王冬梅

〔摘要〕隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及多媒體技術(shù)的快速發(fā)展與普遍應(yīng)用，建立數(shù)字檔案館已成為國(guó)家信息基礎(chǔ)設(shè)施的重要組成部分，在我國(guó)，高校是數(shù)字檔案館建設(shè)的最活躍機(jī)構(gòu)，高校擁有豐富的人才和技術(shù)資源，為數(shù)字檔案館的建設(shè)提供了人才和技術(shù)支持。本文借鑒國(guó)內(nèi)外數(shù)字檔案館建設(shè)的理論和經(jīng)驗(yàn)，對(duì)我國(guó)高校數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)行理論與實(shí)踐探索。

〔關(guān)鍵詞〕高校；數(shù)字檔案館；檔案信息資源

中圖分類號(hào)：G2786文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：10084096（2014）06008504

數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜、龐大的系統(tǒng)工程，技術(shù)含量高。在我國(guó)，高校是數(shù)字檔案館建設(shè)的最活躍機(jī)構(gòu)，高校擁有豐富的人才和技術(shù)資源，為數(shù)字檔案館建設(shè)提供了人才和技術(shù)支持。本文借鑒國(guó)內(nèi)外數(shù)字檔案館建設(shè)的理論和經(jīng)驗(yàn)，對(duì)我國(guó)高校數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)行理論與實(shí)踐探索。

一、數(shù)字檔案館建設(shè)的必要性

信息是戰(zhàn)略資源，數(shù)字檔案是國(guó)家信息資源的一個(gè)重要組成部分。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及多媒體技術(shù)的快速發(fā)展與普遍應(yīng)用，為數(shù)字檔案館建設(shè)提供了快速的發(fā)展空間，世界發(fā)達(dá)國(guó)家把數(shù)字檔案做為本國(guó)重要的戰(zhàn)略資源建立自己的數(shù)字檔案館，我國(guó)把數(shù)字檔案做為國(guó)家信息基礎(chǔ)設(shè)施的重要組成部分，積極倡導(dǎo)數(shù)字檔案館的建設(shè)。

近年來(lái)，國(guó)家各級(jí)檔案部門對(duì)檔案工作的信息化提出了建設(shè)性的意見和要求，檔案信息化建設(shè)已成為目前及今后時(shí)期檔案工作的中心?！度珖?guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中提出，要“適應(yīng)國(guó)家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，把檔案信息化納入國(guó)家信息化的總格局，檔案工作以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息化資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程?！睓n案工作如何適應(yīng)信息化帶來(lái)的文件形成電子化、文件傳遞網(wǎng)絡(luò)化、文件儲(chǔ)存數(shù)字化、文件管理動(dòng)態(tài)化的發(fā)展要求和趨勢(shì)，如何實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)與辦公自動(dòng)化建設(shè)的有效銜接，如何使檔案信息資源與公共信息平臺(tái)的信息實(shí)現(xiàn)對(duì)接，如何使檔案信息資源得到有效和快捷地利用，已成為檔案工作面臨的新的課題和挑戰(zhàn)。

一、數(shù)字檔案館的起源與發(fā)展歷程

數(shù)字檔案館20世紀(jì)90年代初最早出現(xiàn)在美國(guó)，此后加拿大、英國(guó)等發(fā)達(dá)國(guó)家陸續(xù)建設(shè)了自己的數(shù)字檔案館。較早出現(xiàn)的杰斐遜數(shù)字檔案館，是由美國(guó)維吉尼亞大學(xué)圖書館負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)，它主要收藏記載了杰斐遜總統(tǒng)歷史活動(dòng)的文本信息，是一個(gè)小型的、初級(jí)形態(tài)的數(shù)字檔案館。而1996年出現(xiàn)的因特網(wǎng)檔案館，是由美國(guó)因特網(wǎng)檔案館機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)建造，其所收藏的數(shù)字檔案已不僅僅局限于文本信息，而是囊括了與美國(guó)歷史有關(guān)的文本、圖像、音頻和多媒體數(shù)據(jù)，是一個(gè)大型的、綜合性的數(shù)字檔案館。早期出現(xiàn)的數(shù)字檔案館具有兩個(gè)基本特征：一是要有原文數(shù)據(jù)庫(kù)；二是要有檢索系統(tǒng)和分類檢索途徑。數(shù)字檔案館的增速也較快，1992年在因特網(wǎng)上的數(shù)字檔案館只有兩家，截止2003年已由1997年的19家增長(zhǎng)到72家。在我國(guó)，國(guó)家檔案局等有關(guān)部門從2001年開始，積極籌備和啟動(dòng)數(shù)字檔案館的試點(diǎn)單位和建設(shè)項(xiàng)目，確定了深圳市檔案館作為我國(guó)數(shù)字化檔案館＼[1＼]的第一個(gè)試點(diǎn)，青島市海軍檔案館為檔案數(shù)字化信息中心試點(diǎn)，目前數(shù)字檔案館的意識(shí)已被公眾普遍接受，有條件的個(gè)體或群體檔案館都在積極進(jìn)行數(shù)字檔案館的實(shí)質(zhì)性工作。

數(shù)字檔案館伴隨著信息技術(shù)的進(jìn)步和快速發(fā)展而發(fā)展起來(lái)，經(jīng)歷了不同的發(fā)展階段，每個(gè)階段都是信息技術(shù)發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物。

