王雪梅

試論國(guó)有企業(yè)人事檔案信息管理的作用

王雪梅

企業(yè)的人事檔案是儲(chǔ)存人才資源和承載員工職業(yè)成長(zhǎng)信息的重要內(nèi)容，涵蓋了一個(gè)人的政治品德、業(yè)務(wù)素質(zhì)、工作能力及成長(zhǎng)經(jīng)歷等一系列的客觀信息，體現(xiàn)了員工在學(xué)習(xí)、生活、工作及相應(yīng)的學(xué)歷和專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)等方面的成績(jī)，是識(shí)別人才、選拔人才的重要依據(jù)。做好人事檔案信息的收集及管理工作，是服務(wù)人才、企業(yè)以及社會(huì)的組成部分，也是當(dāng)前人力資源的開(kāi)發(fā)與戰(zhàn)略的基礎(chǔ)，探討人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題并提出恰當(dāng)?shù)膱?zhí)行對(duì)策，為人力資源開(kāi)發(fā)提供強(qiáng)有力的依據(jù)。

企業(yè)；人事檔案管理；政治思想工作

人事檔案管理是我國(guó)人力資源管理制度的一項(xiàng)重要特色，是員工人生軌跡的重要記錄。自上世紀(jì)九十年代后期，企業(yè)用人就已不受戶(hù)口和檔案的限制，于是檔案的作用在人們腦海中的印象愈發(fā)淡薄。2003年全國(guó)離職后有60萬(wàn)的棄檔族，2013年大中專(zhuān)畢業(yè)生有3成棄檔。這些數(shù)字表明人事檔案不再像七、八十年代那樣被個(gè)人及單位極端重視，但現(xiàn)階段和今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期,人事檔案管理對(duì)單位和個(gè)人都仍有不可替代的作用。依靠人事檔案的信息憑證，為職工個(gè)人和企業(yè)化解疑慮和困擾，同時(shí)為企業(yè)和員工各自的利益取得提供了很多有價(jià)值的依據(jù)；為維護(hù)企業(yè)和社會(huì)的和諧穩(wěn)定，起到了積極的作用。

一、人事檔案信息管理工作的現(xiàn)狀

（一）信息利用頻繁與管理人員減少的矛盾

人事檔案信息為企業(yè)提供依據(jù)，為職工提供憑證。曾有人預(yù)測(cè)，隨著現(xiàn)有戶(hù)籍制度的松動(dòng)，現(xiàn)行的檔案管理制度遲早也會(huì)作出調(diào)整。中國(guó)人民大學(xué)劉爾鐸博士也表示過(guò)，中國(guó)現(xiàn)行的體制，“如果不是官員，檔案對(duì)普通人而言作用不大……如果登記的社保材料齊全，基本不需要檔案。如果材料不全，檔案可以作為一個(gè)證明”。但關(guān)鍵就在這個(gè)“如果材料不全”上，那將導(dǎo)致職工可能到達(dá)法定退休年齡卻無(wú)法退休，不能享受?chē)?guó)家的養(yǎng)老金政策；職稱(chēng)評(píng)定延誤；社會(huì)保險(xiǎn)斷檔；戶(hù)籍出現(xiàn)難題；無(wú)法開(kāi)具任何需要以檔案為依據(jù)的證明材料及出國(guó)政審。大中專(zhuān)畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級(jí)受影響；干部身份的丟失，使其無(wú)法參加公招進(jìn)入機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作；因?yàn)檫@些必須通過(guò)人事檔案來(lái)進(jìn)行縝密的核實(shí)。

九十年代末期，國(guó)有企業(yè)的改革改制推動(dòng)了人才的社會(huì)性流動(dòng)，人力資源管理方面也派生出大量新型的人事資料，勞動(dòng)合同、工資臺(tái)賬、學(xué)歷、職稱(chēng)、技術(shù)等級(jí)、社保信息，接踵而至，這些人事材料的大量收集、歸檔工作，頻繁的卡片登記事務(wù)，促成了員工人事檔案材料的豐富性和可用性，而企業(yè)因精簡(jiǎn)、合并、改制，管理人員數(shù)量驟減，大量的事務(wù)工作導(dǎo)致檔案管理人員已經(jīng)絕大部分成為兼職。檔案管理“四統(tǒng)一”的電子信息的維護(hù)、檔案簿冊(cè)信息維護(hù)、人事材料的收集、甄別、歸檔成了分身無(wú)力，心有余而力不足的事情。

