謝晶

綏芬河市環(huán)境監(jiān)測站 黑龍江綏芬河 157300

淺談企業(yè)檔案工作科學(xué)管理法

謝晶

綏芬河市環(huán)境監(jiān)測站 黑龍江綏芬河 157300

在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過程中，企業(yè)之間的競爭壓力也越來越大，因此許多企業(yè)為了保障自身經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定發(fā)展，就將開始對(duì)企業(yè)檔案管理工作越來越重視，為此就采用相關(guān)的管理方法來對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的控制整理。本文通過對(duì)企業(yè)管理工作的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行簡要的介紹，討論了企業(yè)檔案工作科學(xué)管理的相關(guān)方法，以供同行參考。

企業(yè)檔案；檔案管理；科學(xué)性

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，許多企業(yè)管理人員對(duì)企業(yè)檔案管理工作也越來越重視，這不僅關(guān)系到企業(yè)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定發(fā)展，還包含了企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中重要信息，是打過去企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、業(yè)務(wù)活動(dòng)中的重要無形財(cái)產(chǎn)。因此我們?cè)趯?duì)其進(jìn)行管理的過程中，就要采用相關(guān)的技術(shù)手段來對(duì)其進(jìn)行處理。不過，當(dāng)前我國企業(yè)檔案管理工作的實(shí)際情況來看，大多數(shù)企業(yè)在企業(yè)當(dāng)前管理工作中，并沒有對(duì)其進(jìn)行科學(xué)化的管理，這就導(dǎo)致企業(yè)在檔案管理的過程中，存在著許多的問題，這就使得檔案工作無法正常它有效的進(jìn)行，為此我們?cè)趯?duì)企業(yè)檔案工作進(jìn)行管理的過程中，就要采用科學(xué)有效的管理手段來對(duì)其進(jìn)行處理。下面我們就對(duì)企業(yè)檔案工作科學(xué)管理的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行介紹。

一、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要重視支持檔案工作

在企業(yè)發(fā)展的過程中，檔案管理工作在其中十分重要的意義，它不僅是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，還是現(xiàn)代化企業(yè)在經(jīng)濟(jì)發(fā)展當(dāng)中一種運(yùn)營手段。因此企業(yè)管理人員來對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的控制管理的過程中，對(duì)企業(yè)檔案館工作有著十分重要的意義。而且在檔案工作中，檔案管理人員作為其主要的內(nèi)容之一，我們想要使得企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量和效益得到進(jìn)一步的提高，就必須要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行人文化的管理，并且為檔案管理工作提供一個(gè)良好的工作環(huán)境，從而使得檔案管理工作人員在日常企業(yè)檔案管理工作中，有著極強(qiáng)的積極性，這樣就有效的解決了傳統(tǒng)檔案管理方法在實(shí)際應(yīng)用過程中存在的相關(guān)問題。另外在現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理工作中，人們?yōu)榱耸沟脵n案工作的效益得到有效的提高，人們也將一些先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到其中。

二、收集收齊歸檔文件材料

在企業(yè)檔案管理工作中，對(duì)檔案文件的收集歸檔工作是十分重要的，我們必須要保障這些檔案信息管理的完整性和準(zhǔn)確性，然而要做好相應(yīng)的檔案信息收集和歸檔工作，檔案工作崗位人員必須要對(duì)各種收集方法和渠道進(jìn)行了解，并且對(duì)各個(gè)管理環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容進(jìn)行確定，而且還要做好相應(yīng)的動(dòng)態(tài)監(jiān)督和檢查工作，這樣不僅使得檔案工作人員的各方面能力得到進(jìn)一步的提高，還使得檔案管理工作的效率得到有效的保障，從而滿足了當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作的相關(guān)要求。

三、檔案集中統(tǒng)一管理

在當(dāng)前檔案信息管理工作當(dāng)中，人們主要是采用的集中統(tǒng)一管理的方法，來對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的控制這樣不僅使得企業(yè)檔案工作的質(zhì)量得到了進(jìn)一步的保障，還有利于檔案信息的控制管理，從而為檔案工作的有效控制打下了扎實(shí)的基礎(chǔ)。而且從當(dāng)前我國多少企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的實(shí)際情況來看，企業(yè)檔案管理工作的內(nèi)容也十分的復(fù)雜，因此為了使得檔案工作的效率和質(zhì)量都得到很好的保障，我們就要實(shí)現(xiàn)管理工作和管理人員的集中和統(tǒng)一，從而保障檔案管理工作可以順利的開展。