（1）檔案館自動(dòng)化階段。20世紀(jì)80年代，人們逐漸意識(shí)到計(jì)算機(jī)能夠在檔案領(lǐng)域發(fā)揮獨(dú)特的作用，于是提出了檔案館自動(dòng)化的概念，檔案館自動(dòng)化就是利用計(jì)算機(jī)來(lái)收集、整理、編目、鑒定、數(shù)據(jù)庫(kù)查詢、檔案借閱、統(tǒng)計(jì)以及庫(kù)房管理等等。20世紀(jì)90年代以后，國(guó)內(nèi)自動(dòng)化管理軟件實(shí)現(xiàn)了商品化，有數(shù)十種軟件的用戶超過(guò)100家，有的軟件用戶達(dá)到500家以上。

（2）電子檔案館階段。隨著檔案館自動(dòng)化技術(shù)的成熟與網(wǎng)絡(luò)的興起，檔案信息的來(lái)源和服務(wù)范圍已突破本館的收藏范圍和讀者范圍的限制，人們就提出了一種基于現(xiàn)有局域網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)電子信息資源共享的電子檔案館。

（3）無(wú)墻檔案館、無(wú)紙檔案館、網(wǎng)上檔案館和虛擬檔案館。這些稱謂的檔案館，雖然未冠之以數(shù)字檔案館，其實(shí)質(zhì)就已經(jīng)具備了數(shù)字檔案館的功能和特征。

二、數(shù)字檔案館的功能與特征

1數(shù)字檔案館的功能

在詞典中，“功能”是指事物或方法所發(fā)揮的有利的作用、功效。檔案館具有積累和管理檔案財(cái)富、傳播檔案信息為社會(huì)服務(wù)、提供原始憑證維護(hù)歷史真實(shí)面貌、承擔(dān)宣傳教育和科學(xué)管理等基本功能。檔案館的功能隨著檔案館的產(chǎn)生而出現(xiàn)，并隨著檔案館的發(fā)展而發(fā)展。

數(shù)字檔案館是在傳統(tǒng)檔案館的基礎(chǔ)上發(fā)展而來(lái)的，因此，除具備檔案館的基本功能外，還應(yīng)具備以下功能：

（1）檔案保護(hù)功能。對(duì)館藏的紙介檔案、圖像、音頻檔案、實(shí)物等實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理并加以存儲(chǔ)，確定了數(shù)字檔案館作為保存人類文化遺產(chǎn)方面的作用及功能，實(shí)現(xiàn)了對(duì)實(shí)體檔案的保護(hù)功能。

（2）資源整合功能?？梢詫?duì)連接眾多的檔案信息資源庫(kù)進(jìn)行整合，還融合了其他一些信息資源，提供綜合的公共信息訪問服務(wù)，提供查詢者所需要的信息，是各種綜合信息的完整結(jié)合。

（3）多層次管理功能。主要體現(xiàn)在檔案信息獲取和檔案數(shù)字化、檔案信息存儲(chǔ)和管理、檔案信息檢索和查詢、檔案信息發(fā)布和傳播、檔案信息的安全和權(quán)限管理等方面。

2數(shù)字檔案館的特征

隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，數(shù)字檔案館的特征也是一個(gè)動(dòng)態(tài)的發(fā)展過(guò)程。數(shù)字檔案館具備以下基本特征：第一，以互聯(lián)網(wǎng)為平臺(tái)。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將檔案組織機(jī)構(gòu)群體連接在一起。第二，融多學(xué)科為一體。主要體現(xiàn)在它融管理學(xué)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)字安全技術(shù)和人工智能等多學(xué)科為一體。第三，開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)檔案信息的采集、傳輸、存儲(chǔ)和應(yīng)用功能。第四，具有檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)包括檔案目錄信息數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案信息全文數(shù)據(jù)庫(kù)、照片檔案信息庫(kù)和多媒體信息庫(kù)等。第五，具有網(wǎng)絡(luò)檢索和分類檢索途徑。不受時(shí)間和地理位置限制，為使用者提供查詢服務(wù)。

根據(jù)以上特征，我們可以辨別以下幾種不是數(shù)字檔案館：（1）數(shù)字檔案館就是將館藏檔案數(shù)字化，這只是數(shù)字檔案館建設(shè)的前期準(zhǔn)備。（2）數(shù)字檔案館就是將檔案信息資源上網(wǎng)，這只是單項(xiàng)技術(shù)的使用，同時(shí)忽略了對(duì)整個(gè)檔案信息資源的整合工作。（3）數(shù)字檔案館就是網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理信息系統(tǒng)，這僅是數(shù)字檔案館的必要條件。

3數(shù)字檔案館的內(nèi)涵界定

根據(jù)數(shù)字檔案館上述的功能和特征，我們界定了數(shù)字檔案館的基本內(nèi)涵。數(shù)字檔案館是指檔案信息內(nèi)容以數(shù)字二進(jìn)制編碼的數(shù)字方式存儲(chǔ)，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，以高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)為技術(shù)設(shè)施，為管理和決策提供優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。