（二）管理手段陳舊落后造成的負(fù)面作用

1.信息化簡(jiǎn)約

隨著電子信息化的發(fā)展、企業(yè)人事數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，呈現(xiàn)出紙質(zhì)材料占位大、利用手續(xù)繁瑣、保管成本高等缺點(diǎn)，一度曾認(rèn)為有了電子信息，職工卡片柜可以封存，人事檔案卷本利用率將會(huì)降低，但在實(shí)踐過(guò)程中，隨著大量新生材料的歸檔，簡(jiǎn)約的電子信息化，并不能滿足國(guó)有企業(yè)歷史性悠久、有龐大的職工隊(duì)伍需要利用人事資料解決各種問(wèn)題的要求，企業(yè)不完全的人事信息化，也僅僅局限于查詢(xún)基本信息，員工職業(yè)生涯中形成的履歷、自傳、鑒定、學(xué)籍、政審、黨團(tuán)、獎(jiǎng)懲、工資績(jī)效、任免等材料，還不可能全面在數(shù)據(jù)庫(kù)中體現(xiàn)，更達(dá)不到件件掃描到數(shù)據(jù)庫(kù)，要了解員工情況和歷史蹤跡，職工卡片和人事檔案仍然在查詢(xún)工具中唱主角。

2.人事材料單一

人事檔案材料內(nèi)容單一，表格陳舊無(wú)新意，很多人事材料顯得雷同，不能突出個(gè)性，較難一目了然地通過(guò)查閱檔案了解職工的真實(shí)面貌，使得人事檔案利用的參考價(jià)值降低，造成企業(yè)與真正的人才失之交臂的可能。

3.管理制度陳舊

由于企業(yè)在改革改制過(guò)程中主管機(jī)構(gòu)的變更，人事檔案管理辦法與方式依然按照《干部檔案管理?xiàng)l例》執(zhí)行，上級(jí)單位對(duì)人事檔案管理人員的培訓(xùn)與交流欠缺，使得檔案管理人員對(duì)新時(shí)期各階段的工作的特點(diǎn)掌握不夠或者茫然，國(guó)企人事檔案工作面臨的問(wèn)題較多，困難較大。材料分散、缺失、一人多冊(cè)檔案的現(xiàn)象較普遍，比如高校在學(xué)生已經(jīng)參加工作，還保管著學(xué)生學(xué)籍檔案，員工因工作流動(dòng)性大頻繁跳槽，從業(yè)過(guò)的單位還滯留著部分人事材料，還有“口袋”檔案的現(xiàn)象，都破壞了企業(yè)人事檔案的整體性和統(tǒng)一性，無(wú)法發(fā)揮人事檔案的真正作用。

4.手工勞動(dòng)強(qiáng)度大

進(jìn)入21世紀(jì)，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化以及采用電子信息化已成為大趨勢(shì)，雖然檔案室早已經(jīng)配備了計(jì)算機(jī)，但缺乏實(shí)用的檔案管理軟件，手工勞動(dòng)仍然是人事檔案工作過(guò)程中的主要手段。檔案員還必須進(jìn)行大量的手工勞動(dòng),造冊(cè)、檢索、抄寫(xiě)目錄、編號(hào)、裝裱不規(guī)格的材料，大量的手工勞動(dòng)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，由于精力有限、人手缺乏，人事檔案管理材料歸檔整理不及時(shí),收集材料不全面，在管理上不免流于形式,檔案員成了“保管員”。GreenBiz Group公司主席喬爾·麥考爾就表示：“我們希望減少紙張的使用，盡可能地循環(huán)使用紙張?！边@雖然是環(huán)保的話題，但是體現(xiàn)了電子信息化的普及是必然的趨勢(shì)。紙質(zhì)的實(shí)體與手工勞動(dòng)已無(wú)法適應(yīng)信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，對(duì)檔案信息的統(tǒng)計(jì)、交流及管理產(chǎn)生很大的不便，大大降低了工作效率。

