徐淑娟 都平平 鄧志文 賈志勇

（中國礦業(yè)大學(xué)圖書館，江蘇 徐州 221116）

1 引言

圖書館辦公自動(dòng)化建設(shè)是數(shù)字圖書館的一個(gè)重要組成部分，是指將計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)應(yīng)用于圖書館工作流程，使各個(gè)流程物化于一個(gè)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的綜合信息管理平臺(tái)，通過這一平臺(tái)完成公文管理、日常事務(wù)處理、數(shù)據(jù)分析和統(tǒng)計(jì)決策等，從而實(shí)現(xiàn)無紙化辦公、協(xié)同辦公和遠(yuǎn)程辦公，有效節(jié)約人力、物力、財(cái)力，提高辦公效率和管理水平?？梢?，數(shù)字圖書館的管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不應(yīng)該僅僅是代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工工作的辦公自動(dòng)化，應(yīng)該也是以資源共享、協(xié)同工作、信息服務(wù)為主要特征的辦公自動(dòng)化[1]。數(shù)字圖書館發(fā)展要求建設(shè)與之相匹配的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，完善的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將會(huì)有效推進(jìn)數(shù)字化圖書館的進(jìn)程。筆者旨在通過研究2000～2012年圖書館辦公自動(dòng)化建設(shè)和發(fā)展的情況，分析圖書館辦公自動(dòng)化的未來發(fā)展方向和趨勢。

2 研究和發(fā)展概況

基于研究資料準(zhǔn)確性、全面性和嚴(yán)謹(jǐn)性的考慮，筆者選取中國學(xué)術(shù)期刊數(shù)據(jù)庫和維普中文科技期刊全文數(shù)據(jù)庫作為文獻(xiàn)來源，以2000年1月1日～2012年12月31日為時(shí)間限定進(jìn)行檢索。在CNKI數(shù)據(jù)庫中，以“主題=圖書館and主題=辦公自動(dòng)化”為檢索式進(jìn)行檢索，得到記錄184條，剔除不符合主題的文本記錄，有效記錄共計(jì)55條；在維普中文科技期刊數(shù)據(jù)庫中，以“題名或關(guān)鍵詞=圖書館與題名或關(guān)鍵詞=辦公自動(dòng)化”進(jìn)行檢索，得到記錄69條，剔除不符合主題的文本記錄，有效記錄共計(jì)44條；然后將兩個(gè)數(shù)據(jù)庫的有效記錄進(jìn)行分析、比對和去重，最終獲取2000年以來圖書館辦公自動(dòng)化研究方面的文章62篇，其中學(xué)位論文4篇。

2.1 文獻(xiàn)計(jì)量分析

2.1.1 年度分布

20世紀(jì)80年代后期，辦公自動(dòng)化在我國迅猛發(fā)展起來；90年代初期，辦公自動(dòng)化應(yīng)用于圖書館管理工作中，開啟了圖書館辦公自動(dòng)化發(fā)展的進(jìn)程。2000年以后圖書館辦公自動(dòng)化建設(shè)和研究走向深入，相關(guān)研究文獻(xiàn)分布如圖1所示。

圖1 2000~2012年圖書館辦公自動(dòng)化研究文獻(xiàn)年度分布

由圖1可以看出，2000年以來圖書館辦公自動(dòng)化研究呈現(xiàn)階段性發(fā)展的趨勢，2003年和2006年是圖書館辦公自動(dòng)化研究的兩個(gè)高峰；2007～2010年期間對圖書館辦公自動(dòng)化的研究和關(guān)注度相對穩(wěn)定，2010年以后學(xué)術(shù)界對圖書館辦公自動(dòng)化關(guān)注較少。

2.1.2 研究對象分布

圖書館辦公自動(dòng)化研究文獻(xiàn)中專門論述高校圖書館的文章有30篇，專門論述公共圖書館的文章有11篇，專門論述中小學(xué)圖書館辦公自動(dòng)化的文章有兩篇，泛指的對圖書館辦公自動(dòng)化的論述文章有19篇。其中專門論述高校圖書館和公共圖書館辦公自動(dòng)化的文章一般是對于該圖書館辦公自動(dòng)化建設(shè)探索歷程、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和成果等展開論述。研究對象分布比例見圖2。