在建立館藏紙質(zhì)檔案、照片檔案和聲像等檔案數(shù)字資源庫(kù)建設(shè)和整合的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的搜集和開發(fā)利用，建成一個(gè)超大規(guī)模的數(shù)字檔案信息資源庫(kù)群。

3正確處理數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的關(guān)系

傳統(tǒng)檔案館的核心是以檔案實(shí)體為主體，數(shù)字檔案館是以數(shù)字資源建設(shè)為核心。

數(shù)字檔案館獨(dú)具自身的特色和優(yōu)勢(shì)。第一，在檔案資源的建立上，數(shù)字檔案館利用先進(jìn)的技術(shù)手段能夠高效、快捷地收集檔案資料，為豐富館藏創(chuàng)造了條件。第二，在檔案資源的利用上，數(shù)字檔案館可以發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，在網(wǎng)絡(luò)可及的范圍內(nèi)，發(fā)布數(shù)字檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享；而傳統(tǒng)檔案館在開發(fā)利用手段上限制了檔案信息價(jià)值的發(fā)揮。第三，在檔案信息的加工上，數(shù)字檔案館可以利用先進(jìn)技術(shù)手段對(duì)電子全文信息進(jìn)行快速檢索整理，加工成編研成果，建立數(shù)字信息資源庫(kù)，在網(wǎng)上發(fā)布，快速有效地實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值。第四，在檔案資源的保護(hù)上，通過(guò)對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，代替原件使用，保護(hù)了實(shí)體檔案；如果檔案原件遭到毀滅性破壞，異地保存的數(shù)字化檔案可代替原件使用，并可根據(jù)數(shù)字化檔案進(jìn)行仿真、再造，使損失降到最低程度；數(shù)字檔案還可以對(duì)模糊褪變檔案材料的字跡進(jìn)行恢復(fù)，或者對(duì)污損殘缺照片檔案進(jìn)行修復(fù)。第五，在檔案利用上，同一份檔案資源可不受時(shí)間、地理位置和份數(shù)的限制，同時(shí)可提供多人查詢使用＼[2＼]。

但是，數(shù)字檔案館并不能完全取替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案館的功能。第一，在檔案資源的管理上，檔案實(shí)體、電子文件并存，仍然需要按傳統(tǒng)方式加以管理。第二，在檔案業(yè)務(wù)建設(shè)上，數(shù)字檔案館涉及幾乎所有檔案館的傳統(tǒng)業(yè)務(wù)，包括整理、存儲(chǔ)、檢索、保管、利用、鑒定和統(tǒng)計(jì)等。第三，在檔案實(shí)體的作用上，傳統(tǒng)檔案館所體現(xiàn)的人文價(jià)值、歷史真跡和真憑實(shí)據(jù)的法律作用是數(shù)字檔案館取代不了的。第四，在檔案的安全上，數(shù)字檔案館仍存在很多不安全因素，電子設(shè)備、存儲(chǔ)載體及數(shù)字技術(shù)的更新速度對(duì)數(shù)字檔案信息的可識(shí)別性和有效性造成了嚴(yán)重威脅，同時(shí)信息與載體的分離性、依賴性、非直讀性、脆弱性、信息共享與不安全性、信息易改性等削弱了檔案數(shù)字信息的證據(jù)作用＼[3＼]。

因此，數(shù)字檔案館在稟承傳統(tǒng)檔案館的功能和作用的同時(shí)需由傳統(tǒng)檔案館作為補(bǔ)充，二者共同構(gòu)成了信息時(shí)代檔案信息資源體系。

三、高校數(shù)字檔案館的實(shí)踐性探索

在我國(guó)，高校數(shù)字檔案館建設(shè)走在前列，南京大學(xué)、上海交通大學(xué)等高校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字檔案館的建設(shè)，從地域看，南方高校比北方高校起步早，建設(shè)步伐快。東北財(cái)經(jīng)大學(xué)從2007年著手?jǐn)?shù)字檔案館的探索和籌備工作， 2007年建立了東北財(cái)經(jīng)大學(xué)檔案館網(wǎng)站， 2007年底，購(gòu)進(jìn)由南京大學(xué)開發(fā)的“南大之星”網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)并正式使用。2008年制定了《東北財(cái)經(jīng)大學(xué)檔案信息化實(shí)施方案》，《東北財(cái)經(jīng)大學(xué)電子檔案管理辦法夠得著的》，并幾易其稿，數(shù)字檔案館的建設(shè)工作步入了軌道，2012年檔案館搬遷新館，基礎(chǔ)設(shè)施得到很大改善，學(xué)校也在積極為數(shù)字檔案館的建設(shè)創(chuàng)造條件，正在加緊“數(shù)字東財(cái)”的建設(shè)，我校數(shù)字檔案館建設(shè)的籌備基礎(chǔ)工作，及數(shù)字檔案館建設(shè)的總體思路及探討工作從未停止過(guò)，我校的數(shù)字檔案館建設(shè)將進(jìn)入健康、快速的發(fā)展階段。

1高校數(shù)字檔案館建設(shè)的目標(biāo)

根據(jù)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的要求，高校檔案信息化建設(shè)的總體目標(biāo)是：以檔案信息資源建設(shè)為核心，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以計(jì)算機(jī)管理為手段，以檔案信息資源開發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)化為目標(biāo)，確保具有保存價(jià)值的電子文件檔案信息的真實(shí)性、完整性、安全性和有效性，更好地為學(xué)校、師生和社會(huì)需要提供方便、快捷的服務(wù)。