二、人事檔案管理在現(xiàn)時(shí)代的作用

（一）人事信息在職工思想政治工作中的作用

人事信息管理與企業(yè)思想政治工作有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，屬于互相滲透、互相依托的關(guān)系。完整、準(zhǔn)確的人事信息是企業(yè)做好職工思想政治工作和基層黨建工作的依據(jù)，人事信息將分散在大到各單位小到各班組的員工真實(shí)、有效的信息收集起來(lái)，然后集中、統(tǒng)一、規(guī)范管理，同時(shí)建立人力資源管理電子信息系統(tǒng)，為社會(huì)、企業(yè)、職工本人提供信息服務(wù)，同時(shí)也為企業(yè)的思想政治工作服務(wù)，使人事信息在企業(yè)的思想政治工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用，藉此管理者可通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)權(quán)限注冊(cè)或到檔案室瀏覽職工檔案信息，在洞察職工思想動(dòng)態(tài)的情況下，結(jié)合職工的家庭情況、個(gè)人成長(zhǎng)記錄等，有針對(duì)性的為黨建工作、職工的思想政治工作，工會(huì)工作找到依據(jù)和入手點(diǎn)，使企業(yè)的思想政治工作者從容自如的與職工平等溝通交流，與員工的關(guān)系達(dá)到心靈相通、和諧、融洽，對(duì)員工關(guān)心和反映的問(wèn)題，解釋透徹相關(guān)政策和要求，增加工作透明度，用有效的思想政治工作來(lái)引導(dǎo)、化解矛盾，解決問(wèn)題，使各項(xiàng)工作得以順利實(shí)施。

現(xiàn)代人力資源管理與企業(yè)思想政治工作存在諸多共性，最大的融合點(diǎn)都是做人的工作，規(guī)范人的行為，改造人的思想。人力資源管理過(guò)程中難免會(huì)觸及到一部分員工的切身利益，一些利益受損者會(huì)對(duì)改革產(chǎn)生不滿、失落、攀比等心理。企業(yè)思想政治工作處理得當(dāng)，矛盾和思想問(wèn)題就少一些；處理不當(dāng)，矛盾就會(huì)尖銳起來(lái)。因此，在平時(shí)的人力資源管理工作中，常常就伴隨著細(xì)致的職工思想工作，通過(guò)人事信息掌握員工情況，有針對(duì)性的對(duì)員工思想情緒、工作態(tài)度、責(zé)任意識(shí)進(jìn)行管理，教育、激勵(lì)、凝聚力三管齊下，轉(zhuǎn)變員工觀念，導(dǎo)向員工行為，使員工心情舒暢，自覺(jué)為企業(yè)的發(fā)展而努力工作，這不僅是人力資源量上的管理，同時(shí)也是質(zhì)的管理。

（二）促進(jìn)人力資源開(kāi)發(fā)助員工實(shí)現(xiàn)個(gè)人夢(mèng)想

人事檔案由于全面記載了員工的個(gè)人經(jīng)歷、現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、德才業(yè)績(jī)，這些真實(shí)有效的人事檔案材料，使得管理者通過(guò)這些材料了解下屬員工的優(yōu)勢(shì)及特長(zhǎng)，了解過(guò)去，規(guī)劃未來(lái)，發(fā)現(xiàn)人才，激發(fā)潛力。促進(jìn)人力資源的合理配置，最大限度發(fā)揮員工的能量，使各類(lèi)人才揚(yáng)長(zhǎng)避短，各盡所能，各司其職，把人才配置在最合適的崗位上發(fā)揮特長(zhǎng)，讓職工成就個(gè)人理想，體現(xiàn)人生價(jià)值。讓公司實(shí)現(xiàn)人力資源最大化，實(shí)現(xiàn)公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)。

