孫彩霞

（神華神東煤炭集團(tuán)公司檔案室，陜西 神木 719315）

1 檔案數(shù)字化管理概述

新世紀(jì)以來，我國的國有大中型企業(yè)都在各方面不斷進(jìn)行改革探索，從過去計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的意識影響逐步轉(zhuǎn)向符合市場經(jīng)濟(jì)規(guī)律運(yùn)行的實(shí)踐中；同時(shí)，對檔案管理工作提出了更高的要求。國有大企業(yè)完全實(shí)施檔案管理工作數(shù)字化不僅是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢，更是現(xiàn)代管理科學(xué)發(fā)展與信息技術(shù)結(jié)合的成功實(shí)踐。實(shí)施企業(yè)檔案管理工作的數(shù)字化運(yùn)行，就是以最方便快捷的方式建立全體員工的電子檔案，更好地適應(yīng)員工檔案信息的查找與管理工作。電子檔案比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理具有高效、快捷、容量大及智能化等多種服務(wù)程序，集中了電子信息技術(shù)的很多優(yōu)點(diǎn)，為現(xiàn)代人事管理工作提供了極大方便。對于國有大企業(yè)來說，檔案管理既是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，又是不可或缺的重要環(huán)節(jié)，改變傳統(tǒng)的思維管理定勢，針對紙質(zhì)檔案不容易保存，查找困難等多種弊端，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢，進(jìn)一步提高檔案管理數(shù)字化的實(shí)效，已成當(dāng)務(wù)之急。數(shù)字化技術(shù)在不斷發(fā)展，應(yīng)用于企業(yè)檔案管理工作的各種軟件、程序也在不斷更新，提高操作人員的專業(yè)技術(shù)水平，利用數(shù)字化運(yùn)行的準(zhǔn)確、高效、便利等優(yōu)點(diǎn)為現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理工作服務(wù)，把新型電子檔案建立的更加完備，精確而實(shí)用。以創(chuàng)新發(fā)展的意識推進(jìn)實(shí)施檔案數(shù)字化管理工作，有效提高了工作效率，強(qiáng)化了保密程度，節(jié)約了傳統(tǒng)管理方式的成本，但在此基礎(chǔ)上，仍需要探索與現(xiàn)代企業(yè)管理工作同步發(fā)展進(jìn)行的創(chuàng)新發(fā)展模式。