以校園網(wǎng)為基礎(chǔ)，加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，尤其是檔案信息目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和電子文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、照片檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，使館藏檔案數(shù)字化；依托校園辦公自動(dòng)化和檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)電子文件全文的實(shí)時(shí)管理、在線接收及數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作；實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息管理法制化。

3數(shù)字檔案館的工作準(zhǔn)備

（1）網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)。依托校園自動(dòng)化辦公網(wǎng)絡(luò)，改造局域網(wǎng)，購(gòu)置交換機(jī)、防火墻、路由器，提高網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)速度。

（2）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加快數(shù)字檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，添加數(shù)字檔案館支撐軟件和設(shè)備，檔案管理系統(tǒng)開發(fā)可采用以下方式：一是外包或整體外包研發(fā)模式。二是自主開發(fā)模式。三是混合實(shí)施模式。硬件設(shè)施應(yīng)配備服務(wù)器和配套磁盤陣列、光盤塔和大功率UPS。

數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、復(fù)雜的實(shí)踐工程，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備淘汰貶值速度加快，檔案信息形態(tài)及內(nèi)容也呈現(xiàn)出復(fù)雜性和多樣性，不會(huì)有一步到位的理想狀態(tài)。因此，配備數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施時(shí)：第一，采取成熟技術(shù)。不要盲目追求新技術(shù)，盡量采用成熟設(shè)備和主流設(shè)備。第二，實(shí)施分步建設(shè)。數(shù)字資源建設(shè)是一項(xiàng)繁鎖和艱巨的任務(wù)，需要一段過(guò)渡的時(shí)間，在這段時(shí)間里，對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施功能完備性要求并不高。所以建設(shè)初期，主要考慮具備與其他環(huán)節(jié)相適應(yīng)的數(shù)字化加工能力就可以了，以后隨著數(shù)字化工作的不斷推進(jìn)，再使基礎(chǔ)設(shè)施得以逐步完善，避免了設(shè)備的閑置浪費(fèi)，減少了技術(shù)淘汰所帶來(lái)的設(shè)備貶值，使資金達(dá)到最佳的使用狀態(tài)，用同樣的資金換來(lái)性能更優(yōu)質(zhì)的基礎(chǔ)設(shè)施。第三，采用高低搭配。對(duì)于關(guān)鍵環(huán)節(jié)的設(shè)備要選用性能較好、價(jià)格高的，而非關(guān)鍵環(huán)節(jié)的設(shè)備則可適當(dāng)降低一些要求＼[4＼]。

（3）全面了解館藏情況。在數(shù)字化前，要全面了解和掌握館藏檔案類型、數(shù)量、形態(tài)和狀態(tài)，處理好數(shù)字化進(jìn)行和檔案利用的關(guān)系，為了不影響正常的檔案利用，還要了解檔案利用頻率和利用價(jià)值等基本情況。

（4）做好館藏檔案數(shù)字化方案。全文數(shù)據(jù)庫(kù)是數(shù)字檔案館建設(shè)的重要內(nèi)容，因此，要根據(jù)實(shí)際館藏情況，實(shí)行分步驟的全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作。

以我校為例，我校于2007年使用網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，校園辦公自動(dòng)化正在籌備階段，本著新帳不欠老帳逐漸還的原則，根據(jù)檔案網(wǎng)絡(luò)版軟件使用時(shí)間和校園辦公自動(dòng)化運(yùn)行時(shí)間將全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作分為三個(gè)階段：一是對(duì)2007年以前的館藏檔案通過(guò)掃描主要做成圖形文件。由于掃描量大，本著邊建設(shè)邊使用的原則，數(shù)字化的順序按照經(jīng)常查閱的文件、珍貴檔案、瀕危檔案及檔案價(jià)值的高低來(lái)確定。二是對(duì)2007年以后到校園辦公自動(dòng)化正式運(yùn)行之前產(chǎn)生的檔案，做成文本文件，實(shí)現(xiàn)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。三是對(duì)校園辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)后產(chǎn)生的檔案，建立檔案信息接收中心，在線接收檔案的同時(shí)直接完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。

（5）做好相關(guān)制度和安全保障體系建設(shè)。根據(jù)國(guó)家各級(jí)檔案部門的有關(guān)規(guī)定制定電子文件歸檔與管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，實(shí)行電子檔案和紙質(zhì)檔案歸檔雙軌制，通過(guò)各種管理制度建設(shè)確保數(shù)字檔案館的規(guī)范化、法制化進(jìn)程。采取切實(shí)有效的技術(shù)手段和管理措施，確保檔案信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全。

4數(shù)字檔案館的具體工作實(shí)施

（1）檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。利用檔案管理軟件，以人工錄入方式先將案卷及文件目錄級(jí)檔案全部錄入電腦，實(shí)現(xiàn)館藏檔案文件級(jí)目錄全部機(jī)檢和查詢。

