黃敏

摘 要：本文結(jié)合財(cái)政部發(fā)布的“工作規(guī)范”，對(duì)現(xiàn)行商品化會(huì)計(jì)軟件的部分功能進(jìn)行了分析探討。認(rèn)為現(xiàn)行會(huì)計(jì)軟件應(yīng)限制賬套數(shù)、根據(jù)內(nèi)部控制原則設(shè)置系統(tǒng)管理員的權(quán)限、取消反記賬等功能，增加或完善會(huì)計(jì)資料歸檔、用戶操作日志等功能，鼓勵(lì)集成可擴(kuò)展商業(yè)報(bào)告語(yǔ)言（XBRL）功能。

關(guān)鍵詞：工作規(guī)范；會(huì)計(jì)軟件；功能；XBRL

為了推動(dòng)我國(guó)企業(yè)會(huì)計(jì)信息化，節(jié)約社會(huì)資源，完善會(huì)計(jì)軟件功能，提高會(huì)計(jì)軟件相關(guān)社會(huì)服務(wù)的質(zhì)量，財(cái)政部在2013年12月份發(fā)布了《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》（以下簡(jiǎn)稱“工作規(guī)范”），該工作規(guī)范共有5章49條。其中第2章是會(huì)計(jì)軟件和服務(wù)，它對(duì)會(huì)計(jì)軟件功能要求進(jìn)行了重新劃定。在實(shí)際工作中，由于相關(guān)監(jiān)督管理沒(méi)有跟上，對(duì)會(huì)計(jì)軟件功能的管理一度成為空白，導(dǎo)致會(huì)計(jì)軟件市場(chǎng)和領(lǐng)域出現(xiàn)了一些非常現(xiàn)象，最終影響到企業(yè)的會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，這不能不引起我們的重視。本文擬結(jié)合該工作規(guī)范，對(duì)現(xiàn)行商品化會(huì)計(jì)軟件功能進(jìn)行重新審視。

一、工作規(guī)范中會(huì)計(jì)軟件功能的相關(guān)規(guī)定

對(duì)于會(huì)計(jì)軟件的功能要求，工作規(guī)范中主要集中在第6條至14條。第6條對(duì)會(huì)計(jì)軟件功能提出總的原則性要求，即應(yīng)當(dāng)保障企業(yè)按照國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度開(kāi)展會(huì)計(jì)核算，不得有違背準(zhǔn)則制度的功能設(shè)計(jì)。第7條重申會(huì)計(jì)軟件的語(yǔ)言問(wèn)題，要求軟件界面要使用中文，要支持中文處理。第8條要求會(huì)計(jì)軟件具有與準(zhǔn)則制度相符合的科目分類和編碼方式功能。第9條強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)提供符合準(zhǔn)則制度的會(huì)計(jì)憑證、賬簿和報(bào)表的顯示和打印功能。第10條要求會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)提供不可逆的記賬功能，保護(hù)好記賬順序和記賬內(nèi)容：確保對(duì)同類已記賬憑證的連續(xù)編號(hào)，禁止對(duì)已記賬憑證刪除和插入，禁止對(duì)已記賬憑證關(guān)鍵信息的修改。第11條鼓勵(lì)軟件供應(yīng)商在會(huì)計(jì)軟件中集成可擴(kuò)展商業(yè)報(bào)告語(yǔ)言（XBRL）功能，以便企業(yè)生成符合國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的XBRL財(cái)務(wù)報(bào)告。第12條要求會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)有符合國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口，滿足外部會(huì)計(jì)監(jiān)督的需要。第13條強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)具有會(huì)計(jì)資料歸檔功能，提供導(dǎo)出會(huì)計(jì)檔案的接口。第14條要求會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)記錄生成用戶操作日志，確保日志記錄的安全性、完整性和可查詢性。

二、宜修改或摒棄的的會(huì)計(jì)軟件功能

（一）建立多套賬的功能?，F(xiàn)有的商品化會(huì)計(jì)軟件幾乎都提供了建立多套賬的功能。該功能就像一把雙刃劍，一方面為一個(gè)會(huì)計(jì)主體的內(nèi)部多部門、多處室的核算提供了方便；另一方面也為一個(gè)獨(dú)立核算單位設(shè)置多套賬、賬外賬、偷逃稅款提供了可乘之機(jī)。按照現(xiàn)行會(huì)計(jì)法規(guī)制度的規(guī)定，每個(gè)獨(dú)立核算單位只能建一套賬，不允許建賬外賬，私設(shè)小金庫(kù)。建議會(huì)計(jì)軟件中對(duì)建立的賬套數(shù)應(yīng)有所限制，如限定在十套以內(nèi)，軟件供應(yīng)商在軟件設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)設(shè)法控制同一核算單位建兩套或多套賬的情況。