什么才是員工最渴望的？高工資、高福利固然吸引人，要想讓員工保持旺盛的戰(zhàn)斗力，分析人才、留住人才，使他們忠誠(chéng)于企業(yè)，愿意在企業(yè)發(fā)光發(fā)熱，積極為員工進(jìn)行職業(yè)生涯設(shè)計(jì)才是根本。重視人才培養(yǎng)。讓他們?cè)谄髽I(yè)改革、創(chuàng)新、發(fā)展進(jìn)程中發(fā)揮重要作用，已經(jīng)逐漸成為企業(yè)管理者的共識(shí)。企業(yè)現(xiàn)有的人才庫(kù)，要記錄各類(lèi)型職工的特長(zhǎng)和培養(yǎng)方向，拓寬培訓(xùn)渠道，建立博士后工作站、各種研發(fā)中心及技能培訓(xùn)基地，旨在鼓勵(lì)和支持職工繼續(xù)深造，壯大人才隊(duì)伍。近年來(lái)，企業(yè)黨群、工會(huì)、人力資源部門(mén)聯(lián)合開(kāi)展以崗位“創(chuàng)新協(xié)同、效率奉獻(xiàn)”為主題的活動(dòng)，增強(qiáng)了職工凝聚力和團(tuán)隊(duì)意識(shí)，倡導(dǎo)了職工針對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提出合理化建議，組織員工參與技術(shù)競(jìng)賽、文體競(jìng)賽、小改小革、小攻關(guān)小創(chuàng)造的“兩賽四小”活動(dòng)，從中推薦優(yōu)秀人才，與晉級(jí)、晉升和各項(xiàng)待遇等結(jié)合起來(lái)，推薦“五一”獎(jiǎng)?wù)潞蛣谀?，充分發(fā)揮引領(lǐng)、示范作用，使員工真正看到了希望，逐步實(shí)現(xiàn)員工職業(yè)生涯的發(fā)展。也提高了企業(yè)一線職工和工程技術(shù)人員的技能，培養(yǎng)了一大批忠誠(chéng)服務(wù)于企業(yè)的技能型、創(chuàng)新型和精英型人才。

（三）企業(yè)人事信息對(duì)社會(huì)化管理的附加作用

每個(gè)人的人事檔案都是以自己的人生實(shí)踐譜寫(xiě)的歷史記載，并在不同時(shí)期、不同階段不斷添加新內(nèi)容。伴隨著每個(gè)人的一生，一直發(fā)揮重要的作用。2007年7月1日開(kāi)始，南京市實(shí)行了退休人員人事檔案社會(huì)化管理，企業(yè)每月向社保部門(mén)移交退休職工檔案，到目前為止，已經(jīng)逐步向社保部門(mén)移交了幾千份新舊退休員工檔案。

社會(huì)化管理，顧名思義就是企業(yè)退休人員辦理退休手續(xù)后，管理、服務(wù)工作與原企業(yè)脫離，養(yǎng)老金實(shí)行社會(huì)化發(fā)放，人員移交街道和社區(qū)，退休人員的社會(huì)活動(dòng)、組織活動(dòng)、病、喪事宜均歸社區(qū)統(tǒng)一管理，這樣就可以大大減輕企業(yè)對(duì)退休人員的管理成本和力量。但是老同志們憑著幾十年對(duì)公司的感情和依賴(lài)，還是“有事就找組織”，退休職工除了享受養(yǎng)老金社會(huì)化發(fā)放，社區(qū)體檢、參加黨組織活動(dòng)之類(lèi)，很多事宜還是找到企業(yè)里來(lái)解決，所以，對(duì)老職工的管理、服務(wù)、思想工作不是說(shuō)割舍就能割舍的。對(duì)待這些為企業(yè)做過(guò)重要貢獻(xiàn)的老同志，不能一下子簡(jiǎn)單打發(fā)向社區(qū)，一方面向他們宣傳社區(qū)管理的模式益處，轉(zhuǎn)變觀念；另一方面仍然還要做好老同志的離退生活的安排。所以企業(yè)至今還保留著原來(lái)的管理方式：春節(jié)發(fā)放禮品、重陽(yáng)節(jié)茶話會(huì)、喪葬慰問(wèn)（含車(chē)費(fèi)、花圈費(fèi)、寫(xiě)生平等細(xì)節(jié)）。

鑒于此，企業(yè)人力資源退休管理部門(mén)又專(zhuān)門(mén)建立退休職工檔案信息，與市社保局、社區(qū)密切配合，關(guān)注老職工的生活和健康，開(kāi)展他們喜聞樂(lè)見(jiàn)的活動(dòng)，設(shè)立活動(dòng)中心，使有專(zhuān)長(zhǎng)的老同志可以根據(jù)自己的興趣和需要報(bào)名參加攝影、舞蹈、聲樂(lè)、書(shū)畫(huà)、繪畫(huà)等班次活動(dòng)，豐富了老同志的退休生活，為他們的健康快樂(lè)提供了額外保障，也為社會(huì)化管理起到銜接和安撫作用。

