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淺議我國(guó)數(shù)字檔案館的建設(shè)與優(yōu)化

2014-12-01 06:12周春蓮
新校園·中旬刊 2014年10期
關(guān)鍵詞:數(shù)字檔案館優(yōu)化建設(shè)

周春蓮

摘 要:隨著信息時(shí)代的到來(lái),我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展也呈現(xiàn)出巨大的變化,檔案館正在逐步邁入數(shù)字檔案館的發(fā)展階段。但是,我國(guó)數(shù)字檔案館還處于信息時(shí)代的轉(zhuǎn)型期,在這個(gè)階段很容易出現(xiàn)與我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展不協(xié)調(diào)的問(wèn)題。在這種情況下,使我國(guó)數(shù)字檔案館的建設(shè)、優(yōu)化與社會(huì)發(fā)展相適應(yīng),已經(jīng)成為不容忽視的問(wèn)題之一。本文基于這個(gè)研究基礎(chǔ),提出了個(gè)人的看法與見(jiàn)解,希望對(duì)我國(guó)數(shù)字檔案館的建設(shè)與優(yōu)化起到一定的借鑒作用。

關(guān)鍵詞:數(shù)字檔案館;建設(shè);優(yōu)化

一、數(shù)字檔案館概述

1.數(shù)字檔案館。顧名思義,數(shù)字檔案館就是運(yùn)用當(dāng)代信息技術(shù),以網(wǎng)絡(luò)化方式實(shí)現(xiàn)資源共享的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。數(shù)字檔案館是一個(gè)數(shù)字化的信息系統(tǒng),它是基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的新型檔案館。數(shù)字檔案館的特征主要包括:網(wǎng)絡(luò)化傳輸方式,數(shù)字化信息模式,合理的空間布局,業(yè)務(wù)人員專才化。

2.數(shù)字檔案館的主要功能與意義。(1)數(shù)字檔案館建設(shè)的功能。在信息化時(shí)代,數(shù)字檔案館的承載功能非常重要,它的主要功能可以概括為:一是數(shù)據(jù)存量相當(dāng)龐大,記憶功能難以想象;二是信息的多種類綜合,資源的多領(lǐng)域共享;三是訪問(wèn)量超高,查詢內(nèi)容快捷、方便。(2)數(shù)字檔案館建設(shè)的意義。它的意義可以概括為:一是數(shù)字檔案館為科學(xué)研究、知識(shí)普及等提供了智能化服務(wù);二是數(shù)字檔案館的檔案信息能夠支持決策和管理;三是數(shù)字檔案館是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代必不可少的一部分;四是改善檔案管理工作,提高檔案管理工作的社會(huì)地位。

二、數(shù)字檔案館建設(shè)存在的問(wèn)題與對(duì)策

1.數(shù)字檔案館建設(shè)存在的問(wèn)題。(1)數(shù)字化成果上網(wǎng)及共享存在安全隱患。由于數(shù)字化檔案館的主要特點(diǎn)是數(shù)字化,在信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代,如果無(wú)法做好信息資源安全管理工作,很容易發(fā)生信息安全問(wèn)題。(2)檔案的憑證價(jià)值難以保證。如何保證數(shù)字檔案的憑證價(jià)值,是數(shù)字化檔案信息資源開發(fā)利用時(shí)需謹(jǐn)慎考慮的難題。(3)網(wǎng)絡(luò)檔案信息保存技術(shù)的研究進(jìn)展緩慢。目前,我國(guó)對(duì)數(shù)字檔案信息保存技術(shù)研究較少,數(shù)字技術(shù)的高度發(fā)展尚待時(shí)日。(4)各地檔案館普遍面臨經(jīng)費(fèi)不足的問(wèn)題。目前,我國(guó)有相當(dāng)數(shù)量的檔案館在硬件、軟件建設(shè)方面存在“硬件不硬、軟件很軟”的狀況。(5)缺乏宏觀的整體規(guī)劃。目前,我國(guó)數(shù)字檔案館的建設(shè)存在著由上至下、宏觀整體規(guī)劃不足的現(xiàn)狀。數(shù)字檔案館的建設(shè)只有做到整體宏觀規(guī)劃,才能有效解決資源浪費(fèi)的問(wèn)題。