（二）系統(tǒng)管理員的權(quán)利高度集中。目前，幾乎所有的會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)中系統(tǒng)管理員是權(quán)限最高的操作員。它可以指定或取消某操作員為賬套主管，也可以對(duì)各個(gè)賬套的操作員進(jìn)行授權(quán)。有的會(huì)計(jì)軟件中系統(tǒng)管理員還可以對(duì)任何操作員的密碼進(jìn)行修改，且修改后可以刪除系統(tǒng)操作日志中的記錄。權(quán)限之大卻沒(méi)有人對(duì)他進(jìn)行監(jiān)督。系統(tǒng)中的這項(xiàng)制度設(shè)計(jì)明顯地不符合內(nèi)部控制制度的規(guī)定，沒(méi)有體現(xiàn)內(nèi)部牽制的要求，這也給系統(tǒng)管理員進(jìn)行會(huì)計(jì)舞弊提供了技術(shù)支持。建議軟件供應(yīng)商在會(huì)計(jì)軟件版本升級(jí)時(shí)重新設(shè)計(jì)系統(tǒng)管理員的權(quán)限，以體現(xiàn)內(nèi)部控制的原則要求。

（三）靈活多樣的參數(shù)設(shè)置功能。通過(guò)對(duì)目前市場(chǎng)上會(huì)計(jì)軟件的調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)會(huì)計(jì)軟件都提供了靈活多樣的參數(shù)設(shè)置功能，只不過(guò)功能名稱不同而已。如有的會(huì)計(jì)軟件提供了“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”、“允許修改他人填制的憑證”等，用戶可以自由設(shè)置這些參數(shù)，一旦設(shè)定其中的某個(gè)參數(shù)，在會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)中就會(huì)自動(dòng)按照該參數(shù)設(shè)定的規(guī)則進(jìn)行會(huì)計(jì)核算與控制?？梢哉f(shuō)，較多的參數(shù)設(shè)置給會(huì)計(jì)人員提供了較多的選擇余地，給他們操作也提供了方便。但另一方面，如果這些參數(shù)設(shè)置不當(dāng)，將導(dǎo)致的直接后果是出納憑證可不必經(jīng)過(guò)出納簽字就進(jìn)入下一環(huán)節(jié)；進(jìn)入系統(tǒng)的任何人都可以修改別人填制的憑證。這些很顯然違反了《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》等相關(guān)法規(guī)的規(guī)定。建議軟件供應(yīng)商在會(huì)計(jì)軟件版本升級(jí)時(shí)對(duì)相關(guān)的參數(shù)設(shè)置選項(xiàng)進(jìn)行修改調(diào)整，如上述的“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”、“允許修改他人填制的憑證”選項(xiàng)不要作為參數(shù)來(lái)設(shè)置，應(yīng)強(qiáng)調(diào)出納憑證一定要經(jīng)過(guò)出納簽字；不允許修改他人填制的憑證。

（四）反審核、反記賬與反結(jié)賬的功能。 目前，大部分商品化會(huì)計(jì)軟件都提供了反審核、反記賬與反結(jié)賬的功能，這在某些時(shí)候給會(huì)計(jì)人員帶來(lái)了很大的方便，提高了會(huì)計(jì)工作的效率。但是同時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)核算過(guò)程的可信賴、可追溯造成了威脅，導(dǎo)致核算過(guò)程失去嚴(yán)肅性，核算結(jié)果出現(xiàn)隨意性。于是這成為了工作規(guī)范重點(diǎn)治理的領(lǐng)域之一。

工作規(guī)范第10條規(guī)定“會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)提供不可逆的記賬功能，確保對(duì)同類已記賬憑證的連續(xù)編號(hào)，不得提供對(duì)已記賬憑證的刪除和插入功能，不得提供對(duì)已記賬憑證日期、金額、科目和操作人的修改功能。”此條規(guī)定抓住了最關(guān)鍵的記賬環(huán)節(jié)。的確，在會(huì)計(jì)核算流程中記賬是改變科目發(fā)生額和余額，進(jìn)而決定會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)的關(guān)鍵一步。所以對(duì)記賬功能和已記賬憑證進(jìn)行控制，防止相關(guān)數(shù)據(jù)被隨意篡改，是會(huì)計(jì)軟件必須滿足的要求。特別值得強(qiáng)調(diào)的是不可逆的記賬功能。這里所說(shuō)的記賬，它強(qiáng)調(diào)的是記賬后果，而不是記賬過(guò)程，與會(huì)計(jì)軟件對(duì)記賬操作如何進(jìn)行后臺(tái)處理沒(méi)有關(guān)系。也就是說(shuō)，已記賬憑證發(fā)生的后果是不可撤銷的。