2 國有企業(yè)實(shí)施檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需求

隨著企業(yè)改革和科學(xué)技術(shù)水平的發(fā)展，國有企業(yè)人事檔案管理工作也需要提高工作實(shí)效，跟上高效化管理的步伐。當(dāng)前，一些企業(yè)由于受傳統(tǒng)觀念的影響，往往出現(xiàn)人浮于事的現(xiàn)象，部分邊遠(yuǎn)地區(qū)仍然存在檔案管理水平落后，利用率較低的情況。實(shí)踐證明，良好的檔案工作對提高企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平，提高工作效率，提高員工的工作積極性有促進(jìn)作用，是當(dāng)前企業(yè)改革發(fā)展不可或缺的一部分，是國有大企業(yè)向國際一流企業(yè)邁進(jìn)的必要工作環(huán)節(jié)，是我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求。運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，有效開展企業(yè)檔案管理工作，提高檔案信息資源的開發(fā)利用效果，發(fā)揮檔案工作應(yīng)有的價(jià)值，助推企業(yè)的現(xiàn)代化管理理論與人事管理的成功實(shí)踐在邊遠(yuǎn)地區(qū)的發(fā)展，為企業(yè)自身發(fā)展和適應(yīng)市場機(jī)制運(yùn)行帶來實(shí)效。近年來，由于長期受傳統(tǒng)觀念的影響，一些邊遠(yuǎn)地區(qū)國有企業(yè)的檔案管理工作，雖然采用了數(shù)字管理系統(tǒng)，但不能與企業(yè)的實(shí)際結(jié)合，未能跟得上時(shí)代的發(fā)展，其根本意識仍然停留在傳統(tǒng)管理模式上，只注重檔案的保存價(jià)值，沒有對人力資源的開發(fā)利用提供有效的數(shù)據(jù)測算和有效參考咨詢工作。不注重檔案管理科學(xué)性、重要性的宣傳工作，沒有把市場機(jī)制運(yùn)行下的企業(yè)檔案工作做有價(jià)值的開發(fā)，現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展亟需進(jìn)一步提高檔案管理工作的服務(wù)效能，充分發(fā)揮其在企業(yè)管理中的重要價(jià)值。一些邊遠(yuǎn)地區(qū)的國有企業(yè)由于種種原因，缺乏足夠的專業(yè)技術(shù)檔案管理人員，認(rèn)為企業(yè)的檔案工作非一線技術(shù)工作，忽視了專業(yè)技術(shù)的要求，常常把其它崗位閑置的工作人員安排到檔案管理部門充數(shù)。已有的檔案管理工作人員，對電子信息技術(shù)不太熟練，又沒有安排專門時(shí)間進(jìn)行培訓(xùn)，在專業(yè)素質(zhì)方面缺乏實(shí)踐鍛煉，再加上傳統(tǒng)管理過程中人際關(guān)系的影響，這些缺乏系統(tǒng)理論知識和專業(yè)技術(shù)的工作人員繼續(xù)留在崗位，工作干得好壞都一個(gè)樣，缺乏有效的獎(jiǎng)懲制度和管理規(guī)制，積極性難以提高，幾乎不存在競爭上崗的憂患意識和工作緊迫感。一些國有企業(yè)因?yàn)榭紤]效益問題，對在職工作人員的培訓(xùn)雖然一直進(jìn)行不間斷的鼓勵(lì)和實(shí)踐，但往往只關(guān)注一線崗位的技術(shù)人員，對檔案管理人員的繼續(xù)教育工作往往重視不夠。有的企業(yè)由于領(lǐng)導(dǎo)不重視，沒有把檔案管理納入與一些技術(shù)工作協(xié)調(diào)的考核范圍，造成檔案管理工作人浮于事、檔案管理方面的細(xì)節(jié)錯(cuò)誤頻出的現(xiàn)象，對國有企業(yè)發(fā)展造成不可避免的影響。邊遠(yuǎn)地區(qū)的國有企業(yè)，現(xiàn)有的檔案管理制度依然不健全，與時(shí)代發(fā)展的步伐不相適應(yīng)。在現(xiàn)代企業(yè)管理中，盡管各地企業(yè)都程度不同地制定了一些檔案管理方面的規(guī)章制度，但這些制度對促進(jìn)工作人員積極性，提高檔案管理工作的實(shí)效尚不夠完善，對企業(yè)管理者的決策、信息咨詢等輔助工作沒有起到促進(jìn)作用。