三、做好人事檔案信息管理工作的突破點(diǎn)

（一）各層級(jí)重視

企業(yè)必須做好職工人事檔案信息的管理工作，大型國(guó)有企業(yè)必須要做得更好。

1.各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的重視

企業(yè)決策者除了在人事檔案管理的條例和政策上做重要指引及指示，同時(shí)還要在企業(yè)內(nèi)部利用多種渠道宣傳人事檔案的重要性，讓企業(yè)各層主管至班組長(zhǎng)一級(jí)都充分認(rèn)識(shí)到人事檔案不是可有可無(wú)的，而是關(guān)系到員工就業(yè)和生活各方面的重要憑證，是企業(yè)選拔人才的依據(jù)，在企業(yè)各機(jī)構(gòu)按層次按分工建立人事材料的收集遞送制度，在用人過(guò)程中形成的錄用、定級(jí)、調(diào)資、任免、晉升、獎(jiǎng)懲、晉級(jí)、考核材料，以及員工的德、能、勤、績(jī)等情況進(jìn)行收集匯總，按年度或季度呈報(bào)黨群和人事部門(mén)備案歸檔。作為考核依據(jù)讓人事檔案能夠全面反映員工綜合素質(zhì),完善企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)，使企業(yè)或用人單位對(duì)員工本人進(jìn)行正確定位，為選賢舉能做參考。

2.各層次員工分別重用

國(guó)有大型企業(yè)的員工總數(shù)一般基數(shù)龐大，我公司就有近12000余人，其中在職的占41%，內(nèi)退的占8%，離退休的占51%，在職職工年輕人居多，25歲以下的占職工總?cè)藬?shù)的5%，對(duì)于25歲以下的年輕人要積極正確引導(dǎo)。他們從高校畢業(yè)，剛剛步入社會(huì)，年輕有文化，可塑能力強(qiáng)，懷揣美好的理想和激情，如果跟對(duì)人做對(duì)事，將來(lái)就是企業(yè)不可估量的中堅(jiān)力量。各單位組織“做一流員工、創(chuàng)一流業(yè)績(jī)”的主題會(huì)，比服務(wù)與形象，比正氣與奉獻(xiàn)，比效率與激情，建立師徒“傳、幫、帶”檔案，業(yè)績(jī)歸檔，獎(jiǎng)賞分明，建立職工“爭(zhēng)當(dāng)名師，比當(dāng)高徒”的氛圍。只有這樣，才能師傅教的順心，新職工學(xué)的用心、領(lǐng)導(dǎo)用得放心。26-40歲的職工占40%，他們是公司發(fā)展的中堅(jiān)力量，40歲以上的職工占53%，他們中有高中級(jí)技能工人，有科研開(kāi)發(fā)技術(shù)人員，有經(jīng)驗(yàn)豐富的行政管理人員，他們了解公司發(fā)展的過(guò)程，有技能有技術(shù)，要言傳身教，把公司的優(yōu)良傳統(tǒng)一代一代相傳下去。建立“德、能、勤、績(jī)”檔案，每月自身考評(píng)加主管領(lǐng)導(dǎo)評(píng)價(jià)，作為職工晉升、獎(jiǎng)勵(lì)、獎(jiǎng)金的依據(jù)，使員工每天有事做，每天有日志，勤思考，敢創(chuàng)新。大大提高職工的工作熱情和創(chuàng)造力。

（二）全方位關(guān)注

人事檔案伴隨每個(gè)人的一生并發(fā)揮著重要的作用。所以必須全方位的關(guān)注這項(xiàng)工作，操作上的任何不規(guī)范，都將產(chǎn)生人事檔案管理內(nèi)容不全、管理混亂等問(wèn)題,也就無(wú)法為企業(yè)決策者提供準(zhǔn)確、齊全、完整的第一手資料。各部門(mén)的此項(xiàng)職責(zé)由此突顯重要。

黨群部，產(chǎn)生各種獎(jiǎng)懲材料，以及黨團(tuán)管理資料，這些資料對(duì)職工的政治前途起著重要作用，必須以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度生成、收集、遞送人事檔案室歸檔。