雖然工作規(guī)范并沒(méi)有對(duì)所有逆向操作（包括前面所述的反審核、反結(jié)賬）加以禁止，但我們認(rèn)為宜在會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)中取消“反審核、反結(jié)賬”功能。其實(shí)，取消這些功能不會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)工作產(chǎn)生不利的影響，相反還容易發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)人員在會(huì)計(jì)工作中存在的問(wèn)題，有利于正確評(píng)價(jià)會(huì)計(jì)人員的工作效率和水平。

三、宜增加或強(qiáng)調(diào)的會(huì)計(jì)軟件功能

（一）會(huì)計(jì)資料歸檔功能。工作規(guī)范第13條規(guī)定：“會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)具有會(huì)計(jì)資料歸檔功能，提供導(dǎo)出會(huì)計(jì)檔案的接口，在會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)格式、元數(shù)據(jù)采集、真實(shí)性與完整性保障方面，符合國(guó)家有關(guān)電子文件歸檔與電子檔案管理的要求。”目前，幾乎所有的商品化會(huì)計(jì)軟件都提供了數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)的功能，其實(shí)，這并不是真正意義上的歸檔保存。歸檔應(yīng)該是對(duì)電子會(huì)計(jì)資料進(jìn)行鑒別、加工整理和移送檔案管理部門進(jìn)行保存的過(guò)程。換句話說(shuō)，首先要進(jìn)行鑒定、加工整理電子會(huì)計(jì)資料，甄別需要?dú)w檔的和不需要?dú)w檔的部分，去掉不需要?dú)w檔數(shù)據(jù)和冗余數(shù)據(jù)，對(duì)準(zhǔn)備歸檔的電子會(huì)計(jì)資料要鑒定其真實(shí)性、完整性和有效性，并按重要程度區(qū)分其保管的期限，組成保管單位。然后將需要?dú)w檔的電子會(huì)計(jì)資料轉(zhuǎn)換成符合歸檔要求的存儲(chǔ)格式，與其元數(shù)據(jù)一起按要求封裝打包，從會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)中導(dǎo)出，傳送至檔案管理信息系統(tǒng)或歸檔指定的存儲(chǔ)位置，然后對(duì)已完成歸檔的會(huì)計(jì)資料進(jìn)行標(biāo)記，以防止重復(fù)歸檔。需要說(shuō)明的是，會(huì)計(jì)軟件宜還具有定期刪除已歸檔數(shù)據(jù)，以釋放存儲(chǔ)空間的功能。endprint

（二）用戶操作日志功能。為了確保會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的安全運(yùn)行，目前，絕大部分商品化會(huì)計(jì)軟件均提供了用戶操作日志功能（亦稱“上機(jī)日志”功能）。會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)隨時(shí)會(huì)對(duì)各個(gè)模塊中的每位操作員的上下機(jī)時(shí)間、操作的具體內(nèi)容等情況進(jìn)行記載，形成上機(jī)日志，以便使所有的操作都有記錄，有跡可循。工作規(guī)范第十四條對(duì)此有規(guī)定，“會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)記錄生成用戶操作日志，確保日志的安全、完整，提供按操作人員、操作時(shí)間和操作內(nèi)容查詢?nèi)罩镜墓δ?，并能以?jiǎn)單易懂的形式輸出?！边@說(shuō)明用戶操作日志的重要性。值得注意的是，這條規(guī)定里的日志功能，是為會(huì)計(jì)監(jiān)督服務(wù)的，它和傳統(tǒng)的上機(jī)日志功能是有區(qū)別的，一是傳統(tǒng)的上機(jī)日志功能主要供技術(shù)人員使用，而工作規(guī)范規(guī)定的日志功能直接供會(huì)計(jì)監(jiān)督人員使用；二是傳統(tǒng)的上機(jī)日志功能主要采用技術(shù)術(shù)語(yǔ)描述，而工作規(guī)范規(guī)定的日志功能宜采用自然語(yǔ)言與會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)術(shù)語(yǔ)描述。

用戶操作日志應(yīng)當(dāng)滿足以下幾點(diǎn)要求：（1）完整性。會(huì)計(jì)軟件必須要保證用戶操作日志記錄的完整，將所有對(duì)會(huì)計(jì)核算結(jié)果可能造成影響的用戶操作記錄下來(lái)，包括對(duì)核算結(jié)果有直接影響的數(shù)據(jù)的相關(guān)操作，以及對(duì)核算工作所依賴的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)。當(dāng)然還應(yīng)該記錄操作員以及精確到分秒的操作時(shí)間。（2）安全性。會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)采取一定的技術(shù)手段，確保用戶操作日志中的任何信息內(nèi)容不被用戶以任何手段修改與刪除。（3）可查詢性。用戶操作日志必須提供對(duì)各類操作的查詢，以便會(huì)計(jì)監(jiān)督人員篩選出他們想要的信息內(nèi)容。