圖2 研究對象數(shù)量比例

統(tǒng)計(jì)分析表明，對高校圖書館辦公自動(dòng)化建設(shè)方面的探索幾乎占10余年來圖書館辦公自動(dòng)化研究文獻(xiàn)的一半，這與高校學(xué)術(shù)陣地和科研前線的性質(zhì)密不可分，也是高校圖書館提升自動(dòng)化水平和管理服務(wù)水平的一個(gè)突破點(diǎn)。高校圖書館辦公自動(dòng)化建設(shè)中北京大學(xué)圖書館、清華大學(xué)圖書館、西安交通大學(xué)圖書館和武漢大學(xué)圖書館起步較早。公共圖書館中遼寧省圖書館和大連市圖書館辦公自動(dòng)化建設(shè)起步較早，2000年以來研究涉及遼寧省圖書館辦公自動(dòng)化建設(shè)的文章有兩篇，而涉及大連市圖書館辦公自動(dòng)化建設(shè)的文章有3篇。

2.1.3 載文期刊分布

2000～2012年間，圖書館辦公自動(dòng)化研究文獻(xiàn)中發(fā)表在圖書情報(bào)專業(yè)期刊的論文36篇，占全部文獻(xiàn)比例的58.1%；發(fā)表在非圖書情報(bào)專業(yè)期刊的論文22篇，占全部文獻(xiàn)比例的35.5%；碩士學(xué)位論文4篇，占全部文獻(xiàn)比例的6.4%。研究文獻(xiàn)中核心期刊論文10篇，占全部論文比例的16.1%，其中《圖書館理論與實(shí)踐》《現(xiàn)代圖書情報(bào)技術(shù)》的發(fā)文量均在3篇以上（見表1），一定程度上表明了學(xué)術(shù)界對圖書館辦公自動(dòng)化研究的重視。

表1 載文期刊分布

2.2 圖書館辦公自動(dòng)化發(fā)展階段

對于圖書館辦公自動(dòng)化的發(fā)展歷程，目前有以下幾種劃分：呂波提出四層結(jié)構(gòu)模式，即綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（IOA）、廣義辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OAS）、分布式辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（DOA）和基本辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（BOA），IOA為最高層次，BOA為最低層次[2]。高大為則將辦公自動(dòng)化劃分為3個(gè)層次，即事務(wù)型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、信息管理型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、決策支持型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)3個(gè)層次逐步遞進(jìn)[3]。傅俊等認(rèn)為辦公自動(dòng)化發(fā)展歷經(jīng)了3個(gè)階段：第一階段辦公自動(dòng)化是以數(shù)據(jù)處理為中心；第二階段辦公自動(dòng)化是以工作流為中心；第三階段辦公自動(dòng)化是以知識(shí)管理為核心[4]。齊昕在其碩士論文《基于工作流技術(shù)的辦公系統(tǒng)的研究與實(shí)現(xiàn)》中提出，截止到2005年，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已發(fā)展到第四代，第一代是以單項(xiàng)業(yè)務(wù)處理為中心；第二代是以數(shù)據(jù)為處理中心的傳統(tǒng)MIS系統(tǒng)；第三代是以工作流為中心的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；第四代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是在第三代基礎(chǔ)上，以知識(shí)管理為核心的辦公自動(dòng)化[5]。

筆者認(rèn)為2000～2012年圖書館辦公自動(dòng)化發(fā)展可劃分為3個(gè)階段：2000～2004年，圖書館辦公自動(dòng)化從單機(jī)或簡單的小型局域網(wǎng)上的文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫等輔助工具的應(yīng)用向使用辦公軟件過渡，2003年研究達(dá)到高峰，原因在于隨著圖書館局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)的開通，圖書借閱、編目等業(yè)務(wù)工作實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，日常辦公的自動(dòng)化隨即提上了日程，逐步開始探索適合圖書館辦公需要的軟件；2005～2009年，知識(shí)管理理念貫穿于圖書館辦公自動(dòng)化發(fā)展中，群件技術(shù)得到廣泛應(yīng)用。2006年關(guān)于圖書館辦公自動(dòng)化研究的論文高達(dá)11篇，其中關(guān)于知識(shí)管理的有《基于Lotus Notes的OA系統(tǒng)與圖書館隱性知識(shí)管理》[6]《基于知識(shí)管理的圖書館辦公自動(dòng)化系統(tǒng)》[4]和《利用辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)圖書館的知識(shí)管理》[7]3篇論文。2009年至今，Web2.0的發(fā)展和完善成為圖書館辦公自動(dòng)化發(fā)展新的助推力，圖書館辦公自動(dòng)化由此走向轉(zhuǎn)型，發(fā)展成為連接圖書館各個(gè)職工、各個(gè)工作環(huán)節(jié)、各類信息和資源的綜合行政管理系統(tǒng)。

