郭學玲

(齊齊哈爾工程學院，黑龍江齊齊哈爾161005)

新建應用型本科高校提高檔案管理工作水平途徑的探索與實踐
——以齊齊哈爾工程學院為例

郭學玲

(齊齊哈爾工程學院，黑龍江齊齊哈爾161005)

檔案工作是應用型本科高校的重要基礎工作之一,以齊齊哈爾工程學院為例，從著力提升檔案管理工作的軟硬件水平、將檔案管理工作擺在重要位置和注重發(fā)揮檔案管理工作作用三個方面，探索新建應用型本科高校提高檔案管理水平途徑。

應用型本科高校；檔案管理

新建應用型本科高校檔案管理工作作為當前我國高等教育事業(yè)的一個相當重要的組成部分，是培養(yǎng)職業(yè)型、應用性人才的關鍵。隨著《國務院關于加快發(fā)展現(xiàn)代職業(yè)教育的決定》和《現(xiàn)代職業(yè)教育體系建設規(guī)劃（2014-2020年）》的頒布，我國越來越重視職業(yè)教育，檔案管理工作在職業(yè)院校（含應用型本科）發(fā)展中的地位和作用也顯著提升，在當前的新形勢下，加強檔案管理工作是更好地服務于學校的現(xiàn)代化建設、更好的服務于社會發(fā)展的需要。

齊齊哈爾工程學院從1991年白手起家建學校，到2001年被省政府批準為高職院校，2011年升格為本科院校，歷經(jīng)20年建成齊齊哈爾市第一所地方普通本科高校。學校檔案室成立于2000年，從“零檔案”到獲得齊齊哈爾市檔案先進集體、黑龍江省高校檔案工作先進集體、黑龍江省檔案工作先進集體、國家二級科技事業(yè)檔案管理單位等榮譽稱號，始終圍繞學校中心工作，以“三項建設、四個到位和五個重點”為根本，探索檔案管理工作的規(guī)范化、標準化和科學化。

一、提高檔案管理工作水平要加強三項建設

（一）基礎設施建設

根據(jù)檔案室建設規(guī)模的要求，要為學校檔案發(fā)展做出詳細規(guī)劃。如：根據(jù)學校建設規(guī)模、學校中長期規(guī)劃等設定檔案室面積、專用房間以及二級單位檔案專用庫房等。在檔案管理工作不同時期的需求，逐年購置各種設備設施，如檔案柜、防磁柜、溫濕度計、計算機、復印機、打印機、碎紙機、掃描儀、檔案信息化管理軟件等。并要從學校財政上逐年加大購入，改善檔案管理條件，為檔案管理工作上水平創(chuàng)造物質條件。

（二）制度建設

檔案管理工作制度必須以國家和地方檔案法律法規(guī)為基礎，再結合檔案管理工作實際，制定完善高校檔案管理發(fā)展的系列規(guī)章制度，使之行之有據(jù)、有章可循，從制度上保證檔案管理工作規(guī)范有序。

（三）檔案管理隊伍建設

根據(jù)我校實踐看來，提升檔案管理工作水平必須要重視檔案管理人員的培訓，以及提高檔案人員的業(yè)務素質和教職工檔案意識。首先要開展校本培訓。檔案管理工作的校本培訓要分級、分層次進行。校級校本培訓主要面向干部、專兼職檔案和新入職教師開展，二級單位校本培訓主要面向各單位教師開展，班級校本培訓主要面向各班級檔案員。其次是定期邀請省、市級檔案行政部門專家、領導為師生做講座，并有針對性的開展現(xiàn)場業(yè)務指導。最后是要到省、市內的兄弟院校、企事業(yè)單位開展實地參觀考察，學習進行經(jīng)驗和做法。

二、提高檔案管理工作水平要注重四個到位

領導重視到位。要把檔案管理工作作為“一把手工程”來抓，并作為年度考核項目。還要將其列為學校教代會報告和學校年度計劃的重要工作內容，明確工作目標，與其他工作同部署、同檢查、同考核。