（三）可擴(kuò)展商業(yè)報(bào)告語(yǔ)言（XBRL）功能。 XBRL是XML（可擴(kuò)展標(biāo)記語(yǔ)言）在財(cái)務(wù)報(bào)告信息交換方面的一種應(yīng)用，用于商業(yè)與會(huì)計(jì)信息的定義和交換，是目前應(yīng)用于非結(jié)構(gòu)化信息處理，尤其是財(cái)務(wù)報(bào)表信息處理的最新技術(shù)，它的出現(xiàn)與迅速發(fā)展為會(huì)計(jì)信息提供模式的革新提供了嶄新的思路。XBRL的技術(shù)框架主要包括四個(gè)部分，即XBRL技術(shù)規(guī)范、XBRL分類標(biāo)準(zhǔn)、XBRL實(shí)例文檔和樣式表。其中，技術(shù)規(guī)范提供了描述XBRL如何運(yùn)作的基本技術(shù)細(xì)節(jié)，規(guī)定了XBRL分類標(biāo)準(zhǔn)和XBRL實(shí)例文檔所應(yīng)遵循的各種規(guī)則；分類標(biāo)準(zhǔn)是XBRL技術(shù)的核心部分，定義了各項(xiàng)目的屬性及其之間的關(guān)系等，它是在XBRL技術(shù)規(guī)范的基礎(chǔ)上，結(jié)合各個(gè)國(guó)家、行業(yè)、企業(yè)的實(shí)際情況制定的；實(shí)例文檔是根據(jù)XBRL技術(shù)規(guī)范，依據(jù)某些XBRL分類標(biāo)準(zhǔn)制作的財(cái)務(wù)事實(shí)數(shù)據(jù)文件，一個(gè)XBRL實(shí)例文檔就對(duì)應(yīng)著一個(gè)企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)告的實(shí)例文件；樣式表用于定義財(cái)務(wù)報(bào)告發(fā)布時(shí)的顯示項(xiàng)目和格式，將實(shí)例文檔以用戶可讀的方式顯示出來(lái)。

2010年10月，我國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)發(fā)布了《可擴(kuò)展商業(yè)報(bào)告語(yǔ)言技術(shù)規(guī)范》系列國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，財(cái)政部同時(shí)發(fā)布了基于企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的XBRL通用分類標(biāo)準(zhǔn)，分別在技術(shù)和業(yè)務(wù)層面構(gòu)建了我國(guó)XBRL應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)體系。此后，財(cái)政部組織了基于企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的XBRL通用分類標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施工作，要求實(shí)施企業(yè)向財(cái)政部報(bào)送XBRL格式年度財(cái)務(wù)報(bào)告。截止到2013年，實(shí)施的企業(yè)包括大型中央企業(yè)、銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)、保險(xiǎn)公司、地方大中型企業(yè)共計(jì)206家。我們相信，隨著XBRL的廣泛應(yīng)用，將為財(cái)務(wù)報(bào)告及其相關(guān)信息使用者帶來(lái)極大的便利，提升整個(gè)社會(huì)的科學(xué)化、精細(xì)化管理水平。因此，工作規(guī)范強(qiáng)調(diào)“鼓勵(lì)軟件供應(yīng)商在會(huì)計(jì)軟件中集成XBRL功能，便于企業(yè)生成符合國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的XBRL財(cái)務(wù)報(bào)告。

結(jié)束語(yǔ)：結(jié)合工作規(guī)范，縱觀目前商品化會(huì)計(jì)軟件的功能，還存在著一些不盡人意的地方，特別是前面所述及的“反審核、反記賬、反結(jié)賬”功能，使會(huì)計(jì)工作變得更加便捷的同時(shí)，也使會(huì)計(jì)舞弊變得更加隱蔽與方便，進(jìn)而加大了審計(jì)工作的技術(shù)難度和審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。因此，在實(shí)際工作中要按照工作規(guī)范的要求慎用或不用。另一方面，對(duì)照工作規(guī)范，現(xiàn)有的會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)還不具備的一些功能，如會(huì)計(jì)資料歸檔功能等，作為軟件供應(yīng)商應(yīng)抓緊時(shí)間進(jìn)行版本升級(jí)，增加、完善相關(guān)功能，以便于會(huì)計(jì)監(jiān)督，不斷提高會(huì)計(jì)工作效率和會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1] 財(cái)政部.企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范.2013年12月.

[2] 王風(fēng)華.從審計(jì)視角評(píng)價(jià)財(cái)務(wù)軟件功能[J].財(cái)會(huì)月刊，2009年第10期.endprint