2.3 圖書館辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)

2000～2012年關(guān)于圖書館辦公自動(dòng)化的文章中70%以上都有關(guān)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能模塊或者功能設(shè)計(jì)的論述，一般而言，圖書館辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)具有如下功能：日常管理、人事管理、公文管理、文書檔案、考勤管理、財(cái)務(wù)管理、設(shè)備家具管理、業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)、交流互動(dòng)、學(xué)習(xí)培訓(xùn)等，見圖3。其中，交流互動(dòng)是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的BBS（電子公告板），為館員提供網(wǎng)上交談、發(fā)布消息、討論問題、傳送文件和學(xué)習(xí)交流的平臺(tái)。學(xué)習(xí)培訓(xùn)模塊包括館內(nèi)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和外出考察培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)館內(nèi)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)材料（學(xué)習(xí)筆記或PPT講義等）和館員外出考察受訓(xùn)的總結(jié)材料上網(wǎng)，方便下載學(xué)習(xí)，以提升圖書館內(nèi)部整體的學(xué)習(xí)氛圍[8]。除上述基本功能外，各圖書館根據(jù)其自身情況，還開發(fā)了IP地址管理、辦公用品、大事記、電話記錄、車輛管理、值班安排、多功能廳管理、電子郵件、通訊助理、實(shí)用信息和照片庫等功能模塊。

圖3 圖書館辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能模塊

值得說明的是，日常管理、人事管理、公文管理、文書檔案、考勤管理、財(cái)務(wù)管理、設(shè)備家具管理、業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)等功能模塊可以說解決了圖書館的基本事務(wù)型工作，而交流互動(dòng)、學(xué)習(xí)培訓(xùn)模塊的設(shè)置則體現(xiàn)了知識(shí)管理和協(xié)同創(chuàng)新的訴求。

2.4 圖書館辦公自動(dòng)化開發(fā)軟件分析

目前針對圖書館辦公自動(dòng)化軟件開發(fā)平臺(tái)主要分為3類：基于關(guān)系數(shù)據(jù)庫的辦公系統(tǒng)，基于關(guān)系數(shù)據(jù)庫的管理系統(tǒng)和基于群件系統(tǒng)。各類開發(fā)平臺(tái)的優(yōu)缺點(diǎn)比較如下：

①基于關(guān)系數(shù)據(jù)庫的辦公系統(tǒng)

優(yōu)點(diǎn)：因?yàn)闃I(yè)務(wù)邏輯是在客戶端，其數(shù)據(jù)處理能力強(qiáng)，訪問速度快，開發(fā)工具適用范圍廣。

缺點(diǎn)：一般采用客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)，安裝維護(hù)較困難，在廣域網(wǎng)支持方面不夠，擴(kuò)展為Intranet結(jié)構(gòu)難度較大。系統(tǒng)的可伸縮性、擴(kuò)展性較差；客戶端安裝大量的運(yùn)行程序（胖客戶），加之系統(tǒng)的安全權(quán)限及工作流管理是由開發(fā)者在關(guān)系數(shù)據(jù)庫中實(shí)現(xiàn)，因此開發(fā)工作量大，維護(hù)較困難。所以基于關(guān)系數(shù)據(jù)庫的辦公系統(tǒng)呈現(xiàn)淘汰趨勢。

②基于關(guān)系數(shù)據(jù)庫的管理系統(tǒng)