機構設置到位。要組建以學校主要領導為組長的檔案管理領導小組，負責檔案工作總體規(guī)劃，使檔案工作同學院各項工作同步發(fā)展。

責任落實到位。要嚴格實施檔案工作責任制，把檔案工作納入目標管理，形成逐級傳導壓力，層層抓落實的檔案管理責任運行機制。

人員配備到位。學校檔案室要根據(jù)業(yè)務量配備專職人員，負責全校檔案工作管理；二級單位配備兼職人員，負責本單位檔案的收集歸檔及向學校檔案室移交檔案等工作。各班級設班級檔案員，負責本班級檔案管理工作。據(jù)此形成“學校檔案室——二級單位——班級”的三級檔案管理工作網(wǎng)絡。

三、提高檔案管理工作水平要要突出五個重點

（一）突出實踐課程建設

第一是招錄學生學習檔案選修課。根據(jù)學校、學生需求開設檔案選修課，按照“學習有計劃、學員有課題、平時有考核、結業(yè)有考試”的原則組織實踐教學，75學時，計2.5學分。第二是提供實習場所。根據(jù)學生職業(yè)選擇需要，學校檔案室接收學生實習實訓，讓學生體驗職業(yè)環(huán)境、磨練職業(yè)態(tài)度、學習職業(yè)知識、掌握職業(yè)技能。

（二）突出班級檔案建設

我校班級檔案管理工作基于制定管理制度、開展業(yè)務培訓、明確收集分工、建立獎勵機制、實行統(tǒng)一存放、集中整理歸檔6個方面展開。從7年的運行時間來看，這項措施不僅有利于培養(yǎng)大學生檔案意識，還有利于大學班級管理的規(guī)范化與科學化，更有利于高校檔案工作的健全與完善。

（三）突出綜合開發(fā)利用

高校檔案要嚴格按照分類大綱和保管期限表進行劃分、歸類和組卷，也可根據(jù)高校實際情況編制檔案目錄，以便于保管和檢索利用。

（四）突出檔案編研工作

高校檔案室除按期編寫年度大事記、新聞集和年鑒外，還要編撰專項檔案材料。各專兼職檔案人員還要積極投身到檔案管理論文撰寫中，從“理論——實踐——理論”的循環(huán)中，創(chuàng)新檔案管理工作。

（五）突出檔案檢查評優(yōu)

各省、市檔案行政部門均有一套完整的檔案管理工作評價體系，各高校還要結合實際，制定本校的考核和獎懲辦法，在靈活的檢查工作中采取“分指標考核，綜合打分評比”的方式，利用檢查、查看、調卷、打分、評議等形式進行檔案互查互評，建立創(chuàng)新獎勵機制，提高檔案管理水平。

四、總結

學校管理是一套完善的、科學的、復雜的工程，檔案管理是學校建設和發(fā)展的一個重要組成部分，是一項長期性、基礎性工作。實行檔案管理，建立健全規(guī)范化的學校檔案，有利于提高教育教學質量、有利于對師生的考核、有利于查找和使用歷史資料。

綜上，學校檔案“塵封上是歷史，打開來就是財富”，對于彰顯一所學校的管理水平、發(fā)展歷程、文化積淀和辦學特色，有著極其重要的意義。

（編輯 馬海超）

The Exploration and Practice in Ways of Raising the Level of File Management in New Applied Undergraduate Colleges and Universities——Take Qiqihaer Institute Of Technology as Example

GUOXueling

（Qiqihaer Institute OfEngineering，Qiqihaer 161005，China)

Archival work is one of the important basic work of applied undergraduate colleges and universities.Taking Qiqihaer Institute OfEngineering,for example,fromraisingsoftware and hardware level,put archival management work file in the important position and payattention toshowthe function offile management.Explore the ways ofRaisingthe Level ofFile Management in NewApplied Undergraduate Colleges and Universities.

applied undergraduate colleges and universities;file management

G712

B

1672-0601（2015）06-0005-02

郭學玲（1964.4-），女，碩士，副教授，黨建行政管理。