四、建立健全企業(yè)檔案工作管理體制

建立健全企業(yè)檔案工作管理體制，包括建立檔案工作機(jī)構(gòu)，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和直接負(fù)責(zé)人，建立健全專兼職檔案管理網(wǎng)絡(luò)，制定本單位檔案管理辦法、歸檔范圍、分類方案、保管期限表、各項(xiàng)檔案管理制度及“三納入”、“四參加”、“四同步”制度，“三納入四參加四同步”是《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中明文規(guī)定企業(yè)必順建立的制度。如果一個(gè)單位沒有落實(shí)“三納入”制度，就難以保證檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)與健康發(fā)展，使檔案工作無法與企業(yè)的改革和發(fā)展同步。如果不落實(shí)“四參加”“四同步”制度，就無法把企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理活動(dòng)所形成的重要檔案全部保存下來，無法保證歸檔文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

五、搞好檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)

檔案工作信息化，是促進(jìn)企業(yè)信息資源全面收集、整合、開發(fā)的重要基礎(chǔ)，通過檔案信息化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)企業(yè)信息資源的集中管理，成千上萬倍地提高利用效率，全方位地支持企業(yè)決策和各級(jí)信息服務(wù)，潛在的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益難以估算。而檔案信息化的基礎(chǔ)是檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，沒有經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)化整理的檔案不可能實(shí)現(xiàn)信息化，因此，企業(yè)檔案部門要認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，研究檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范，提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平，為檔案工作信息化創(chuàng)造條件。

六、強(qiáng)化檔案保管條件及措施

隨著時(shí)間的推移，檔案保護(hù)顯得愈來愈重要，我們相關(guān)的政府部門和領(lǐng)導(dǎo)人員都對(duì)檔案保護(hù)問題做出了重要指示。加強(qiáng)檔案保護(hù)，包括對(duì)紙質(zhì)檔案、電子檔案的保護(hù)：一是對(duì)紙質(zhì)檔案，要加強(qiáng)庫房“八防”設(shè)施的配備，使檔案庫房做到防火、防盜、防高溫、防濕、防光、防蟲、防有害氣體、防塵的安全防護(hù)要求，杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現(xiàn)象及各類事故的發(fā)生；二是對(duì)電子檔案，一方面要采取必要的措施，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的載體保護(hù)，另一方面要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的信息保護(hù)。

七、深化檔案信息開發(fā)利用

筆者通過對(duì)有關(guān)利用數(shù)據(jù)的分析與研究，認(rèn)為可以采取如下3項(xiàng)措施，以檔案利用來帶動(dòng)和推進(jìn)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)：一是對(duì)歷年來檔案利用數(shù)據(jù)分析，著力了解檔案利用所產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。通過分析，可以了解檔案的自身價(jià)值和潛在的利用資源，有利于進(jìn)一步拓寬檔案利用工作的渠道，最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用；二是開展檔案利用跟蹤服務(wù)。檔案工作只有“有為才能有位”，而地位的取得有賴于檔案人員的自身努力，積極開展送檔上門，及時(shí)掌握檔案利用的新動(dòng)態(tài)、新動(dòng)向，及時(shí)做好跟蹤服務(wù)。三是結(jié)合數(shù)據(jù)對(duì)比分析，緊緊抓住檔案利用的熱點(diǎn)和中心工作，積極開展檔案史料編撰工作。抓住檔案的利用與信息開發(fā)工作，并根據(jù)歸檔材料編寫大事記、組織沿革、年鑒、產(chǎn)品簡介等編研成果，為各部門更好地利用檔案服好務(wù)。

八、結(jié)束語

總而言之，在當(dāng)前我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過程中，企業(yè)如果想要使得自己檔案管理工作的質(zhì)量和質(zhì)量得到進(jìn)一步的提高，我們就要采用科學(xué)有效的管理方法來對(duì)企業(yè)檔案工作進(jìn)行有效的控制管理，從而滿足當(dāng)前企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)營的相關(guān)要求，以確保企業(yè)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定發(fā)展。

[1]楊冬權(quán).以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)切實(shí)把中央企業(yè)檔案工作提高到一個(gè)新的水平，在中央企業(yè)檔案工作會(huì)議上的講話[J].中國檔案,2009(09)

[2]郭美孝.創(chuàng)新中發(fā)展企業(yè)檔案工作幾點(diǎn)思考[J].陜西檔案,2008(02)

[3]趙珊平.企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新[J].檔案管理,2010(04)