3 提高企業(yè)檔案管理工作實(shí)效的對策

在現(xiàn)代企業(yè)管理工作中實(shí)施數(shù)字化運(yùn)行，首先要強(qiáng)化工作人員的現(xiàn)代檔案意識，與傳統(tǒng)的檔案管理的思維定勢區(qū)別開，不能以為保存好資料就萬事大吉，要為適應(yīng)市場機(jī)制運(yùn)行過程中的現(xiàn)代人力資源管理提供新的咨詢，促進(jìn)企業(yè)管理實(shí)效。提高檔案的現(xiàn)代管理意識首先要加強(qiáng)宣傳工作，讓現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價(jià)值的參考。全體員工的重視和觀念的更新是做好檔案管理工作的重要保障，是企業(yè)檔案工作實(shí)施數(shù)字化管理的基礎(chǔ)。為了強(qiáng)化檔案管理意識，提高檔案管理實(shí)效，必須形成協(xié)調(diào)一致的統(tǒng)一規(guī)劃，把檔案管理與企業(yè)的發(fā)展連接在一起，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的作用，與企業(yè)業(yè)務(wù)技術(shù)方面的工作一塊抓，使各個(gè)崗位工作人員都來配合企業(yè)統(tǒng)一的檔案管理工作，使全體員工都能充分認(rèn)識檔案管理的重要價(jià)值和存在意義。有效應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)形成檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，建立企業(yè)檔案三級網(wǎng)絡(luò)管理模式，形成一個(gè)以分管領(lǐng)導(dǎo)全面領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任或副主任負(fù)責(zé)，各科室負(fù)責(zé)人和專、兼職檔案員為成員的企業(yè)檔案三級網(wǎng)絡(luò)管理模式。企業(yè)的檔案管理應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、整體協(xié)調(diào)，統(tǒng)一操作、專業(yè)保管，有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督各職能部門的檔案工作，強(qiáng)化企業(yè)檔案收集和利用工作。進(jìn)一步改善檔案室硬件設(shè)施的配置，尤其邊遠(yuǎn)地區(qū)的國有企業(yè)要根據(jù)企業(yè)規(guī)模、職工人數(shù)和工作中的實(shí)際情況，逐步配備專業(yè)的數(shù)字化設(shè)備，特別要注重專用軟件的更新，更好地輔助企業(yè)大檔案管理過程中各項(xiàng)工作的有效開展。

4 圍繞企業(yè)發(fā)展增加檔案管理新內(nèi)容

為提高企業(yè)管理水平，適應(yīng)高科技發(fā)展，國有企業(yè)的檔案管理工作需要增添有利于現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的檔案管理新內(nèi)涵。企業(yè)檔案管理中，依靠高科技的發(fā)展，通過對影像及其它數(shù)字資料的歸檔管理，也使檔案載體更加豐富多樣，如電子合同、電子圖標(biāo)及電子檔案等，它以數(shù)據(jù)庫的形式，以電子文本進(jìn)行貯存，方便及時(shí)調(diào)閱、查找、信息量大，是比較先進(jìn)的現(xiàn)代信息檔案儲(chǔ)存與管理方法，能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供詳實(shí)而有效的原始資料。檔案管理數(shù)據(jù)庫的建立要圍繞企業(yè)發(fā)展的需要，進(jìn)行科學(xué)分類，不斷增設(shè)新內(nèi)容。檔案實(shí)行數(shù)字化集中管理后，有效保證了案卷質(zhì)量，做到了管理規(guī)范化，提高檔案管理實(shí)效和工作效率，利用最新檔案信息化管理軟件，對文書檔案實(shí)行文件集錄入，對其他各類檔案實(shí)行案卷級錄入，對企業(yè)員工和技術(shù)類實(shí)行文件級和案卷級兩級錄入，形成了紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共用的管理機(jī)制；同時(shí)，建立科學(xué)的檢索方式，實(shí)現(xiàn)檔案工作信息化管理，強(qiáng)化管理效果，使檔案管理的安全性、完整性和保密性得到有效保障。

5 結(jié) 語

檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)管理工作的一部分重要內(nèi)容，借助信息技術(shù)優(yōu)勢，實(shí)施科學(xué)有效的數(shù)字化檔案管理，有利于提高企業(yè)管理水平，服務(wù)于企業(yè)發(fā)展目標(biāo)。推進(jìn)邊遠(yuǎn)地區(qū)國有企業(yè)檔案工作的數(shù)字化進(jìn)程，充分發(fā)揮檔案管理在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展和創(chuàng)新實(shí)踐方面的重要作用，進(jìn)一步通過反饋信息的管理，加強(qiáng)信息橫向聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，有效促進(jìn)各項(xiàng)工作的整體發(fā)展，提高檔案的利用率和使用價(jià)值。

［1］伊春市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局.創(chuàng)新方式強(qiáng)化管理充分發(fā)揮檔案集中管理優(yōu)勢［J］.黑龍江檔案,2007(6).

［2］劉美華.如何做好檔案管理工作［J］.黑龍江科技信息,2019(11).

［3］胡曉霞.企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的檔案業(yè)務(wù)工作［J］.機(jī)電兵船檔案,2008(2).