人力資源部，針對(duì)人才引進(jìn)、就業(yè)、學(xué)歷、申報(bào)技術(shù)職稱(chēng)及高技能人才培養(yǎng)、調(diào)整工資、辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員科技進(jìn)步獎(jiǎng)、職工薪酬及收入臺(tái)賬、住房公積金、醫(yī)療保險(xiǎn)等方面，產(chǎn)生大量人事材料，關(guān)系到職工的切身利益和職業(yè)生涯規(guī)劃，必須嚴(yán)肅認(rèn)真的登記、收集、歸檔。

企業(yè)后勤部門(mén)，對(duì)職工的計(jì)劃生育指標(biāo)、獨(dú)生子女資料、將會(huì)形成的生二胎資料，以及在企業(yè)發(fā)放房帖工作中對(duì)職工婚姻狀況的了解，都會(huì)形成相應(yīng)的重要資料，這些資料的備案歸檔，將對(duì)人事檔案的完善性和全面性起重要作用。

車(chē)間班組是企業(yè)的最小單元，但是在工作生產(chǎn)過(guò)程中形成質(zhì)量小組成績(jī)、改革項(xiàng)目、優(yōu)秀成果、科研課題、重大項(xiàng)目的任務(wù)書(shū)以及員工實(shí)踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料，如果充實(shí)到職工的人事檔案中，將對(duì)全面了解職工的精神面貌、改革人事檔案材料的單一性起決定作用。

（三）靜下心搞建設(shè)

1.制度化、標(biāo)準(zhǔn)化

制度化和標(biāo)準(zhǔn)化就是把科學(xué)的理論與方法與企業(yè)的人事檔案管理工作實(shí)際相結(jié)合,形成一套適合企業(yè)人事檔案的管理方法。在原有的基礎(chǔ)上，制定一系列管理制度,除了現(xiàn)行的《干部檔案管理管理?xiàng)l例》、《檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)》、《歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案查借閱制度》、《收集、鑒別、整理、歸檔工作的規(guī)定》、《人事檔案保管制度》等，都應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)一步完善，使之更加嚴(yán)謹(jǐn)和行之有效。人事檔案和材料的借用、轉(zhuǎn)遞應(yīng)遵守有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格查借閱制度的執(zhí)行，增加新內(nèi)容。如職工房產(chǎn)及財(cái)產(chǎn)公證工作是最近幾年出現(xiàn)的新情況，目前還沒(méi)有上級(jí)相應(yīng)的文件規(guī)定，企業(yè)內(nèi)部實(shí)行人事檔案為職工服務(wù)的職能，接待公證處查閱，制度上只提供履歷資料，不提供檔案查詢(xún)。制定《人事材料收集簿》詳盡記錄材料送達(dá)人、接受人及材料名稱(chēng)、數(shù)量、日期。對(duì)接收到的員工人事材料，盡快甄別分類(lèi)，整理編號(hào)，歸檔時(shí)間最遲不超過(guò)半年。通過(guò)制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范,保證人事檔案管理工作在企業(yè)人力資源管理中取得最佳的效益和效率。

2.現(xiàn)代化、共享化

人事檔案管理現(xiàn)代化，從傳統(tǒng)意義上說(shuō)就是庫(kù)房、檔案管理設(shè)施設(shè)備現(xiàn)代化，即庫(kù)房實(shí)現(xiàn)三室分開(kāi)，各項(xiàng)制度健全，硬件上配置空調(diào)、除濕機(jī)、濕度儀、電腦、照相機(jī)及防火防盜設(shè)備。而現(xiàn)階段的人事檔案管理現(xiàn)代化是指建立在先進(jìn)技術(shù)、廣泛協(xié)作基礎(chǔ)上的現(xiàn)代化。即利用計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通訊、數(shù)碼設(shè)備等新型載體,節(jié)約管理的時(shí)間,提高服務(wù)質(zhì)量。紙質(zhì)品的人事材料雖然讓我們感覺(jué)到是實(shí)實(shí)在在的存在體，但紙質(zhì)化管理的落后模式促使我們加快實(shí)現(xiàn)電子信息化，掃描原始資料為社會(huì)服務(wù)，為職工服務(wù)，這是個(gè)大工程，還有待于我們?nèi)ダ^續(xù)積極實(shí)踐直至實(shí)現(xiàn)。

