(gè)高校,都有著不同于其他高校的發(fā)展歷史,形成了不同于其他高校的優(yōu)勢(shì)、特色。這些優(yōu)勢(shì)將導(dǎo)致各高校的教學(xué)、科研、學(xué)科、專業(yè)、人才培養(yǎng)等方面的差別。各高校的年鑒,應(yīng)該在全面記錄學(xué)校發(fā)展變化的基礎(chǔ)上,突出本校的優(yōu)勢(shì)和特色,充分反映本校不同于其他高校的客觀實(shí)際情況。三是突出本校年鑒與外校年鑒欄目設(shè)置上的區(qū)別,彰顯欄目特色。彰顯欄目特色,既要實(shí)事求是,又要與時(shí)俱進(jìn)。要根據(jù)學(xué)校的優(yōu)勢(shì)和特色,增設(shè)相關(guān)的欄目。比如,本校的文科是優(yōu)勢(shì)學(xué)科,那就要彰顯文科方面的內(nèi)容,增設(shè)相關(guān)的欄目；如果工科或農(nóng)科較強(qiáng)，那就要增設(shè)設(shè)置工科或農(nóng)科方面的欄目。要與時(shí)俱進(jìn)?！澳觇b要在穩(wěn)定的基礎(chǔ)上有所創(chuàng)新,努力使相同的內(nèi)容每年讓讀者都讀出新意來”。隨著時(shí)間的推移，學(xué)校的教育事業(yè)會(huì)不斷發(fā)生變化,以前的弱勢(shì)可能得到加強(qiáng),甚至發(fā)展成為學(xué)校的優(yōu)勢(shì),這就需要及時(shí)調(diào)整欄目設(shè)置,淘汰過時(shí)的欄目,增設(shè)新的欄目。

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作者簡(jiǎn)介：陳玉英，湖南工業(yè)大學(xué)檔案館副研究館員，綜合檔案管理科科長，研究方向：檔案管理。劉冬梅，湖南工業(yè)大學(xué)檔案館副研究館員，研究方向：檔案管理。

收稿日期：2015- 8- 4

中圖分類號(hào)：G64

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號(hào)：1003-949X（2015）-09-0095-02