（2）實(shí)現(xiàn)全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。對(duì)于館藏紙制檔案數(shù)字化制作一般采取兩種方式：第一種方式是人工錄入，或通過(guò)掃描進(jìn)行（OCR）字符識(shí)別，制成文本文件。人工錄入雖然占據(jù)空間小，但錄入的工作量大，差錯(cuò)率大且核對(duì)困難。采用OCR字符識(shí)別的準(zhǔn)確率低，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案有手寫體，也有的字跡模糊不清或者非文字形式等，收效低。第二種方式是將檔案原文由掃描儀制成圖形文件，這種方式差錯(cuò)率相對(duì)較低，圖像掃描也保留了檔案的紙色、印章、批注等原貌，使利用者可以得到更多的啟發(fā)。在實(shí)際工作中最好是兩種方式結(jié)合使用。，掃描過(guò)程中還要做好掃描參數(shù)的優(yōu)化設(shè)置，使圖像文件所占用存儲(chǔ)空間的大小要適中，并確保圖像清晰完整。

實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化后的電子檔案可以通過(guò)電子文件格式標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)換中心直接轉(zhuǎn)換成PDF格式電子全文。

（3）照片數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。隨著數(shù)字技術(shù)在攝像領(lǐng)域的應(yīng)用，近幾年的照片檔案基本是數(shù)字化，應(yīng)集中精力對(duì)其他館藏照片檔案全部數(shù)字化。同時(shí)通過(guò)采集、接收和征集等形式建設(shè)多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

（4）開發(fā)檔案服務(wù)信息平臺(tái)。建立檔案資源信息的采集平臺(tái)、傳輸平臺(tái)、存儲(chǔ)平臺(tái)和應(yīng)用平臺(tái)，為社會(huì)、學(xué)校、個(gè)人查詢和利用檔案創(chuàng)造便利條件。要充分利用現(xiàn)代管理與傳媒手段，尤其是網(wǎng)上信息發(fā)布技術(shù)，為用戶提供方便、快捷的信息服務(wù)，以充分發(fā)揮檔案作用，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。

5數(shù)字檔案館建設(shè)仍需加強(qiáng)

（1）切實(shí)加強(qiáng)宣傳力度。檔案的數(shù)字化建設(shè)是新生事物，需要各方的配合和支持。尤其需要一定的人力、物力和財(cái)力的支持。因此，需要加強(qiáng)宣傳，提高廣大師生尤其是黨員干部對(duì)數(shù)字檔案館的認(rèn)識(shí)。

（2）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)。館以才興，要開創(chuàng)檔案信息化工作的新局面，還需大力加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。一是配備具有較強(qiáng)能力的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，專門負(fù)責(zé)數(shù)字檔案館建設(shè)的技術(shù)服務(wù)工作。二是加強(qiáng)對(duì)專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，特別是檔案管理系統(tǒng)軟件使用和操作培訓(xùn)，提高專兼職檔案人員運(yùn)用檔案信息化技術(shù)的能力。

（3）完善檔案制度建設(shè)。根據(jù)《檔案法》及國(guó)家檔案局的有關(guān)規(guī)定，與我校檔案工作實(shí)際相結(jié)合，及時(shí)修訂各項(xiàng)檔案規(guī)章制度，加快推進(jìn)檔案信息化制度建設(shè)。我校已實(shí)行電子檔案和紙質(zhì)檔案歸檔雙軌制，要通過(guò)各種管理制度建設(shè)確保電子檔案與紙制檔案的一致性，完善電子文件的整理、保真、保管、保密和定期歸檔等制度建設(shè)。

（4）建立安全保障體系。增強(qiáng)檔案信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，檔案信息既要最大限度地網(wǎng)絡(luò)化開放，又要堅(jiān)持檔案保密的原則，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)控，實(shí)行密鑰管理，嚴(yán)格身份認(rèn)證，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部局域網(wǎng)與一切外部網(wǎng)物理隔離。各種數(shù)據(jù)庫(kù)備份要制度化和規(guī)范化，根據(jù)國(guó)家《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求：“至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時(shí)，復(fù)制第3套，異地保存?！币员Ｕ蠙n案信息的安全性、保密性和可靠性。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著社會(huì)的發(fā)展、技術(shù)的進(jìn)步，數(shù)字檔案館的建設(shè)在實(shí)踐中會(huì)不斷地涌現(xiàn)新情況、新問題和新技術(shù)，我們要用發(fā)展的眼光在實(shí)踐中不斷地挖掘和探索數(shù)字檔案館新的內(nèi)涵，因此，數(shù)字檔案館建設(shè)的理論與實(shí)踐探索仍然不會(huì)停止。

參考文獻(xiàn)：

[1]蔡盈芳企業(yè)數(shù)字檔案館結(jié)構(gòu)研究[J]檔案學(xué)研究，2008，（1）：29-30

[2]于麗娟國(guó)外數(shù)字檔案館建設(shè)概況[J]中國(guó)檔案，2003，（3）：23-24

[3]畢成鋼數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的關(guān)系[J]信息管理導(dǎo)刊，2002，（3）：19-21

[4]王保國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)中的若干關(guān)系[J]中國(guó)檔案，2004，（11）：25-26

[5]方艷平數(shù)字檔案館建設(shè)的障礙性因素分析[J]湖北檔案，2009，（3）：19-21

[6]尹清軼吳雁平，數(shù)字檔案館建設(shè)理論研究熱遭遇實(shí)踐冷遇的思考[J]檔案管理，2009，（6）：51-52

（責(zé)任編輯：楊全山）

（3）全面了解館藏情況。在數(shù)字化前，要全面了解和掌握館藏檔案類型、數(shù)量、形態(tài)和狀態(tài)，處理好數(shù)字化進(jìn)行和檔案利用的關(guān)系，為了不影響正常的檔案利用，還要了解檔案利用頻率和利用價(jià)值等基本情況。