優(yōu)點(diǎn)：軟件應(yīng)用的業(yè)務(wù)邏輯完全在應(yīng)用服務(wù)器端實(shí)現(xiàn)，客戶端只需要瀏覽器即可進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，負(fù)載輕。應(yīng)用系統(tǒng)全部在服務(wù)器端，具有一次編寫隨處運(yùn)行的特點(diǎn)，系統(tǒng)開放性好，有良好的可移植性，系統(tǒng)維護(hù)升級方便。

缺點(diǎn)：開發(fā)手段和能力有限，對復(fù)雜的工作流和權(quán)限設(shè)置等要求顯得力不從心。使用關(guān)系數(shù)據(jù)庫無法滿足現(xiàn)代化的辦公和管理中的文字、數(shù)字、圖形、圖像、聲音和視頻信息的存儲(chǔ)要求。

③基于群件的系統(tǒng)

優(yōu)點(diǎn)：具有先進(jìn)的郵件處理和通信機(jī)制，便于工作組成員之間的協(xié)同工作，系統(tǒng)的可伸縮性和擴(kuò)展性較好；完善的通訊手段和強(qiáng)大的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)支持能力；同時(shí)提供強(qiáng)大的安全和權(quán)限以及工作流管理機(jī)制，開發(fā)周期短、穩(wěn)定可靠、方便易用、能夠高效率處理非結(jié)構(gòu)化信息；程序和數(shù)據(jù)一般放在服務(wù)器上，很容易和Web應(yīng)用結(jié)合在一起。

缺點(diǎn)：以Notes為例，它不能（或不適合）實(shí)現(xiàn)關(guān)系數(shù)據(jù)庫擅長的基于數(shù)據(jù)的聯(lián)機(jī)事務(wù)處理（OLTP），如賬務(wù)處理、庫存、儲(chǔ)蓄等，處理結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)能力較弱。開發(fā)工具缺乏靈活性，不擅長數(shù)據(jù)的計(jì)算、分析和統(tǒng)計(jì)，運(yùn)行效率較低，不利于進(jìn)行多種復(fù)雜應(yīng)用的集成。

通過對10余年來圖書館界研究文獻(xiàn)的分析不難得出，在以上3種辦公自動(dòng)化開發(fā)軟件中，基于關(guān)系數(shù)據(jù)庫的管理系統(tǒng)（B/S）因軟件開發(fā)者水平提高、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷完善以及其特有的安裝部署簡單、維護(hù)方便等特點(diǎn)，在最近幾年系統(tǒng)開發(fā)中使用逐漸廣泛和增多，占到3種開發(fā)軟件的61%；基于群件系統(tǒng)（NOTES）緊隨其后占23%；隨著云計(jì)算等新興學(xué)科的出現(xiàn)，提倡服務(wù)器云存儲(chǔ)，客戶端免安裝的新興辦公模式逐漸普及，傳統(tǒng)的基于關(guān)系數(shù)據(jù)庫的辦公系統(tǒng)（C/S）在軟件開發(fā)中的使用減少，只占到16%，見圖4。

圖4 圖書館辦公自動(dòng)化軟件所使用開發(fā)平臺(tái)分布比例

3 圖書館辦公自動(dòng)化發(fā)展趨勢

從圖書館辦公自動(dòng)化發(fā)展的現(xiàn)狀看，有效利用Web2.0技術(shù)改進(jìn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已成為共識(shí)，但如何有效應(yīng)用新興技術(shù)并使其在圖書館辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中發(fā)揮最大效益還有待探討。圖書館現(xiàn)有辦公自動(dòng)化系統(tǒng)缺乏與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)（如匯文系統(tǒng)）的整合，即使系統(tǒng)內(nèi)部各功能模塊間也缺乏嵌入和有機(jī)融合，未能實(shí)現(xiàn)徹底意義上的辦公自動(dòng)化流轉(zhuǎn)。楊峰等提出的數(shù)字圖書館管理自動(dòng)化結(jié)構(gòu)模型，集成了圖書館現(xiàn)有的館藏資源及對圖書館業(yè)務(wù)流程的管理，實(shí)現(xiàn)了辦公室功能的自動(dòng)化，及與外部數(shù)據(jù)源的通訊，滿足了數(shù)字圖書館管理自動(dòng)化的基本需求，是圖書館辦公自動(dòng)化發(fā)展新趨勢的有效嘗試[1]。

