甄 玲

（湖北孝感中心醫(yī)院信息科，湖北 孝感 432000）

醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀的不足及改進(jìn)策略研究

甄 玲

（湖北孝感中心醫(yī)院信息科，湖北 孝感 432000）

傳統(tǒng)的檔案管理僅僅局限于資料的收集和整理，為醫(yī)院各個(gè)部門提供資料信息服務(wù)。目前的醫(yī)院檔案管理已經(jīng)突破了傳統(tǒng)檔案管理功能的局限，逐漸發(fā)揮醫(yī)院管理的作用，為醫(yī)院的發(fā)展決策提供參考。工作人員需要對(duì)醫(yī)院檔案管理中存在的不足進(jìn)行分析，并制定出有效的改進(jìn)策略，以確保醫(yī)院各項(xiàng)計(jì)劃順利展開。

醫(yī)院檔案；管理問題；改進(jìn)策略

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們對(duì)醫(yī)療事業(yè)給予高度重視。醫(yī)院的檔案管理工作質(zhì)量直接關(guān)系到醫(yī)院的綜合性發(fā)展，這就需要對(duì)醫(yī)院檔案管理模式不斷改進(jìn)，實(shí)施科學(xué)化、規(guī)范化管理，推進(jìn)醫(yī)療研究事業(yè)發(fā)展，更好地為廣大患者服務(wù)。

1　醫(yī)院檔案管理工作范圍

1.1醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容

醫(yī)院檔案是對(duì)醫(yī)院歷史沿革的記錄，將醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程中具有保存價(jià)值的行政管理資料、醫(yī)療技術(shù)資料、財(cái)務(wù)統(tǒng)籌資料、人力資源資料、教學(xué)科研資料和各種文書資料等保存下來。醫(yī)院檔案資料形式多樣，除文本資料外，還有表格資料、圖片資料和影音資料等。這些資料對(duì)于醫(yī)院的臨床實(shí)踐以及醫(yī)院的未來發(fā)展都具有重要意義，一旦丟失或者損壞，將無法恢復(fù)。

1.2醫(yī)院檔案管理的用途

醫(yī)院檔案管理是加快醫(yī)院文明建設(shè)的象征。醫(yī)院檔案資料是醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程中的寶貴財(cái)富，真實(shí)反映了醫(yī)院的發(fā)展歷程，特別是醫(yī)療技術(shù)方面的檔案，更是對(duì)于現(xiàn)代醫(yī)學(xué)具有參考價(jià)值，是醫(yī)院最為重要的信息資源。作為醫(yī)院的真實(shí)歷史記錄，醫(yī)院檔案具有當(dāng)然的憑證性和權(quán)威性。

2　醫(yī)院檔案管理工作存在的不足之處

2.1醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重視程度不夠

由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作支持度不夠，檔案管理體系難以健全。檔案管理所需要的設(shè)備和各種相關(guān)信息資源的開發(fā)能力不足，造成檔案收集、整理、保管以及檔案資料的利用不到位。比如，醫(yī)院檔案管理一般會(huì)分為幾個(gè)層次，各個(gè)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)自身檔案管理，綜合檔案部門則重點(diǎn)管理行政檔案，并定期將各個(gè)業(yè)務(wù)部門的檔案收集上來。

醫(yī)院檔案管理職能被劃歸到醫(yī)療科室，屬于二類科室。所有的檔案都由行政辦公室的綜合檔案管理人員負(fù)責(zé)，重點(diǎn)負(fù)責(zé)行政檔案。醫(yī)院的重點(diǎn)檔案，如醫(yī)療文書檔案、各種病理切片檢查影像圖檔案等都由業(yè)務(wù)部門各自收集整理。由于各個(gè)部門并沒有專門的檔案管理人員，很容易導(dǎo)致一級(jí)資料殘缺不全或者丟失，造成檔案材料浪費(fèi)。