（4）做好館藏檔案數(shù)字化方案。全文數(shù)據(jù)庫(kù)是數(shù)字檔案館建設(shè)的重要內(nèi)容，因此，要根據(jù)實(shí)際館藏情況，實(shí)行分步驟的全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作。

以我校為例，我校于2007年使用網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，校園辦公自動(dòng)化正在籌備階段，本著新帳不欠老帳逐漸還的原則，根據(jù)檔案網(wǎng)絡(luò)版軟件使用時(shí)間和校園辦公自動(dòng)化運(yùn)行時(shí)間將全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作分為三個(gè)階段：一是對(duì)2007年以前的館藏檔案通過(guò)掃描主要做成圖形文件。由于掃描量大，本著邊建設(shè)邊使用的原則，數(shù)字化的順序按照經(jīng)常查閱的文件、珍貴檔案、瀕危檔案及檔案價(jià)值的高低來(lái)確定。二是對(duì)2007年以后到校園辦公自動(dòng)化正式運(yùn)行之前產(chǎn)生的檔案，做成文本文件，實(shí)現(xiàn)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。三是對(duì)校園辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)后產(chǎn)生的檔案，建立檔案信息接收中心，在線接收檔案的同時(shí)直接完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。

（5）做好相關(guān)制度和安全保障體系建設(shè)。根據(jù)國(guó)家各級(jí)檔案部門的有關(guān)規(guī)定制定電子文件歸檔與管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，實(shí)行電子檔案和紙質(zhì)檔案歸檔雙軌制，通過(guò)各種管理制度建設(shè)確保數(shù)字檔案館的規(guī)范化、法制化進(jìn)程。采取切實(shí)有效的技術(shù)手段和管理措施，確保檔案信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全。

4數(shù)字檔案館的具體工作實(shí)施

（1）檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。利用檔案管理軟件，以人工錄入方式先將案卷及文件目錄級(jí)檔案全部錄入電腦，實(shí)現(xiàn)館藏檔案文件級(jí)目錄全部機(jī)檢和查詢。

（2）實(shí)現(xiàn)全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。對(duì)于館藏紙制檔案數(shù)字化制作一般采取兩種方式：第一種方式是人工錄入，或通過(guò)掃描進(jìn)行（OCR）字符識(shí)別，制成文本文件。人工錄入雖然占據(jù)空間小，但錄入的工作量大，差錯(cuò)率大且核對(duì)困難。采用OCR字符識(shí)別的準(zhǔn)確率低，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案有手寫體，也有的字跡模糊不清或者非文字形式等，收效低。第二種方式是將檔案原文由掃描儀制成圖形文件，這種方式差錯(cuò)率相對(duì)較低，圖像掃描也保留了檔案的紙色、印章、批注等原貌，使利用者可以得到更多的啟發(fā)。在實(shí)際工作中最好是兩種方式結(jié)合使用。，掃描過(guò)程中還要做好掃描參數(shù)的優(yōu)化設(shè)置，使圖像文件所占用存儲(chǔ)空間的大小要適中，并確保圖像清晰完整。

實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化后的電子檔案可以通過(guò)電子文件格式標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)換中心直接轉(zhuǎn)換成PDF格式電子全文。

（3）照片數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。隨著數(shù)字技術(shù)在攝像領(lǐng)域的應(yīng)用，近幾年的照片檔案基本是數(shù)字化，應(yīng)集中精力對(duì)其他館藏照片檔案全部數(shù)字化。同時(shí)通過(guò)采集、接收和征集等形式建設(shè)多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

（4）開發(fā)檔案服務(wù)信息平臺(tái)。建立檔案資源信息的采集平臺(tái)、傳輸平臺(tái)、存儲(chǔ)平臺(tái)和應(yīng)用平臺(tái)，為社會(huì)、學(xué)校、個(gè)人查詢和利用檔案創(chuàng)造便利條件。要充分利用現(xiàn)代管理與傳媒手段，尤其是網(wǎng)上信息發(fā)布技術(shù)，為用戶提供方便、快捷的信息服務(wù)，以充分發(fā)揮檔案作用，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。

5數(shù)字檔案館建設(shè)仍需加強(qiáng)

（1）切實(shí)加強(qiáng)宣傳力度。檔案的數(shù)字化建設(shè)是新生事物，需要各方的配合和支持。尤其需要一定的人力、物力和財(cái)力的支持。因此，需要加強(qiáng)宣傳，提高廣大師生尤其是黨員干部對(duì)數(shù)字檔案館的認(rèn)識(shí)。

（2）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)。館以才興，要開創(chuàng)檔案信息化工作的新局面，還需大力加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。一是配備具有較強(qiáng)能力的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，專門負(fù)責(zé)數(shù)字檔案館建設(shè)的技術(shù)服務(wù)工作。二是加強(qiáng)對(duì)專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，特別是檔案管理系統(tǒng)軟件使用和操作培訓(xùn)，提高專兼職檔案人員運(yùn)用檔案信息化技術(shù)的能力。