①實(shí)現(xiàn)圖書館辦公自動(dòng)化系統(tǒng)各功能模塊的無縫對接，搭建協(xié)同管理平臺(tái)。未來的圖書館辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是基于Web的，根據(jù)圖書館需求本地化的，覆蓋圖書館各個(gè)業(yè)務(wù)工作層面，滿足各個(gè)層次人員（決策層、部室主任層、職工層、外聯(lián)層）需求的協(xié)同管理平臺(tái)，通過這一平臺(tái)，可以方便地進(jìn)行資料獲取和收集、數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析，實(shí)行工作狀態(tài)跟蹤和監(jiān)控，進(jìn)行業(yè)務(wù)和行政管理、信息交流等，最終為圖書館適時(shí)調(diào)整服務(wù)方式和策略提供決策依據(jù)。

②知識(shí)驅(qū)動(dòng)模式下圖書館辦公自動(dòng)化系統(tǒng)走向轉(zhuǎn)型，注重知識(shí)組織和管理。圖書館是以服務(wù)讀者為第一要旨的，作為業(yè)務(wù)部門，更多關(guān)注的應(yīng)是職工間業(yè)務(wù)知識(shí)的交流，促進(jìn)隱性知識(shí)向顯性知識(shí)的轉(zhuǎn)化，以便更好地提升職工業(yè)務(wù)素養(yǎng)，創(chuàng)新服務(wù)模式，提高服務(wù)水平。圖書館辦公自動(dòng)化平臺(tái)應(yīng)構(gòu)建統(tǒng)一的知識(shí)庫，包括實(shí)現(xiàn)面對面的經(jīng)驗(yàn)傳授、專家培訓(xùn)、學(xué)習(xí)研討、各種會(huì)議資料及業(yè)務(wù)總結(jié)等的交流，還應(yīng)提供遠(yuǎn)程教育、在線學(xué)習(xí)等多種繼續(xù)教育方式，通過手機(jī)門戶，還可以查看業(yè)界最新動(dòng)態(tài)。借助知識(shí)管理工具對組織內(nèi)外的知識(shí)進(jìn)行有效的獲取、沉淀、共享、應(yīng)用、學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，從而提升職工的素質(zhì)、技能及執(zhí)行力。

③圖書館辦公自動(dòng)化系統(tǒng)愈發(fā)人性化，支持移動(dòng)辦公。職工登錄系統(tǒng)就可以迅速查看最新的新聞、公告通知、個(gè)人行程安排，進(jìn)行待辦事宜處理、收發(fā)郵件等。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具備類似QQ的實(shí)時(shí)通訊工具，可以方便地實(shí)現(xiàn)信息交流和廣播、文件傳遞與共享；可以與Office完美集成，包括Word文檔在線編輯，自動(dòng)上傳、痕跡保留、文件套紅注、手寫簽名、電子印章、打印等功能。支持多人、多步驟協(xié)同完成工作，集成匯文系統(tǒng)等圖書管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)軟件，可以隨時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析和挖掘，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。擁有完善、強(qiáng)大的工作流應(yīng)用，同時(shí)還包括列車時(shí)刻、電話區(qū)號(hào)、郵政編碼、法律法規(guī)、常用網(wǎng)址等大量的實(shí)用信息，提供強(qiáng)大的管理和業(yè)務(wù)支持工具。

與此同時(shí)，手機(jī)圖書館的發(fā)展為圖書館移動(dòng)辦公提供了契機(jī)，通過實(shí)現(xiàn)移動(dòng)終端與PC端辦公系統(tǒng)的無縫連接，可以將圖書館辦公自動(dòng)化平臺(tái)上的公文、流程、通訊錄、文件管理、日程、通知公告等擴(kuò)展到手機(jī)移動(dòng)終端，實(shí)現(xiàn)移動(dòng)審批、移動(dòng)會(huì)議管理和移動(dòng)日程管理等辦公事務(wù)。

總之，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和辦公自動(dòng)化軟件的不斷完善，圖書館辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將延伸到業(yè)務(wù)和管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)集成化、智能化、數(shù)字化，可以方便、快捷地實(shí)現(xiàn)各部門以及人員之間的協(xié)同，從而為用戶服務(wù)工作的開展提供高效的協(xié)同工作平臺(tái)。

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