2.2醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)相對(duì)較低

檔案管理工作長(zhǎng)期不受重視，導(dǎo)致檔案管理人員無論是理論水平，還是專業(yè)素質(zhì)，都難以達(dá)到專業(yè)要求，一些醫(yī)院的檔案管理人員甚至由行政部門人員兼任，檔案管理被視為可有可無的職位。檔案管理人員中年輕人所占比例相對(duì)較少，整體年齡偏高，對(duì)現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)的接受程度不高，檔案管理人員的綜合素質(zhì)難以滿足醫(yī)院需求。由于檔案管理人員工作不到位，且人員流動(dòng)性大，醫(yī)院檔案工作中材料的收集以被動(dòng)接收材料為主，幾乎不與各業(yè)務(wù)部門往來，文件材料難以在有效監(jiān)督下收集齊全。

2.3醫(yī)院檔案管理的信息化程度不夠

在信息化時(shí)代，建立檔案管理信息化系統(tǒng)是非常必要的。但是由于檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，醫(yī)院不愿意在檔案管理上過多投入，導(dǎo)致檔案管理的信息化管理程度較低。雖然醫(yī)院在檔案管理中引入了信息技術(shù)，但檔案管理的基礎(chǔ)工作，包括醫(yī)院的人事檔案、醫(yī)療技術(shù)檔案、文書檔案等，通常由人工操作完成，然后使用計(jì)算機(jī)操作進(jìn)行檔案信息錄入，醫(yī)院信息化建設(shè)嚴(yán)重滯后。加之檔案管理人員較少參與軟件設(shè)計(jì)與開發(fā)，檔案管理軟件的設(shè)計(jì)很難滿足檔案管理要求。

3　改進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的有效策略

3.1加強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視，對(duì)醫(yī)院檔案管理納入管理日程當(dāng)中，實(shí)施系統(tǒng)化管理意義重大。醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，有賴于檔案管理水平的提高。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理不僅僅是資料的收集、整理、儲(chǔ)存，更是為醫(yī)院管理的各項(xiàng)決策提供參考信息。有了醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的支持，醫(yī)院?jiǎn)T工也會(huì)提高對(duì)檔案管理的重視程度，進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到檔案與醫(yī)院日常工作的關(guān)系，積極主動(dòng)地投入到檔案工作中。

3.2實(shí)施檔案管理人員崗位培訓(xùn)

檔案管理工作內(nèi)容并非一成不變，而是經(jīng)歷著不斷的發(fā)展變化。醫(yī)院要定期組織檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，并將培訓(xùn)活動(dòng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，鼓勵(lì)檔案管理人員積極參與學(xué)習(xí)，促進(jìn)醫(yī)院管理職業(yè)素質(zhì)的提高。在理論培訓(xùn)之外，醫(yī)院檔案管理人員還要接受實(shí)踐培訓(xùn)。鼓勵(lì)檔案人員深入臨床一線，對(duì)醫(yī)院的醫(yī)療、教科研進(jìn)行研究，不斷探索檔案信息化發(fā)展，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理水平的提高。

3.3加速檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

醫(yī)院檔案管理模式正由傳統(tǒng)管理向信息化管理轉(zhuǎn)變，要促進(jìn)檔案管理工作的順利開展，就要加速檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，將醫(yī)院的檔案管理工作由部門延伸到醫(yī)院的各個(gè)業(yè)務(wù)部門，實(shí)現(xiàn)信息化網(wǎng)絡(luò)覆蓋。建立檔案部門與各職能部門之間的密切溝通和往來，加速信息的收集，確保獲取信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。

4　結(jié)　語(yǔ)

檔案管理短時(shí)間內(nèi)無法給醫(yī)院帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，檔案管理的重要性往往被忽視。新時(shí)期的醫(yī)院管理工作，要將檔案管理列入重點(diǎn)管理范疇，采取必要措施，彌補(bǔ)檔案管理工作中存在的不足。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.157

R197.3

A

1673-0194（2015）08-0207-01

2015-02-05