（3）完善檔案制度建設(shè)。根據(jù)《檔案法》及國(guó)家檔案局的有關(guān)規(guī)定，與我校檔案工作實(shí)際相結(jié)合，及時(shí)修訂各項(xiàng)檔案規(guī)章制度，加快推進(jìn)檔案信息化制度建設(shè)。我校已實(shí)行電子檔案和紙質(zhì)檔案歸檔雙軌制，要通過(guò)各種管理制度建設(shè)確保電子檔案與紙制檔案的一致性，完善電子文件的整理、保真、保管、保密和定期歸檔等制度建設(shè)。

（4）建立安全保障體系。增強(qiáng)檔案信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，檔案信息既要最大限度地網(wǎng)絡(luò)化開放，又要堅(jiān)持檔案保密的原則，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)控，實(shí)行密鑰管理，嚴(yán)格身份認(rèn)證，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部局域網(wǎng)與一切外部網(wǎng)物理隔離。各種數(shù)據(jù)庫(kù)備份要制度化和規(guī)范化，根據(jù)國(guó)家《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求：“至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時(shí)，復(fù)制第3套，異地保存?！币员Ｕ蠙n案信息的安全性、保密性和可靠性。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著社會(huì)的發(fā)展、技術(shù)的進(jìn)步，數(shù)字檔案館的建設(shè)在實(shí)踐中會(huì)不斷地涌現(xiàn)新情況、新問題和新技術(shù)，我們要用發(fā)展的眼光在實(shí)踐中不斷地挖掘和探索數(shù)字檔案館新的內(nèi)涵，因此，數(shù)字檔案館建設(shè)的理論與實(shí)踐探索仍然不會(huì)停止。

參考文獻(xiàn)：

[1]蔡盈芳企業(yè)數(shù)字檔案館結(jié)構(gòu)研究[J]檔案學(xué)研究，2008，（1）：29-30

[2]于麗娟國(guó)外數(shù)字檔案館建設(shè)概況[J]中國(guó)檔案，2003，（3）：23-24

[3]畢成鋼數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的關(guān)系[J]信息管理導(dǎo)刊，2002，（3）：19-21

[4]王保國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)中的若干關(guān)系[J]中國(guó)檔案，2004，（11）：25-26

[5]方艷平數(shù)字檔案館建設(shè)的障礙性因素分析[J]湖北檔案，2009，（3）：19-21

[6]尹清軼吳雁平，數(shù)字檔案館建設(shè)理論研究熱遭遇實(shí)踐冷遇的思考[J]檔案管理，2009，（6）：51-52

（責(zé)任編輯：楊全山）

（3）全面了解館藏情況。在數(shù)字化前，要全面了解和掌握館藏檔案類型、數(shù)量、形態(tài)和狀態(tài)，處理好數(shù)字化進(jìn)行和檔案利用的關(guān)系，為了不影響正常的檔案利用，還要了解檔案利用頻率和利用價(jià)值等基本情況。

（4）做好館藏檔案數(shù)字化方案。全文數(shù)據(jù)庫(kù)是數(shù)字檔案館建設(shè)的重要內(nèi)容，因此，要根據(jù)實(shí)際館藏情況，實(shí)行分步驟的全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作。

以我校為例，我校于2007年使用網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，校園辦公自動(dòng)化正在籌備階段，本著新帳不欠老帳逐漸還的原則，根據(jù)檔案網(wǎng)絡(luò)版軟件使用時(shí)間和校園辦公自動(dòng)化運(yùn)行時(shí)間將全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作分為三個(gè)階段：一是對(duì)2007年以前的館藏檔案通過(guò)掃描主要做成圖形文件。由于掃描量大，本著邊建設(shè)邊使用的原則，數(shù)字化的順序按照經(jīng)常查閱的文件、珍貴檔案、瀕危檔案及檔案價(jià)值的高低來(lái)確定。二是對(duì)2007年以后到校園辦公自動(dòng)化正式運(yùn)行之前產(chǎn)生的檔案，做成文本文件，實(shí)現(xiàn)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。三是對(duì)校園辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)后產(chǎn)生的檔案，建立檔案信息接收中心，在線接收檔案的同時(shí)直接完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。

（5）做好相關(guān)制度和安全保障體系建設(shè)。根據(jù)國(guó)家各級(jí)檔案部門的有關(guān)規(guī)定制定電子文件歸檔與管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，實(shí)行電子檔案和紙質(zhì)檔案歸檔雙軌制，通過(guò)各種管理制度建設(shè)確保數(shù)字檔案館的規(guī)范化、法制化進(jìn)程。采取切實(shí)有效的技術(shù)手段和管理措施，確保檔案信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全。

4數(shù)字檔案館的具體工作實(shí)施

（1）檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。利用檔案管理軟件，以人工錄入方式先將案卷及文件目錄級(jí)檔案全部錄入電腦，實(shí)現(xiàn)館藏檔案文件級(jí)目錄全部機(jī)檢和查詢。