2.數(shù)字檔案館建設(shè)的對(duì)策建議。(1)強(qiáng)化管理,重視安全,全面提高數(shù)字檔案館的抗風(fēng)險(xiǎn)能力。要針對(duì)數(shù)字檔案資源是否涉密等問(wèn)題,進(jìn)一步細(xì)化與規(guī)范數(shù)字檔案資源管理。要針對(duì)信息技術(shù)條件下存在的數(shù)據(jù)竊聽(tīng)、計(jì)算機(jī)病毒等風(fēng)險(xiǎn),采取相關(guān)的技術(shù)措施。(2)轉(zhuǎn)變觀念,落實(shí)立法,保證數(shù)字檔案憑證價(jià)值。傳統(tǒng)實(shí)體檔案的憑證價(jià)值是通過(guò)“白紙黑字”體現(xiàn)的。而數(shù)字檔案是以具體的軟件為依托來(lái)傳遞信息的。在這種情況下,只有通過(guò)完善規(guī)章制度,落實(shí)立法,才能從根本上保證數(shù)字檔案的憑證價(jià)值。(3)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),技術(shù)攻關(guān),解決數(shù)字檔案存取難題。數(shù)字檔案需要依托軟件設(shè)備,才能以文字的形式呈現(xiàn)出來(lái),但我國(guó)技術(shù)方面與國(guó)外相比相對(duì)滯后。因此,我國(guó)需要不斷研制新載體、攻關(guān)新技術(shù),保證能夠順利存取檔案。(4)納入日程,加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),積極爭(zhēng)取對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)的投入。各級(jí)檔案部門要爭(zhēng)取獲得政府電子政務(wù)建設(shè)部門的支持,使其作為電子政務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重要環(huán)節(jié)并同步實(shí)施。(5)循序漸進(jìn),統(tǒng)籌規(guī)劃,積極穩(wěn)妥地推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)。整體規(guī)劃要統(tǒng)籌考慮人員、場(chǎng)地、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)、技術(shù)、檔案和數(shù)據(jù)安全等各個(gè)方面因素,不能顧此失彼。

三、數(shù)字檔案館的優(yōu)化技術(shù)路線與優(yōu)化策略

1.數(shù)字檔案館的優(yōu)化技術(shù)路線分析。(1)檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步。在信息時(shí)代背景下,檔案的數(shù)字化要與上網(wǎng)利用同步進(jìn)行。只有做到網(wǎng)絡(luò)化,才能突顯出檔案館數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)。

(2)多種檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)同步。一是優(yōu)選建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫(kù),二是適時(shí)建立專題數(shù)據(jù)庫(kù),三是建立文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。(3)檔案鑒定與數(shù)字化同步。檔案開放鑒定問(wèn)題是當(dāng)務(wù)之急,只有將這一問(wèn)題解決好,才能邁出檔案信息資源共享的第一步。

2.檔案館數(shù)字化的優(yōu)化策略。(1)剔除無(wú)用信息策略。開展檔案價(jià)值鑒定工作,剔除無(wú)用信息,有效避免資源浪費(fèi)和數(shù)字化垃圾是最基礎(chǔ)的應(yīng)用策略。(2)本級(jí)為主策略。進(jìn)入信息時(shí)代,檔案館要向館際共建、共享數(shù)字化、開放鑒定成果的方向發(fā)展,所以,地方檔案館保存的本級(jí)永久檔案是數(shù)字化的重點(diǎn)。(3)需求導(dǎo)向策略。在信息社會(huì)背景下,社會(huì)需求是制訂和調(diào)整檔案數(shù)字化工作策略的“風(fēng)向標(biāo)”。只有將人們對(duì)于信息的需求作為主要發(fā)展策略,才能突顯出檔案館數(shù)字化的優(yōu)化策略。

綜上所述,隨著信息化社會(huì)的不斷深入,盡管數(shù)字檔案館的理論研究取得了很大發(fā)展,但是在實(shí)踐與應(yīng)用方面卻處于起步階段。因此,只有將我國(guó)數(shù)字檔案館的建設(shè)與優(yōu)化工作落實(shí)到實(shí)處,才能體現(xiàn)出數(shù)字檔案館存在的真正意義。

參考文獻(xiàn):

[1]陳芳.淺議建設(shè)數(shù)字檔案館的目的[J].蘭臺(tái)世界,2012(S2).

[2]胡永賀,崔鋒.館藏優(yōu)化與數(shù)字檔案館建設(shè)[J].北京檔案,2011(7).

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