信息共享化的實(shí)施是人事檔案管理的發(fā)展方向，計(jì)算機(jī)的使用不能僅僅停留在過(guò)去的檔案目錄的編排和打印基礎(chǔ)上，而是要以檔案原始資料信息為基礎(chǔ),引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件,建立人事檔案管理的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)。通過(guò)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和人事檔案管理信息資源的共享化、提高人事檔案管理的使用價(jià)值,為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供必要的服務(wù)。更要探索利用縮微技術(shù)的形式提供人事檔案管理材料,能確保人事檔案管理原件不受損壞,使之“延年益壽”。從而有利于實(shí)現(xiàn)人事檔案的終級(jí)理想，形成完整的電子檔案信息網(wǎng)絡(luò)而資源共享，給利用人事檔案者創(chuàng)造極為方便的條件。

3.專(zhuān)業(yè)化、知識(shí)化

人事檔案管理事業(yè)在新時(shí)期的不斷發(fā)展,造成了管理中的類(lèi)別和數(shù)量上的增加，給保管和利用帶來(lái)一系列問(wèn)題。于是也對(duì)人事檔案管理工作提出了更高的要求,科學(xué)化、數(shù)字化和現(xiàn)代化的發(fā)展，設(shè)備硬件與軟件的開(kāi)發(fā)應(yīng)用，需要建設(shè)一支政治素養(yǎng)高、敬業(yè)精神強(qiáng)，積極進(jìn)取，懂計(jì)算機(jī)知識(shí),能夠進(jìn)行技術(shù)操作和管理,還必須在文化和歷史知識(shí)及人事檔案管理專(zhuān)業(yè)有較深的造詣的人事檔案管理隊(duì)伍。不斷進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),崗位練兵，對(duì)企業(yè)職工基本情況大致了解，做心中有數(shù)的活檔案，熟悉企業(yè)人力資源管理分工和人事檔案管理歷史，培養(yǎng)具有“復(fù)合型、團(tuán)隊(duì)型”多素質(zhì)人才，而不是只負(fù)責(zé)被動(dòng)單一的接收材料，然后編號(hào)、順號(hào)、歸檔了事的保管員。

綜上所述,新形勢(shì)下要做好員工人事檔案管理工作,既是企業(yè)發(fā)展的需要,也是員工對(duì)企業(yè)的期望，更是企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展的一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。企業(yè)要遵循人事檔案管理工作的客觀規(guī)律,嚴(yán)格執(zhí)行《檔案管理?xiàng)l例》，深刻體會(huì)，充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化、信息化、專(zhuān)業(yè)化建設(shè)的重大意義,敢于創(chuàng)新，敢于大膽實(shí)踐，用新思路研究問(wèn)題，用新方法處理問(wèn)題，用新手段解決問(wèn)題，使人事檔案工作管理科學(xué)、高效，跟上時(shí)代步伐，為企業(yè)在培養(yǎng)高素質(zhì)員工和精英人才方面，為企業(yè)在社會(huì)保險(xiǎn)、合法用工等方面，提供完整性、準(zhǔn)確性、公正性的第一手原始資料。

[1]第一摘星手.解讀人事檔案的作用http://hi.baidu.com/ajarne/item/eb166bd0e5de25352b35c754.

[2]畢業(yè)論文—人事信息管理系統(tǒng).http://wenku.baidu.com/link?url=OLzGt_aGufRsS-fZ1k6I7Ql0DsghtPSskwJowy4YVMOWTCOaoiS0uYPitLIY12WYEfSukVcVKMHICSdwyOv-GoLAMAGBFl2osjvw7xFpZPAs3

[3]王月芳.對(duì)人事管理中的思想政治工作的一些思考[J].中國(guó)知網(wǎng).

[4]武小平.淺議思想政治工作在企業(yè)人事管理中的作用[J].中國(guó)知網(wǎng).

[5]王雪風(fēng).探討人事管理中的思想政治工作[J].中國(guó)知網(wǎng).

[6]企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀及發(fā)展方向和管理設(shè)想http: //www.chinaacc.com/new/287_294_201101/05yi18442312.shtml.

王雪梅，熊貓電子集團(tuán)有限公司人力資源部。

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