（2）實(shí)現(xiàn)全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。對(duì)于館藏紙制檔案數(shù)字化制作一般采取兩種方式：第一種方式是人工錄入，或通過(guò)掃描進(jìn)行（OCR）字符識(shí)別，制成文本文件。人工錄入雖然占據(jù)空間小，但錄入的工作量大，差錯(cuò)率大且核對(duì)困難。采用OCR字符識(shí)別的準(zhǔn)確率低，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案有手寫體，也有的字跡模糊不清或者非文字形式等，收效低。第二種方式是將檔案原文由掃描儀制成圖形文件，這種方式差錯(cuò)率相對(duì)較低，圖像掃描也保留了檔案的紙色、印章、批注等原貌，使利用者可以得到更多的啟發(fā)。在實(shí)際工作中最好是兩種方式結(jié)合使用。，掃描過(guò)程中還要做好掃描參數(shù)的優(yōu)化設(shè)置，使圖像文件所占用存儲(chǔ)空間的大小要適中，并確保圖像清晰完整。

實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化后的電子檔案可以通過(guò)電子文件格式標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)換中心直接轉(zhuǎn)換成PDF格式電子全文。

（3）照片數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。隨著數(shù)字技術(shù)在攝像領(lǐng)域的應(yīng)用，近幾年的照片檔案基本是數(shù)字化，應(yīng)集中精力對(duì)其他館藏照片檔案全部數(shù)字化。同時(shí)通過(guò)采集、接收和征集等形式建設(shè)多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

（4）開發(fā)檔案服務(wù)信息平臺(tái)。建立檔案資源信息的采集平臺(tái)、傳輸平臺(tái)、存儲(chǔ)平臺(tái)和應(yīng)用平臺(tái)，為社會(huì)、學(xué)校、個(gè)人查詢和利用檔案創(chuàng)造便利條件。要充分利用現(xiàn)代管理與傳媒手段，尤其是網(wǎng)上信息發(fā)布技術(shù)，為用戶提供方便、快捷的信息服務(wù)，以充分發(fā)揮檔案作用，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。

5數(shù)字檔案館建設(shè)仍需加強(qiáng)

（1）切實(shí)加強(qiáng)宣傳力度。檔案的數(shù)字化建設(shè)是新生事物，需要各方的配合和支持。尤其需要一定的人力、物力和財(cái)力的支持。因此，需要加強(qiáng)宣傳，提高廣大師生尤其是黨員干部對(duì)數(shù)字檔案館的認(rèn)識(shí)。

（2）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)。館以才興，要開創(chuàng)檔案信息化工作的新局面，還需大力加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。一是配備具有較強(qiáng)能力的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，專門負(fù)責(zé)數(shù)字檔案館建設(shè)的技術(shù)服務(wù)工作。二是加強(qiáng)對(duì)專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，特別是檔案管理系統(tǒng)軟件使用和操作培訓(xùn)，提高專兼職檔案人員運(yùn)用檔案信息化技術(shù)的能力。

（3）完善檔案制度建設(shè)。根據(jù)《檔案法》及國(guó)家檔案局的有關(guān)規(guī)定，與我校檔案工作實(shí)際相結(jié)合，及時(shí)修訂各項(xiàng)檔案規(guī)章制度，加快推進(jìn)檔案信息化制度建設(shè)。我校已實(shí)行電子檔案和紙質(zhì)檔案歸檔雙軌制，要通過(guò)各種管理制度建設(shè)確保電子檔案與紙制檔案的一致性，完善電子文件的整理、保真、保管、保密和定期歸檔等制度建設(shè)。

（4）建立安全保障體系。增強(qiáng)檔案信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，檔案信息既要最大限度地網(wǎng)絡(luò)化開放，又要堅(jiān)持檔案保密的原則，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)控，實(shí)行密鑰管理，嚴(yán)格身份認(rèn)證，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部局域網(wǎng)與一切外部網(wǎng)物理隔離。各種數(shù)據(jù)庫(kù)備份要制度化和規(guī)范化，根據(jù)國(guó)家《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求：“至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時(shí)，復(fù)制第3套，異地保存?！币员Ｕ蠙n案信息的安全性、保密性和可靠性。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著社會(huì)的發(fā)展、技術(shù)的進(jìn)步，數(shù)字檔案館的建設(shè)在實(shí)踐中會(huì)不斷地涌現(xiàn)新情況、新問題和新技術(shù)，我們要用發(fā)展的眼光在實(shí)踐中不斷地挖掘和探索數(shù)字檔案館新的內(nèi)涵，因此，數(shù)字檔案館建設(shè)的理論與實(shí)踐探索仍然不會(huì)停止。

參考文獻(xiàn)：

[1]蔡盈芳企業(yè)數(shù)字檔案館結(jié)構(gòu)研究[J]檔案學(xué)研究，2008，（1）：29-30

[2]于麗娟國(guó)外數(shù)字檔案館建設(shè)概況[J]中國(guó)檔案，2003，（3）：23-24

[3]畢成鋼數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的關(guān)系[J]信息管理導(dǎo)刊，2002，（3）：19-21

[4]王保國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)中的若干關(guān)系[J]中國(guó)檔案，2004，（11）：25-26

[5]方艷平數(shù)字檔案館建設(shè)的障礙性因素分析[J]湖北檔案，2009，（3）：19-21

[6]尹清軼吳雁平，數(shù)字檔案館建設(shè)理論研究熱遭遇實(shí)踐冷遇的思考[J]檔案管理，2009，（6）：51-52

（責(zé)任編輯：楊全山）